Cách lưu File Access

[Áp dụng cho Access for Office 365 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007 Access 2019]

Access 2016, Access 2013, Access 2010 và Access 2007 tạo cơ sở dữ liệu ở định dạng file .accdb. Như chúng ta đã biết thì định dạng này hỗ trợ các tính năng có thể kể đến như trường đa giá trị [multivalued fields], dữ liệu vi mô [data macros] và đẩy lên Access Services.

Giờ đây, bạn hoàn toàn có thể chuyển đổi các cơ sở dữ liệu đã được tạo ra trong Microsoft Office Access 2003, Access 2002, Access 2000 hoặc Access 97 thành định dạng .accdb. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng một cơ sở dữ liệu ở định dạng .accdb sẽ không thể mở hoặc liên kết được bằng việc sử dụng các phiên bản Access cũ hơn Access 2007.

Thêm vào đó, định dạng .accdb cũng không hỗ trợ việc sao lưu lại hay bảo mật mức người dùng. Nếu bạn cần chia sẻ cơ sở dữ liệu với những người dùng Access 2003 và các phiên bản cũ hơn hoặc nếu bạn cần sao lưu lại hay dùng bảo mật mức người dùng, bạn phải dùng định dạng .mdb.

Lưu ý: Ngay cả khi người dùng chia sẻ cùng một định dạng , một số tính năng của Access 2016, Access 2013 và Access 2010 vẫn sẽ không hoạt động được trong Access 2007. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần dùng Access 2007 để mở một cơ sở dữ liệu mà được tạo hoặc sửa đổi trong Access 2010, Access 2013 hoặc 2016 truy nhập ở phía dưới của bài viết này.

Chuyển đổi một cơ sở dữ liệu Access 2000 hoặc Access 2002 - 2003 thành định dạng .accdb

Để chuyển đổi một cơ sở dữ liệu Access 2000 hoặc Access 2002-2003 [cơ sở dữ liệu .mdb] thành định dạng .accdb, trước tiên bạn phải truy cập vào cơ sở dữ liệu bằng cách dùng Access 2007, Access 2010, Access 2013 hoặc Access 2016, và sau đó lưu nó lại ở định dạng .accdb.

1. Bấm vào File, rồi sau đó bấm Open.

2. Click vào cơ sở dữ liệu [.mdb] của Access 2000 hoặc Access 2002 - 2003 mà bạn muốn chuyển đổi.

Chú ý, nếu bạn thấy có hộp thoại Database Enhancement xuất hiện, có nghĩa là cơ sở dữ liệu đang dùng một định dạng tệp cũ hơn Access 2000. Để giải quyết vấn đề này, hãy xem phần Chuyển đổi một cơ sở dữ liệu Access 97 thành định dạng .accdb ở phía dưới.

3. Bấm vào File, rồi chọn Save As, và sau đó click vào Save Database As.

4. Chọn định dạng file Access và sau đó bấm Save As.

Nếu có bất kỳ file cơ sở dữ liệu nào được mở ra sau khi bạn bấm Save As thì Access sẽ nhắc bạn đóng chúng trước khi tạo một bản sao mới bản sao. Bấm Yes để buộc Access đóng các file đó hoặc chọn No để hủy bỏ toàn bộ tiến trình. Access cũng sẽ nhắc bạn lưu mọi thay đổi nếu cần thiết.

5. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy nhập tên tệp vào hộp File name và sau đó bấm Save.

Access sẽ tạo ra một bản sao của cơ sở dữ liệu và sẽ mở bản sao đó ra. Access cũng sẽ tự động đóng cơ sở dữ liệu gốc.

Chuyển đổi một cơ sở dữ liệu trong Access 97 thành định dạng .accdb

Kể từ phiên bản Access 2013, đã không còn khả năng chuyển đổi trực tiếp cơ sở dữ liệu Access 97 [.mdb] thành định dạng .accdb nữa. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể truy cập vào cơ sở dữ liệu Access 97 trong phiên bản Access trước 2013, sau đó lưu cơ sở dữ liệu theo định dạng mà Access 2013 có thể mở. Ví dụ, bạn có thể dùng Access 2003 để mở cơ sở dữ liệu Access 97, sau đó chuyển đổi cơ sở dữ liệu này thành định dạng mà Access 2013 có thể mở được:

1. Mở cơ sở dữ liệu Access 97 trong Access 2003.

2. Bấm vào Tools > Database Utilities > Convert Database > to Access 2002-2003 file format

3. Nhập tên cho cơ sở dữ liệu và bấm Save.

4. Đóng Access 2003 và khởi động Access 2013.

