Theo khoản 4 điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: “4. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm [05] ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và trong thời hạn mười [10] ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm cả hóa đơn điện tử mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn điện tử phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn điện tử mẫu.”
Như vậy nếu công ty bạn phát hành hóa đơn điện tử lần 2 và không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn điện tử phát hành thì không phải gửi kèm hóa đơn điện tử mẫu khi gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
1/ Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử đặt in lần 2:
Trường hợp DN khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn điện tử phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn điện tử mẫu.
- Mà chỉ cần gửi mẫu TB01/AC chậm nhất 5 ngày trước khi sử dụng.
2/ Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử các trường hợp khác:
- Đối với các số hoá đơn điện tử đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hoá đơn thì cần thực hiện các bước:
- Liên hệ cơ quan thuế hướng dẫn thủ tục
- Thông báo nhà cung cấp cập nhật thông tin thay đổi và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp kèm một bản nộp online lên thuế điện tử [mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39] chậm nhất 5 ngày trước khi xuất hóa đơn hàng hóa dịch vụcho khách hàng.
- Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì:
- Điều đầu tiên doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan thuế hướng dẫn thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Thường là nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng [mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39]
- Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến [trong đó nêu rõ số hóa đơn điện tử đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng].
- Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện huỷ các số hoá đơn điện tử chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ hoá đơn điện tử với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
- Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hoá đơn.
Với những trường hợp khác doanh nghiệp nên liên hệ bộ phận Tuyên truyền hay bộ phận Ấn chỉ - hóa đơn điện tử để được hỗ trợ và hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu và những lần tiếp theo.
Việc phát hành hóa đơn điện tử là một trong những khâu quan trọng của hoạt động kinh doanh đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó, thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng là một bước bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện. Khi thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng trình tự được quy định bởi pháp luật. Vậy, làm cách nào để phát hành hóa đơn điện tử đúng chuẩn? Bài viết sau đây sẽ giải đáp thắc mắc của bạn một cách tốt nhất.
Vì sao doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử?
Theo điều luật được quy định rõ tại khoản 2 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC, khi một doanh nghiệp muốn khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử thì trước hết doanh nghiệp đó bắt buộc phải làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Như vậy, nếu một doanh nghiệp chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng sẽ được coi là hành vi vi phạm pháp luật và bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Vì sao cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử và mức xử phạt khi vi phạm là bao nhiêu?
Mức xử phạt được quy định cụ thể trong Khoản 3 Điều 23 Nghị định 125/2020 như sau:
“Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.”
Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc bị xử phạt về hành vi trốn thuế nếu không thông báo phát hành hóa đơn mà hóa đơn đó không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế. Tóm lại, doanh nghiệp cần nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế nếu không muốn bị xử phạt.
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hồ sơ cần chuẩn bị khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Bước 1: Nghiên cứu và chọn lựa đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử
Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử nên việc lựa chọn cho mình một đơn vị cung cấp uy tín là điều cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. CÔNG TY PHẦN MỀM FAST là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được công nhận bởi các cơ quan tổ chức uy tín.
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử giúp khách hàng lập, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, an toàn và nhanh chóng. Fast e-Invoice đã được cập nhật tính năng phù hợp với quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, được Tổng cục Thuế công nhận đạt chuẩn.
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:
- 01 Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử [ theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC].
- 01 Thông báo phát hành hoá đơn điện tử [theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC].
- 01 Hoá đơn điện tử mẫu [do Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cung cấp].
Bước 3: Nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý bằng 2 cách: Nộp trực tiếp hồ sơ giấy tại Bộ phận Một cửa của cơ quan thuế hoặc có thể gửi hồ sơ đã chuẩn bị qua mạng theo Cổng điện tử //thuedientu.gdt.gov.vn.
Đối với hồ sơ thông báo này doanh nghiệp cần gửi tới cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 4: Kiểm tra kết quả sử dụng hóa đơn điện tử
Sau 02 ngày làm việc, doanh nghiệp có thể kiểm tra xem hóa đơn điện tử đã được phát hành chưa bằng cách truy cập vào website của Tổng cục Thuế, tra cứu thông tin trên hóa đơn. Nếu đã đầy đủ thông tin nghĩa là đã được phép sử dụng.
\>>> Tìm hiểu: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Quy trình lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng doanh nghiệp cần phải thực hiện các bước như sau.
