Tại sao phải xây dựng cơ sở dữ liệu

Làm sao để quản lý, thực hiện một cách nhanh chóng những công việc của Ngành tư pháp cũng như làm sao giải quyết tình trạng quá tải công việc của nó? “Tạo lập cơ sở dữ liệu điện tử”chính là câu trả lời cho vấn đề trên.

Như đã biết, ngành tư pháp làm nhiệm vụ tham mưu và trực tiếp giải quyết nhu cầu pháp lý của người dân ở cơ sở, giúp chính quyền địa phương thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý nhà nước. Tuy nhiên với khối lượng công việc được giao hiện nay, các công chức tư pháp - hộ tịch của các xã, phường, thị trấn đang khá vất vả, khó khăn khi đảm đương nhiệm vụ của mình.

Nguyên nhân do 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và chủ yếu được lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên các giá kệ, kho lưu trữ. Điều này làm khó khăn đến công tác tìm kiếm, khai thác tài liệu dẫn tới việc ảnh hưởng tới kết quả công việc.

Ví dụ như để tìm kiếm hồ sơ trích lục sao y khai sinh, khai tử hoặc kết hôn tại phòng Tư pháp quận mất khoảng từ 2-4h với quy trình nhiều bước và ẩn chứa nhiều rủi ro như việc mất tài liệu hay, rò rỉ thông tinh hay tài liệu có thể bị hư hỏng do các yếu tố khách quan về vật lý hóa học như nhiệt độ và độ ẩm, nấm mốc…

Một cách hiểu đơn giản: Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được tổ chức theo một cấu trúc nhất định để có thể dễ dàng quản lý [đọc, thêm, xóa, sửa dữ liệu]. Việc xây dựng được cơ sở dữ liệu điện tử sẽ giúp cho ngành tư pháp: - Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn - Thông tin được cập nhật nhanh chóng và bảo mật tối đa - Cơ chế chia sẻ thông minh, và báo cáo thuận tiện giúp nâng cao hiệu quả quản trị

Do đó việc ứng dụng công nghệ thông tin, phục vụ quản lý, điều hành ngành tư pháp nhằm triển khai xây dựng Chính quyền điện tử, cơ sở dữ liệu điện tử là vấn đề vô cùng cần thiết, nhất là trong thời đại ngày nay khi mà cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang tràn ngập tới khắp ngóc ngách cuộc sống của con người.

Để tạo lập cơ sở dữ liệu điện tử, một giải pháp đang được áp dụng rộng rãi trên thế giới và cũng đã triển khai ở nhiều cơ quan, đơn vị, là giải pháp số hóa tài liệu.
Giải pháp số hóa tài liệu là việc chuyển đổi văn bản giấy sang văn bản điện tử, và có thể bóc tách các dữ liệu theo yêu cầu để tạo lập cơ sở dữ liệu điện tử cũng như chuẩn hóa dữ liệu khai thác phục vụ khai thác.

Giải pháp số hóa tài liệu đòi hỏi sự chính xác cao cùng quy trình kiểm tra, giám sát nghiêm ngặt bởi tất cả các thông tin đều cần được chính xác và bảo mật tuyệt đối nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến dữ liệu được số hóa khai thác về sau. Vì vậy, nó đòi hỏi nhiều ở đơn vị triển khai phải đáp ứng đủ yêu cầu về năng lực, trình độ, kinh nghiệm. Hiện nay, công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI được biết đến là đơn vị số hóa hàng đầu trong xây dựng tạo lập CSDL hộ tịch và xây dựng chính phủ điện tử tại Việt Nam với nhiều dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm đã triển khai như: Số hóa xây dựng CSDL ngành hộ tịch, số hóa xây dựng CSDL đất đai, số hóa xây dựng CSDL đầu tư kinh doanhtại TP. HN và TP.HCM,… và rất nhiều dự án tại các tỉnh thành khác. Giải pháp số hóa tài liệu của FSI được xây dựng trên tình hình thực tế của các khách hàng Việt Nam và tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 cùng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Bên cạnh đó, Quy trình số hóa tài liệu của FSI được thực hiện khép kín thông qua nền tảng Phần mềm số hóa dữ liệu Docpro do công ty phát triển đảm bảo tối tính vẹn toàn của dữ liệu.