5. Mở cơ sở dữ liệu vừa tạo và bấm vào File > Save As > Access Database [.accdb] > Save As > Save.

Bạn cũng có thể dùng Access 2007 hoặc Access 2010 để chuyển đổi cơ sở dữ liệu Access 97 thành định dạng .accdb. Khi bạn mở cơ sở dữ liệu Access 97 trong một trong hai phiên bản này, hộp hướng dẫn Cơ sở dữ liệu Nâng cao [Database Enhancement wizard] xuất hiện, giúp chuyển đổi cơ sở dữ liệu thành định dạng .accdb.

Dùng Access 2007 để mở một cơ sở dữ liệu đã được tạo hoặc sửa đổi trong Access 2010, Access 2013 và Access 2016

Vì Access 2016, Access 2013, Access 2010 và Access 2007 tất cả đều sử dụng cùng một định dạng tệp, do đó bạn hoàn toàn có thể dùng Access 2007 để mở một cơ sở dữ liệu đã được tạo trong Access 2010, Access 2013. Tuy nhiên, Access 2016, Access 2013 và Access 2010 có một số tính năng yêu cầu phải sử dụng Access 2016, Access 2013 và Access 2010 để chạy chứ không thể chạy được trên Access 2007. Tùy thuộc vào tính năng tính năng đó là gì, một trong những vấn đề sau đây sẽ xuất hiện khi bạn tìm cách sử dụng cơ sở dữ liệu trong Access 2007:

• Bạn không thể thay đổi đối tượng đang dùng tính năng đó.
• Bạn không thể mở đối tượng đang dùng tính năng đó.
• Bạn hoàn toàn không thể mở cơ sở dữ liệu trong Access 2007.

Xem thêm:

• Tạo truy vấn dữ liệu trong Access 2016 từ đơn giản đến phức tạp
• Làm việc với dữ liệu trong Access 2016
• 10 thủ thuật bảo mật cơ sở dữ liệu Access
• Giới thiệu về cơ sở dữ liệu - Database

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử Microsoft Access, từng bước để tạo ra bảng dữ liệu đầu tiên trong Access cũng như thiết lập những cột dữ liệu cùng kiểu dữ liệu tương ứng. Cùng đón đọc nhé!

CÁCH TẠO MỘT CƠ SỞ DỮ LIỆU MỚI TRONG MICROSOFT ACCESS:

Để có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới trong Microsoft Access, bạn thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Mở phần mềm Access, rồi bấm thẻ File, chọn New [hoặc bấm phím tắt CTRL + N] sau đó click chọn Blank database

Bước 2: Tiến hành đặt tên cho cơ sở dữ liệu mới tạo sau đó bấm nút Create

Bước 3:

Sau khi đã tạo ra 1 cơ sở dữ liệu mới với tên Employee, Access lúc này sẽ tự động tạo ra cho bạn 1 bảng mặc định có tên là Table1 như hình. Bảng là nơi bạn sẽ lưu trữ dữ liệu. Trong Table1, Access cũng đã tạo ra sẵn 1 cột đầu tiên có tên là ID.

Bước 4: Tới bước này, bạn có thể tiến hành đổi tên bảng tính. Quy tắc đặt tên đó là phần đầu biểu thị loại đối tượng [tbl – table] còn phần sau chỉ ra đối tượng với chức năng hay nhiệm vụ gì: tblEmployees – bảng chứa thông tin về nhân viên trong 1 công ty. Để có thể đổi tên bảng trong bảng tính Access, ta thực hiện bấm chuột phải vào bảng Table1 trong khu vực All Access Objects rồi chọn Rename

Sau khi đã bấm Rename, bạn sẽ nhận được thông báo như bên dưới:

Thông báo này có ý nghĩa rằng bạn không thể đổi tên một đối tượng cơ sở dữ liệu – “Table1” khi đang được mở. Để khắc phục lỗi này bạn bấm nút OK, tiếp đó bạn cần bấm phím tắt CTRL + S để lưu bảng lại với cái tên mong muốn – tblEmployees. Như vậy là bạn đã có thể vừa lưu được bảng vừa đổi tên được bảng. Trong quá trình sử dụng bảng, nếu bạn muốn đổi tên thì có thể đóng bảng bằng việc bấm chuột phải vào thẻ tên của bảng rồi sau đó chọn Close rồi bấm chuốt phải để đổi tên bảng trong khu vực All Access Objects là xong.

Vậy là những hướng dẫn sử dụng access 2010, 2013 cơ bản đã xong rồi đấy. Ngoài ra chúng tôi còn cung  cấp đến bạn đọc rất nhiều khoá học khác như khoá học excel online, học Word… Đừng quên theo dõi  nhiều bài viết hướng dẫn về cách sử dụng Microsoft Accees trên trang web của chúng tôi nhé!