Cách viết thư hồi đáp bằng tiếng Anh

Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway

Nếu bạn quyết định chấp nhận một lời mời hoặc chấp thuận một yêu cầu, thì bạn hãy nói rõ ràng rằng bạn đồng ý? Bài viết này trong chuyên mục Kỹ năng viết của Dịch thuật Lightway sẽ hướng dẫn các bạn một số cách nhận lời bằng tiếng Anh sao cho lịch sự nhất.

Một lời nói Yes không thật lòng thì rõ ràng là sự đồng ý miễn cưỡng và bạn có thể khó mà nuốt lời được. Viết thư chấp nhận sẽ là một cách hay nếu bạn chắc chắn rằng mình muốn nhận lời người ta.

Các trường hợp cần viết thư hồi đáp

Chúng ta thường viết thư chấp nhận [acceptance] trong các trường hợp cần trả lời:

• Đơn xin gia nhập: nhập học, gia nhập câu lạc bộ, tổ chức
• Đơn xin việc
• Thư mời: ăn tối/mời họp/mời tiệc/mời khai trương
• Thư mời làm việc
• Thư mời làm thành viên: của một ủy ban, hội đồng, tổ chức
• Thư đề xuất
• Thư yêu cầu: nhờ vả, đóng góp, trợ giúp
• Thư mời phát biểu: hội nghị, hội thảo, tiệc tùng
• Thư mời đám cưới.

Vậy thì phải nói thế nào cho sang?

Để nói đồng ý bằng tiếng Anh đúng cách thì các bạn hãy lưu ý một vài điểm sau đây:

Hãy thể hiện sự thoải mái của các bạn khi nhận lời, hoặc đồng ý với điều mình được yêu cầu. Hay nói cách khác, nhận lời trong vui vẻ.

Xác nhận lại những thông tin mà bạn chấp thuận [ngày giờ, số tiền đóng góp, mức độ giúp đỡ, trách nhiệm bạn nhận v.v.]

Đưa ra một số yêu cầu cụ thể nếu có: hóa đơn thuế cho phần đóng góp, chỉ dẫn đến địa điểm, hỏi xem có đỗ xe được không, nếu phát biểu thì cần chuẩn bị gì, và danh sách các bên tổ chức.

Hãy kết thúc thư chấp thuận bằng cách bày tỏ sự mong đợi và hào hứng đối với việc này [được gặp ai đó, làm việc cho công ty, trở thành một phần của tập thể v.v.] hoặc các hành động trong tương lai mà bạn sẽ thực hiện [nhiệm vụ bạn sẽ hoàn thành, động thái bạn sẽ thực hiện v.v.]

Những gì bạn không nên nói

Bạn phải tránh sự khoa trương và kênh kiệu. Đại khái kiểu như nói mình bận lắm nhưng sẽ cố sắp xếp thời gian. Hay nói bạn có hai ba cái sự kiện khác đã lên lịch nhưng bạn sẽ cố gắng tham dự. Nên nhớ, bạn nhận lời hoặc không, chứ người ta không quan tâm bạn bận hay rảnh, có hai hay mười cuộc hẹn khác. Đó là việc của bạn. Tuy bạn là một diễn giả tốt, bạn cũng biết thế, nhưng hãy khiêm tốn bằng cách nói bạn sẽ cố gắng hết sức. Và nếu bạn không thể nhận lời thì đơn giản hãy nói từ chối, đừng nên viện dẫn lý do rườm rà.

Một số mẹo để viết thư hồi đáp tiếng Anh cho chỉn chu

Hãy chấp nhận và viết thư thông báo cho đối phương càng sớm càng tốt. Nếu trễ, hãy xin lỗi, nhưng cố gắng đừng để trễ.

Lời chấp thuận nên ngắn gọn và chỉ nên tập trung vào việc chấp thuận ấy mà thôi, đừng lan man nói chuyện khác.

Chuyên gia ngôn ngữ Rudofl Flesch nói rằng Nếu câu trả lời của bạn là Đồng ý, thì bạn cần nhấn mạnh từ Đồng ý đó ngay đầu bức thư trước khi nói những cái khác.

Hãy tỏ ra hào hứng. Quan trọng nhất là bạn nói rõ ràng và đơn giản rằng bạn Đồng ý, và xác nhận lại những thông tin mình được yêu cầu. Tuy nhiên chỉ dừng lại ở đó thôi thì chưa đủ, bạn cần bày tỏ chút cảm xúc, sự hào hứng và niềm vui của mình khi được tham gia chuyện họ mời. Bằng cách đó đối phương sẽ cảm thấy hài lòng và vui vẻ.