Giải pháp số hóa tài liệu của FSI đã được sự đánh giá cao của UBND Thành phố HCM và được UBND thành phố đồng ý FSI phối hợp cùng Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tư pháp TP.HCM tổ chức hội thảo chuyên đề “Giải pháp tổng thể số hóa tạo lập cơ sở dữ liệu và ứng dụng CNTT chuyên ngành tư pháp”diễn ra vào ngày 26/7 vừa qua.

Để tìm hiểu thêm về giải pháp liên hệ:

Công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI Hotline: 0904 805 255 Email: Website: www.sohoatailieu.com – www.fsivietnam.com.vn

Facebook: //www.facebook.com/fsivietnam.com.vn/

Nguồn : //khoahocphattrien.vn

Theo Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội [QLHC về TTXH] Công an TP Hồ Chí Minh, hiện nay, để phục vụ mục tiêu quản lý nhà nước, đồng thời đảm bảo quyền và nghĩa vụ của công dân trong từng ngành, lĩnh vực, các cơ quan quản lý nhà nước đều cấp cho công dân một loại giấy tờ nên mỗi công dân có thể sở hữu nhiều loại giấy tờ với những con số khác nhau [giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu, thẻ bảo hiểm y tế, chứng minh nhân dân, hộ chiếu, sổ bảo hiểm xã hội, giấy phép lái xe, các loại thẻ, chứng chỉ...].

Cùng với đó, cơ quan nhà nước phải thực hiện việc lưu trữ hồ sơ, tập hợp các văn bản lưu trữ và CSDL phục vụ hoạt động của ngành, lĩnh vực. Nhiều cơ quan đã và đang ứng dụng công nghệ thông tin để khắc phục những bất cập trong quản lý thông tin bằng tài liệu giấy, hướng tới việc xây dựng CSDL nhằm điện tử hóa các thông tin: CSDL căn cước công dân, CSDL về hộ chiếu điện tử [Bộ Công an], CSDL về đăng ký kinh doanh [Bộ Kế hoạch và Đầu tư], CSDL về người nộp thuế [Bộ Tài chính], CSDL về giấy phép lái xe [Bộ Giao thông vận tải], CSDL quốc gia về đất đai [Bộ Tài nguyên và môi trường], CSDL nhà ở [Bộ Xây dựng], CSDL về bảo hiểm xã hội [Bảo hiểm xã hội Việt Nam], CSDL quốc gia về lý lịch tư pháp, CSDL quốc gia về quốc tịch [Bộ Tư pháp]…

Với cách thức như hiện nay, việc quản lý dân cư ở nước ta đã bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập, cụ thể như sau: Với quy mô dân số lên tới trên 90 triệu dân, số lượng giao dịch hành chính công giữa công dân và cơ quan hành chính, sự nghiệp được thực hiện hàng năm ở nước ta trung bình khoảng 600.000 giao dịch/ngày.

Với điểm chung là phần lớn thủ tục hành chính đều đòi hỏi công dân phải tự chứng minh về nhân thân của mình thông qua việc xuất trình hoặc nộp bản sao có chứng thực các giấy tờ để chứng minh nhân thân đã tạo nên chi phí hành chính lên tới hàng ngàn tỷ đồng/năm cho các cá nhân tham gia vào giao dịch.

Thông tin trong các giấy tờ này có nội dung trùng lặp [họ, tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch...] nên khi sử dụng các giấy tờ để truy nguyên công dân thì đều hiển thị các thông tin trùng nhau, nhưng khi tham gia các giao dịch, công dân lại không thể sử dụng một trong các giấy tờ công dân để chứng minh tình trạng nhân thân của mình.

