Theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp phải tuân theo quy định sử dụng biên bản hủy hóa đơn điện tử trong suốt quá trình kinh doanh.
Kể từ ngày 1/7/2022, các doanh nghiệp sẽ phải chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử bắt buộc theo quy định mới nhất của nhà nước. Đây là sự thay đổi lớn, đánh dấu cho công cuộc ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào quản lý. Để làm được điều đó, kế toán viên và bộ máy quản trị của doanh nghiệp phải nắm chắc kiến thức liên quan đến hoá đơn điện tử. Một trong số đó phải kể đến là biên bản huỷ hoá đơn điện tử. Cùng NewCA tìm hiểu trong bài viết hôm nay.
Biên bản huỷ hoá đơn điện tử được hiểu như thế nào?
Đầu tiên, biên bản huỷ hoá đơn điện tử là một loại mẫu văn bản được nhà nước quy định. Nội dung trong đó ghi nhận toàn bộ sự việc đã diễn ra khi thực hiện huỷ hoá đơn điện tử. Hơn nữa, biên bản huỷ hoá đơn điện tử còn được áp dụng để thuật lại những sai sót trong quá trình tạo lập hoặc trong trường hợp không còn sử dụng được hoá đơn điện tử. Theo quy định, người thực hiện lập biên bản là người có trách nhiệm nắm giữ, sử dụng hoá đơn.
\>>> Xem thêm: Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tại NewCA
Các trường hợp cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử
Cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử trong những trường hợp nào là vấn đề mà không ít kế toán viên mới vào nghề gặp phải. Theo đó, dựa trên quy định tại điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC của nhà nước về việc thực hiện lập biên bản huỷ có thể được áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu, nắm bắt rõ để không vi phạm pháp luật:
Doanh nghiệp không áp dụng hoá đơn điện tử trong kinh doanh
Trường hợp này được đánh giá là ít khi xảy ra nhất, song, đây vẫn nằm trong những gì mà quy định nhà nước bắt buộc. Khi một doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh đã phát hành hoá đơn điện tử nhưng không còn áp dụng trong thời điểm hiện tại và tương lai thì phải thực hiện công tác huỷ hoá đơn điện tử. Thời gian cho công đoạn này kéo dài lâu nhất là 30 ngày kể từ lúc không còn sử dụng hoá đơn điện tử nữa.
Doanh nghiệp không còn hoạt động, chuyển đổi cơ quan thuế, thay đổi thông tin
Trong trường hợp doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh thế thông tin hay chuyển cơ quan thuế thì bắt buộc phải thực hiện huỷ hoá đơn điện tử cũ và phát hành loại hoá đơn với thông tin chính xác. Mặt khác, khi doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh thì cần phải tuân thủ làm huỷ hoá đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử được lập có sai sót
Một trường hợp khá phổ biến cho việc phải lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử chính là có sai sót trong việc lập, Cụ thể, các lỗi lầm có thể đến từ những lý do sau:
- Hoá đơn điện tử phát hiện gặp phải lỗi không gửi được cho người mua
- Hoá đơn điện tử đã hoàn tất việc lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoá/dịch vụ của doanh nghiệp
- Hoá đơn điện tử đã hoàn tất việc lập và gửi cho người mua nhưng các khoản thuế chưa được kê khai
- Hoá đơn in sai thông tin hoặc một số nội dung bị trùng lặp, thừa nên cần phải thực hiện huỷ bỏ
Hóa đơn hết thời gian lưu trữ theo quy định của Luật kế toán
Đương nhiên, theo quy định thì mỗi loại hoá đơn điện tử sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau, tối đa là 10 năm. Chính vì thế mà khi đến thời hạn cho phép mà không có quyết định nào khác của cơ quan nhà nước thì doanh nghiệp cần thực hiện huỷ số lượng hoá đơn điện tử đang hiện hành. Tuy nhiên, một điều cầu lưu ý là khi huỷ cần đảm bảo tính toàn vẹn của hoá đơn chưa huỷ và dữ liệu thông tin vẫn hoạt động tốt.
Hướng dẫn lập biên bản hủy hóa đơn điện tử theo mẫu mới nhất
Như đã chia sẻ, việc lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào đang có xu hướng chuyển mình sang hoạt động kinh doanh có ứng dụng công nghệ cũng cần phải nắm bắt. Các bước thực hiện được chia làm 2 giai đoạn chính như sau:
Chuẩn bị giấy tờ cho huỷ hoá đơn điện tử
Một số yêu cầu không vi phạm quy định pháp luật về bộ hồ sơ cần thiết để thực hiện huỷ hoá đơn điện tử là:
Hủy hóa đơn điện tử là nghiệp vụ thường xuyên xảy ra khi lập hóa đơn có sai sót hoặc khi chấm dứt cung cấp dịch vụ. Mặc dù pháp luật không bắt buộc, tuy nhiên doanh nghiệp nên lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để đảm bảo sự thống nhất giữa hai bên. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử mới nhất.
Hủy hóa đơn khác tiêu hủy hóa đơn thế nào?
Nhiều người hiện nay đang nhầm lẫn giữa 2 khái niệm: Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn.
Cần phải hiểu rằng tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó biến mất hoàn toàn, không còn tồn tại trên hệ thống thông tin và không thể truy cập hay tham chiếu thông tin của hóa đơn đó nữa.
Còn hủy hóa đơn là hóa đơn đó vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể rà soát, tra cứu được, chỉ là hóa đơn điện tử này không còn giá trị nữa.
- Việc tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi và chỉ khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán. Trái lại, việc hủy hóa đơn điện tử có thể được diễn ra nhiều lần.
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị sai sót
Khi các thông tin quan trọng như: Mã số thuế, giá trị hóa đơn, thuế suất, loại hàng hóa… bị sai sót thì bên bán phải tiến hành xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định.
Bước đầu tiên để xử lý là hủy hóa đơn điện tử viết sai bằng cách thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Nếu các thông tin như: Tên, địa chỉ người mua bị sai sót thì không cần phải hủy hóa đơn này mà chỉ cần nêu nội dung bị sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước
Người bán tiến hành hủy hóa đơn điện tử bằng cách thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HDDT. Sau đó thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm và lập biên bản hủy hóa đơn.
Mẫu biên bản hủy hóa đơn theo thông tư 78 mới nhất 2022
Tải Biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất tại đây.
- Hướng Dẫn Hủy Hóa Đơn Điện Tử Đã Phát Hành Và Hóa Đơn Chưa Sử Dụng
- Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC có phải hủy hóa đơn còn tồn?
Bài viết vừa rồi là toàn bộ các thông tin về Mẫu biên bản hủy hóa đơn theo thông tư 78 MỚI NHẤT 2022. Hãy theo dõi VIN-HOADON để tìm hiểu và cập nhật thêm các kiến thức liên quan về hóa đơn điện tử nhé.
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về cài đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay: