Hóa đơn thương mại là gì và mục đích sử dụng của chúng hẳn không phải người mới vào ngành nào cũng nắm được.
Và để giúp các bạn và quý doanh nghiệp giảm khó khăn và thống nhất các mấu giấy tờ lưu hành trong các công tác nghiệp vụ kinh tế, Bộ tài chính đã đưa ra các quyết định về việc lập và sử dụng hóa đơn thương mại cho hoạt động xuất nhập khẩu.
Bài viết dưới này, Nguyên Đức sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn về khái niệm và cách sử dụng hóa đơn thương mại.
hóa đơn thương mại là gì và mục đích sử dụng
Hóa đơn thương mại [tiếng anh là Commercial Invoice]: là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng thảo ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn.
Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng.
Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại được hiểu là một loại chứng từ minh chứng hoạt động mua bán của doanh nghiệp. Hóa đơn thương mại được phát hành bởi bên bán cho bên mua và nhận số tiền tương ứng mà bên mua hàng hóa hoặc dịch vụ có nghĩa vụ buộc phải thanh toán cho bên bán theo các điều khoản đã đặt ra.
Hóa đơn thương mại thường do các nhà xuất bản in và phát hành. Mỗi một loại hóa đơn thương mại thường sẽ có các điều khoản không giống nhau, điều này phụ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu do bên bán đưa ra.
Dù là các điều khoản đưa ra là khác nhau nhưng các bảng hóa đơn thương mại đều có các nội dung chính cơ bản sau:
– Thời gian: ngày, tháng, năm lập hóa đơn thương mại. – Thông tin cơ bản bên bán, bên mua hàng hóa: tên, địa chỉ, mã số thuế… – Thông tin hàng hóa: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký hiệu mã… – Ngày gửi hàng. – Tên tàu, thuyền, số chuyến. – Ngày rời cảng, ngày dự kiến hàng đến. – Địa chỉ cảng đi, cảng đến. – Điều kiện giao hàng. – Điều kiện và điều khoản thanh toán. Đây cũng chính là các lưu ý mà các kế toán thương mại phải lưu ý bởi hóa đơn thương mại là chứng từ có vai trò và chức năng quan trọng
Mục đích sử dụng của hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại là loại chứng từ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp. Vậy mục đích sử dụng của hóa đơn thương mại là gì? Phần tiếp theo bài viết sẽ trả lời cho các bạn:
-Hóa đơn thương mại có mục đích chính là để làm chứng từ thanh toán. Nó là một loại chứng từ có giá trị pháp lý, làm căn cứ để bên bán thu lại tiền từ bên mua. Bởi vì là loại giấy tờ ghi nhận số tiền phải thanh toán nên hóa đơn thương mại bắt buộc phải chính xác, minh bạch và trình bày rõ ràng.
Đặc biệt là các thông tin cơ bản và không thể thiếu: SỐ TIỀN PHẢI THANH TOÁN đi đôi với các thông tin về hàng hóa, số lượng, điều khoản thanh toán...Lưu ý, nên hoàn thành nội dung của hóa đơn thương mại kỹ lưỡng, không nên bổ sung, chỉnh sửa chứng từ tránh các rắc rối về sau.
Ví dụ: Hóa đơn thương mại được xuất trình cho ngân hàng để thu hồi tiền hàng hóa, dịch vụ, xuất trình cho công ty bảo hiểm trong trường hợp để tính phí bảo hiểm khi mua hàng hóa, xuất trình cho hải quan để tính tiền thuế và thông quan hàng hóa.
Phân biệt hóa đơn thương mại [ Commercial Invoice] với phiếu đóng gói hàng[ Packing list]
Với những người mới vào ngành, chưa quen đọc và hiểu chứng từ, cần phân biệt một chút giữa hóa đơn thương mại [Commercial Invoice] với phiếu đóng gói [Packing List]
Hai loại chứng từ trên thường nhìn gần giống nhau [vì thường được tạo ra từ 1 mẫu], và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng. Hóa đơn thương mại là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền.
Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…
Với những chia sẻ về hóa đơn thương mại, Nguyên Đức đã mang đến cho khách hàng những thông tin bổ ích. Nếu có bất cứ thắc mắc nào về xuất nhập khẩu mà cần được giải đáp khách hàng có thể liên hệ ngay với Nguyên Đức để được sự hỗ trợ tận tình nhất.
Tại Hội nghị đối thoại trực tuyến với chủ đề “Cục Thuế TP. Hà Nội đẩy mạnh chuyển đổi số, hướng dẫn, hỗ trợ, đồng hành cùng doanh nghiệp và người nộp thuế phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh” được tổ chức ngày 26/9, nhiều vướng mắc khi xuất hóa đơn điện tử được doanh nghiệp phản ánh.
Đại diện Công ty TNHH Dược Khoa Xanh, Công ty cổ Phần Vihadu Group có trụ sở tại Khu dịch vụ làng nghề dệt lụa Vạn Phúc, cùng chung thắc mắc về thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng trên sàn thương mại điện tử, khi đơn hàng thông báo giao hàng thành công, hay khi tiền về tài khoản, hoặc xuất hàng đi là phải xuất hóa đơn.
Trả lời cho thắc mắc này, Cục Thuế TP. Hà Nội cho biết trường hợp doanh nghiệp bán hàng trên sàn thương mại điện tử thì thời điểm lập hóa đơn được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Vướng mắc này cũng được nhiều doanh nghiệp quan tâm do nhiều sàn thương mại điện tử chỉ tính một đơn hàng thành công sau một thời gian, thường là 7 ngày giao hàng mà khách hàng không có khiếu nại, đổi trả. Do đó, nhiều ý kiến cho rằng việc cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp xuất hoá đơn đúng thời điểm giao hàng là không khả thi, chưa kể tình huống bên giao hàng cập nhật thông tin chậm.