Việc nghiên cứu, xây dựng các CSDL mới chỉ tập trung vào mục tiêu quản lý nhà nước của từng ngành, lĩnh vực mà chưa đặt vấn đề kết nối, chia sẻ thông tin chung về công dân giữa các CSDL nên không khắc phục được tình trạng cục bộ, chia cắt thông tin về công dân, không thống nhất về thông tin cơ bản của một công dân trong các CSDL, gây lãng phí nguồn lực về tài chính trong việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng [mở rộng CSDL] và lãng phí nguồn nhân lực khi các cơ quan đều thực hiện việc nhập các dữ liệu trùng nhau.

Với việc chia cắt quản lý thông tin như hiện nay, mỗi ngành, lĩnh vực chỉ quản lý trong phạm vi của mình. Vì vậy, khi cần thông tin tổng thể về dân cư, Nhà nước phải đầu tư chi phí lớn vào các cuộc tổng điều tra rất tốn kém và số liệu cũng không hoàn toàn chính xác.

Vì vậy, việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thống nhất trên toàn quốc để dùng chung cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm cung cấp chính xác, kịp thời thông tin cơ bản về dân cư phục vụ công tác quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và yêu cầu chính đáng của công dân có ý nghĩa hết sức quan trọng, khắc phục được các hạn chế, bất cập nêu trên.

Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư ra đời sẽ góp phần đảm bảo tiến độ triển khai Đề án tổng thể đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân và các CSDL liên quan đến quản lý dân cư giai đoạn 2013 - 2020.

Phú Lữ

Cơ sở dữ liệu là một thành phần quan trọng của các phần mềm hoặc giải pháp quản lý, giúp lưu trữ, tổ chức, quản lý dữ liệu một cách khoa học và có tính hệ thống.

Vậy:

• Cơ sở dữ liệu là gì?
• Quản lý cơ sở dữ liệu là gì?
• Tầm quan trọng của quản lý cơ sở dữ liệu trong quản trị doanh nghiệp?
  • Với nghiên cứu thị trường
  • Với quản lý bán hàng
  • Với quản trị nhân sự
• Thiết kế cơ sở dữ liệu
• Cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu là gì?

Lưu trữ dữ liệu dưới dạng file

Khi sử dụng máy tính, thông thường ta lưu trữ thông tin dưới dạng file, lưu trong các thư mục khác nhau nhằm mục đích dễ dàng tìm kiếm. Cách lưu file riêng lẻ có các ưu khuyết điểm sau:

Ưu điểm:

• Với việc lưu trữ này thì rõ ràng khi ta cần là lưu ngay nên tốc độ triển khai sẽ nhanh
• Rõ ràng và trực quan với người không có chuyên môn công nghệ thông tin

Khuyết điểm:

• Dữ liệu không nhất quán, đôi khi có trường hợp nhiều người sử dụng một file và sẽ xảy ra hiện tượng lưu đè.
• Trùng lặp dữ liệu nhiều, dữ liệu không nhất quán
• Tính chia sẽ dữ liệu không cao [kém]

Hiện nay các cá nhân sử dụng máy tính đa số sử dụng cách lưu trữ này để lưu trữ thông tin cho riêng mình, nên nói về sự phổ biến thì cách này phổ biến nhất. Tuy nhiên, những hệ thống dữ liệu dùng chung lớn sẽ có rất nhiều hạn chế như việc truy xuất tìm kiếm dữ liệu chậm, khó bảo quản…  Để khắc phục những hạn chế trên, khái niệm cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu được ra đời.

Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu [Database] đơn giản chỉ là tập hợp các thông tin được tổ chức theo một cấu trúc nhất định giúp dễ dàng đọc thông tin, chỉnh sửa, thêm hoặc xóa dữ liệu. Ví dụ: danh sách khách hàng của công ty gồm ít nhất các trường họ và tên, số điện thoại được coi là một cơ sở dữ liệu.

