Mẹo Hay Hướng dẫn

Hướng dẫn sử dụng microsoft access 2010

BÀI 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS 2010

1. PHẦN MỀM MICROSOFT ACCESS 2010:

Là một hệ quản trị CSDL.
Nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office 2010

2. TẬP TIN CSDL ACCESS:

Phần loại: .accdb [phiên bản 2000-2003 có phần loại .mdb]
Các loại đối tượng cơ bản trong tập tin CSDL Access:

Tables [bảng]: dùng để chứa dữ liệu.
Forms [biểu mẫu]: dùng để hiển thị và cập nhật dữ liệu.
Queries [mẫu hỏi]: dùng để truy vấn dữ liệu.
Reports [báo cáo]: dùng để tạo báo cáo.

3. BACKSTAGE VIEW:

Backstage View được giới thiệu từ bản Office 2010. Bạn có thể mở Backstage View bằng cách chọn thẻ File trong cửa sổ ứng dụng của các ứng dụng trong bộ Office 2010.

Chọn File > New > Blank database
Nhập tên tập tin
Nháy biểu tượng thư mục để chọn thư mục lưu tập tin
Nháy nút Create

Bạn cũng có thể tạo tập tin CSDL mới dựa theo những mẫu [templates] có sẵn.

Chọn File > Open
Định vị thư mục chứa tập tin
Chọn tập tin sau đó nháy nút Open

Bên trái thanh tiêu đề là thanh công cụ truy cập nhanh [Quick Access Toolbar] chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên. Bạn có thể bổ sung các nút lệnh vào thanh công cụ này bằng cách chọn lệnh tương ứng trong bảng chọn Customize Quick Access Toolbar.

Ngay dưới thanh tiêu đề là Ribbon bao gồm các thẻ [Tab]. Mỗi thẻ có thể chứa nhiều nhóm chức năng [Group] với các nút lệnh tương ứng. Một số nhóm có thể có Dialog box laucher mà khi nháy vào sẽ mở ra một hộp thoại tương ứng.

Phía dưới Ribbon là nội dung của tập tin CSDL được hiển thị trên hai khung.

Khung bên trái được gọi là Navigation Pane hiển thị các loại đối tượng có trong tập tin.

Để xem nội dung của một đối tượng [Table, Form, Query, Report] bạn nháy đúp vào tên đối tượng. Nội dung của đối tượng sẽ được hiển thị ở khung bên phải.

Chọn File > Save & Publish
Chọn Save Database As
Chọn định dạng tập tin muốn lưu
Nháy nút Save As

Chọn File > Options
Chọn General
Chọn định dạng file mặc định Default file format for Blank Database
Chọn thư mục mặc định Default database folder

Chọn File > Close Database
Chọn File > Exit Tải các file thực hành tại đây

Tạo thư mục Access Database trên ổ đĩa D:
Chọn Access Database là thư mục lưu file mặc định.

Mở tập tin task_list.accdb
Nháy Shutter Bar Open/Close Button để mở Navigation Pane
Mở bảng chọn Navigation Pane
Trong phần Navigate To Category chọn Object Type. Trong phần Filter By Group chọn All Access Objects để hiển thị tất cả các đối tượng trong tập tin theo từng loại
Trong phần Navigate To Category chọn Object Type. Trong phần Filter By Group chọn Tables để hiển thị tất cả các đối tượng bảng trong tập tin
Nháy double mở các bảng
Lần lượt cho hiển thị và mở các đối tượng biểu mẫu, mẫu hỏi và báo cáo.
Trong phần Navigate To Category chọn Tables and Related Views để hiển thị các đối tượng bảng và các đối tương liên quan.
Đóng các đối tượng. Đóng tập tin CSDL
Thoát khỏi Microsoft Access

Các khái niệm sau đây liên quan đến cấu trúc bảng:

Trường [Field]: mỗi cột của bảng được gọi là một trường
Bản ghi [Record]: mỗi dòng của bảng được gọi là một bản ghi
Kiểu dữ liệu [Data Type]: kiểu của dữ liệu lưu trong một trường

Microsoft Access 2010 hỗ trợ 11 kiểu dữ liệu liệt kê trong bảng dưới đây và một tùy chọn thứ 12, Lookup Wizard, dùng để lấy dữ liệu cho trường từ bảng liên kết.

