Đàm phán thương mại trong kinh doanh quốc tế

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây  [713.41 KB, 42 trang ]

MỤC LỤC
1. Khái quát về đàm phán thương mại 4
1.1. Khái niệm 4
1.1.1. Đàm phán là gì? 4
1.1.2. Thương mại là gì ? 5
1.1.3. Đàm phán thương mại là gì? 5
2. Quá trình đàm phán 5

2.1. Giai đoạn chuẩn bị chung. 5
2.1.1. Ngôn ngữ: 5
2.1.2. Thông tin: 7
2.1.3. Năng lực và ưu thế trong đàm phán - thương lượng 8
2.2. Giai đoạn chuẩn bị cụ thể. 14
2.3. Giai đoạn tiếp xúc 17
2.4. Giai đoạn đàm phán 19
2.4.1. Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày 19
2.4.2. Nhận và đưa ra nhượng bộ 20
2.4.3. Phá vỡ những bế tắc. 20
2.4.4. Tiến tới thỏa thuận 21
2.5. Giai đoạn kí hợp đồng. 22
2.6. Giai đoạn rút kinh nghiệm. 23
3. Các phương thức đàm phán. 25
3.1. Đàm phán qua thư. 25
3.1.1. Nội dung của hình thức đàm phán bằng thư 25
3.1.2. Các ưu nhược điểm của đàm phán qua thư. 25
3.1.3. Những điểm cần lưu ý khi trao đổi qua thư. 26
3.2. Đàm phán trực tiếp. 26
3.2.1. Nội dung. 26
3.2.2. Kỹ thuật đàm phán trực tiếp. 27
4. Một số tình huống, bài tập kinh nghiệm. 40
Tình huống 1: 40
Tình huống 2: 41
























1. Khái quát về đàm phán thương mại
1.1. Khái niệm
1.1.1. Đàm phán là gì?
Theo Joseph Burnes [1993]  Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều
bên để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về hai hay nhiều bên để đi đến
một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà
không bên nào có đủ sức mạnh hoặc có sức mạnh nhưng không muốn sử dụng để giải
quyết các vấn đề ngăn cách đó.
Theo hai giáo sư Roger Fisher và William Ury , tác giả của nhiều công trình nghiên
cứu nổi tiếng về đàm phán thì  Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái ta
mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại, đươc thiết kế nhằm đi
đến thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền lợi có thể chia sẻ và những
quyền lợi đối kháng.

Tóm lại :Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng
tiến hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau thỏa thuận
và thống nhất những vấn đề nào đó trong những tình huống nào đó sao cho chúng càng
gần với lợi ích mong muốn của họ càng tốt. Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành
công của các bên tham gia.
- Đàm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng lẻ của một
bên, mà là quá trình đôi bên cuối cùng đều đạt được sự thống nhất thông qua việc không
ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình.
- Đàm phán không phải là sự chọn lựa đơn giản giữa hai khái niệm hợp tác hay
xung đột mà là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn đó.
- Đàm phán không phải là sự thỏa mãn lợi ích của một bên một các vô hạn chế, mà
sẽ có giới hạn lợi ích nhất định.
1.1.2. Thương mại là gì ?
Thương mại là hoạt động trao đổi của cải, hàng hóa, dịch vụ, kiến thức, tiền tệ v.v
giữa hai hay nhiều đối tác, và có thể nhận lại một giá trị nào đó [bằng tiền thông qua giá
cả] hay bằng hàng hóa, dịch vụ khác như trong hình thức thương mại hàng đổi hàng
[barter]. Trong quá trình này, người bán là người cung cấp của cải, hàng hóa, dịch vụ
cho người mua, đổi lại người mua sẽ phải trả cho người bán một giá trị tương đương nào
đó.
1.1.3. Đàm phán thương mại là gì?
Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hành vi và quá trình, mà trong đó các bên, có
nền tảng văn hóa khác nhau, tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và
những điểm còn bất đồng để đi đến một thỏa thuận thống nhất.
2. Quá trình đàm phán
2.1. Giai đoạn chuẩn bị chung.
2.1.1. Ngôn ngữ:
Trong đàm phán, ngôn ngữ đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Để đàm phán hợp đồng
thương mại. cần thành thạo tiếng quốc ngữ, cần rèn luyện để có cách hành văn trong
sáng, chuẩn xác, không mắc lỗi chính tả, thổ ngữ
Trong giao dịch ngoại thương, cần thành thạo các ngoại ngữ [ nhất là tiếng anh],

