Chỉnh sửa Excel trong thanh công thức thay vì ô

Hầu hết người dùng Excel dành phần lớn thời gian của họ để làm việc với các ô trong Excel – có thể là nhập dữ liệu hoặc công thức hoặc chỉnh sửa công thức/văn bản đã nhập

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ trình bày mọi thứ bạn cần biết về chỉnh sửa ô trong Excel

Mặc dù đây là một quy trình đơn giản, nhưng biết cách chỉnh sửa ô phù hợp và tất cả các phím tắt bạn có thể sử dụng để chỉnh sửa ô trong Excel sẽ khá hữu ích trong việc giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Hướng dẫn này bao gồm

2 cách chỉnh sửa ô trong Excel [có phím tắt]

Khi bạn chọn bất kỳ ô nào trong Excel và bắt đầu nhập, nó sẽ ghi đè bất kỳ thứ gì đã có trong ô đó

Nếu bạn đã có một số văn bản/số hoặc công thức trong ô và bạn muốn chỉnh sửa nội dung của ô này, trước tiên bạn phải vào chế độ chỉnh sửa rồi thực hiện các thay đổi

Có 2 cách để bạn có thể chỉnh sửa nội dung ô trong Excel

1. Thực hiện các thay đổi trực tiếp trong ô
2. Thực hiện các thay đổi trong thanh công thức

Chỉnh sửa ô bằng cách nhập dữ liệu/công thức trực tiếp vào ô

Để chỉnh sửa nội dung của một ô bằng cách thực hiện các thay đổi trực tiếp trong ô, trước tiên bạn cần vào chế độ 'Chỉnh sửa'

Chế độ chỉnh sửa là nơi con trỏ của bạn bắt đầu nhấp nháy trong ô để bạn có thể đặt nó ở bất kỳ đâu và thực hiện các thay đổi

Cách dễ nhất để vào chế độ chỉnh sửa trong ô là sử dụng phím tắt F2 [trong Windows] hoặc Control + U [trong Mac]

Khi bạn chọn một ô và sử dụng phím tắt F2, bạn sẽ thấy con trỏ bắt đầu nhấp nháy trong ô và bạn có thể di chuyển con trỏ hoặc chọn một phần nội dung trong ô và thực hiện các thay đổi ở đó

Ghi chú. Nếu bạn đã tắt phím Chức năng, F2 có thể không hoạt động trong hệ thống của bạn. Trong trường hợp đó, hãy thử phím tắt Fn + F2 [giữ phím Chức năng và nhấn phím F2]

Khi bạn thực hiện xong các thay đổi, hãy nhấn phím Enter hoặc chọn bất kỳ ô nào khác trong trang tính

Một cách khác để vào chế độ chỉnh sửa là nhấp đúp vào ô mà bạn muốn chỉnh sửa. Điều này sẽ lại đưa con trỏ đến ô mà bạn sử dụng để chỉnh sửa ô

Mẹo chuyên nghiệp. Hầu hết người dùng Excel nâng cao sử dụng phím tắt F2 để chỉnh sửa ô thay vì sử dụng chuột để nhấp đúp và vào chế độ chỉnh sửa. Khi đã quen với việc sử dụng phím tắt, bạn sẽ thấy việc sử dụng chuột để chỉnh sửa ô hơi tẻ nhạt và không hiệu quả.

Chỉnh sửa ô bằng thanh công thức

Trong khi hầu hết người dùng Excel thích chỉnh sửa nội dung ô bằng cách chuyển sang chế độ chỉnh sửa và thực hiện các thay đổi ngay trong ô, thì một số người dùng [đặc biệt là những người đang làm việc với các công thức phức tạp dài] lại thích thực hiện theo cách khác – bằng cách sử dụng Công thức

Thanh công thức là một thanh mà bạn nhìn thấy bên dưới dải băng trong trang tính Excel của mình

Như bạn có thể thấy, một thanh công thức dài hơn nhiều so với một ô và mang lại trải nghiệm người dùng tốt hơn khi chỉnh sửa các công thức Excel dài

Bất cứ khi nào bạn chọn bất kỳ ô nào trong trang tính, bạn sẽ nhận thấy rằng nội dung của ô đó sẽ hiển thị trong thanh công thức

Và nếu bây giờ bạn muốn chỉnh sửa ô bằng cách thay đổi nội dung hoặc công thức trong ô đó, bạn có thể thực hiện điều đó trực tiếp từ thanh công thức. Chỉ cần chọn ô bạn muốn chỉnh sửa và sau đó nhấp vào bất kỳ đâu trong thanh công thức

Ghi chú. Trong trường hợp bạn chọn một dãy ô, thanh công thức sẽ chỉ hiển thị cho bạn nội dung của ô đang hoạt động

Thêm ngắt dòng trong ô khi chỉnh sửa

Khi bạn đang nhập bất kỳ văn bản nào trong Excel và bạn nhấn phím Enter, nó sẽ chuyển bạn sang ô tiếp theo

Trong trường hợp muốn xuống dòng tiếp theo trong cùng một ô, bạn cần sử dụng tổ hợp phím ALT + Enter thay vì sử dụng phím Enter. Việc làm này được gọi là chèn ngắt dòng trong Excel

Để sử dụng tính năng này, hãy đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn chèn ngắt dòng, giữ phím ALT, rồi nhấn phím Enter

Điều này sẽ đưa con trỏ của bạn đến dòng tiếp theo [cùng với bất kỳ văn bản nào sau con trỏ, nếu bạn có nó]

Also read: How to Remove Line Breaks in Excel [3 Easy Ways]

Xóa nội dung của ô trong Excel

Xóa nội dung của một ô thực sự dễ dàng – chỉ cần chọn ô mà bạn muốn xóa nội dung và nhấn phím Delete

Bạn cũng có thể chọn một dãy ô rồi nhấn phím xóa để xóa nội dung của tất cả các ô đã chọn

Xóa/Cắt một phần văn bản khỏi ô

Khi bạn chọn một ô hoặc một dãy ô và nhấn phím xóa, thao tác này sẽ xóa toàn bộ nội dung của các ô đã chọn

Nhưng nếu bạn chỉ muốn xóa hoặc sao chép một phần văn bản trong ô thì sao?

Dưới đây là các bước để xóa hoặc sao chép/cắt một phần văn bản trong Excel

1. Chọn ô mà bạn muốn xóa hoặc sao chép hoặc cắt một phần văn bản
2. Nhấn phím F2 trên bàn phím để vào chế độ chỉnh sửa [hoặc nhấp đúp vào ô]
3. Đặt con trỏ ở đầu hoặc cuối văn bản mà bạn muốn xóa hoặc sao chép
4. Sử dụng chuột để kéo và chọn một phần của văn bản [hoặc bạn có thể giữ phím Shift rồi sử dụng các phím mũi tên để di chuyển sang trái hoặc phải khi chọn văn bản trong ô]

Một phần văn bản được chọn trong một ô trong Excel

1. Sau khi văn bản được chọn, hãy sử dụng phím Delete hoặc Backspace để xóa văn bản hoặc sử dụng phím tắt Control C để Sao chép hoặc Control X để cắt văn bản

Hoàn tác/Hủy chỉnh sửa bạn đã thực hiện trong ô

Khi chỉnh sửa một ô trong Excel, nếu bạn đã thực hiện một số thay đổi nhưng bạn muốn hoàn tác chúng hoặc bạn muốn hủy bỏ hoàn toàn để lấy lại nội dung ô ban đầu thì sao?

Đây là cách làm

• Để hủy bỏ tất cả các thay đổi bạn đã thực hiện trong ô khi đang chỉnh sửa ô – nhấn phím Escape
• Để hoàn tác thay đổi mà bạn đã thực hiện trong khi chỉnh sửa ô – hãy sử dụng Control + Z [giữ phím điều khiển và nhấn phím Z]

Khi bạn sử dụng điều khiển Z để hoàn tác các thay đổi, nó sẽ hoàn tác tất cả các thay đổi mà bạn đã thực hiện đối với ô kể từ khi bạn bắt đầu chỉnh sửa ô đó

Vì vậy, nếu bạn nhập nói thêm năm từ sau khi bạn bắt đầu chỉnh sửa nội dung của ô và sau đó bạn nhấn phím tắt điều khiển Z, thì tất cả năm từ đó sẽ biến mất

Control Z sẽ vẫn hoạt động sau khi bạn thực hiện các thay đổi trong ô và nhấn phím enter [áp dụng các thay đổi cho ô]

Chỉnh sửa nhiều ô trong Excel

Thông thường, khi bạn chọn một dãy ô và bắt đầu nhập, nó sẽ chỉ được nhập vào ô hiện hành. Và khi bạn đã hoàn tất và nhấn phím Enter, văn bản đã nhập sẽ chỉ xuất hiện trong ô hiện hoạt [ngay cả khi nhiều ô được chọn]

Tuy nhiên, có một giải pháp thay thế cho phép bạn chọn nhiều ô, rồi nhập cùng một nội dung công thức vào tất cả các ô đã chọn

Dưới đây tôi có một dãy ô mà tôi đã chọn tất cả các ô trống và tôi muốn nhập văn bản “Không có dữ liệu” vào tất cả các ô này

Dưới đây là các bước để chỉnh sửa đồng thời nhiều ô trong Excel

1. Chọn các ô mà bạn muốn nhập văn bản hoặc công thức
2. Nhập văn bản hoặc công thức mà bạn muốn nhập [lưu ý rằng hiện tại nó sẽ chỉ được nhập vào ô đang hoạt động]

1. Giữ phím Control và nhấn phím Enter

Khi bạn giữ phím Control rồi nhấn phím Enter, nội dung của ô hiện hoạt sẽ được nhập vào tất cả các ô đã chọn

Và trong trường hợp bạn đã nhập công thức vào ô đang hoạt động, công thức tương tự sẽ được nhập vào tất cả các ô đã chọn [đồng thời Excel cũng sẽ tự động điều chỉnh tham chiếu trong công thức, trong trường hợp bạn đã sử dụng tham chiếu tương đối]

Một tình huống mà điều này khá hữu ích là khi bạn chọn tất cả các ô trống trong một cột hoặc trong một phạm vi dữ liệu và bạn muốn điền vào tất cả các ô trống này bằng số 0 hoặc dấu gạch ngang hoặc một số văn bản có ý nghĩa khác

Phím tắt quan trọng để chỉnh sửa ô trong Excel

Mặc dù chỉnh sửa một ô là một khái niệm đơn giản, nhưng có một số phím tắt cần biết sẽ giúp bạn làm việc hàng ngày hiệu quả hơn

Nó làm gìPhím tắt bàn phímPhím tắt bàn phímKết thúc các thay đổi được thực hiện sau khi chỉnh sửa ô NhậpXóa nội dung của ô [bạn cần chọn ô rồi sử dụng phím tắt này]XóaThêm ngắt dòng. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn ngắt dòng, sau đó sử dụng phím tắt ALT + EnterXóa nội dung trong ô và đặt con trỏ vào ô đang hoạt độngBackspaceDi chuyển con trỏ sang trái hoặc phải một ký tự. Bạn cần ở chế độ chỉnh sửa Phím mũi tên trái/phảiNhập văn bản/công thức đã nhập vào ô hiện hành trong tất cả các ô đã chọn CTRL + Enter Chọn một ký tự ở bên trái/phải của con trỏ. Bạn cần giữ phím Shift rồi sử dụng các phím mũi tên Shift + Phím mũi tên trái/phải

Không thể chỉnh sửa ô trong Excel – Cách khắc phục?

Khả năng chỉnh sửa một ô là điều bắt buộc nếu bạn cần hoàn thành mọi việc trong Excel

Nhưng nếu bạn không thể chỉnh sửa một số hoặc tất cả các ô trong trang tính trong Excel thì sao?

Theo kinh nghiệm của tôi, không có gì lạ khi thấy mình trong tình huống như vậy, nhưng không có gì phải lo lắng cả. Tôi sẽ cho bạn biết chính xác lý do tại sao điều đó xảy ra và cách bạn có thể đưa các ô của mình trở lại trạng thái có thể chỉnh sửa được

Kiểm tra xem chỉnh sửa trong ô có bị tắt không

Excel có một cài đặt trong đó nó vô hiệu hóa chỉnh sửa trong ô trong khi chỉ cho phép chỉnh sửa được thực hiện từ thanh công thức

