Power Automate tạo tệp excel trống

Tôi nghĩ rằng việc tạo một mẫu Excel và sau đó sao chép nó sang một vị trí tệp mới là một vấn đề, nhưng không đơn giản như vậy. Trước tiên, tôi phải tạo tệp Excel, sau đó lấy siêu dữ liệu nội dung và lưu trữ tệp đó trong một bước soạn thảo. Điều này đã cho tôi một nội dung tệp Excel trống, sau đó tôi có thể lưu bất cứ nơi nào tôi muốn. Sau đó, tôi đã tạo tệp có nội dung tệp đó từ bước soạn thảo, trong SharePoint và đặt tên cho nó. Sau đó sử dụng Tạo hành động bảng

Sau đó, và đây là điều thú vị, tôi phải thêm một hàng vào bảng đó, vì tôi không có bất kỳ thông tin hàng nào, tôi đã sử dụng JSON để tạo hàng dựa trên các giá trị được cung cấp và vào các cột tôi đã tạo. Sử dụng các cặp giá trị khóa từ trình kích hoạt thủ công và tên cột của bảng

Trước đây được gọi là Microsoft Flow, Power Automate mở ra một loạt các tính năng và công cụ giúp bạn tự động hóa mọi quy trình kinh doanh, từ chạy các tác vụ theo lịch trình đến gửi lời nhắc tự động cho các thời hạn đã qua. Nếu bạn đã đăng ký Microsoft 365 thì bạn đã có quyền truy cập vào tất cả các công cụ Power Automate

Trong bài viết này, bạn sẽ thấy cách Power Automate hoạt động với Excel, tìm hiểu cách tạo tệp Excel và tự động lấy dữ liệu từ tệp này. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp một giải pháp thay thế để khắc phục các hạn chế của Power Automate khi kết hợp với Excel

Power Automate có hoạt động với Excel không?

Power Automate là một dịch vụ có trong đăng ký Microsoft 365, giúp bạn tự động hóa rất nhiều quy trình kinh doanh và quy trình công việc giữa tất cả các ứng dụng đã mua, bao gồm cả Excel. Việc tạo quy trình đầu tiên của bạn sẽ dễ dàng vì bạn sẽ tìm thấy các quy trình phổ biến nhất đã có sẵn trong Thư viện mẫu Power Automate. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng phiên bản Office miễn phí thì bạn sẽ thấy thiếu một số tính năng

Hãy khám phá cách truy cập Power Automate và cách tạo tệp Excel tự động

Làm cách nào để sử dụng Power Automate với Excel?

Để truy cập Power Automate bằng một vài bước đơn giản, đây là những gì bạn cần làm

1. 1. Đăng nhập vào tài khoản Office 365 của bạn và khởi chạy
2. 2. Nhập “Power Automate” vào thanh tìm kiếm để truy cập nhanh hơn

1. 3. Bạn sẽ có thể thấy một chế độ xem tương tự như hình bên dưới

Bây giờ bạn đã thấy tốc độ truy cập nó nhanh như thế nào, hãy xem cách bạn có thể sử dụng nó để lấy dữ liệu từ tệp Excel

Làm cách nào để sử dụng Power Automate để lấy dữ liệu từ Excel?

1. 1. Nhấp vào “Tạo”, trên menu bên trái. Sau đó, “Luồng đám mây tức thì” trong menu “Bắt đầu từ chỗ trống”

1. 2. Chọn “Kích hoạt quy trình theo cách thủ công” từ các tùy chọn kích hoạt

1. 3. Nhấp vào “Bước tiếp theo” để thiết lập trình kích hoạt đầu tiên

1. 4. Chọn ứng dụng bạn muốn kết nối. Trong trường hợp này, bạn sẽ thấy “Excel Online” xuất hiện trong số các tùy chọn đầu tiên. Nhấp vào nó để bao gồm nó

1. 5. Bây giờ, bạn sẽ thấy danh sách “Hành động” mà quy trình sẽ thực hiện. Nhập “Nhận” vào thanh tìm kiếm và nó sẽ nhắc tất cả các hành động kéo theo động từ hành động này. Ở đây mình sẽ chọn “Get worksheets”

1. 6. Bây giờ, chọn vị trí của dữ liệu Excel của bạn. Ở đây, tôi sẽ chọn trang SharePoint mà bạn đã tạo trước đó, “SharePoint Site Finance Dep. ”

1. 7. Đảm bảo rằng bạn đã lưu tệp Excel của mình trong “Thư viện tài liệu SharePoint” của trang web. Nếu không, nó sẽ không xuất hiện trong số các tùy chọn bên dưới. Chọn “Documents”, sau đó chọn tệp để lấy dữ liệu từ

1. 8. Bấm “Lưu” để hoàn tất việc tạo quy trình. Bạn sẽ thấy cách Power Automate đề xuất thử nghiệm quy trình. Để kiểm tra, chỉ cần nhấp vào nút “Kiểm tra” ở ngoài cùng bên phải

1. 9. Bạn có thể nhấp vào “Xem lại kết nối và hành động” để thực hiện thay đổi hoặc “Chạy quy trình” để bắt đầu thử nghiệm

1. 10. Nếu thiết lập của bạn thành công, thì bạn sẽ thấy các dấu kiểm màu xanh lá cây và thông báo thành công, "Luồng của bạn đã chạy thành công"

Bây giờ bạn đã biết cách tạo dòng trong Power Automate để lấy dữ liệu từ Excel. Tuy nhiên, bạn có thể tùy chỉnh quy trình của mình để tự động hóa các tác vụ cụ thể và phức tạp hơn. Ví dụ: Power Automate cho phép bạn lặp qua các hàng Excel. Vòng lặp này có thể được đặt để tìm kiếm dữ liệu cụ thể để truy xuất hoặc xóa

