Đặt tên file theo một quy chuẩn chung
Việc này giúp bạn phân biệt tốt hơn giữa các phiên bản cũng như mục đích sử dụng của file. Tức là chỉ cần nhìn vào tên file bạn sẽ biết hết những thông tin này, tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc phải mở Properties hay vào Get Info trên macOS để xem chi tiết. Nó cũng giúp tính năng sắp xếp file của hệ thống hoạt động ngon lành hơn, bạn dễ nhìn thấy file cần tìm hơn. Quy tắc mà mình thường sử dụng như sau:
___
Ví dụ đơn giản: file Word chứa hợp đồng với khách hàng Team Express, phiên bản hoàn chỉnh, soạn xong vào ngày 26 tháng 3 năm 2013 sẽ được đặt như sau:
Hop_dong_Team_Express_v4_final_20170326.docx
Mình đã từng chia sẻ kĩ về vụ tên file, mời anh em xem qua ở topic: Đặt tên file như thế nào cho dễ tìm, dễ hiểu?
Dùng shortcut khi bạn cần đưa tạm file đi đâu đó
Khi bạn cần một file để tạm vào thư mục A mà file đó lại đang nằm ở B, thay vì copy file từ A sang B thì bạn chỉ cần tạo một shortcut của file rồi chép shortcut này vào B là xong. Bằng cách này bạn không phải copy file đi lung tung, trong khi vẫn dễ quản lý và dễ tìm thấy nội dung khi cần, lại còn tiết kiệm được không gian ổ cứng nữa chứ. Anh em lưu ý, cách này chỉ áp dụng nếu file đó là file mà anh em không chỉnh sửa riêng cho B. Ví dụ, hợp đồng cho A mà có dính B trong đó thì tạo shortcut là hợp lý. Nhưng nếu hợp đồng cho A riêng, B riêng thì vẫn phải copy ra chứ không nó ghi đè lên file gốc thì mệt. Cách tạo shortcut:
- Windows: phím phải chuột vào file > Shortcut
- macOS: phím phải chuột vào file > Make Alias
Dùng cố định một cách sắp xếp trên mọi máy của bạn, kể cả mây
Khi đã chọn được một cách bố trí file quen thuộc và quyết định theo nó, bạn cần áp dụng cho nó cho tất cả máy tính của mình, máy phụ, máy chính, máy ở nhà, máy công ty. Nếu bạn có lưu file lên các dịch vụ đám mây như Google Drive hay Dropbox hay OneDrive thì cũng lấy cấu trúc đó mà theo. Làm như vậy bạn sẽ không bị lộn khi chuyển giữa các máy tính với nhau, hoặc khi mua máy tính mới cần sync lại dữ liệu cũ.
Tập luyện thường xuyên
Điều cuối cùng muốn nhắn nhủ tới anh em đó là việc lưu file theo cấu trúc như thế này không phải ngày một ngày hai là quen. Chúng ta đã quen cách bừa bộn quá lâu nên để chuyển sang một cái ngăn nắp hơn sẽ cần luyện tập nhiều. Có thể vài lần đầu còn làm lộn, mỗi lần như vậy anh em chịu khó di chuyển file lại cho ngăn nắp. Nếu chú ý tạo thói quen giữa file ngăn nắp thì chỉ vài tuần là mọi thứ đâu vào đấy, anh em sẽ quen và tự làm điều đó một cách vô thức, chẳng cần phải suy nghĩ hay để ý gì thêm.
Nếu là người hay sử dụng máy tính thì chắc hẳn bạn sẽ biết rằng có nhiều cách khác nhau để di chuyển hoặc sao chép file dữ liệu giữa các thư mục [folder]. Các lệnh “copy”, paste” dường như không còn xa lạ gì với những người biết sử dụng máy tính.
Bạn có thể sử dụng “Sao chép thư mục” hoặc “Di chuyển đến thư mục” , để copy nhiều file vào một thư mục, bạn chọn các file liền kề nhau bằng cách nhấp chuột vào file đầu tiên sau đó giữ phím Shift và nhấp vào file cuối cùng. Tất cả các file bạn muốn copy sẽ được lựa chọn. Còn nếu bạn muốn lựa chọn nhiều file nhưng không liền kề nhau, hãy nhấp vào file đầu tiên sau đó giữ Ctrl và nhấp vào các file mà bạn cần lựa chọn, sử dụng kéo và thả để di chuyển, cuối cùng chọn file bạn muốn di chuyển là hoàn thành.