Việc sử dụng hệ thống CSDL này sẽ khắc phục được những khuyết điểm của cách lưu trữ dạng file riêng lẻ:

• Giảm trùng lặp thông tin, đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu
• Cho phép dữ liệu được truy xuất theo nhiều cách khác nhau, từ nhiều người khác nhau và nhiều ứng dụng khác nhau
• Tăng khả năng chia sẻ thông tin

Tuy nhiên việc sử dụng hệ quản trị CSDL lại có những phiền hà không hề nhỏ sau đây:

• Phải đảm bảo tính chủ quyền của dữ liệu, vì khi sử dụng có tính chất chia sẻ cao
• Bảo mật quyền khai thác thông tin
• Bảo đảm vấn đề tranh chấp dữ liệu khi xảy ra
• Đảm bảo an toàn, toàn vẹn của dữ liệu

Trong cuộc sống hằng ngày chắc hẳn bạn có sử dụng qua các hệ thống CSDL nhưng bạn lại không biết. Chẳng hạn hằng ngày bạn vào đọc bài tin tức từ các trang báo, ở mỗi trang họ có dùng một hệ thống lưu trữ dữ liệu và khi bạn vào xem hệ thống sẽ trả dữ liệu về màn hình trình duyệt cho bạn xem. Rõ ràng bạn có thể truy cập một lúc nhiều trang và nhiều người có thể đọc một trang cùng một lúc được, nhưng vẫn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu không bị sai lệch.

Quản lý cơ sở dữ liệu là gì?

Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu [Database Management System] là hệ thống được thiết kế để quản lý cơ sở dữ liệu tự động và có trật tự. Các hành động quản lý này bao gồm chỉnh sửa, xóa, lưu thông tin và tìm kiếm [truy xuất thông tin] trong một nhóm dữ liệu nhất định.

Nói một cách dễ hiểu hơn, hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống tự động giúp người dùng có thể kiểm soát các thông tin, tạo, cập nhật và duy trì các CSDL. Trong đó, hai thành phần chính trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là: Bộ xử lý truy vấn [bộ xử lý yêu cầu] và bộ quản lý dữ liệu.

Tầm quan trọng của quản lý cơ sở dữ liệu

Trong thời buổi công nghệ số hiện nay, nhiều quy trình, công đoạn hay các hệ thống quản trị đều được mã hóa và vận hành bởi các thiết bị, phần mềm nhằm giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất. Trên cơ sở đó, các hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu ra đời và đóng vai trò quan trọng trong xử lý và kiểm soát nguồn thông tin. Cụ thể, hệ thống quản trị CSDL có các chức năng chính như sau:

• Cung cấp môi trường tạo lập cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị CSDL đóng vai trò cung cấp cho người dùng một ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu để mô tả, khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu.
• Cung cấp cách cập nhật và khai thác dữ liệu: Hệ quản trị CSDL cung cấp cho người dùng ngôn ngữ thao tác dữ liệu để diễn tả các yêu cầu, các thao tác cập nhật và khai thác cơ sở dữ liệu. Thao tác dữ liệu bao gồm: Cập nhật [nhập, sửa, xóa dữ liệu], Khai thác [tìm kiếm, kết xuất dữ liệu].
• Cung cấp các công cụ kiểm soát, điều khiển các truy cập vào cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo thực hiện một số yêu cầu cơ bản của hệ cơ sở dữ liệu. Bao gồm: [1] Đảm bảo an ninh, phát hiện và ngăn chặn các truy cập bất hợp pháp. [2] Duy trì tính nhất quán của dữ liệu. [3] Tổ chức và điều khiển các truy cập. [4] Khôi phục cơ sở dữ liệu khi có sự cố về phần cứng hay phần mềm. [5] Quản lí các mô tả dữ liệu.

