Một số người dùng Macro QI bỏ lỡ cơ hội sử dụng các công thức của Excel để chuẩn bị cho dữ liệu biểu đồ và phân tích. Dưới đây là một số mẹo về công thức Excel và cách sử dụng Excel để tạo lợi thế cho bạn
Hầu hết các công ty cần phân tích các khiếm khuyết trong mối quan hệ với khối lượng tổng thể [e. g. , lặp lại các cuộc gọi đến trung tâm cuộc gọi, lặp lại các lần đến phòng cấp cứu cho cùng một vấn đề, trả lại sản phẩm, v.v. ] Tính tỷ lệ trong Excel có thể giúp. Mặc dù biểu đồ p và biểu đồ u sẽ hiển thị loại dữ liệu này, nhưng bạn cũng có thể chuyển các số thành tỷ lệ và sử dụng biểu đồ XmR [Cá nhân và Phạm vi di chuyển]
Hầu hết các bệnh viện theo dõi số lần bệnh nhân ngã và họ báo cáo đây là số lần ngã trên một nghìn ngày bệnh nhân. Nếu dữ liệu giống như sau, làm thế nào để bạn thể hiện nó dưới dạng tỷ lệ?
Chỉ cần nhấp vào ô bên phải dữ liệu và nhập công thức bắt đầu bằng dấu bằng
=B2/[C2/1000]
Ở đâu.
B2 là số lần ngã
C2 là số ngày điều trị của bệnh nhân
C2/1000 mang lại số ngày bệnh nhân.
Đặt công thức trong ngoặc đơn yêu cầu Excel thực hiện điều này trước, sau đó chia thành B2, nếu không câu trả lời sẽ không chính xác.
Công thức này cũng có thể đã được viết là
B2*1000/C2
Sau đó, chỉ cần di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô chứa công thức [tìm con trỏ chuyển thành hình dấu cộng] và nhấp đúp chuột. Excel sẽ sao chép công thức xuống ô không trống cuối cùng
Sau đó, chỉ cần chọn nhãn trong cột A, giữ phím ctrl và chọn tỷ lệ trong cột D để vẽ biểu đồ XmR bằng trình hướng dẫn biểu đồ điều khiển
Dữ liệu Thời gian hoặc Ngày tháng là một định dạng khác mà mọi người có thể điều chỉnh theo nhu cầu của họ
Nếu bạn muốn biết sự khác biệt giữa hai lần [e. g. , thời gian bắt đầu và kết thúc], chỉ cần nhập công thức để trừ công thức này cho công thức kia [B2-A2 = thời gian đã trôi qua]
Sau đó, nếu bạn muốn chuyển đổi định dạng thời gian hoặc ngày thành phút, bạn sẽ cần một công thức chuyển đổi ngày, phút và giây thành một giá trị duy nhất. Có 1440 phút trong một ngày và 60 phút mỗi giờ. NGÀY, GIỜ và PHÚT chuyển đổi ngày tháng hoặc thời gian thành số đếm mà bạn có thể nhân và cộng để có được kết quả mong muốn. Ghi chú. Bạn cũng có thể cần định dạng cột D và E thành Chung hoặc Số
Nếu chúng ta muốn chuyển đổi thời gian hoặc ngày tháng thành giờ thì sao?
Điều này cung cấp cho chúng tôi thời gian đã trôi qua ở nhiều định dạng khác nhau có thể dễ dàng vẽ biểu đồ bằng QI Macros
Công thức logic cho Excel
Đôi khi chúng ta cần một số logic IF-THEN-ELSE. Gần đây, một khách hàng đang cố gắng tìm ra cách đánh giá một báo cáo để hiển thị Đạt/Không đạt để có thể tính bằng PivotTable. Để làm điều này, chúng tôi đã phải thêm một số công thức. Trong trường hợp này, một giá trị nhất định "X" phải nằm giữa hai giá trị. Công thức đầu tiên đánh giá nếu giá trị X của Prod1 nhỏ hơn 0. 05 và đặt từ "Đạt" hoặc "Không đạt" vào Ô
Tất nhiên, công thức này sẽ không hoạt động đối với tất cả các sản phẩm trong báo cáo có giới hạn thông số kỹ thuật khác
Vì vậy, chúng tôi phải mở rộng công thức để kiểm tra tên sản phẩm và chọn giới hạn phù hợp. Công thức của sản phẩm 2 được tô sáng bên dưới để giúp bạn nhìn thấy các phần riêng biệt của công thức
Kết quả Đạt/Không đạt hiện có thể được đếm dễ dàng bằng PivotTable
Nếu bạn không biết sử dụng chức năng nào, Excel có thể chỉ cho bạn cách. Chỉ cần chọn một ô trống, bấm vào Công thức, sau đó bấm vào Hàm
Excel sẽ hiển thị cho bạn các chức năng có sẵn
Đây là quan điểm của tôi
Đôi khi dữ liệu phải được thao tác để cung cấp điểm bắt đầu phù hợp để phân tích. Đôi khi bạn cần một công thức toán học đơn giản, đôi khi là văn bản, đôi khi logic IF-THEN-ELSE. Bất kể, đôi khi bạn sẽ cần nắm bắt cơ bản các công thức và hàm Excel để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn
Vui vẻ khám phá các chức năng của Excel. Nếu bạn đang vật lộn với cách lấy dữ liệu ở định dạng bạn muốn, hãy gửi email cho tôi kèm theo dữ liệu và vấn đề của bạn. Tôi không thể làm tất cả công việc cho bạn, nhưng tôi có thể là con đường tắt giúp bạn bắt đầu