Theo điều 7 thông tư số: 45/2013/TT-BTC của Bộ tài chính quy định: Chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, chi phí đầu tư nâng cấp TSCĐ.
1. Các chi phí đầu tư nâng cấp TSCĐ được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ đó, không được hạch toán các chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
2. Các chi phí sửa chữa TSCĐ không được tính tăng nguyên giá TSCĐ mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng tối đa không quá 3 năm.
Đối với những TSCĐ mà việc sửa chữa có tính chu kỳ thì doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Nếu số thực chi sửa chữa tài sản cố định lớn hơn số trích theo dự toán thì doanh nghiệp được tính thêm vào chi phí hợp lý số chênh lệch này. Nếu số thực chi sửa chữa tài sản cố định nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.
Chi phí sửa chữa tài sản cố định bao gồm những khoản như sửa chữa máy móc thiết bị, ô tô, văn phòng, nhà xưởng,…
Để hạch toán chi phí sửa chữa và nâng cấp tài sản cố định một cách đúng, việc xác định cách hoạt động này ảnh hưởng đến Tài sản cố định [TSCĐ] như thế nào là rất quan trọng. Theo quy định của Điều 7 Thông tư 45/2013/TT-BTC, có những tiêu chí cụ thể như sau:
- Đối với hoạt động đầu tư nâng cấp TSCĐ: chi phí sửa chữa TSCĐ được hạch toán để tăng giá trị nguyên giá của tài sản đó
- Đối với hoạt động sửa chữa TSCĐ: chi phí này không được ghi tăng nguyên giá TSCĐ mà được ghi trực tiếp hoặc phân bổ vào chi phí kinh doanh, với điều kiện thời gian phân bổ không vượt quá 3 năm
Để phân loại hoạt động là đầu tư nâng cấp hay sửa chữa thông thường, theo chuẩn mực kế toán số 3 quy định:
- Các chi phí cải thiện trạng thái hiện tại so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu của tài sản sẽ được hạch toán để tăng nguyên giá TSCĐ. Ví dụ như thay đổi bộ phận tài sản, cải tiến bộ phận làm tăng chất lượng sản phẩm, áp dụng quy trình công nghệ mới,…
- Hoạt động sửa chữa và bảo dưỡng giúp duy trì hoặc khôi phục khả năng đem lại lợi ích kinh tế của tài sản theo trạng thái ban đầu, nên chi phí cho hoạt động này sẽ được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
Hướng dẫn cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng
Trường hợp hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng áp dụng cho các sửa chữa nhỏ như thay đèn, sơn tường, sửa ổ cắm mà không thay đổi chức năng, diện tích hoặc thời gian sử dụng văn phòng. Nếu chi phí sửa chữa văn phòng gồm trong tiền thuê, chỉ cần ghi tiền thuê văn phòng vào chi phí kinh doanh.
Nếu chi phí sửa chữa không gồm tiền thuê văn phòng, doanh nghiệp cần hạch toán như sau:
Hạch toán chi phí sửa văn phòng khi phát sinh chi phí:
Nếu khấu trừ thuế GTGT đầu vào:
- Nợ tài khoản 241 – Xây dựng dở dang
- Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có tài khoản 111, 112, 152, 214, 331
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
- Nợ tài khoản 241 – Xây dựng dở dang
- Có tài khoản 111, 112, 152, 214, 334
Hạch toán chi phí sửa văn phòng khi công việc hoàn thành:
- Nợ tài khoản 623, 627, 641, 642
- Nợ tài khoản 242 – Chi phí trả trước
- Nợ tài khoản 352 – Dự phòng phải trả
- Có tài khoản 241 – Xây dựng dở dang
Xem thêm bài viết:
13 Cách tăng thu nhập cho nhân viên văn phòng phổ biến
Mẫu thông báo bảo trì văn phòng mới nhất 2024
Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định
Doanh nghiệp cần xác định giá trị tài sản cố định ban đầu văn phòng bằng cách tích hợp các chi phí sửa chữa với tính chất nâng cấp mà đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá. Quy trình hạch toán như sau:
Khi có chi phí phát sinh
Nếu có khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ghi:
- Nợ tài khoản 241 – XDCB dở dang
- Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có tài khoản 111, 112, 152, 214, 331
Nếu thuế GTGT đầu vào không khấu trừ, ghi:
- Nợ tài khoản 241 – XDCB dở dang
- Có tài khoản 111, 112, 152, 214, 334
Khi quá trình nâng cấp hoàn thành, ghi nhận:
- Nợ tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình
- Có tài khoản 241 – XDCB dở dang
Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định có tính chu kì
Trong trường hợp sửa chữa tài sản cố định với tính chu kỳ, doanh nghiệp trích trước chi phí sửa theo dự toán vào hàng năm. Khi có kế hoạch sửa chữa tài sản từ đầu năm, doanh nghiệp ghi nhận như sau:
Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định lớn trích trước theo kế hoạch hàng kỳ:
- Nợ tài khoản 627/641/642
- Có tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.
Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định khi phát sinh chi phí thực tế:
- Nợ tài khoản 2413 – Sửa chữa lớn tài sản cố định
- Có tài khoản 111/152/153/214/334/338
Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định khi công trình hoàn thành:
- Nợ tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.
- Có tài khoản 2413 – Sửa chữa lớn tài sản cố định
Đối với chênh lệch giữa chi phí sửa chữa tài sản cố định lớn thực tế phát sinh và số trích trước theo kế hoạch:
Nếu phát sinh thực tế lớn hơn với số trích trước, doanh nghiệp trích bổ sung, ghi:
- Nợ tài khoản 627/641/642
- Có tài khoản 352 – Dự phòng phải trả
Nếu số phát sinh thực tế nhỏ hơn với số trích trước, doanh nghiệp ghi giảm chi phí hoặc ghi tăng thu nhập khác: