Như vậy, biên bản là một trong số các loại văn bản hành chính. Cho nên biên bản xác minh cũng có thể là một loại văn bản hành chính và cần phải đáp ứng các yêu cầu về mặt hình thức của một văn bản hành chính.
Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức văn bản như sau:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận.
Theo đó, Biên bản xác minh cũng cần đáp ứng các nội dung chính cũng như thể thức văn bản của một văn bản hành chính thông dụng.
Tổng hợp mẫu biên bản xác minh thông dụng nhất hiện nay? [Hình từ Internet]
Tổng hợp mẫu biên bản xác minh thông dụng nhất hiện nay?
Dựa trên các quy định pháp luật về văn bản hành chính thì sau đây là một số mẫu biên bản xác minh có thể tham khảo:
- Mẫu biên bản xác minh chung: tải về
- Mẫu biên bản xác minh vụ việc hành chính: tải về
- Mẫu biên bản xác minh của cơ quan bảo hiểm xã hội:
tải về
Kỹ thuật trình bày biên bản xác minh quy định như thế nào?
Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về kỹ thuật trình bày biên bản xác minh như sau:
Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.
Kỹ thuật trình bày chung của biên bản xác minh được thể hiện như sau:
- Khổ giấy: Khổ A4 [210 mm x 297 mm].
- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.
- Định lề trang:
+ Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm.
+ Cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.
- Phông chữ:
+ Phông chữ tiếng Việt Times New Roman.
+ Bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
+ Chữ màu đen.
- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục 4 Phần 1 Phụ lục 1 được ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Cách lấy số và thời gian ban hành biên bản xác minh quy định như thế nào?
Căn cứ theo Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về cấp số và thời gian ban hành văn bản như sau:
Cấp số, thời gian ban hành văn bản
1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm [bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm]. Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
a] Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.
b] Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
c] Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Theo đó, việc cấp số và thời gian ban hành biên bản xác minh được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm [bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm].
Biên bản là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Biên bản có thể là biên bản ghi lại một sự kiện như biên bản cuộc họp, biên bản hội nghị... hoặc biên bản ghi lại một hành vi cụ thể như lập biên bản hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao tài sản, biên bản giao nhận, biên bản đồng ý hoặc không đồng ý về một nội dung nào đó.
Bố cục và yêu cầu[sửa | sửa mã nguồn]
Yêu cầu chung của biên bản là phải mô tả lại các sự việc hiện tượng một cách kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, hoặc các ý kiến của các bên liên quan, không bình luận thêm bớt thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác. Ngoài ra biên bản còn phải tuân thủ những hình thức nhất định về thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung và văn phong.
Bố cục của biên bản có các yếu tố cơ bản sau:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ. [Để khẳng định giá trị pháp lý]
- Tên văn bản và trích yếu nội dung. [Lập biên bản về việc gì]
- Thời điểm lập biên bản hoặc ghi biên bản trong đó ghi rõ ngày, tháng, năm, giờ, phút, ghi địa điểm nơi sự kiện, hành vi diễn ra [biên bản ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản].
- Thành phần tham dự, chủ trì, thư ký ghi biên bản [kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…].
- Diễn biến sự kiện thực tế [phần nội dung cơ bản, cần phải ghi lại đầy đủ ý kiến phát biểu các bên, lập luận các bên, ý kiến của chủ tọa...].
- Phần kết thúc [ghi thời gian cụ thể và lý do].
- Thủ tục ký xác nhận. Biên bản phải bao gồm chữ ký của thư ký lập biên bản và chữ ký của chủ tọa hội nghị, cần thiết thì có thểm thêm các chữ ký của người tham dự. Đối với biên bản xử phạt cần có chữ ký của người lập biên bản xử phạt và chữ ký của người bị lập biên bản [nếu người bị lập biên bản không ký thì người ghi biên bản phải ghi vào]
Yêu cầu của một biên bản:
- Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.
- Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.
- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.
- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao [nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản]. Những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan [nếu có] và ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
Phương pháp ghi chép[sửa | sửa mã nguồn]
Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản… thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng cũng phải ghi các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận từng trang.
Trong các sự kiện thông thường khác: như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng bình xét… có thể áp dụng cách ghi tổng hợp: tức là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.
Phần kết thúc văn bản: phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe [có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu] và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải lưu ý việc ký xác nhận, phải có tối thiểu hai người ký thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận.
Biên bản giao nhận hàng hóa có ý nghĩa gì?
Biên bản giao nhận hàng hóa [hay biên bản bàn giao hàng hóa] là văn bản xác nhận việc giao hàng, nhận hàng đã xảy ra đúng với thực tế, theo đó bên bán đã thực hiện hoạt động giao hàng cho bên mua và bên mua đã nhận được đầy đủ hàng hóa theo đúng sự thỏa thuận của hai bên trước đó.
Biên bản xác nhận là gì?
Biên bản xác minh là gì? Biên bản xác minh hoặc làm việc là một loại văn bản cần thiết khi các bên có phát sinh một sự việc cụ thể cần phải ghi nhận lại các nội dung để làm căn cứ giải quyết các sự việc phát sinh.
Biên bản giao nhận lắp khi nào?
Biên bản sẽ được lập ngay sau khi hợp đồng mua bán được ký kết. Khi bên bán đã thực hiện giao đủ số lượng hàng hóa, sản phẩm cho bên mua và bên mua sẽ kiểm tra lại và ký xác nhận vào biên bản.
Biên bản xác nhận công nợ ai ký?
Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản được xác lập bởi các bên trong hợp đồng, có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của cả hai bên. Ngoài ra, biên bản đối chiếu công nợ thường ghi rõ giá trị khoản nợ mà bên có nghĩa vụ phải thanh toán cho bên có quyền.