Base Resources – Mô hình tổ chức doanh nghiệp là tài liệu đa năng cung cấp đa dạng thông tin về quy mô doanh nghiệp, hệ thống phòng ban, quy trình luồng thông tin,… Tại các doanh nghiệp, công tác xây dựng mô hình tổ chức luôn được chú trọng nhằm đảm bảo sự phù hợp văn hóa công ty và định hướng phát triển trong tương lai.
Nhằm giúp các doanh nghiệp có kiến thức tổng quát về đặc điểm cũng như ưu, nhược điểm của từng loại mô hình tổ chức, trong bài viết dưới đây, Base Resources sẽ phân tích 4 mô hình tổ chức doanh nghiệp phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay.
Cần lưu ý điều gì trước khi xây dựng mô hình tổ chức doanh nghiệp?
1. Tuyến mệnh lệnh
Một trong những yếu tố cơ bản để xây dựng nên mô hình tổ chức đó là tuyến mệnh lệnh. Suy cho cùng, mô hình tổ chức là sự sắp xếp quy trình nhận lệnh của các cấp. Việc xây dựng tuyến lệnh có tác dụng tạo nên bộ khung cơ bản cho việc hoàn thiện mô hình sau này.
2. Số lượng kiểm soát tối ưu
Mục này đề cập đến số lượng cấp dưới nhà quản lý có thể quản lý hiệu quả. Càng nhiều nhân sự cấp dưới, số lượng nhân sự cấp trên ngày càng phải được tăng cường.
3. Phân bổ quyền quyết định
Ai nắm quyền ra quyết định trong tổ chức? Trả lời được câu hỏi này, doanh nghiệp sẽ biết tổ chức của mình thuộc loại cơ cấu nào. Nếu quyền quyết định chỉ tập trung vào tay một cá nhân, tổ chức sẽ thuộc cơ cấu tập trung. Còn nếu quyền được chia cho nhiều người, đó là biểu hiện của cơ cấu phân cấp.
Cơ cấu tập trung vs Cơ cấu phân cấp
4. Phân chia phòng ban
Hay còn được gọi là chuyên môn hóa phòng ban. Tính chuyên môn hóa càng cao, doanh nghiệp càng có nhiều lợi ích bởi nó cho phép nhân viên có thể làm chủ trong từng lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, chuyên môn hóa thấp lại mang đến sự linh hoạt vì nhân viên có thể dễ dàng giải quyết đa dạng nhiệm vụ.
5. Phân chia bộ phận
Điều này liên quan đến quá trình làm việc giữa các phòng ban với nhau. Nếu tổ chức có sự phân chia cứng nhắc, sự tương tác giữa các phòng ban sẽ bị hạn chế. Có 6 phương thức phân chia bộ phận doanh nghiệp có thể áp dụng:
- Theo chức năng
- Theo sản phẩm
- Theo khu vực
- Theo quy trình
- Theo khách hàng
- Theo chức năng
Mô hình #1: Tổ chức phân quyền [Hierarchical Organization]
Mô hình tổ chức phân quyền hoạt động theo trình tự: chỉ thị được ban hành từ cấp cao nhất, sau đó truyền đạt xuống các quản lý cấp trung rồi đến cấp nhân viên. Nếu nhân viên có mong muốn đề xuất ý kiến, họ sẽ phải gửi đề xuất lên quản lý trực tiếp. Sau khi phê duyệt, đề xuất lại được chuyển tiếp lên quản lý cấp cao. Kết quả sau đó sẽ được trả về nhân viên theo trình tự ngược lại.
Kiểu mô hình này mang xu hướng quan liêu và có sự phân biệt lớn. Mối quan hệ giữa người chủ và nhân viên trở nên xa cách do không có sự giao tiếp thường xuyên. Nhân viên chỉ đi làm vì họ cần đồng lương và họ không có mong muốn gắn kết với công ty.