Bước 1: Tạo lập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 1 doanh nghiệp cần tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK về máy. Sau đó, đăng nhập vào phần mềm bằng mã số thuế của mình.
Phần mềm HTKK - phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng
Thực hiện lần lượt theo hướng dẫn:
- Vào Hóa đơn chọn Thông báo phát hành hóa đơn [TB01/AC].
- Điền đầy đủ thông tin trong tờ khai sau đó nhấn kết xuất XML theo thứ tự sau: Ghi => Kết xuất => Kết xuất XML => Kết xuất.
Kết thúc tiến trình lập thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp sẽ nhận được một file Thông báo Phát hành hoá đơn [TB01/AC] dạng XML được lưu trong Folder HTKK-TERP của ổ C máy tính.
Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Tại bước này doanh nghiệp cần chuẩn bị một số hồ sơ cần thiết bao gồm:
- File thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu TB01/AC vừa được kết xuất dạng XML ở bước 1.
- Bản scan quyết định sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp có chữ ký của giám đốc, hoá đơn điện tử mẫu.
2 File này được gộp vào chung 1 bản dưới định dạng word, còn được gọi là file đính kèm thông báo phát hành hóa đơn.
Sau khi đã chuẩn bị xong đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành truy cập vào website //thuedientu.gdt.gov.vn sau đó đăng nhập theo mã số thuế và mật khẩu của doanh nghiệp.
Chọn Tài khoản => Đăng ký thêm tờ khai
Chọn đăng ký tờ khai sau khi hoàn tất bước đăng nhập tài khoản
Tại phần THÔNG BÁO HÓA ĐƠN, nhấn chọn dấu tích ở cuối dòng 102 | TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn | Kê khai theo từng lần phát sinh như hình dưới, sau đó nhấn Tiếp tục.
Nhấn chọn các thao tác như hướng dẫn để hoàn tất quá trình đăng ký
Sau khi hoàn tất bước đăng ký, doanh nghiệp tiến hành Nộp thông báo phát hành hóa đơn để kết thúc quy trình. Nhấn Nộp tờ khai, tải lên File thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu TB01/AC dưới dạng XML vừa kết xuất ở bước 1 để hoàn tất.
\>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử viết sai và cách xử lý theo đúng luật định
Bước 3: Nộp quyết định sử dụng, hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử dưới dạng bản word
Doanh nghiệp tiến hành scan 3 mẫu hóa đơn nêu trên dưới định dạng word, sau đó tại cổng thông tin điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn đã làm ở bước 2, chọn mục Tra cứu => TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn.
Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn để nộp file phụ lục
Cuối cùng, đính kèm file word [đã gộp chung 3 mẫu hóa đơn], nhấn Ký nộp là đã hoàn tất rồi nhé!
Nhấn “Ký nộp” để kết thúc quá trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Các bước tra cứu kết quả thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Qua 2 ngày sau khi nộp, doanh nghiệp có thể kiểm tra kết quả sử dụng hóa đơn điện tử bằng cách truy cập vào đường link //thuedientu.gdt.gov.vn/Tracuu/Tokhai/Thongbaohoadon, kiểm tra thông tin đã đầy đủ hay chưa. Nếu chưa có kết quả doanh nghiệp phải nộp bản cứng trực tiếp cho cơ quan thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu kết quả thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website Công ty Phần mềm FAST như sau:
- Bước 1: Truy cập trang //invoice.fast.com.vn/ và click chọn mục “Tra cứu”.
- Bước 2: Nhập mã số hóa đơn. Tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng mà bạn chọn ô Xem trực tiếp, Tải hóa đơn gốc [XML] hoặc tải file PDF sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2
Ở lần thông báo phát hành hóa đơn điện tử thứ hai, mọi thao tác sẽ trở nên cực kỳ đơn giản nếu không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức mẫu hóa đơn. Ở quy trình này, doanh nghiệp không cần gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn. Thao tác thực hiện sẽ tương tự cách phát hành hóa đơn điện tử lần 1.
Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, các bạn đã nắm rõ được cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử và quy trình thực hiện theo quy định. Ngoài ra, trong quá trình thao tác, nếu có bất kỳ khó khăn hay thắc mắc, các bạn có thể liên hệ CÔNG TY PHẦN MỀM FAST để được hỗ trợ một cách nhanh nhất nhé!