Trong nghiên cứu thị trường

Với đặc điểm phải khảo sát số lượng lớn mẫu theo các tiêu chí lựa chọn, đồng thời chịu áp lực của khách hàng về việc phải cập nhật số liệu nhanh, chính xác, báo cáo đầy đủ, trong thời gian ngắn, việc sử dụng phần mềm và hệ cơ sở dữ liệu tương ứng hỗ trợ:

• Giảm lượng giấy tờ cần lưu trữ
• Quản lý lượng lớn kết quả khảo sát lâu dài, so sánh kết quả khảo sát qua các năm của cùng 1 khách hàng, cùng 1 chỉ tiêu dễ dàng, tức thời, hiệu quả
• Cuộc khảo sát luôn được cập nhật nhanh chóng, tránh trùng [1 khách hàng chỉ được khảo sát bởi 1 điều tra viên trừ trường hợp khác cho phép], tránh thiếu thông tin [phần mềm cảnh báo khi chưa đầy đủ các thông tin yêu cầu], sai lệch thông tin [do phải nhập lại từ giấy tờ vào file], mất dữ liệu [giấy tờ], tránh thiếu khách hàng cần khảo sát [phần mềm nhắc]
• Một số báo cáo đơn giản được trích xuất tức thời
• Việc kiểm soát điều tra viên và độ trung thực của kết quả điều tra đơn giản hơn
• Chi phí ban đầu có thể tăng lên, tuy nhiên, chi phí triển khai lâu dài giảm xuống.

Trong quản lý bán hàng

Việc nhiều bộ phận, cá nhân cùng lúc tra cứu, cập nhật thông tin về 1 khách hàng, 1 đơn hàng là điều không thể tránh khỏi. Hệ thống cơ sở dữ liệu đơn giản hóa công việc quản lý khách hàng

• Cho phép quản lý hàng triệu khách hàng cùng lúc, lưu trữ toàn bộ các giao dịch, đặc điểm, kết quả, trạng thái… của từng khách hàng
• Cùng lúc tra cứu 1 hoặc nhiều khách hàng có các đặc điểm theo yêu cầu
• Cập nhật cùng lúc nhiều mặt của cùng một khách hàng theo phân quyền

• Bộ phận marketing lưu trữ thông tin về các chiến dịch, danh sách khách hàng tìm kiếm được sau mỗi chiến dịch
• Phòng kinh doanh được phép sửa thông tin cơ bản, các thông tin phục vụ chăm sóc khách hàng, các đơn hàng
• Bộ phận kho, sản xuất lưu trữ thông tin các thông tin về kết quả sản xuất đơn hàng, tình trạng kho hàng
• Bộ phận kế toán lưu trữ các giao dịch liên quan đến đơn hàng, các chi phí phát sinh

• Các dữ liệu rời rạc từ các bộ phận trên được thống nhất, lưu trữ xuyên suốt trong suốt quá trình từ lúc tìm được đến lúc bán hàng, xuất hóa đơn và lịch sử giao dịch về sau, giảm tỷ lệ bị trùng khách hàng, cung cấp thêm các thông tin để phân nhóm, xây dựng các chiến dịch chăm sóc khách hàng phù hợp nhất với nhu cầu [theo dữ liệu giao dịch lịch sử] của khách hàng.
• Ngoài ra, việc lưu trữ file khách hàng riêng lẻ khiến các công ty gặp khó khăn khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc và cầm toàn bộ dữ liệu khách hàng sang công ty đối thủ. Cơ sở dữ liệu được phân quyền hiệu quả chỉ cho phép nhân viên tìm kiếm, lấy các thông tin cho phép, giảm rủi ro mất khách hàng không đáng có này.
• Việc xem xét dữ liệu lịch sử, so sánh dữ liệu qua các năm cũng giúp công ty nhìn nhận các xu hướng tăng giảm doanh thu theo các điều kiện thời gian, môi trường… nhằm chuẩn bị trước các kế hoạch ứng phó phù hợp
• Dữ liệu lịch sử nhân viên kinh doanh giúp đánh giá các thế mạnh, yếu của từng nhân viên, giúp công ty xây dựng cơ chế thưởng phạt, đào tạo phù hợp nâng cao kết quả chung.