Tổ chức phân quyền trước kia được áp dụng đối với tất cả công ty, bất kể quy mô, ngành nghề hay vị trí địa lý. Tuy nhiên, khi câu chuyện tuyển dụng ngày càng trở nên “hot”, các doanh nghiệp đã nỗ lực thay thế mô hình cứng nhắc này bằng những mô hình tổ chức “phẳng”, tạo được sự liên kết giữa các nhà quản lý và nhân viên.
Sơ đồ tổ chức phân quyền
Tổ chức doanh nghiệp theo mô hình phân quyền mang lại những lợi ích như:
- Phân định quyền hạn rõ ràng giữa các cấp
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng
- Tập trung phát triển nhân viên dựa trên kỹ năng chuyên môn
Tuy nhiên, mô hình này lại quá cồng kềnh, gây ra nhiều bất lợi:
- Chậm trễ trong khâu xử lý
- Cách biệt trong giao tiếp
- Không thống nhất mục tiêu chung
- Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban
Mô hình #2: Cấu trúc ma trận [Matrix Organization]
Cơ cấu tổ chức ma trận được vận hành dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Thông tin sẽ được luân chuyển theo cả chiều dọc [tuyến chức năng hoạt động] và chiều ngang [tuyến sản phẩm hay cơ sở hoạt động].
Ban đầu, mô hình ma trận chỉ được áp dụng trong ngành hàng không với điển hình là hai “ông lớn” Lockheed và General Dynamics. Lý do là bởi ngành hàng không có phần việc đòi hỏi cách xử lý riêng biệt, nếu áp dụng mô hình quản lý truyền thống sẽ làm trì trệ, thậm chí làm gián đoạn luồng xử lý công việc của toàn tổ chức. Sau này, cơ cấu ma trận đã được áp dụng trong các công ty đòi hỏi thực hiện nhiều dự án hay sản xuất nhiều sản phẩm trong cùng một khoảng thời gian.
Sơ đồ ma trận
Mô hình ma trận có thể giải quyết nhiều hạn chế của mô hình phân quyền truyền thống. Cụ thể, mô hình ma trận góp phần:
- Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong toàn bộ tổ chức
- Cho phép các cá nhân sử dụng các kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh khác nhau
- Giảm bớt công việc cho các cấp lãnh đạo
- Thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng bạn
- Rút ngắn quá trình đưa ra quyết định
- Tận dụng được nguồn lực giữa các phòng ban
Tuy nhiên, sơ đồ ma trận cũng mang lại nhiều sự khó khăn:
- Các thành viên trong nhóm có thể bỏ bê trách nhiệm
- Phải mất thời gian để nhân sự có thể quen với cấu trúc vận hành này
- Dễ xảy ra xung đột lợi ích giữa lãnh đạo dự án và lãnh đạo chức năng
Mô hình #3: Cấu trúc phẳng [Flat Organization]
Các công ty áp dụng hình thức tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức danh công việc. Tất cả mọi người trong tổ chức đều bình đẳng với nhau. Hình thức tổ chức công ty theo cấu trúc phẳng còn được gọi là tổ chức tự quản lý.
Bạn có thể thắc mắc rằng Flat Organization vận hành không cần người quản lý, vậy làm thế nào doanh nghiệp có thể hoàn thành mọi việc? Đây chính là lý do mô hình phẳng chỉ có thể áp dụng trong các doanh nghiệp có ít nhân sự hoặc doanh nghiệp phải thật sự tạo dựng văn hóa hợp tác mạnh mẽ giữa các nhân viên.
Flat Organization hoạt động tốt nhất khi nhân viên có sự gắn kết chặt chẽ. Truyền thông nội bộ chính là chìa khóa kết nối mọi người và đảm bảo tất cả đều tham gia với nhiệm vụ thống nhất. Bên cạnh đó, các nền tảng quản lý công việc với chức năng giám sát và kiểm soát quá trình vận hành rất hữu ích trong các doanh nghiệp áp dụng mô hình tổ chức phẳng.