Bây giờ, hãy xem cách bạn có thể sử dụng Power Automate để xuất dữ liệu Excel sang danh sách Sharepoint

Điều tuyệt vời về Power Automate là bạn có thể chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn xuất sang SharePoint từ Excel. Bạn chỉ cần đảm bảo rằng bạn đã lưu trữ dữ liệu Excel trên đám mây để sử dụng trình kết nối Excel Online [Doanh nghiệp]. Hãy xem cách sử dụng Power Automate để xuất dữ liệu Excel sang Danh sách SharePoint bằng quy trình tích hợp sẵn

1. 1. Nhấp vào “Mẫu” từ menu bên trái

1. 2. Nhập “Tạo một mục trong SharePoint cho một hàng đã chọn” và bấm vào mẫu. Bạn có thể được yêu cầu đăng nhập bên cạnh các ứng dụng được kết nối trong quy trình, như minh họa bên dưới với dấu kiểm được khoanh tròn màu xanh lục. Nhấp vào “Tiếp tục” để thiết lập quy trình

1. 3. Điền vào các trường để định vị dữ liệu Excel để xuất sang SharePoint. Sau đó, nhấp vào “+ Thêm đầu vào” theo loại dữ liệu bạn muốn xuất

1. 4. Sau đó, điền vào bước “Tạo mục” để xác định danh sách SharePoint mà dữ liệu của bạn sẽ được xuất sang

Như trong trường hợp trước, luôn đảm bảo kiểm tra quy trình của bạn để đảm bảo rằng quy trình chạy chính xác. Lưu ý rằng những gì bạn đã học là cách sử dụng Power Automate để thiết lập kết nối một chiều giữa Excel và SharePoint. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách tạo kết nối tự động hai chiều giữa hai ứng dụng này, bạn sẽ thấy Nhập và Xuất Từ SharePoint Sang Excel [& Ngược lại] rất hữu ích

Giới hạn Power Automate và Excel

Mặc dù tính đến thời điểm hiện tại, đây là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất do Microsoft Office cung cấp, nhưng vẫn có một số hạn chế mà bạn nên cân nhắc khi thiết lập quy trình giữa Power Automate và Excel

• Số hàng tối đa có thể lấy từ Excel là 256. Điều này có nghĩa là tập dữ liệu của bạn phải được giới hạn ở mức này. Nếu không, luồng có thể bị đóng băng hoặc bỏ qua các hàng vượt quá giới hạn
• Kích thước tối đa của tệp Excel là 25 MB
• Tính toán lại có thể gây ra thời gian chờ. Nếu tập dữ liệu chứa các công thức phức tạp, thì quy trình sẽ liên tục tính toán lại hoặc hết thời gian chờ
• Các tiêu đề cột được đặt tên bằng một số có thể dẫn đến lỗi hoặc hết thời gian chờ đối với các luồng có hành động “Cập nhật một hàng” hoặc “Xóa một hàng”

Mặc dù bạn có thể tìm thấy các giải pháp thay thế cho một số vấn đề, nhưng những giải pháp này sẽ không áp dụng cho các giới hạn nêu trên. Thay vào đó, một công cụ tự động hóa toàn diện như Lớp có thể giúp bạn

Làm cách nào để tự động hóa các tác vụ trên Google Trang tính?

Lớp là một tiện ích bổ sung trang bị cho bạn các công cụ để tăng hiệu quả và chất lượng dữ liệu trong các quy trình của bạn trên Google Trang tính. Chia sẻ các phần của Google Trang tính của bạn, theo dõi, xem xét và phê duyệt các thay đổi cũng như đồng bộ hóa dữ liệu từ các nguồn khác nhau – tất cả chỉ trong vài giây. Xem làm thế nào nó hoạt động

Sử dụng Lớp, bạn có thể

• Chia sẻ & Cộng tác. Tự động hóa việc thu thập và xác thực dữ liệu của bạn thông qua các điều khiển của người dùng
• Tự động hóa và lên lịch. Lên lịch các nhiệm vụ thu thập và phân phối dữ liệu định kỳ
• Tích hợp & Đồng bộ hóa. Kết nối với ngăn xếp công nghệ của bạn và đồng bộ hóa tất cả dữ liệu của bạn ở một nơi
• Trực quan hóa & Báo cáo. Tạo và chia sẻ báo cáo với dữ liệu thời gian thực và các quyết định khả thi

Ưu đãi trong thời gian có hạn. Cài đặt Tiện ích bổ sung lớp cho Google Trang tính ngay hôm nay và Nhận quyền truy cập miễn phí vào tất cả các tính năng phải trả phí, để bạn có thể bắt đầu quản lý, tự động hóa và thay đổi quy mô các quy trình của mình trên Google Trang tính

Sự kết luận

Power Automate là một công cụ linh hoạt và có thể tùy chỉnh. Nó không chỉ cho phép bạn tạo quy trình công việc giữa các ứng dụng của Microsoft mà còn tích hợp với hơn 450 ứng dụng được sử dụng phổ biến nhất. Mặc dù bài viết này đã giải thích hai tác vụ tự động phổ biến trong Excel, Power Automate cũng có thể được sử dụng để tạo tệp Excel, làm mới kết nối dữ liệu Excel và chuyển đổi tệp CSV sang Excel

Đến cuối bài viết này, giờ đây bạn đã biết cách Power Automate hoạt động với Excel, cách tạo dòng bằng Power Automate để lấy dữ liệu từ Excel và xuất dữ liệu Excel sang Sharepoint. Mặc dù đây là một tính năng mạnh mẽ, nhưng nó có một số hạn chế có thể được giải quyết bằng cách sử dụng một công cụ tự động hóa thay thế, chẳng hạn như Layer