Trong quản trị nhân sự

Quản lý nhân sự là một quá trình kéo dài từ trước khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng đến cả sau khi nhân sự đó nghỉ khỏi công ty. Mỗi nhân sự bao gồm rất nhiều thông tin rời rạc, rất khó quản lý nếu chỉ quản lý bằng giấy tờ hoặc file riêng lẻ, đặc biệt khi cập nhật, thay đổi thông tin cá nhân, việc các dữ liệu không “khớp” với nhau không phải là hiếm. Một hệ thống phần mềm phù hợp sẽ giúp ban lãnh đạo công ty:

• Đánh giá hiệu quả của các đợt tuyển dụng,
• Thông tin nhân sự được lưu trữ đồng bộ trong suốt quá trình từ trước, trong và sau khi làm việc tại công ty: thông tin cơ bản về nhân sự, các quyết định liên quan, kết quả đánh giá hiệu suất làm việc, mức lương, khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, thăng chức… Các phần mềm thông tin nhân sự giúp quản lý thông tin cá nhân của nhân sự một cách bài bản và xuyên suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
• Thông tin được đảm bảo về tính đồng bộ, sẵn sàng, duy nhất, không trùng lặp… và chỉ được xem, sửa bởi những bộ phận / cá nhân được phân quyền phù hợp.
• Hệ thống báo cáo giúp đánh giá toàn diện các mặt của nhân sự công ty, từ đó xây dựng các kế hoạch đào tạo, tuyển dụng… hiệu quả, đúng nhu cầu
• Giúp xây dựng và đồng bộ hệ thống lương thưởng, phúc lợi phù hợp toàn hệ thống

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Nguyên tắc thiết kế CSDL

Thiết kế CSDL cần đả bảo các nguyên tắc:

• Chính xác
• Tránh trùng lặp
• Dễ hiểu
• Chọn đúng thuộc tính và kiểu thuộc tính
• Chọn đúng mối quan hệ

Các bước thiết kế CSDL

Xác định yêu cầu, nghiệp vụ

Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất. Xác định yêu cầu một cách đầy đủ, cụ thể sẽ giúp cho việc thiết kế CSDL trở lên dễ dàng hơn. Luôn đặt ra câu hỏi:

• CSDL sẽ được sử dụng như thế nào?
• Những thông tin gì cần được lưu vào CSDL?

Ta có thể tham khảo các hệ thống dữ liệu sẵn có, có thể trong hoá đơn bán hàng, tập lưu trữ hồ sơ khách hàng…

Xây dựng lược đồ chủ thể – liên kết [ER]

Lược đồ liên kết chủ thể là nôm na là lược đồ thể hiện mối liên kết giữa các chủ thể. Ví dụ dưới đây là lược đồ thể hiện mối liên kết giữa 3 chủ thể là Nhân viên, phòng ban, dự án:

Xây dựng lược đồ quan hệ

Từ sơ đồ chủ thể liên kết, ta sẽ chuyển đổi thành quan hệ dưới dạng bảng. Đối với các chủ thể, ta sẽ lưu giữ dữ liệu dưới dạng một bảng với các trường là các thuộc tính tương ứng. Ngoài ra, ta cần phải xem xét các quan hệ giữa các chủ thể để thêm các trường nhằm liên kết giữa các bảng với nhau, phục vụ cho việc truy vấn cơ sở dữ liệu sau này. Đối với mỗi kiểu liên kết, ta có kiểu liên kết giữa các bảng khác nhau:

1-1: Chúng ta sẽ liên kết các bảng này bằng cách thêm các khóa chính của một bảng vào bảng còn lại. Ví dụ: Quan hệ của Nhân viên – Phòng ban là 1-1

1-n: Ta sẽ thêm khóa chính vào bảng đại diện cho quan hệ nhiều. Ví dụ: Quan hệ của Nhân viên – Dự án là 1-n

n-n: Ta sẽ tạo ra một bảng mới có chứ cả 2 khóa chính của 2 bảng có quan hệ n-n. Ngoài ra ta cũng có thể thêm các thuộc tính của mối quan hệ này. Ví dụ như Phòng ban – Dự án là n-n

Hệ quản trị CSDL

Sau khi thiết kế xong CSDL, ta sử dụng hệ quản trị CSDL để xây dựng CSDL được thiết kế lên, đồng thời tạo, cấp phép một số tài khoản sử dụng phù hợp với yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu quan hệ là cơ sở dữ liệu, trong đó:

