Ngoài việc quản lý dữ liệu, Microsoft Excel còn thực hiện nhiều tính toán và phép toán khác nhau để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh
Sao chép và dán dữ liệu từ ô này sang ô khác được yêu cầu khi sử dụng Microsoft Excel. Hầu hết mọi người thấy khó hiểu và rất khó sao chép một giá trị từ Excel thay vì công thức và dán nó vào một ô
Khi bạn sao chép dữ liệu từ một ô, định dạng của ô đó, bao gồm màu nền, công thức và màu phông chữ, cũng được sao chép. Tuy nhiên, bạn muốn sao chép các giá trị chứ không phải công thức
Hãy kiểm tra nó với một ví dụ đơn giản
Như được hiển thị trong bảng Excel bên dưới, có bốn cột – Sản phẩm trong cột C5, Số lượng trong D5, Giá trong E5 và Tổng số tiền bán trong F5—cùng với công thức nhân các cột D và E
Nhiệm vụ là chỉ sao chép các giá trị từ một bảng sang bảng liền kề, chứ không phải công thức của nó
Hãy nhớ rằng nếu bạn sao chép toàn bộ bảng hoặc chỉ cột Tổng Doanh thu [cột F] bằng cách sử dụng phím tắt CTRL + C hoặc chuột [nhấp chuột phải và sao chép], thì cả giá trị và công thức sẽ được dán như minh họa trong trang tính Excel bên dưới
Bạn sẽ nhận được kết quả tương tự trong Excel nếu bạn sao chép và dán các giá trị bằng cách sử dụng cùng một phương pháp. Sử dụng phương pháp này, không thể đạt được mục tiêu chỉ lấy các giá trị từ một cột hoặc trang tính Excel
Đối với người dùng chỉ muốn sao chép các giá trị, việc sao chép các công thức gây khó chịu
Trong phần bên dưới, chúng ta sẽ xem xét một số kỹ thuật sao chép giá trị từ bảng tính Microsoft Excel thay vì công thức
Sử dụng Chuột để chỉ dán các giá trị
Chúng ta sẽ hiểu làm thế nào chúng ta chỉ có thể sao chép các giá trị bằng chuột chứ không phải công thức
Hãy sử dụng Excel trên để hiểu thao tác này
Trong ví dụ bên dưới [Hình 1], cột F chứa các công thức. Chọn toàn bộ bảng hoặc cột. Khi muốn dán dữ liệu, nhấp chuột phải vào lề của cột trong khi vẫn giữ nút phải của chuột và kéo chuột đến vị trí cần thiết
Excel sẽ nhắc bạn với các lựa chọn thay thế sau khi bạn thả nút chuột phải, như trong Hình 1 bên dưới. Nếu bạn chọn “Copy Here as Values Only” thì chỉ các giá trị sẽ được sao chép, như trong Hình 2
Đây là một trong những cách đơn giản nhất để chỉ sao chép các giá trị—chứ không phải công thức—trong bảng tính Microsoft Excel
Để sử dụng kỹ thuật này, hãy sao chép cột hoặc bảng bằng phương pháp ưa thích của bạn và đặt con trỏ vào nơi bạn muốn dán. Sau đó, như trong Hình 1, chọn tùy chọn dán từ menu dán đặc biệt trong thanh menu chính
Người dùng cũng có thể truy cập menu dán đặc biệt bằng cách nhấp chuột phải vào nơi họ muốn dán và chọn nó, như trong Hình 2
Ảnh 1Ảnh 2Bạn có thể thấy rằng chỉ các giá trị đã được chèn trong Hình 3 bên dưới
ảnh 3Sử dụng phím tắt Paste Special – Ctrl+Alt+V
Trong kỹ thuật trước, chúng ta đã thấy cách sử dụng chuột và menu đặc biệt để dán, nhưng trong phương pháp này, chúng ta sẽ xem cách sử dụng các phím của bàn phím để dán giá trị, không phải công thức
Hãy sử dụng cùng một trang tính Excel như trong quy trình được mô tả trước đây
Khi bạn dán một cột, hãy sao chép cột đó, chọn vị trí bạn muốn đặt cột và nhấn phím tắt Ctrl+Alt+V
Bạn sẽ thấy hộp dán đặc biệt được hiển thị trong trang tính Excel bên dưới. Chỉ các giá trị sẽ được dán khi bạn chọn tùy chọn “giá trị” từ danh sách
Bây giờ bạn đã sử dụng thành công các phím tắt để chỉ sao chép các giá trị chứ không phải công thức trong trang tính Microsoft Excel
Sử dụng Tổ hợp phím Alt+e+s+v
Phương pháp này cũng sử dụng các phím trên bàn phím, nhưng khó hơn một chút so với phương pháp được mô tả ở trên vì nó yêu cầu sử dụng đồng thời bốn phím. Tổ hợp phím Alt+e+s+v
Sau khi nhấn tất cả các nút này, bạn sẽ thấy menu dán đặc biệt, như trong bảng tính Excel bên dưới
Sau khi chọn tùy chọn Chỉ giá trị từ menu, chỉ các giá trị sẽ được chèn vào ô.
Phương pháp này sẽ tốn thời gian và bất tiện nếu bạn muốn sao chép nhiều cột trong một bảng tính Excel lớn
Từ cuối cùng
Tất cả chúng ta thường xuyên cần sao chép dữ liệu từ phần này sang cột khác bằng bảng tính Microsoft Excel. Sẽ rất khó để hoàn thành bước này nếu một ô có công thức. Bạn có thể hoàn thành các nhiệm vụ này nhanh hơn nếu bạn sử dụng các kỹ thuật trước