Với sơ đồ cấu trúc phẳng, mọi thành viên đều công bằng với nhau
Ví dụ điển hình nhất của hình thức Flat Organization đó là Valve – công ty cho ra đời các sản phẩm game công nghệ kinh điển như Half-Life, Counter-Strike hay Portal. Tại Valve không hề tồn tại chức danh công việc và sẽ không ai nói bạn phải làm gì. Thay vào đó, tất cả nhân sự tại Valve được tự do tham gia vào bất kỳ dự án nào họ cảm thấy mình đủ năng lực đảm nhận. Nếu nhân viên muốn chạy dự án riêng, họ phải chịu trách nhiệm về vấn đề kinh phí và xây dựng đội ngũ của riêng họ.
Sơ đồ cấu trúc phẳng có thể áp dụng trong các công ty nhỏ, những công ty startup hoặc các công ty xác định sẽ áp dụng cấu trúc phẳng kể cả khi tăng trưởng.
Việc áp dụng mô hình cấu trúc phẳng mang lại những lợi ích:
- Nâng cao mức độ trách nhiệm của nhân viên
- Tinh gọn bộ máy, loại bỏ những lớp quản lý dư thừa
- Tăng mức độ giao tiếp
- Rút ngắn thời gian phê duyệt quyết định
- Giảm chi phí nhân sự do sự cắt giảm các quản lý cấp trung
Tuy nhiên, Flat Organization cũng có nhiều điểm hạn chế như:
- Tạo ra sự tranh giành quyền lực giữa các cấp quản lý cho nhân viên không có quản lý cố định để báo cáo
- Là rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty
- Khó khăn trong việc phê duyệt bởi không có sự phân định rõ ràng về quyền hạn
- Hình thành khoảng trống quyền lực
- Ít có cơ hội thăng tiến cho nhân viên
Mô hình #4: Quản lý phi tập trung [Holacratic Organizations]
Mô hình quản lý phi tập trung không cần đến chức danh, cấp bậc. Quyền lực giữa các cá nhân được phân bổ như nhau. Khác với mô hình phẳng, với mô hình quản lý phi tập trung, công việc sẽ được phân công theo vai trò. Một nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau và nằm trong một vòng tròn gọi là circle.
Hiểu một cách đơn giản Holacracy là mô hình quản lý không có cấp trên, nhân viên sẽ tự quản lý và đóng vai trò là sếp của chính mình. Trong mô hình phi tập trung, sự minh bạch luôn là yếu tố được đề cao. Tất cả nhân viên và cấp quản lý đều phải tuân thủ theo cùng một nguyên tắc rõ ràng. Hiện nay, Holacratic Organizations đang được áp dụng tại các doanh nghiệp SME và tổ chức phi lợi nhuận tại các nước tiên tiến.
Holacratic được coi là mô hình quản trị hiện đại
Với mô hình phi tập trung, doanh nghiệp có thể dễ dàng trong việc
- Khuyến khích nhân viên chủ động và sáng tạo hơn trong công việc
- Dễ dàng trong việc truyền bá mục tiêu và sứ mệnh tổ chức
- Rút gọn quá trình phê duyệt và ra quyết định
- Thúc đẩy sự gắn kết giữa nhân viên và tổ chức
Thoạt nhìn có vẻ mô hình Holacracy là mô hình lý tưởng của mọi doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, mô hình này lại khiến nhiều công ty lao đao khi triển khai. Lý do là bởi Holacracy vận hành không cần các nhà quản lý, do đó, việc tranh giành lợi ích giữa các nhóm và tình trạng rối loạn luồng thông tin thường xuyên xảy ra.
Ví dụ điển hình của việc áp dụng Holacracy là Zappos. Tuy nhiên, sau khi triển khai Holacratic Organizations, Zappos đã bị gạch tên khỏi danh sách những môi trường làm việc tốt nhất của Fortune.
Tạm kết
Để lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp, nhà quản trị cần căn cứ vào đặc điểm và định hướng cụ thể của doanh nghiệp mình. Ngoài ra, để việc quản lý toàn tổ chức được hiệu quả, bên cạnh việc xây dựng mô hình hiệu quả, nhà quản lý cũng cần lưu tâm và tìm hiểu đến các phần mềm quản trị doanh nghiệp.
Nguồn: resources.base.vn
Cố vấn khởi nghiệp