Hạch toán thu hộ chi hộ là vấn đề không còn xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Tùy vào nhu cầu sử dụng và tình hình hoạt động mà doanh nghiệp có nhiều khoản thu hộ, chi hộ cho khách hàng.
- Khái niệm thu hộ, chi hộ
Thu hộ, chi hộ là khoản mà doanh nghiệp đứng ra để thu tiền/ chi tiền giùm cho cá nhân/ tổ chức nào đó. Tức là các khoản tiền này không hề liên quan gì đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản thu hộ, chi hộ theo nguyên tắc cũng được coi là một khoản nợ phải thu hoặc nợ phải trả.
- Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn chứng từ khi kê khai nộp thuế đối với nguồn thu hộ, chi hộ?
Căn cứ Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nguyên tắc, quản lý, sử dụng hóa đơn chứng từ khi kê khai nộp thuế như sau:
– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua [bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ [trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất];
Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa] và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
- Thu hộ có phải kê khai, tính thuế giá trị gia tăng không?
Căn cứ Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định các khoản không phải nộp thuế giá trị gia tăng, trong đó có các trường hợp tại khoản 7 như sau:
– Các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của cơ sở kinh doanh.
- Các văn bản tham khảo:
– Căn cứ công văn 36814/CTHN-TTHT ngày 28/07/2022, Cục thuế TP. Hà Nội hướng dẫn kê khai, tính thuế, nộp thuế đối với các nguồn thu hộ, chi hộ như sau:
Trường hợp Trung tâm sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2000/NĐ-CP.
Đối với các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của Trung tâm thì không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT theo quy định tại điểm d Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính.
– Căn cứ vào công văn số 1225/TCT-CS ngày 31/3/2017: Trường hợp Doanh nghiệp chi hộ Đối tác mà Đối tác vẫn chưa đi vào hoạt động:
Các chi phí phát sinh trước khi thành lập nếu nhờ Công ty khác chi hộ và bên chi hộ có phát hành hóa đơn để thu lại thì bên nhờ chi hộ được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào của các hóa đơn này.
– Công văn số 5587/TCT-CS ngày 2/12/2016:
Trường hợp bên mua hàng thanh toán hộ tiền vận chuyển và bù trừ số tiền chi hộ này vào tiền mua hàng thì khoản chi hộ này cũng được xem là thanh toán bù trừ công nợ. Tuy nhiên, khi hạch toán cần có: Hợp đồng vận chuyển; Văn bản của bên bán đề nghị thu hộ chi phí vận chuyển; Biên bản cấn trừ công nợ.
– Công văn 6142/BTC-CST ngày 9/5/2015:
Nếu Hãng tàu nước ngoài nhờ Đại lý tại Việt Nam thu hộ cước vận chuyển thì Đại lý phải chịu trách nhiệm khấu trừ và nộp thay 2% thuế nhà thầu trên doanh thu thu hộ.
- Hạch toán các khoản thu hộ chi hộ
Các khoản thu hộ được hạch toán trên tài khoản cấp 2 – Phải trả khác [3388]; các khoản chi hộ sẽ được hạch toán trên tài khoản cấp 2 – Phải thu khác [1388].
– Tài khoản 3388 – Số tiền phải trả, phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị không nằm trong nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trên các tài khoản khác từ TK 3381 tới TK 3387.
– Tài khoản 1388 – Số tiền phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị không nằm trong nội dung các khoản phải thu đã phản ánh ở các tài khoản 131, 136, 1381, 1386.
– Hạch toán các khoản chi hộ
+ Khi doanh nghiệp chi hộ khách hàng, ghi
Nợ TK 1388
Có TK 111, 112
+ Khách hàng thanh toán tiền chi hộ, hạch toán như sau:
Nợ TK 111, 112
Có TK 1388
– Hạch toán các khoản thu hộ
+ Khi doanh nghiệp thu hộ khách hàng, ghi:
Nợ TK 3388
Có TK 111, 112
+ Trả lại tiền thu hộ cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3388
Lưu ý: Trường hợp khi doanh nghiệp chi hộ khách hàng mà hóa đơn do bên bán xuất lại ghi tên doanh nghiệp thì bản chất không còn là thu hộ, chi hộ nữa, mà coi như một chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra. Khi thu tiền chi hộ từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ coi đó là một khoản doanh thu từ hoạt động bán hàng của mình. Lúc này, doanh nghiệp cần thực hiện lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT.
1. Thu Hộ, Chi Hộ Là Gì?
Thu hộ và chi hộ là các khoản thu, chi hộ được ủy quyền của tổ chức, cá nhân được ủy quyền. Các khoản này phải được chấp thuận rõ ràng bằng văn bản.
Có rất nhiều trường hợp về thu và chi hộ. Các khoản thu và chi hộ đến từ các khoản thanh toán như tiền bảo hiểm, tiền điện, tiền nước và tiền điện thoại.
Nói chung, thu hộ và chi hộ có thể được chia thành:
- Thu hộ và chi hộ mà trên hóa đơn, chứng từ mua bán mà bên được ủy quyền đứng tên.
- Thu hộ và chi hộ mà trên hóa đơn, chứng từ mua bán mà bên ủy quyền đứng tên.
- Nhận và thanh toán thay bên được ủy quyền trên hóa đơn mua bán.