Khóa chính [Primary Key]:

Là một hoặc nhiều trường
Dùng để xác định duy nhất mỗi hàng của bảng

Chế độ thiết kế [Design View]
Chế độ trang dữ liệu [Datasheet View]

Mở hoặc tạo mới tập tin CSDL
Chọn Create > Table Design
Khai báo các trường, mỗi trường cần khai báo:

Tên trường [Field Name][bắt buộc]
Kiểu dữ liệu [Data Type][bắt buộc]
Mô tả [Description][tùy chọn]
Các tính chất của trường [Field Properties][tùy chọn]

Thiết lập các tính chất của bảng [Table Properties][tùy chọn]
Chỉ định khóa chính
Lưu bảng

Field Size:

Kiểu Text: xác định số ký tự tối đa [mặc định là 255]
Kiểu Number: xác định kiểu dữ liệu số [Byte, Long Integer, Double, Decimal, ...]

New Values [AutoNumber]:

Increment: bắt đầu từ 1 sau đó tăng thêm 1 cho mỗi bản ghi mới
Random: gán giá trị ngẫu nhiên [duy nhất] cho mỗi bản ghi mới

Format: định dạng dữ liệu của trường khi hiển thị trên màn hình
Presision [Number, Decimal]: số chữ số tối đa có thể được lưu trữ [mặc định là 18]
Scale [Number, Decimal]: số chữ số được lưu trữ ở phần bên phải dấu chấm thập phân, giá trị này phải nhò hơn hoặc bằng giá trị Presision
Decimal Places [Number; Currency; Calculated]: số chữ số thập phân Access hiển thị
Input Mask [Text; Number; Date/Time; Currency]: xác định mẫu nhập liệu [Ví dụ: __/__/__ ]
Caption: xác định tên đầy đủ của trường, được dùng trên Forms và Reports
Default Value: xác định một giá trị mặc định cho trường
Validation Rule: xác định điều kiện ràng buộc cho trường [Ví dụ: >=0 and StartDate
5. Lưu và đóng bảng
6. Đóng tập tin CSDL và thoát khỏi Access

BÀI 3: LIÊN KẾT GIỮA CÁC BẢNG
Để hạn chế sự dư thừa dữ liệu, thay vì lưu trữ tất cả thông tin trong cùng một bảng, ta chia ra lưu trữ trong nhiều bảng. Khi cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng, ta liên kết các bảng lại với nhau.
Tạo liên kết giữa các bảng/mẫu hỏi trong tập tin CSDL Access còn mang lại những lợi ích sau:
- Cho phép tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng/mẫu hỏi.
- Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Khi hai bảng được liên kết với nhau, nếu bạn xóa hay điều chỉnh một bản ghi trong một bảng thì các bản ghi tương ứng trong bảng liên kết sẽ tự động bị xóa hoặc điều chỉnh theo.
Để có thể tạo liên kết giữa hai bảng, giữa hai bảng phải có một trường "giống nhau" theo nghĩa hai trường này phải chứa dữ liệu giống nhau, mặc dù tên trường có thể khác nhau.
Thực hiện tạo liên kết giữa hai bảng như sau:
1. Mở tập tin CSDL có chứa các bảng/mẫu hỏi cần liên kết
2. Chọn Database Tools > Relationships
- Nếu là lần đầu tiên tạo liên kết cho các bảng trong tập tin, hộp thoại Show Table sẽ tự động xuất hiện, ngược lại bạn sẽ không thấy hộp thoại Show Table.
- Muốn mở lại hộp thoại Show Table, bạn phải nháy lệnh Show Table trong nhóm Relationships trên thẻ Relationship Tools Design
3. Chọn các bảng/mẫu hỏi trên hộp thoại Show Table mà bạn muốn tạo liên kết.
- Để chọn một bảng/mẫu hỏi, bạn chọn bảng/mẫu hỏi sau đó nháy nút Add.
- Để chọn nhiều bảng/mẫu hỏi cùng lúc, bạn dùng kết hợp phím Shift hoặc Ctrl.
- Chọn xong nháy nút Close để đóng hộp thoại.
4. Kéo thả chuột giữa hai bảng/mẫu hỏi để tạo liên kết.
Khi thả chuột, hộp thoại Edit Relationships xuất hiện. Bạn thực hiện các công việc sau đây trên hộp thoại:
- Kiểm tra hai trường dùng để liên kết hai bảng/mẫu hỏi có chính xác không.
- Đánh dấu các mục Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, Cascade Delete Related Records để buộc Access kiểm tra tính nhất quán của dữ liệu khi sửa hoặc xóa.
- Nháy nút Create để tạo liên kết.
5. Chỉnh sửa liên kết:
Nháy chuột phải vào đường liên kết sau đó chọn:
- Edit Relationships: chỉnh sửa liên kết. Hộp thoại Edit Relationships sẽ xuất hiện trở lại.
6. Lưu và đóng cửa sổ liên kết:
- Nháy lệnh Save trên Quick Access Toolbar để lưu.
- Nháy nút Close trên cửa sổ liên kết hoặc nút Close trong nhómRelationships trên thẻ Relationship Tools Design để đóng cửa sổ liên kết.
BÀI 4: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG

Để thực hiện các thao tác trong bài này, bạn phải mở bảng trong chế độ trang dữ liệu.

Cập nhật dữ liệu là các thao tác thêm, sửa, xóa bản ghi của bảng.

1. Nháy vào ô trống đầu tiên của dòng trống đầu tiên trong bảng
2. Nhập dữ liệu vào các ô của bản ghi mới, từ trái sang phải
- Nếu việc di chuyển đến dòng trống đầu tiên trong bảng gặp khó khăn do có nhiều bản ghi đã được nhập vào bảng, bạn có thể bắt đầu thêm bản ghi mới bằng cách nháy lệnh New trong nhóm Records trên thẻ Home hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + +
- Khi bắt gặp trường AutoNumber, bạn không cần nhập bất cứ dữ liệu gì mà chỉ cần ấn Enter để chuyển qua trường kế tiếp.
   1. Nháy vào ô chứa dữ liệu cần sửa
   2. Thực hiện chỉnh sửa như soạn thảo văn bản

       1. Nháy vào ô màu xám ngay bên trái để chọn bản ghi.
       2. Nháy chuột phải chọn Delete Record hoặc ấn phím Delete
       3. Xác nhận
- Bạn có thể chọn nhiều bản ghi liên tiếp nhau để xóa cùng lúc bằng cách kết hợp với phím Shift. Bạn cũng có thể ra lệnh xóa bằng cách nháy mũi tên cạnh nút Delete trong nhóm Records trên thẻ Home, sau đó chọn Delete Record
       1. Nháy tên trường hoặc một ô bất kỳ thuộc trường
       2. Nháy Ascending hoặc Descending trong nhóm Sort & Filter
       3. Nháy Remove Sort trong nhóm Sort & Filter để hủy sắp xếp

       1. Nháy mũi tên cạnh tên trường để mở bảng chọn tắt
       2. Nháy chọn Sort A to Z hoặc Sort Z to A
       3. Lặp lại đối với trường thứ hai, thứ ba, ...
       4. Nháy Remove Sort trong nhóm Sort & Filter để hủy sắp xếp

       1. Nháy Advanced trong nhóm Sort & Filter để mở bảng chọn
       2. Nháy chọn Advanced Filter/Sort....
       3. Lựa chọn các trường và hướng sắp xếp
       4. Nháy Toggle Filter để thực hiện sắp xếp
       5. Nháy Remove Sort để hủy sắp xếp
Lọc dữ liệu là chỉ cho phép hiển thị những bản ghi thỏa mãn điều kiện lọc, các bản ghi khác không bị xóa mà chỉ tạm thời bị ẩn đi.

       1. Chọn một ô hoặc một phần giá trị trong ô
       2. Nháy Selection trong nhóm Sort & Filter để mở bảng chọn
       3. Nháy chọn điều kiện lọc. Access ngay lập tức hiển thị kết quả lọc

       4. Nháy Toggle Filter để hủy lọc.

       1. Nháy Advanced trong nhóm Sort & Filter để mở bảng chọn
       2. Nháy Filter By Form
       3. Nhập các điều kiện lọc vào mẫu

       4. Nháy Toggle Filter để thực hiện lọc
       5. Nháy Toggle Filter lần nữa để hủy lọc

       1. Nháy Advanced trong nhóm Sort & Filter để mở bảng chọn
       2. Nháy chọn Advanced Filter/Sort....
       3. Lựa chọn các trường trên dòng Field và nhập điều kiện lọc trên dòng Criteria
       4. Nháy Toggle Filter để thực hiện lọc
       5. Nháy Toggle Filter lần nữa để hủy lọc

       1. Nháy Find trong nhóm Find trên thẻ Home
       2. Trên hộp thoại Find and Replace, nhập văn bản cần tìm vào ô Find What
       3. Trong danh sách Look In, chọn Current field hoặc Current document
       4. Trong danh sách Match, chọn Whole Field, Any Part of Field hoặc Start of Field
       5. Trong danh sách Search, chọn All, Up hoặc Down
       6. Chọn Match Case nếu muốn phân biệt chữ hoa và chữ thường
       7. Chọn Search Fields As Formatted nếu muốn tìm như định dạng trong bảng
       8. Nháy Find Next để bắt đầu tìm kiếm
Truy vấn dữ liệu là đưa ra một yêu cầu liên quan đến dữ liệu được lưu trữ trong CSDL. Các yêu cầu thường được đưa ra khi truy vấn dữ liệu bao gồm:
- Sắp xếp các bản ghi
- Chọn các trường để hiển thị
- Tổng hợp và hiển thị dữ liệu từ nhiều bảng
- Chọn các bản ghi thỏa mãn các điều kiện cho trước
- Thực hiện tính toán như tính trung bình cộng, tính tổng, đếm bản ghi, ...
- Access cung cấp tiện ích Query Designer cho phép thiết kế các mẫu hỏi để truy vấn dữ liệu.
- Access dựa vào những nội dung được khai báo trong mẫu hỏi để xây dựng câu lệnh SQL cho phép người dùng truy vấn dữ liệu.
- Người dùng truy vấn dữ liệu bằng cách cho thực hiện/chạy mẫu hỏi đã thiết kế.
- Kết quả truy vấn sẽ được hiển thị dưới dạng bảng tương tự như một bảng dữ liệu.
- Chế độ thiết kế [Design View]: cho phép thiết kế và chỉnh sửa thiết kế mẫu hỏi
- Chế độ trang dữ liệu [Datasheet View]: hiển thị kết quả truy vấn dữ liệu
- Chế độ SQL [SQL View]: hiển thị câu lệnh SQL tương ứng với mẫu hỏi đã thiết kế
Microsoft Access 2010 cho phép tạo ra các kiểu mẫu hỏi sau đây:
- Mẫu hỏi lựa chọn [Select Query]
- Mẫu hỏi tạo bảng [Make-Table Query]
- Mẫu hỏi thêm bản ghi [Append Query]
- Mẫu hỏi sửa bản ghi [Update Query]
- Mẫu hỏi xóa bản ghi [Delete Query]
- Mẫu hỏi chéo [Crosstab Query]
   1. Mở tập tin CSDL
   2. Chọn Create > Query Design

   Access mở cửa sổ Query đồng thời hiển thị hộp thoại Show Table.
   3. Chọn các bảng/mẫu hỏi chứa dữ liệu cần truy vấn từ hộp thoại Show Table

   Các bảng/mẫu hỏi được chọn sẽ được hiển thị ở phần phía trên của cửa sổ Query dưới dạng các danh sách trường [Field List]. Muốn mở lại hộp thoại Show Table để chọn thêm bảng/mẫu hỏi, bạn nháy nút lệnh Show Table trong nhóm Query Setup. Muốn gở bỏ bớt các Field List khỏi mẫu hỏi, bạn nháy chuột phải vào tên Field List, chọn Remove Table.

   4. Thiết kế mẫu hỏi dựa trên lưới thiết kế [Design Grid] bao gồm:
- Field: khai báo các trường muốn hiển thị
- Table: xác định bảng/mẫu hỏi chứa trường tương ứng trên dòng Field
- Sort: lựa chọn các trường dùng làm tiêu chuẩn để sắp xếp
- Show: lựa chọn các trường muốn hiển thị trong kết quả truy vấn
- Criteria: xác định các biểu thức dùng làm điều kiện lọc dữ liệu
     5. Thực hiện mẫu hỏi:

     Cách 1: Nháy nút lệnh Run trong nhóm Results
     Cách 2: Chọn chế độ Datasheet View từ nút lệnh View trong nhóm Results
   6. Lưu mẫu hỏi:

         + Nháy nút lệnh Save trên Quick Access Toolbar
         + Nhập tên mẫu hỏi vào hộp thoại Save As
         + Nháy OK
     7. Đóng mẫu hỏi: nháy nút Close trên cửa sổ Query
- Các trường hiển thị trong kết quả truy vấn có thể là các trường có sẵn trên các bảng/mẫu hỏi hoặc là các trường hoàn toàn mới được tạo ra theo thiết kế của người dùng.
- Để tạo một trường mới, bạn chọn một ô trên dòng Field, nhập vào khai báo trường có dạng:
[Tên trường:]Biểu thức
- Để thuận tiện cho việc quan sát khi khai báo trường, bạn có thể phóng to ô trong cửa sổ Zoom bằng cách ấn Shift + F2.
- Phần tên trường là tùy chọn. Nếu không có phần tên trường, Access sẽ cho hiển thị tên trường trong kết quả truy vấn dưới dạng ExprN
- Biểu thức được tạo thành từ các trường trong các bảng/mẫu hỏi đã chọn kết hợp với các phép toán và các hàm.

BÀI 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS 2010

1. PHẦN MỀM MICROSOFT ACCESS 2010:

2. TẬP TIN CSDL ACCESS:

3. BACKSTAGE VIEW:

Video liên quan

Bài Viết Liên Quan

Toplist mới

Bài mới nhất

Chủ Đề