Lưu ý rằng nếu thư mục bạn muốn di chuyển hoặc sao chép file không hiển thị vì nó nằm trong danh mục thư mục thu gọn thì hãy di con trỏ chuột qua biểu tượng thư mục thu gọn và các thư mục con sẽ xuất hiện. Lặp lại thao tác này nếu cần cho đến khi thư mục mong muốn được hiển thị.
Trên thiết bị Android nếu bạn muốn di chuyển file vào thư mục hiện có hãy thực hiện các bước sau đây:
- Mở ứng dụng Google tài liệu, nhấn vào biểu tượng “Duyệt qua” ở dưới cùng để duyệt sau đó đến “Bộ nhớ” và nhấn vào bộ nhớ trong hoặc thẻ SD.
- Tìm thư mục chứa file bạn muốn di chuyển, tìm file bạn muốn di chuyển trong thư mục đã chọn. Nếu bạn không thể tìm thấy mũi tên xuống bên cạnhfile, hãy nhấn vào biểu tượng chế độ xem danh sách.
- Để di chuyển file cần làm các bước sau: Nhấn vào mũi tên xuống->mũi tên xuống->sau đó di chuyển đến. Để di chuyển nhiều file cần làm các bước sau: Nhấn vào mũi tên xuống-> sau đó nhấn vào mũi tên xuống->sau đó chọn.
- Đánh dấu vào vòng tròn bên cạnh mỗi file bạn muốn di chuyển. Nhấn Nhấn vào biểu tượng “Thêm” ở trên cùng rồi chuyển đến.
- Chọn thiết bị lưu trữ và thư mục để chuyển tệp sang.Nhấn vào Di chuyển tại đây.
Vậy làm thế nào để Copy 1 file vào nhiều folder?
Nếu bạn thường xuyên làm việc và cần copy một số lượng lớn những file vào các folder khác nhau thì việc bạn copy và paste từng cái vào từng thư mực là một việc làm không chuyên nghiệp và mất rất nhiều thời gian của bạn, thậm chí bạn có thể dễ dàng bị nhầm lẫn giữa các file, giữa các thư mục làm rối loạn công việc của bạn.
Cách làm đơn giản và duy nhất giúp các bạn Copy 1 file vào nhiều thư mục đó là sử dụng một phần mềm nào đó, phần mềm sẽ hỗ trợ các bạn cách copy đơn giản và hiệu quả cao.
Qua tìm hiểu và thử nghiệm thì hiện nay có rất nhiều phần mềm copy file vào thư mực chẳng hạn như: CopyWhiz, Copy Files Into Multiple Folders, n2ncopy, Teracopy,…
Sau khi tải một trong số các phần mềm trên các bạn giải nén và cài đặt phần mềm. Tại giao diện phần mềm các bạn chọn file cần copy. Trong mục tùy chọn thì các bạn chọn paste, tiếp theo các bạn chọn vị trí hay thư mục copy file, chọn tất cả các vị trí folder mà các bạn muốn. Thế là hoàn thành xong, thật đơn giản phải không nào?
Thư mục là nơi chứa dữ liệu, giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu của mình hơn. Nếu bạn là người mới sử dụng máy tính, đây là kiến thức cực kỳ quan trọng mà bạn phải nắm chắc, trước khi học thêm các kiến thức tiếp theo. Ngoài cách tạo thư mục thì trong bài viết này mình sẽ hướng thêm về đổi tên và xóa thư mục trên máy tính.
Đầu tiên chúng ta sẽ đi tìm hiểu thư mục là gì? sau đó mới bắt đầu học cách tạo, đổi tên và xóa thư mục nhé.
1. Thư mục là gì
Thư mục trong máy tính còn gọi là Folder, là nơi chứa dữ liệu như: tập tin, thư mục con…
Mình có ví dụ sau đây để bạn hiểu rõ hơn như thế nào là thư mục.
Ví dụ: Nếu nói ổ cứng[HDD, SSD] là ngôi nhà, thì các ổ đĩa[D, E..] là phòng, còn thư mục là tủ đồ và trong tủ đồ có thể chứa các vật dụng: quần áo, cà vạt…, Quần áo, cà vạt có thể được coi như: File ảnh, file word, File mp3….
2. Cách tạo thư mục
Có rất nhiều cách để tạo thư mục, tuy nhiên trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho bạn cách đơn giản và hiệu quả nhất.
Thực hiện:
Bước 1: Vào nơi mà bạn muốn tạo thư mục, có thể là ổ đĩa[D, E…] hoặc là ở màn hình máy tính[Desktop].
Bước 2: Bấm phải chuột tại 1 khu vực trống, sau đó chọn vào New tiếp theo là chọn vào Folder.
Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện 1 thư mục[Folder] mới, bạn gõ tên cho thư mục mới tạo. Sau đó Bấm Enter hoặc bấm chuột ra 1 vùng trống khác.
