Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, họp thường niên mỗi năm một lần.
Kể từ ngày kết thúc năm tài chính, trong thời hạn 04 tháng Công ty cổ phần phải tiến hành họp đại hội đồng cổ đông thường niên. Hội đồng quản trị có thể gửi đề nghị yêu cầu gia hạn tới Cơ quan đăng ký kinh doanh nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Đại hội đồng cổ đông được tiến hành thông qua các giai đoan: chuẩn bị cuộc họp, triệu tập cuộc họp, tiến hành họp và thông qua quyết định đại hội đồng cổ đông.
Chuẩn bị cho cuộc họp
Chủ tịch Hội đồng quản trị là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc triệu tập, chủ trì, điều khiển cuộc họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác. Người chịu trách nhiệm tiến hành họp có trách nhiệm chuẩn bị:
- Lập danh sách và thông báo mời họp đến cổ đông có quyền dự họp;
- Chuẩn bị chương trình, tài liệu và các điều kiện cho cuộc họp;
- Dự thảo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
- Xác định thời gian, địa điểm họp và gửi thông báo mời họp tới từng cổ đông có quyền dự họp;
- Thực hiện các công việc khác phục vụ cuộc họp
Triệu tập và tiến hành cuộc họp
Điều kiện tiến hành cuộc họp: Cuộc họp được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết . Cuộc họp triệu tập lần hai [khi lần thứ nhất không đủ điều kiện] được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 33% tổng số phiếu biểu quyết.
Thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông
Những nội dung sau cần ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định:
- Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
- Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh;
- Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
- Dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, hoặc tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định;
- Tổ chức lại, giải thể công ty;
- Các vấn đề khác do Điều lệ công ty quy định.
Nghị quyết về các vấn đề còn lại chỉ cần 51% để được thông qua số phiếu tán thành.
Công ty của bạn khi được thành lập và hoạt động tại Singapore, nó phải tuân thủ yêu cầu tổ chức đại hội cổ đông thường niên [gọi tắt là AGM – Annual General Meeting]. Nếu không tuân thủ, công ty bạn sẽ bị chính phủ phạt. Và với cương vị giám đốc, bạn có thể sẽ phải hầu tòa và truất quyền khỏi vị trí giám đốc.
Thật ra thì yêu cầu tổ chức đại hội cổ đông thường niên không khó để tuân thủ. Thậm chí trong nhiều trường hợp, công ty của bạn có thể sẽ được miễn khỏi yêu cầu này.
- 1. Khái Niệm của Đại Hội Cổ Đông Thường Niên tại Singapore
-
2. Các Yêu Cầu về Đại Hội Cổ Đông Thường Niên tại Singapore
- 2.1. Thời Gian Tổ Chức
- 2.2. Thông Báo Mời Họp
- 2.3. Số Lượng Thành Viên Tham Gia
- 3. Miễn Trừ Tổ Chức Đại Hội Cổ Đông tại Singapore
- 4. Gia Hạn Thời Gian Tổ Chức Đại Hội Thường Niên tại Singapore
- 5. Các Ý Chính Cần Nhớ
Đại hội cổ đông thường niên là cuộc họp hàng năm mà công ty cập nhật cho các cổ đông về tình hình tài chính của công ty. Trong cuộc họp, báo cáo tài chính và các giấy tờ liên quan khác sẽ được trình bày với cho cổ đông. Các cổ đông sau đó sẽ có cơ hội để hỏi những thắc mắc của mình về tình hình kinh doanh của công ty.
Những vấn đề chủ yếu được bàn luận và biểu quyết trong cuộc họp cổ đông là những vấn đề được được quy định trong quy chế của công ty. Chúng thường bao gồm: cổ tức chi trả, bổ nhiệm giám đốc, thanh toán lương cho giám đốc, các vấn đề liên quan đến bảng cân đối kế toán.
Các vấn đề khác cũng có thể được trình bày trong buổi họp. Tuy nhiên, những vấn đề này phải được đề cập rõ ràng trong giấy thông báo mời họp AGM.
Đa phần các công ty tại Singapore sẽ phó thác việc tổ chức đại hội cổ đông cho dịch vụ thư ký công ty. Và bạn cũng nên như thế. Những dịch vụ thư ký chuyên nghiệp sẽ đảm bảo công ty bạn thực thi các yêu cầu pháp lý theo đúng thời gian quy định. Sau khi buổi họp cổ đông kết thúc, thư ký công ty sẽ tiến hành nộp bản khai báo thường niên đến ACRA.
2. Các Yêu Cầu về Đại Hội Cổ Đông Thường Niên tại Singapore
Khi bạn tổ chức đại hội AGM, hãy lưu ý các yêu cầu sau:
2.1. Thời Gian Tổ Chức
Theo Điều 175A[1] của Luật Doanh Nghiệp, công ty của bạn tại Singapore phải tổ chức đại hội cổ đông thường niên:
- Trong vòng 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, nếu nó là công ty không niêm yết
- Trong vòng 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, nếu nó là công ty đại chúng được niêm yết
Một năm tài chính là khoảng thời gian mà khoản thu nhập được tạo ra và sẽ bị đánh thuế vào năm kế tiếp. Bạn có thể chọn ngày kết thúc năm tài chính rơi vào bất kỳ ngày nào trong năm. Lựa chọn phổ biến nhất thường là vào ngày 31 tháng 12.