Mặc dù đây không phải là cài đặt mặc định, nhưng nếu nó đã được thay đổi trên hệ thống của bạn, bạn sẽ không thể vào chế độ chỉnh sửa bằng cách sử dụng phím F2 hoặc nhấp đúp vào một ô

Và cách khắc phục đơn giản ở đây là thay đổi cài đặt này

Dưới đây là các bước để bật chỉnh sửa trong ô trong Excel

1. Nhấp vào tab Tệp
2. Nhấp vào Tùy chọn
3. Chọn Tùy chọn 'Nâng cao' trong hộp thoại Tùy chọn Excel

1. Đảm bảo tùy chọn 'Cho phép chỉnh sửa trực tiếp trong ô' được chọn

1. Đóng hộp thoại Tùy chọn Excel

Nếu tùy chọn 'Cho phép chỉnh sửa trực tiếp trong ô' không được chọn trước đó và bạn chọn tùy chọn này, thì bạn sẽ có thể chỉnh sửa các ô trong trang tính của mình

Kiểm tra xem các ô có được Bảo vệ/Khóa không

Khi một trang tính hoặc một dải ô trong trang tính được bảo vệ, bạn sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với trang tính đó

Vì vậy, nếu bạn cố gắng vào chế độ chỉnh sửa bằng cách sử dụng phím F2 hoặc bằng cách nhấp đúp vào ô, bạn sẽ thấy lời nhắc như hình bên dưới

Lời nhắc nói rõ ràng rằng trang tính hoặc các ô được bảo vệ, vì vậy bạn có thể ngừng đoán và bắt đầu tìm cách bỏ bảo vệ trang tính để lấy lại khả năng chỉnh sửa các ô

Dưới đây là các bước để bỏ bảo vệ/mở khóa một trang tính trong Excel

1. Nhấp vào tab Đánh giá
2. Trong nhóm ‘Protect’, nhấp vào tùy chọn ‘Unprotect Worksheet’

Trong trường hợp trang tính đã được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn sẽ thấy lời nhắc yêu cầu nhập mật khẩu và bạn sẽ cần mật khẩu đó để bỏ bảo vệ trang tính

Kiểm tra xem tệp Excel có ở chế độ chỉ đọc không

Một lý do có thể khác có thể ngăn bạn chỉnh sửa các ô trong Excel là khi tệp Excel của bạn đã được đặt để mở tệp Excel chỉ đọc

Như tên cho thấy, một tệp chỉ đọc chỉ có nghĩa là để đọc chứ không phải để mày mò

Ngay khi bạn mở một tệp đã được lưu dưới dạng chỉ đọc, bạn sẽ thấy một thanh màu vàng thông báo cho bạn về điều này

Và trong trường hợp bạn muốn chỉnh sửa các ô trong tệp này, bạn chỉ cần nhấp vào nút Bật trong thanh màu vàng đó

Khi bạn làm điều đó, thanh màu vàng sẽ biến mất và bạn có thể chỉnh sửa các ô trong trang tính của mình

Ghi chú. Tạo tệp Excel ở chế độ Chỉ đọc hoàn toàn không phải là cách bảo vệ tệp để người dùng không thể thực hiện thay đổi đối với tệp đó. nó chỉ thêm một bước bổ sung mà người dùng cần chọn tham gia để chỉnh sửa tệp, điều này giúp đảm bảo người dùng không vô tình thực hiện các thay đổi

Trong hướng dẫn này, tôi đã trình bày mọi thứ bạn cần biết về cách chỉnh sửa ô trong Excel

Tôi đã trình bày các phím tắt mà bạn có thể sử dụng để chỉnh sửa một ô cũng như phím tắt mà bạn có thể sử dụng để nhập cùng một văn bản hoặc công thức vào nhiều ô đã chọn cùng một lúc

Tôi cũng đã đề cập đến các tình huống mà bạn không thể chỉnh sửa một ô trong MS Excel và cách bạn có thể khắc phục điều đó

Làm cách nào để hiển thị giá trị trong thanh công thức thay vì tham chiếu ô?

Bạn có thể chỉnh sửa nội dung ô trong thanh công thức hoặc trong chính ô đó không?

Tại sao phím F2 của tôi không hoạt động trong Excel?

Có thể sử dụng thanh công thức để nhập dữ liệu vào ô không?