2. Khoản Thu Hộ Chi Hộ Có Phải Kê Khai Thuế Không?
Theo quy định tại Thông tư 119/2014/TT-BTC, hóa đơn thu hộ chi hộ không cần phải lập theo bảng kê 01-1/GTGT và 01-2/GTGT. Do đó, Tờ khai thuế GTGT số 01-GTGT không tổng hợp khoản thu hộ và chi hộ
Nếu hóa đơn chi hộ đứng tên công ty chi hộ thì công ty chi hộ đó phải kê khai thuế.
3. Khi Thu Hộ Chi Hộ Có Phải Xuất Hóa Đơn Hay Không?
Nếu hai bên ký hợp đồng thu hộ, chi hộ thì có hai trường hợp:
- Hóa đơn đứng tên khách hàng: Công ty xuất phiếu thu [không xuất hóa đơn – không kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng].
- Hóa đơn có tên công ty chi hộ: Công ty phải xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT [thuế suất tương đương đối với hàng hóa, dịch vụ này].
4. Hạch Toán Thu Hộ Chi Hộ Theo Thông Tư 200
– Hạch toán các khoản chi hộ:
+ Khi công ty chi hộ khách hàng, ghi
Nợ TK 1388
Có TK 111, 112
+ Khi khách hàng thanh toán tiền chi hộ, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 1388
– Hạch toán các khoản thu hộ:
+ Khi công ty thu hộ khách hàng, ghi:
Nợ TK 3388
Có TK 111, 112
+ Khi hoàn trả số tiền đã thu cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3388
Lưu ý: Nếu công ty chi hộ cho khách hàng, nhưng hóa đơn do người bán xuất có ghi tên công ty thì bản chất không phải là thu hộ và chi hộ cho khách hàng nữa mà coi nó như một khoản chi phí mà công ty đã bỏ ra. Khi doanh nghiệp thu tiền từ khách hàng, họ xem đó là thu nhập từ hoạt động bán hàng. Lúc này, công ty phải xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT.
5. Hạch Toán Thu Hộ Chi Hộ Theo Thông Tư 133
Hạch toán khi chi hộ:
– Khi chi hộ, trả hộ công ty cấp trê và các đơn vị nội bộ khác, ghi:
Nợ TK 136: Khoản thu nội bộ
Có TK 111,112
– Khi chi hộ, trả hộ cho đơn vị cấp dưới, ghi:
Nợ TK 136 – Khoản thu nội bộ [1368]
Có các TK 111, 112,. . .
– Hạch toán khi thu hộ:
Nợ TK 111, 112
Có TK 138
6. Ví Dụ Minh Hoạ Hạch Toán Thu Hộ Chi Hộ
Ví dụ 1: Ngày 02/4/2021, Công ty A chấp thuận cho Công ty B mua 1 lô công cụ, dụng cụ gia đình với giá 20 triệu đồng, thuế GTGT 10%, Công ty B đã thanh toán cho người bán bằng TGNH. Ngày 12/4/2021, Công ty B giao hàng cho Công ty A và Công ty A thanh toán bằng TGNH khoản chi hộ.
Do người bán xuất hóa đơn đứng tên Công ty A [bên nhờ chi hộ] nên việc hạch toán sẽ như sau.
– Khi chi hộ, Công ty B ghi:
Nợ TK 1388 – 22.000.000 VND
Có TK 112 – 22.000.000 đồng
– Khi thu được tiền từ Công ty A, Công ty B ghi:
Nợ TK 112 – 22.000.000VNĐ
Có Tài khoản 1388 – 22.000.000 đồng
Ví dụ 2: Công ty Cổ phần CyberLotus ký kết Thỏa thuận cung cấp dịch vụ kế toán CyberBook với Công ty A, Công ty A ủy quyền Công ty cổ phần CyberLotus sẽ mua các sản phẩm kế toán trực tuyến CyberBook. Có 2 trường hợp xảy ra như sau:
– Nếu người bán sản phẩm kế toán trực tuyến CyberBook xuất hóa đơn mang tên Công ty A, Công ty Cổ phần CyberLotus sẽ xuất phiếu thu [chưa bao gồm VAT] và hạch toán như sau.
Khi chi tiền: Nợ 1388 / Có 112.
Khi thu nợ: Có 112 / Có 1388
– Trường hợp đơn vị bán sản phẩm kế toán trực tuyến CyberBook xuât hoa đơn không mang tên Công ty A thì Công ty Cổ phần CyberLotus sẽ xuất hóa đơn GTGT và gửi cho Công ty A để kê khai thuế GTGT và và triển khai hạch toán vào chi phí giá vốn gói dịch vụ kế toán CyberBook cung cấp cho công ty A:
Ví dụ công ty cổ phần CyberLotus áp dụng thực hiện kế toán theo thông tư 113 thì:
Nếu chi tiền thì hạch toán: Nợ 154 / Có 112.
Khi gói dịch vụ hoàn thành, thực hiện thu tiền, ghi nhận doanh thu và kết chuyển giá vốn: Nợ 632/Có 154.
Trên đây là toàn bộ thông tin về cách hạch toán thu hộ và chi hộ. Hy vọng bài viết dưới đây sẽ hữu ích cho công việc kế toán của bạn.