2.2. Thông Báo Mời Họp
Bạn bắt buộc phải gửi văn bản mời họp đến tất cả các thành viên của công ty. Theo ACRA, thông báo phải được gửi ít nhất là 14 ngày trước khi đại hội diễn ra. Thông báo phải được gửi qua bưu kiện, email, hoặc bất kỳ phương thức nào quy định trong quy chế công ty.
Thông báo mời họp đại hội cổ đông nên ghi rõ những thông tin sau:
- Thời gian và địa điểm của đại hội tại Singapore
- Những vấn đề sẽ được trình bày và biểu quyết
Khi gửi thông báo mời họp, bạn cũng nên gửi kèm bản báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, các bản báo cáo của giám đốc và kiểm toán viên [nếu có] đến các thành viên của công ty. Việc này sẽ giúp các thành viên công ty có thời gian để xem xét và suy nghĩ về những gì cần hỏi trong buổi họp sắp tới.
2.3. Số Lượng Thành Viên Tham Gia
Số lượng thành viên tối thiểu tham gia đại hội cổ đông thường niên là hai người. Nếu ít hơn, đại hội AGM có thể sẽ không được công nhận.
Tại Singapore, các cổ đông có quyền ủy nhiệm người đại diện để tham gia họp. Người đại diện không nhất thiết phải là thành viên của công ty bạn. Tuy nhiên, thông báo về việc các thành viên có thể ủy thác người đại diện tham gia phải được gửi kèm với văn bản mời họp AGM.
3. Miễn Trừ Tổ Chức Đại Hội Cổ Đông tại Singapore
Có 3 trường hợp mà công ty của bạn có thể miễn trừ khỏi yêu cầu tổ chức đại hội cổ đông tại Singapore. Trường hợp 1 là:
- Công ty của bạn là công ty tư nhân tại Singapore, và
- Công ty của bạn đã gửi báo cáo tài chính đến tất cả các thành viên trong vòng 5 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Trường hợp 2 là:
- Công ty của bạn là công ty tư nhân tại Singapore, và
- Các thành viên của công ty đều thông qua biểu quyết không tổ chức đại hội.
Dù không phải tổ chức đại hội, công ty của bạn vẫn phải gửi đầy đủ các báo cáo tài chính và giấy tờ liên quan khác đến các thành viên. Nếu cần thiết, việc biểu quyết các vấn đề có thể thực hiện thông qua văn bản [bản cứng hoặc email].
Đối với cả hai trường hợp trên, bạn cần thông báo đến ACRA khi nộp bản báo cáo thường niên đến cơ quan chính phủ này.
Trường hợp 3: Nếu công ty của bạn là công ty dormant tư nhân [công ty không hoạt động] và không niêm yết, thì nó cũng sẽ được miễn khỏi yêu cầu tổ chức đại hội cổ đông thường niên.
Tuy nhiên, bất kỳ thành viên nào cũng có quyền yêu cầu công ty bạn phải tổ chức đại hội AGM. Người này phải gửi yêu cầu đến công ty ít nhất là 14 ngày trước khi hạn chót tổ chức đại hội cổ đông.
Và khi nhận được yêu cầu, công ty của bạn phải đảm bảo tổ chức đại hội cổ đông trước khoảng thời gian 6 tháng tính từ ngày kết thúc năm tài chính. Bạn có thể cân nhắc đăng ký gia hạn thời gian tổ chức đại hội AGM với ACRA.
4. Gia Hạn Thời Gian Tổ Chức Đại Hội Thường Niên tại Singapore
Công ty của bạn có thể đăng ký gia hạn thời gian tổ chức đại hội AGM lên đến 60 ngày. Việc nộp đơn đăng ký có thể được thực hiện bởi chính bạn hoặc phó thác cho thư ký công ty.
Việc gia hạn phải được đăng ký trước hạn chót tổ chức đại hội AGM. ACRA khuyên bạn nên nộp đơn ít nhất 14 ngày trước khi hạn chót, vì họ cần thời gian để xét duyệt.
Việc đăng ký cũng khá đơn giản, bao gồm những bước sau:
- Đăng nhập vào BizFile+
- Chọn phần Local Company -> Annual Filing -> Extension of Time for AGM/Annual Return
- Điền lý do cho việc gia hạn
- Trả phí $200
- Nhận email xác nhận
5. Các Ý Chính Cần Nhớ
- Công ty tư nhân của bạn phải tổ chức đại hội cổ đông thường niên trong vòng 6 tháng kể từ khi một năm tài chính kết thúc.
- Thông báo mời họp phải được gửi đến các thành viên của công ty ít nhất 14 ngày trước khi đại hội diễn ra.
- Hai trường hợp mà công ty tư nhân của bạn được miễn trừ khỏi yêu cầu AGM là khi nó gửi toàn bộ báo cáo tài chính đến các thành viên trong vòng 5 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, hoặc các thành viên thông qua biểu quyết bỏ qua việc tổ chức đại hội.
- Ngoài ra, công ty dormant tư nhân tại Singapore cũng sẽ được miễn trừ khỏi yêu cầu tổ chức AGM.
- Công ty của bạn có thể gia hạn thời gian tổ chức đại hội cổ đông thường niên lên đến 60 ngày.
Nếu bạn có một thư ký công ty tốt, việc tuân thủ yêu cầu tổ chức đại hội cổ đông thường niên sẽ không thành vấn đề gì.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào đến việc tổ chức đại hội cổ đông và dịch vụ thư ký công ty, hãy liên hệ BBCIncorp ngay!