Lưu ý: Không được đặt các ký tự như: ” * : < > ? / \ | ~ ” # % & * : < > ? / \ { | } làm tên thư mục.
Tên thư mục sau đây là không hợp lệ vì trùng tên với file hệ thống: AUX, PRN, NUL, CON, COM0, COM1, COM2, COM3, COM4, COM5, COM6, COM7, COM8, COM9, LPT0, LPT1, LPT2, LPT3, LPT4, LPT5, LPT6, LPT7, LPT8, LPT9.
Tên Folder: không quá 400 ký tự
Kết quả: 1 thư mục mới được tạo ra.
3. Cách đổi tên thư mục
Nếu bạn không thích tên cũ hoặc có nhu cầu muốn đổi tên mới cho thư mục.
Thì bạn làm như sau:
Bước 1: Bấm phải chuột vào thư mục muốn đổi tên, sau đó phải chuột chọn vào Rename.
Bước 2: Lúc này tên thư mục sẽ được bôi đen, bạn đặt tên mới cho thư mục. Sau đó bạn bấm Enter hoặc Bấm chuột trái ra 1 vùng trống khác.
Kết quả: Lúc này thư mục đã được đổi tên.
Cách 2:
Bấm chọn vào thư mục, sau đó bấm phím F2 trên bàn phím.
Lúc này tên thư mục sẽ được bôi đen và bạn tiến hành gõ tên mới cho thư mục. Sau khi gõ xong thì bấm phím Enter.
Lúc này thư mục sẽ được đổi thành tên mới.
4. Cách sao chép thư mục
Để sao chép thư mục trong máy tính thì chúng ta có 3 cách sau đây:
+ Cách 1: Bấm phải chuột vào thư mục mà bạn muốn sao chép, sau đó chọn vào Copy.
sau đó bạn di chuyển đến nơi cần để thư mục đã sao chép và bấm phải chuột chọn Paste.
+ Cách 2: Bấm chuột trái vào thư mục cần sao chép, sau đó bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + C trên bàn phím.
Sau đó bạn di chuyển đến nơi mà bạn muốn dán thư mục đã sao chép và bấm tổ hợp phím Ctrl + V.
+ Cách 3: Chọn vào thư mục mà bạn muốn sao chép, sau đó chọn vào copy to và dẫn đến nơi mà bạn muốn để dữ liệu trong máy tính.
Lưu ý: Nếu bạn muốn Copy thư mục trên màn hình máy tính với cách thứ 3 này thì bạn phải bấm chọn vào thư đó sau đó làm như hướng dẫn ở trên.
5. Cách di chuyển thư mục
Để di chuyển thư mục sang ổ đĩa hoặc thư mục khác trong máy tính, thì chúng ta cũng có 3 cách sau.
+ Cách 1: Bấm phải chuột vào thư mục mà bạn muốn di chuyển sau đó chọn Cut
Vào nơi mà bạn muốn di chuyển thư mục và bấm phải chuột chọn Paste.
+ Cách 2: Bấm chuột trái vào thư mục muốn di chuyển sau đó bấm tổ hợp phím Ctrl + X. Tiếp theo vào nơi mà bạn muốn di chuyển thư mục bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán.
+ Cách 3: Chọn vào thư mục mà bạn muốn di chuyển, sau đó chọn vào Move to và chọn đến đích mà bạn muốn di chuyển thư mục
6. Cách xóa thư mục
Nếu không không sử dụng thư mục nữa, thì bạn có thể xóa thư mục đi, bằng 2 cách như sau:
Cách 1: Bấm chuột trái vào thư mục, sau đó phải chuột chọn vào Delete.
Cách 2: Bấm chuột trái vào thư mục muốn xóa sau đó bấm phím Delete trên bàn phím, thì thư mục sẽ được xóa.
Nếu bạn muốn xóa vĩnh viễn 1 file hoặc 1 thư mục nào đó, thì bạn bấm chọn vào thư mục, sau đó bấm tổ hợp phím Shirt + Delete, thì nó sẽ xóa vĩnh viễn không lưu ở thùng rác như cách xóa thông thường.
7. Video hướng dẫn cách tạo thư mục
8. KẾT LUẬN
Như vậy là trong bài viết này, mình đã hướng dẫn các bạn cách tạo thư mục, thay đổi tên và xóa thư mục trong máy tính.
Đây là được gọi là kiến thức nền tảng mà bạn phải biết, nếu muốn sử dụng máy tính thành thạo.
Hy vọng kiến thức này hữu ích đối với bạn. Chúc các bạn thành công!
Nguồn tài liệu tham khảo: