Cách xử lý hóa đơn gtgt bị rách năm 2024

Việc mua bán hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải có hóa đơn. Việc lập hóa đơn là trách nhiệm của người bán hàng hóa, dịch vụ. Trong bất cứ giao dịch mua bán hàng hoá, dịch vụ nào cũng phải có hoá đơn, lập hoá đơn cũng là trách nhiệm của người bán hàng. Vậy nếu khách hàng làm mất hoá đơn đỏ thì xử lý như thế nào? Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết: Hóa đơn đỏ bị rách có sao không?

Hóa đơn đỏ bị rách có sao không?

1. Hóa đơn đỏ là gì? Hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn đỏ có giống nhau không?

Hóa đơn đỏ là tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn VAT do Bộ Tài chính phát hành hay do doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu cho cơ quan thuế, do bên cung ứng sản phẩm, dịch vụ xuất, được dùng làm căn cứ để xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước. Xuất phát từ màu sắc là màu đỏ hoặc màu hồng của liên giao cho khách hàng hoặc người tiêu dùng, vì hóa đơn đỏ có 3 liên nên hóa đơn giá trị gia tăng người ta hay gọi là hóa đơn đỏ là lý do như vậy.

– Việc mua bán hàng hóa, dịch vụ phải có hóa đơn. Việc lập hóa đơn là trách nhiệm của người bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn là căn cứ kê khai tính thuế giá trị gia tăng đầu ra và hạch toán doanh thu.

– Người mua có trách nhiệm lưu giữ hóa đơn, đây là căn cứ để kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh. Ngoài ra hóa đơn còn dùng để thanh quyết toán tài chính cho cơ quan, còn là bằng chứng về mua bán hàng hóa dịch vụ. Đối với mối quan hệ giữa cơ quan thuế và doanh nghiệp thì hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ cơ sở ban đầu dùng để kê khai nộp thuế, khấu trừ, hạch toán chi phí thực tế phát sinh, hoàn thuế và xác định chi phí hợp lệ khi tính thuế.

Hiện nay, doanh nghiệp được phép tự in hoặc đặt in hóa đơn và tự thực hiện việc phát hành hóa đơn, cơ quan thuế chỉ phát hành hóa đơn lẻ, biên lai thu phí, lệ phí theo luật định và có vai trò quản lý việc phát sinh và sử dụng hóa đơn của đơn vị.

2. Hóa đơn đỏ bị rách có sao không?

Tại Khoản 2, Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về xử lý đối với trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn như sau:

“Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hoá đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định”.

Trường hợp, Người nộp thuế (NNT) có nhận được hóa đơn GTGT (Liên 2) từ người bán, tuy nhiên do sơ suất NNT làm rách hóa đơn nêu trên thì:

- NNT và người bán cần lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua (NNT).

- NNT được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

- Người bán và người mua (NNT) phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.

3. Hướng dẫn cách viết hoá đơn

3.1. Viết đúng tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn đỏ

Đối với thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa thì phải là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.

Đối với thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ thì phải là ngày hoàn tất việc cung ứng dịch vụ. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp bên cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn phải là ngày thu tiền trước đó.

Lưu ý rằng, riêng với trường hợp kinh doanh dịch vụ thì hóa đơn GTGT được bỏ qua tiêu thức “đơn vị tính”.

Một số trường hợp bán hàng, cung ứng dịch vụ khác, đã được quy định riêng thì kế toán chỉ việc căn cứ vào quy định của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về thời điểm lập hóa đơn.

3.2. Không cần viết thông tin bên bán trên hóa đơn đỏ

Vì thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn trên hóa đơn rồi do đó tiêu thức này kế toán lập hóa đơn không cần phải viết hay điền nữa.

3.3. Viết đầy đủ thông tin bên mua hàng hóa, dịch vụ

Đối với thông tin người mua hàng, kế toán lập hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin vào các tiêu thức sau:

– Họ tên người mua hàng: Phải là họ tên của người trực tiếp đến mua và thực hiện giao dịch này.

– Tên đơn vị: Là tên công ty của bên mua. Tên này phải trùng khớp với tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh của bên mua.

– Địa chỉ: Là địa chỉ của công ty bên mua. Địa chỉ này cũng phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

– Mã số thuế.

– Hình thức thanh toán: Kế toán khi viết hóa đơn đỏ sẽ dùng ký hiệu TM, CK hoặc TM/CK tùy trường hợp. Trong đó:

• TM: Là hình thức thanh toán bằng tiền mặt
• CK: Là hình thức thanh toán bằng chuyển khoản
• TM/CM: Là hình thức thanh toán chưa xác định

Lưu ý rằng: những trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng, bên mua bắt buộc phải lựa chọn hình thức thanh toán CK thì mới được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

3.4. Hoàn tất bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra

Tại bảng kê chi tiết, kế toán viết hóa đơn phải điền đầy đủ thông tin vào cột: Số thứ tự; Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; và Thành tiền.

Trong phần này, kế toán viết hóa đơn đỏ cần lưu ý rằng:

– Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được quy định mã, kế toán bắt buộc phải ghi cả mã số vào.

– Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, kế toán phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng dùng khi đăng lý pháp luật vào hóa đơn đỏ.

– Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót gì, tăng hay giảm, ký hiệu, ngày/tháng/năm.

Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.

3.5. Viết đúng phần tổng cộng

Để đảm bảo tính chính xác cho hóa đơn đỏ, kế toán cần phải hết sức lưu ý, đảm bảo tính chuẩn xác cho phần tổng cộng tại các tiêu thức:

– Cộng tiền hàng.

– Thuế suất GTGT.

– Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của hai tiêu thức “Cộng tiền hàng” và “thuế suất GTGT”.

– Số tiền viết bằng chữ: Viết lại số liệu tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.

3.6. Bắt buộc ký tên trên hóa đơn đỏ

Việc ký tên tại hóa đơn đỏ là bắt buộc. Do đó, hai bên bán mua phải hoàn tất các tiêu thức sau:

– Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu trường hợp khách hàng không tới mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay qua fax.

– Người bán hàng: Người lập hóa đơn đỏ sẽ là người trực tiếp ký.

– Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký sống, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trên.

Trên đây là các nội dung giải đáp của chúng tôi về Hóa đơn đỏ bị rách có sao không? Trong quá trình tìm hiểu, nếu như các bạn cần Công ty Luật ACC hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.