Khi đối tượng mời bạn không phải là cá nhân mà là một nhóm người, thì trong thư hồi đáp bạn nên nhắc đến tất cả họ. Bạn nên gửi thư hồi đáp cho người được chỉ định trong phần R.S.V.P [please reply], hoặc nếu không có người nào được chỉ định rõ ràng thì bạn hãy gửi cho người đầu tiên trong danh sách của họ.

Nếu trong thư mời có phần R.S.V.P thì bạn phải phản hồi cho người được nêu tên trong phần ấy chứ không được gửi cho bất kỳ ai khác.

Một số tình huống đặc biệt

• Khi được đề nghị nắm giữ một vị trí mà bạn muốn thì bạn hãy viết thư hồi đáp bày tỏ niềm vui của bạn, và xác nhận lại các thông tin của công việc.
• Khi viết thư đề xuất công việc cho một ứng viên, bạn nên bao gồm: lời chúc mừng ứng viên, một vài nhận xét khách sáo về năng lực của họ và buổi phỏng vấn; thông tin về công việc: trách nhiệm, lương, cấp trên, ngày bắt đầu làm việc, tên và số điện thoại của ai đó có thể trả lời thắc mắc, và bày tỏ thiện chí hợp tác trong thời gian sắp tới. Hãy nhấn mạnh các lợi ích khi làm việc cho công ty để tác động tới quyết định chấp thuận của ứng viên.
• Trong một số tình huống [đám cưới chẳng hạn] thì có thể tuy hai người được mời nhưng một người đi cũng được. Nhưng cũng có một số tình huống [như một bữa tiệc tối] thì bạn nên hỏi lại người mời xem như vậy có được không.
• Ở trên là một số quy tắc xã giao thông thường ở hầu hết mọi xã hội, bây giờ chúng ta sẽ bước vào những hướng dẫn cụ thể để viết một bức thư hồi đáp bằng tiếng Anh sao cho chỉn chu.

Cách viết thư hồi đáp [thư hồi âm] tiếng Anh

Viết thư hồi đáp cần tuân theo một vài định dạng và bố cục thông thường của loại thư này. Nếu thư mời là thư viết tay, bạn cũng hãy viết thư tay trả lời. Nếu thư mời là dạng đánh máy theo mẫu có sẵn, bạn cũng hãy phản hồi bằng thư đánh máy. Nếu là thư qua email thì bạn hãy email trả lời. Nếu người ta dùng ngôn ngữ bình dân trong thư mời thì bạn cũng hãy bình dân. Còn họ nói năng trang trọng thì bạn cũng cần phải lịch sự khi phản hồi. Nói chung, thư mời thế nào thì thư phản hồi nên thế ấy, về định dạng, bố cục, ngôn ngữ, hình thức, và nên dùng đúng những từ người ta đã dùng. Ta cùng xem ví dụ dưới đây:

Thư mời

Mr. and Mrs. Masterson Finsbury
request the pleasure of
Mr. and Mrs. Edward Bloomfields company
at a dinner-dance
on Saturday, the seventh of February
at eight oclock
Gideon Country Club

Thư hồi đáp:

Mr. and Mrs. Edward Bloomfield
accept with pleasure
the kind invitation of
Mr. and Mrs. Masterson Finsbury
to a dinner-dance
on Saturday, the seventh of February
at eight oclock
Gideon Country Club

Một số từ vựng hữu ích

Một số cụm từ hữu ích để viết thư phản hồi

Một số mẫu câu để viết thư phản hồi tiếng Anh

• After reviewing your application, we are pleased to be able to offer you the funding requested.
• I accept with pleasure the position of senior research chemist.
• I am happy to be able to do this.
• I appreciate very much [and accept] your generous apology.
• 4 / HOW TO SAY IT®Ill be happy to meet with you in your office March 11 at 10:30 to plan this years All-City Science Fair.
• In a word, absolutely!
• In response to your letter asking for support for the Foscari Childrens Home, Im enclosing a check for $500.
• Thank you for inviting me to speak at the Chang-Chun Meditation Center next month.
• We accept your kind invitation with great pleasure.
• We are happy to accept your estimate for refinishing our Queen Anne dining room suite.
• We are pleased to grant you the six-week extension you requested to complete your work.
• We are pleased to tell you that your application for admission to the Emmet School has been approved.
• We look forward to working with you

Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway