Chào các bạn, dân văn phòng hàng ngày thường xuyên sử dụng các ứng dụng office trong đó có MS Word. Kể từ phiên bản Word 2007 trở đi khi lưu tài liệu mặc định sẽ có định dạng là .docx, tuy nhiên định dạng file word này trên Word 2003 lại không đọc được vì vậy mình sẽ hướng dẫn các bạn cách lưu sang định dạng .doc. Cách lưu tự động để tránh mất tài liệu do chưa kịp lưu tránh bị mất tài liệu. Cách chuyển word sang pdf bằng cách lưu sang định dang pdf để bảo vệ tài liệu của mình nhiều bạn vẫn chưa biết cách làm. Sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cách làm nhé.
Làm thế nào để đọc file word 2007 trên word 2003
Mặc định, tài liệu của Word 2007 trở đi được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn đã quen thuộc. Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 [trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document].
Muốn Word 2007 hoặc các phiên bản về sau mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document [*.doc]. Nhấn OK.
Trong Word 2003 cũng có tính năng mặc định lưu theo một định dạng nào đó [dĩ nhiên không có định dạng của Word 2007]. Để truy cập tính năng tương ứng trên Word 2003, bạn vào menu Tools > Options > thẻ Save > chọn định dạng trong mục Save Word files as > OK.
Tự động lưu file word để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ
Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính năng sao lưu tự động file word theo chu kỳ. Cũng trong hộp thoại Word Options, chọn mục Save ở bên trái, đánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau đó nhập số phút tự động lưu vào ô bên cạnh. Nhấn OK.
Chuyển Word sang PDF hoặc XPS
Một tính năng mới có trong Word 2007 là khả năng lưu tài liệu với dạng file *.PDF và *.XPS. Có lẽ bạn đã khá quen thuộc với định dạng PDF. Còn XPS? Tương tự PDF, XPS [XML Paper Specification] là loại file điện tử có bố cục cố định, đảm bảo khi file được xem trên mạng hay đem in nó vẫn giữ lại chính xác các phần định dạng bạn cần, dữ liệu trong file không dễ thay đổi.
Để lưu hoặc xuất định dạng word sang định dạng PDF hoặc XPS, trước hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập vào //r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS và làm theo hướng dẫn trong đó để cài đặt. [Riêng phiên bản Office từ 2010 trở đi thì bạn không cần cài đặt thêm phần hỗ trợ lưu dưới định dạng PDF or XPS nữa, mà được tích hợp tự động rồi].
Cài xong bạn có thể lưu tài liệu lại với dạng PDF/XPS bằng cách nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As, chọn PDF or XPS.
Như vậy mình đã hướng dẫn xong cách lưu mặc định định dạng file word 2003 cũng như tự động lưu file word và chuyển Word sang PDF bằng cách lưu sang định dạng PDF hoặc XPS, nếu có thắc mắc các bạn hãy comment bên dưới nhé.