Sáng kiến kinh nghiệm công tác Văn phòng cấp ủy

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ KINH NGHIỆM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG HUYỆN UỶ BẢO THẮNG

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây [441.71 KB, 11 trang ]





 !"#$%&
"'"[]*
Họ và tên: Lê Thị Hải Yến
Chức vụ: Cán bộ Văn thư – Lưu trữ
Đơn vị công tác: Văn phòng Huyện uỷ Bảo Thắng- Lào Cai
Bảo Thắng, ngày 18/10/2013

Bảo Thắng, ngày 18 tháng 10 năm 2013
 
Một số kinh nghiệm nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư-
lưu trữ ở Văn phòng Huyện uỷ Bảo Thắng
+  ,  #-        .  !"  #$  %  
&"'"[]*+
Trong tất cả các cơ quan, đơn vị thì Văn phòng luôn giữ vai trò quan trọng,
là địa điểm giao tiếp, bộ mặt của cơ quan và là trợ thủ đắc lực, cánh tay giúp
việc tích cực của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Bên cạnh đó Văn phòng còn là nơi
giải quyết các công việc với các cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước
với nhân dân… Để thực hiện được tất cả các chức năng đó, thì không thể không
nhắc đến công tác văn thư- lưu trữ .
Công tác văn thư- lưu trữ là công tác quan trọng không thể thiếu được
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức
chính trị, xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn hay nhỏ
muốn thực hiện chức năng của mình đều phải sử dụng văn bản tài liệu để phổ
biến, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày. Đây còn là một mắt xích không thể thiếu, là sự chuyển tiếp và
cũng là khởi nguồn đem đến sự thành công đối với mỗi nhiệm vụ.
Số lượng văn bản đi và văn bản đến tại Văn thư khá lớn, theo thống kê rà

soát từ đầu nhiệm kỳ 2010-2015 đến ngày 31/12/2012 Huyện uỷ đã phát hành
/0 Nghị quyết, 12 chỉ thỉ, 1345 Quyết định, /0 Kết luận, 11 Hướng dẫn, ;
công văn đến riêng năm 2012 là 6354 văn bản.
Văn bản do các Ban Xây dựng đảng tham mưu đôi khi không chuyển về
văn thư lưu trữ, mà lưu luôn tại Ban gây khó khăn cho công tác thu thập, bổ
sung tài liệu. Với số lượng công văn nhiều và không tập trung như vậy thì công
2
tác lưu trữ cũng đặt ra nhiều vấn đề cần quan tâm, nhất là việc cập nhật văn bản
vào phần mềm Lotus Notes.
Hiện Kho lưu trữ Huyện uỷ có 25 phông tài liệu lưu trữ [Phông lưu trữ tài
liệu Huyện uỷ, tài liệu Ban Tổ chức, Ban Tuyên giáo…], với 733 cặp ,543 đơn vị
bảo quản, được sắp xếp trên giá đựng tài liệu. Để công việc được diễn ra nhanh
chóng, thuận tiện, hiệu quả đòi hỏi cán bộ phụ trách phải có chuyên môn, có
trách nhiệm trong công việc, và hơn hết phải có tinh thần học hỏi, cầu tiến, phấn
đấu hết mình đối với nhiệm vụ được phân công.
Bản thân tôi là một cán bộ Văn thư – lưu trữ hiện đang công tác tại Văn
phòng Huyện uỷ Bảo Thắng, tôi luôn trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo
quản tốt các loại công văn, giấy tờ. Qua nhiều năm thực hiện tôi mạnh dạn đưa
ra một số kinh nghiệm nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ cho cơ
quan.
+8"9
1+:;?@;AB
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.
CDE;AFD?GH;A;A?@;GF;+
- Thể thức văn bản gồm các thành phần cần phải có và cách thức trình bày
các thành phần đó phù hợp với thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản do cơ
quan có thẩm quyền quy định.
Thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW,

ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
+ Soạn thảo văn bản [xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng
giải quyết và thực hiện văn bản; chọn thể loại văn bản; thu thập và xử lý thông
tin có liên quan; xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo]
+ Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản
+ Đánh máy, nhân bản văn bản
+Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
3
+ Ký văn bản
CIJF;KL?@;GF;
- Quản lý văn bản đi:
+ Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và kỹ thuật
trình bày; ghi sổ, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
+ Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật [nếu có]
+ Đăng ký văn bản đi
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
+ Lưu văn bản đi
- Quản lý văn bản đến:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
+ Trình, chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
C!MNAOPQ?QVJH;
- Lập hồ sơ:
+ Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ
chức đối với việc lập hồ sơ.
+ Nội dung việc lập hồ sơ gồm
• Mở hồ sơ.
• Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi giải quyết công việc vào hồ sơ.

• Phân định đơn vị bảo quản.
• Kết thúc và biên mục hồ sơ.
- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
+ Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
+ Xác định các loại hình tài liệu giao nộp và lưu trữ cơ quan.
+ Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan.
6+W;