Cũng liên quan đến thời điểm xuất hóa đơn, do đặc thù công ty chứng khoán là có rất nhiều khách hàng lẻ không lấy hóa đơn, do vậy, đại diện Công ty Cổ phần Chứng khoán SHS cũng cho rằng công ty cần có thời gian để tập hợp doanh thu, dữ liệu sau đó mới có dữ liệu doanh thu chuẩn để xuất hóa đơn đúng giá trị dịch vụ.
Về thời điểm lập hóa đơn với trường hợp này, theo Cục Thuế TP. Hà Nội, trường hợp công ty cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền; trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
"Trường hợp công ty cung cấp dịch vụ chứng khoán cho người mua là cá nhân không kinh doanh [hoặc cá nhân kinh doanh] nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì thực hiện lập hóa đơn theo quy định tại Điểm l Khoản 4 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP", Cục Thuế TP. Hà Nội nêu rõ. Khi bán chứng khoán, công ty thực hiện lập hóa đơn để giao cho người mua, chỉ tiêu thành tiền trên hóa đơn là giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng.
Tại chương trình, nhiều doanh nghiệp như: Công ty Đức Minh, Công ty Cổ phần Công nghệ SMOSA Việt Nam, Công ty TNHH Tư vấn, Thương mại và Dịch vụ khoa học kỹ thuật TRANSMED... cùng chung câu hỏi về việc xử lý hoá đơn khi người mua trả lại một phần hàng thì công ty xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hay khách hàng xuất hóa đơn trả lại công ty?
Đại diện Cục Thuế TP. Hà Nội cho biết trường hợp người mua thực hiện mua hàng hóa từ nhà cung cấp [người bán], người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại hàng hoá thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ việc hoàn trả hàng hóa. Căn cứ vào hóa đơn hoàn trả hàng hóa, người bán và người mua thực hiện kê khai tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn hoàn trả hàng hóa.
Ngoài ra, nhiều vướng mắc khác trong quá trình triển khai hoá đơn điện tử cũng được doanh nghiệp gửi đến cơ quan thuế thành phố như: xử lý trong trường hợp nhà cung cấp không có hoá đơn, người mua không lấy hóa đơn...
Dù ngành thuế có những văn bản hướng dẫn từng trường hợp cụ thể nhưng trên thực tế tại hội nghị này, nhiều doanh nghiệp cho biết họ cần một hướng dẫn chung cho tất cả.
Theo ghi nhận của Bộ Tài chính, đến hết ngày 30/6/2022, có 100% doanh nghiệp, tổ chức [851.372 đơn vị] và 100% hộ, cá nhân kinh doanh [65.576 hộ, cá nhân kinh doanh] theo phương pháp kê khai tại 63 tỉnh, thành phố đã chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Việc sử dụng hoá đơn điện tử trên cả nước góp phần hỗ trợ cơ quan thuế trong việc quản lý rủi ro, quản lý thuế, hỗ trợ cơ quan thuế thực hiện kết nối, chia sẻ và cung cấp dữ liệu hoá đơn điện tử cho các cơ quan khác của nhà nước, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong doanh nghiệp và của toàn xã hội nói chung.
Tính đến hết tháng 8/2023, tổng số lượng hoá đơn điện tử cơ quan thuế đã tiếp nhận và xử lý ước đạt trên 4,9 tỷ hóa đơn, trong đó có trên 1,5 tỷ đồng hóa đơn có mã; trên 3,5 tỷ hóa đơn không mã. Đây là con số khổng lồ thể hiện sự nỗ lực không ngừng nghỉ của ngành thuế trong việc “phủ sóng” hoá đơn điện tử thời gian qua.
Với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, việc áp dụng hoá đơn điện tử góp phần làm giảm chi phí quản lý, sử dụng hóa đơn, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giảm thiểu nhiều rủi ro so với sử dụng hóa đơn giấy.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, theo ghi nhận của Bộ Tài chính Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cũng bộc lộ 6 nhóm vướng mắc, cần phải bổ sung, sửa đổi.
Theo đó, Bộ Tài chính dự kiến sửa đổi, bổ sung một số quy định về hoá đơn điện tử nhằm đảm bảo minh bạch, tạo thuận lợi cho người nộp thuế, các tổ chức trong việc sử dụng hóa đơn, biên lai, chứng từ điện tử.
Bởi theo ghi nhận, tại Điều 9 quy định về thời điểm lập hoá đơn hiện chưa quy định rõ thời điểm lập hoá đơn đối với hàng hoá, dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài; quy định lập hoá đơn sau khi có đối soát giữa các bên chưa có hướng dẫn đối với cung cấp hàng hoá số lượng lớn, thường xuyên, các hoạt động cũng cần phải có đối soát như chứng khoán, bảo hiểm…
Điều 4 quy định về nguyên tắc lập quản lý, sử dụng hoá đơn, chứng từ chưa quy định rõ việc lập hoá đơn trong trường hợp người mua trả lại hàng, người bán chấm dứt hoặc huỷ việc cung cấp dịch vụ; không có quy định về chương trình hoá đơn may mắn…
Ngoài ra, Bộ Tài chính sẽ bổ sung quy định liên quan giải pháp nhằm phòng ngừa, hạn chế gian lận khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử và trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử, quy định về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; sửa đổi, bổ sung quy định về tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử; sửa đổi, bổ sung quy định liên quan trách nhiệm của các bên trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn...
Hiện Bộ Tài chính đang lấy ý kiến góp ý với dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ.