Microsoft Excel là phần mềm phân tích dữ liệu phức tạp được sử dụng cực kỳ phổ biến đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Hiện tại có tới 80% công việc văn phòng yêu cầu bạn phải có kỹ năng xử lý các bảng tính Excel. Nếu bạn là người mới bắt đầu thì hãy học ngay cách tiếp cận và làm quen với Excel theo hướng dẫn dưới đây. là phần mềm phân tích dữ liệu phức tạp được sử dụng cực kỳ phổ biến đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Hiện tại có tới 80% công việc văn phòng yêu cầu bạn phải có kỹ năng xử lý các bảng tính Excel. Nếu bạn là người mới bắt đầu thì hãy học ngay cách tiếp cận và làm quen với Excel theo hướng dẫn dưới đây.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel
Nội Dung Chính
- 1. Tổng quan về Microsoft Excel
- 2.Làm quen với giao diện và tác vụ cơ bản trong Microsoft Excel
- 2.1 Tạo sổ làm việc Excel mới
- 2.2 Các thanh công cụ trong Excel
- 2.3 Nhập dữ liệu vào trang tính Excel
- 2.4 Định dạng dữ liệu
- 2.5 Định dạng ô
- 3. Thực hành các bài toán đơn giản trong Microsoft Excel
- 3.1 Phép tính đơn giản
- 3.2 Công thức
- 3.3 Hàm tính
- 3.4 Một số công thức và hàm cơ bản trong Excel
- Hàm TỔNG [SUM]
- Hàm TRUNG BÌNH [AVERAGE]
- Hàm ĐẾM [COUNT]
- Hàm NẾU [IF]
- Hàm TỐI ĐA và TỐI THIỂU [MAX – MIN]
- 4. Cách tạo Bảng trong Microsoft Excel
- 5. Cách tạo Biểu đồ trong Microsoft Excel
1. Tổng quan về Microsoft Excel
2.Làm quen với giao diện và tác vụ cơ bản trong Microsoft Excel
2.1 Tạo sổ làm việc Excel mới
2.2 Các thanh công cụ trong Excel
2.3 Nhập dữ liệu vào trang tính Excel
- 2.4 Định dạng dữ liệu
- 2.5 Định dạng ô
- 3. Thực hành các bài toán đơn giản trong Microsoft Excel
- 3.1 Phép tính đơn giản
- 3.2 Công thức
- 3.3 Hàm tính
- 3.4 Một số công thức và hàm cơ bản trong Excel
- Hàm TỔNG [SUM]
- Hàm TRUNG BÌNH [AVERAGE]
- Hàm ĐẾM [COUNT]
- Hàm NẾU [IF]
Hàm TỐI ĐA và TỐI THIỂU [MAX – MIN]
4. Cách tạo Bảng trong Microsoft Excel
2.Làm quen với giao diện và tác vụ cơ bản trong Microsoft Excel
2.1 Tạo sổ làm việc Excel mới
- 2.2 Các thanh công cụ trong Excel
- 2.3 Nhập dữ liệu vào trang tính Excel
- 2.4 Định dạng dữ liệu
2.5 Định dạng ô
3. Thực hành các bài toán đơn giản trong Microsoft Excelcách sử dụng Excel Online.
2.1 Tạo sổ làm việc Excel mới
2.2 Các thanh công cụ trong ExcelFile > New > Blank workbook
2.3 Nhập dữ liệu vào trang tính Excel
2.2 Các thanh công cụ trong Excel
2.3 Nhập dữ liệu vào trang tính Excel
- 2.4 Định dạng dữ liệu
- 2.5 Định dạng ô
- 3. Thực hành các bài toán đơn giản trong Microsoft Excel
- 3.1 Phép tính đơn giản
- 3.2 Công thức
- 3.3 Hàm tính
- 3.4 Một số công thức và hàm cơ bản trong Excel
- Hàm TỔNG [SUM]
- Hàm TRUNG BÌNH [AVERAGE]
Hàm ĐẾM [COUNT]
2.3 Nhập dữ liệu vào trang tính Excel
2.4 Định dạng dữ liệu
2.5 Định dạng ô
3. Thực hành các bài toán đơn giản trong Microsoft ExcelEnter để chuyển xuống ô phía dước, hoặc nhấn Tab để sang ô bên cạnh.
2.4 Định dạng dữ liệu
Đối với các dữ liệu ở dạng con số, bạn nên định dạng chúng để có sự phân biệt rõ ràng, đảm bảo quá trình xử lý và tính toán sau này sẽ chính xác hơn. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn một ô có số cần định dạng. Hoặc nếu bạn cần định dạng cả một vùng dữ liệu thì nhấn giữ và kéo chuột để bôi đen một dải ô
Bước 2: Bấm vào tab Home > General > Chọn định dạng mà bạn cần.Home > General > Chọn định dạng mà bạn cần.
Các định dạng số phổ biến trong Excel:
- General [No specific format]: Định dạng chung mặc định
- Number: Số
- Currency: Đơn vị tiền tệ
- Accounting: Kế toán. Hiển thị chính xác các giá trị tiền tệ kể cả ở hàng thập phân
- Short Date: Ngày tháng năm
- Long Date: Ngày tháng năm
- Time: Thời gian
- Percentage: Tỷ lệ phần trăm
- Fraction: Phân số, hiển thị số ở dạng hàm mũ
- Scientific: Định dạng khoa học
- Text: Định dạng kiểu chữ
Nếu trên bảng không có định dạng bạn muốn thì bấm vào More Number Formats để có nhiều sự lựa chọn hơn. More Number Formats để có nhiều sự lựa chọn hơn.
Định dạng dữ liệu số trong Microsoft Excel
2.5 Định dạng ô
Hai tác vụ định dạng ô cơ bản và phổ biến nhất là kẻ đường viền ô và tô bóng.
- Cách kẻ đường viền ô: Chọn các ô mà bạn muốn thêm đường viền > Trên tab Home, nhìn vào khu vực Font, nhấn vào mũi tên trong biểu tượng và chọn kiểu viền cần định dạng. Home, nhìn vào khu vực Font, nhấn vào mũi tên trong biểu tượng và chọn kiểu viền cần định dạng.
- Cách tô màu ô tính: Chọn các ô mà bạn muốn tô bóng màu > Trên tab Home, nhìn vào nhóm Font, chọn mũi tên bên cạnh biểu tượng Fill Color> chọn màu cần tô trong nhóm Theme Colors hoặc Standard ColorsHome, nhìn vào nhóm Font, chọn mũi tên bên cạnh biểu tượng Fill Color > chọn màu cần tô trong nhóm Theme Colors hoặc Standard Colors
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.
3. Thực hành các bài toán đơn giản trong Microsoft Excel
Khi nói đến Excel, bạn nên bắt đầu với toán cơ bản trước khi chuyển sang các tác vụ phức tạp khác như hàm hoặc kiểu định dạng.
3.1 Phép tính đơn giản
Mọi phép tính trong Excel đều bắt buộc có dấu “=” nằm đầu tiên. Ví dụ khi bạn muốn làm phép toán “10 cộng 10”, bạn cần nhập “= 10 + 10” vào ô. Sau khi bạn nhấn Enter, kết quả sẽ hiển thị số “20.”Enter, kết quả sẽ hiển thị số “20.”
Thực hiện tương tự với mọi phép tính còn lại như với phép trừ, phép nhân [sử dụng dấu hoa thị “*”] và phép chia [sử dụng dấu gạch chéo “/”].
3.2 Công thức
Ngoài ra, Excel còn cho phép vận dụng các biểu thức vào nhiều dải ô đã có sẵn trường dữ liệu, mà không cần trực tiếp nhập giá trị để tính toán. Ví dụ: “= A1 + A2 + A3” là công thức tính tổng giá trị trong phạm vi từ ô A1 đến A3.
3.3 Hàm tính
Hàm là các công thức đã có sẵn trong Excel. Chúng giúp rút ngắn thời gian nhập phép tính thủ công. Ví dụ: “= SUM [A1: A3]” là hàm tính tổng tất cả các giá trị từ ô A1 đến A3.
Việc học và biết nhiều hàm tính từ đơn giản đến phức tạp chính là chìa khóa để giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng.
Cách lựa chọn hàm tính nhanh:
Cách 1: Nhập công thức bên trong ô tính. Ngay khi nhập dấu =, Excel sẽ tự động hiển thị gợi ý các hàm tính. Nhập công thức bên trong ô tính. Ngay khi nhập dấu =, Excel sẽ tự động hiển thị gợi ý các hàm tính.
Excel tự động gợi ý hàm tính trong ô
Cách 2: Sử dụng tùy chọn Insert Function trên tab FormulasSử dụng tùy chọn Insert Function trên tab Formulas
Hộp thoại chèn hàm tính
Cách 3: Chọn công thức từ tab LogicalChọn công thức từ tab Logical
Tab Logical gợi ý nhiều hàm điều kiện
Cách 4: Sử dụng tùy chọn AutoSum trên tab HomeSử dụng tùy chọn AutoSum trên tab Home
AutoSum giúp tự động tính tổng, và cung cấp một số hàm khác
3.4 Một số công thức và hàm cơ bản trong Excel
Khi bắt đầu dùng Excel bạn có thể làm quen thực hành với các công thức và hàm đơn giản dưới đây.
Hàm TỔNG [SUM]
Tính tổng các giá trị trong mọt cột hoặc hàng trên phạm vi mà bạn đã chọn
Công thức: = SUM [ number1 , [number2],…]= SUM [ number1 , [number2],…]
Ví dụ: = SUM [B2: G2] tổng các giá trị một hàng. Hoặc = SUM [A2: A7, A9, A12: A15] tổng các giá trị trong dải ô từ A2 đến A7, thêm ô A9, và dải A12 đến A15, bỏ qua các ô A8, A10 và A11.
Hàm TRUNG BÌNH [AVERAGE]
Tính giá trị trung bình trong một nhóm dữ liệu đã chọn.
Công thức: = AVERAGE [ number1 , [number2],…] = AVERAGE [ number1 , [number2],…]
Ví dụ: = AVERAGE [B2: B11] giá trị trung bình trong dải 10 ô từ B2 đến B11. Tương tự như phép tính = SUM [B2: B11] / 10
SUM và AVERAGE là hai hàm tính đơn giản nhất trong Excel
Hàm ĐẾM [COUNT]
Đếm tất cả các ô có chứa giá trị số trong một phạm vi đã chọn.
Công thức: = COUNT [giá trị1, [giá trị2],… ] = COUNT [giá trị1, [giá trị2],… ]
Ví dụ:
COUNT [A : A] – Đếm tất cả các giá trị là số trong cột A.
COUNT [A1: C1] – Đếm giá trị trong hàng
Hàm NẾU [IF]
Thường được sử dụng khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo một điều kiện logic nhất định. Trong hàm IF có thể chứa thêm nhiều công thức và hàm khác.
Công thức chung: = IF [ logic_test, [value_if_true], [value_if_false] ]= IF [ logic_test, [value_if_true], [value_if_false] ]
Ví dụ:
COUNT [A : A] – Đếm tất cả các giá trị là số trong cột A.
COUNT [A1: C1] – Đếm giá trị trong hàng
Hàm NẾU [IF]
Thường được sử dụng khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo một điều kiện logic nhất định. Trong hàm IF có thể chứa thêm nhiều công thức và hàm khác. = MIN [ number1 , [number2],…]
Ví dụ:
= MIN [B2: C11] – Tìm số nhỏ nhất trong phạm vi hai cột B và C, bắt đầu từ cột B2 và C2 đến hàng 11
Công thức hàm MAX: = MAX [ number1 , [number2],…]= MAX [ number1 , [number2],…]
Vận dụng tương tự như hàm MIN
Các hàm điều kiện logic đơn giản
4. Cách tạo Bảng trong Microsoft Excel
Excel không chỉ dừng ở các phép toán, lợi ích thực sự của phần mềm này còn giúp người dùng tổ chức sắp xếp, phân tích dữ liệu bằng cách tạo bảng [Table]. Trong một trang tính với lượng dữ liệu khổng lồ, nhờ vào Bảng, bạn có thể lọc ra 1 phân vùng để xử lý riêng mà không bị nhầm với các nội dung khác.
Cách đơn giản nhất để tạo Bảng trong Excel:
Bước 1: Mở trang tính Excel.
Mở trang tính Excel cần tạo bảng
Bước 2: Click chuột vào các ô cần chọn để làm thông tin cho bảng.
Bước 3: Nhấp vào tab Insert > Tablé.Insert > Tablé.
Bước 4: Nhấp vào Table. Hộp thoại Creat Table tạo bảng sẽ mở ra. Table. Hộp thoại Creat Table tạo bảng sẽ mở ra.
Bước 5: Nếu cột trong trang tính có tiêu đề, hãy chọn mục My table has headers.My table has headers.
Bước 6: Kiểm tra lại dải ô đã chính xác chưa > Nhấp vào OK.OK.
Bước 7: Thay đổi kích thước cột để hiển thị rõ các tiêu đề và giá trị trên ô
Bảng đã tạo
5. Cách tạo Biểu đồ trong Microsoft Excel
Các bước tạo đồ thị hoặc biểu đồ cũng tương tự như tạo bảng. Bạn có thể sử dụng các mẫu biểu đồ sẵn có trong phần mềm Excel hoặc tự thiết kế biểu đồ riêng.
Bước 1: Chọn dải ô chứa dữ liệu mà bạn muốn thể hiện trong biểu đồ
Bước 2: Nhấn vào nút Quick Analysis ở góc dưới bên phải của vùng dữ liệu đã chọn Quick Analysis ở góc dưới bên phải của vùng dữ liệu đã chọn
Bước 3: Nhấp vào tab Charts, lựa chọn một trong số các mẫu biểu đồ có sẵn được Excel đề xuất. Charts, lựa chọn một trong số các mẫu biểu đồ có sẵn được Excel đề xuất.
Tạo biểu đồ đơn giản trong Mỉcrosoft Excel
Mặc dù hiện nay có nhiều phần mềm bảng tính, nhưng trong số đó Microsoft Excel vẫn là sản phẩm hàng đầu và cung cấp nhiều chực năng vượt trội hơn cả. Nhờ vào trang tính Excel, nhiều quy trình làm việc và xử lý thông tin có thể được rút gọn và mang lại hiệu quả tốt hơn bao giờ hết. Nhìn chung thì Excel vẫn luôn là công cụ không thể thay thế trong mọi tổ chức và doanh nghiệp.