• Về mặt cấu trúc
  • Dữ liệu được lưu trữ trong các bảng
  • Mỗi bảng bao gồm các hàng và cột thể hiện thông tin về chủ thể
  • Các cột thể hiện các thuộc tính của chủ thể, tên cột thường là tên thuộc tính
  • Mỗi hàng biểu thị cho 1 cá thể, gồm một bộ các giá trị tương ứng với các cột.
• Về mặt thao tác dữ liệu
  • Có thể cập nhật dữ liệu [thêm, sửa, xóa bản ghi]
  • Kết quả tìm kiếm thông tin qua truy vấn dữ liệu
• Về mặt ràng buộc dữ liệu
  • Dữ liệu trong bảng phải thỏa mãn một số ràng buộc, ví dụ không có 2 bản ghi nào trong 1 bảng giống nhau hoàn toàn.

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu bài bản và hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hoạt động của doanh nghiệp tốt hơn và dễ dàng áp dụng các phần mềm quản lý.

Vấn đề thường gặp về cơ sở dữ liệu trong doanh nghiệp

Không có cơ sở dữ liệu

Không có cơ sở dữ liệu là hiện trạng ở nhiều doanh nghiệp khi dữ liệu khách hàng, bán hàng, nhân sự, sản xuất không được tổ chức thành cơ sỏ dữ liệu mà chủ yếu nằm ở các ghi chép bằng giấy hoặc trên sổ tay của người lao động. Ví dụ, dữ liệu bán hàng có thể được ghi chép trên sổ tay của nhân viên bán hàng. Điều này dẫn đến nhiều vấn đề cho doanh nghiệp như:

– Khó thống kê, đối soát, tính toán, báo cáo số liệu kinh doanh

– Chồng chéo dữ liệu

– Thể thức hoặc format dữ liệu không đồng nhất do cách thức ghi chép khác nhau.

– Không phân quyền truy cập được, dẫn đến tình trạng cát cứ thông tin – giữ thông tin làm của riêng

– Khó quản lý trên diện rộng

– Rủi ro mất thông tin khi nhân viên nghỉ việc

Quản lý cơ sở dữ liệu phân tán, không đồng bộ

Trong nhiều doanh nghiệp, dữ liệu được lưu trên các file, thường là Excel. Điều này cho phép việc tính toán dễ dàng hơn trường hợp thứ nhất nhưng vẫn gây ra các khó khăn nhất định cho doanh nghiệp.

– Việc thống kê, đối soát, tính toán, báo cáo số liệu kinh doanh vẫn cần nhiều nỗ lực và thời gian; khó thực hiện báo cáo thời gian thực trên diện rộng

– Khó quản lý trên 1 CSDL tập trung cho 1 loại dữ liệu do kích thước dữ liệu tăng dần theo thời gian, kích thước file lớn khó chạy trên phần mềm bảng tính như Excel

– Thể thức hoặc format dữ liệu không đồng nhất do cách thức ghi chép khác nhau, nhất là khi doanh nghiệp lớn có nhiều lĩnh vực kinh doanh hoặc địa bàn hoạt động.

– Khó phân quyền truy cập

– Khó quản lý trên diện rộng

– Rủi ro mất thông tin khi nhân viên nghỉ việc do dễ dàng truy cập vào file dữ liệu chung [nếu có]

Tuy nhiên, ngay cả khi doanh nghiệp chưa có cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp, vẫn có thể tổ chức dữ liệu thành 1 hệ thống file dữ liệu có cấu trúc rõ ràng, nhất quán để sau này có thể dễ dàng đưa lên phần mềm hoặc phục vụ các nỗ lực chuyển đổi số. Điều này đòi hỏi nhân sự quản lý dữ liệu tại doanh nghiệp có hiểu biết cơ bản về cơ sở dữ liệu và thực thi một cách nhất quán trên toàn doanh nghiệp.

Còn tiếp…

OCD tổng hợp

Có liên quan