ngoài ra cần học các ngoại ngữ thông dụng khác như: Hoa, Nhật, Hàn
Những kinh nghiệm về sử dụng ngôn ngữ:
- Nói rõ và chậm.
- Tránh dùng những từ ngữ ít được biết đến, tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa
phương. Giải thích ý chính theo 2 - 3 cách khác nhau, vì nếu chỉ nói một cách ý có thể
bị mất.
- Nói ngắn, không nói lâu hơn 1-2 phút mà không để cho người phiên dịch có cơ
hội nói.
- Trong khi nói, cho phép phiên dịch có thời gian ghi chú những điều đang được
nói.
- Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian cần thiết để làm rõ các điểm mà nghĩa
vẫn còn mù mờ.
- Không ngắt lời phiên dịch vì làm như vậy sẽ gây ra nhiều hiểu lầm.
- Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần khi hình thức khẳng định có thể dùng được
.
- Cố gắng diễn đạt và dùng dáng điệu để hỗ trợ cho lời nói.
- Khi nói nên nhìn thẳng đối tác, chứ không nhìn vào phiên dịch.
- Trong khi đàm phán, nên viết ra các điểm chính cần thảo luận. Nhờ đó, các bên
có thể kiểm tra các vấn đề hai lần.
- Sau khi đàm phán, xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý.
- Ðừng nghĩ rằng phiên dịch có thể làm việc hơn hai giờ mà không cần phải nghỉ
ngơi.
- Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày, nên dùng hai phiên dịch thay đổi nhau .
- Hãy biết thông cảm nếu phiên dịch mắc sai lầm.
- Nghe phiên dịch báo cáo sau mỗi phiên họp, bởi thường họ nghe được những
thông tin rất quan trọng từ phía đối tác mà bạn nên biết .



2.1.2. Thông tin:

Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng tiến
hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau thỏa thuận và
thống nhất những vấn đề nào đó trong những tình huống nào đó sao cho chúng càng gần
với lợi ích mong muốn của họ càng tốt.
Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành công của các bên tham gia. Để đạt được
thành công trong đàm phán, việc chuẩn bị kỹ các thông tin là rất quan trọng. Có hai loại
thông tin chính như sau:
Thông tin về đối tác:
Loại thông tin
- Tìm hiểu tiểu sử đối tác
- Điều tra những giao dịch và mức độ đạt mục tiêu của đối tác
- Những cuộc thương lượng đối tác không thành công cùng nguyên nhân của chúng
- Kỹ năng đàm phán của đối tác
- Cá tính, phong cách, quan điểm của đối tác
- Các hồ sơ tranh tụng trong quá khứ của đối tác
Ước định về đối tác
- Bám sát những thông tin, chứng cứ của đối tác
- Nhận dạng mục tiêu của đối tác: ưu tiên hàng đầu, ưu tiên trung bình, ưu tiên thấp
- Ước định điểm mạnh của đối tác. Cần biết rằng đối tác có thể có một chương trình
hành động được che đậy.
- Phân tích những điểm yếu của đối tác.


Thông tin về hàng hóa:
- Tên gọi và các khía cạnh thương phẩm học của hàng hóa [giá trị, công dụng, qui
cách, phân loại, bao bì, ]
- Tình hình sản xuất các mặt hàng đó [thời vụ, nguồn nguyên vật liệu, tay nghề
công nhân, công nghệ sản xuất, ]
- Chu kỳ sống sản phẩm
- Thông tin về thị trường

- Tình hình chung về chính trị, văn hóa, xã hội, con người,
- Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái, cán cân
thanh toán, dự trữ ngoại tệ, GDP, biến động chỉ số giá,
- Cơ sở hạ tầng, chính sách ngọai thương, hệ thống ngân hàng, tín dụng
- Điều kiện vận tải, tình hình cước phí, bảo hiểm
- Điều kiện liên quan đến hàng hóa kinh doanh: giá cả, dung lượng trên thị trường,
thị hiếu, các kênh tiêu thụ.
Phân tích và tổng hợp thông tin:
- Nghiên cứu, phân tích thông tin và rút ra những kết luận tiền đề
- Chọn lọc, đánh giá các kết luận tiền đề để sắp xếp thứ tự quan trọng
- Rút ra các thông tin, tư liệu có giá trị.
- Tổng hợp tình hình, kết luận
2.1.3. Năng lực và ưu thế trong đàm phán - thương lượng
2.1.3.1. Các loại năng lực và ưu thế
Có mười loại năng lực và ưu thế có thể ảnh hưởng tới kết quả đàm phán - thương
lượng. Ta cần chú ý ở đây là mọi cái chỉ "có thể", bởi vì nếu như một người có một số
năng lực và ưu thế tốt mà không biết sử dụng chúng cũng coi như không.


* Ưu thế
Cương vị và chức vụ trong một tổ chức hay công ty mang lại những lợi thế nhất định
cho một người. Ví dụ ông trưởng phòng kỹ thuật có tiếng nói rất trọng lượng và ảnh
hưởng rất lớn tới mọi quyết định trong phạm vi phòng kỹ thuật nhưng lại ít hoặc rất ít
trọng lượng cũng như ảnh hưởng tới phòng tài chính - kế toán.
* Quyền lực và tính pháp lý
Quyền lực và tính pháp lý tạo cho người đàm phán - thương lượng những ưu thế
nhất định. Người ta sẽ đánh giá thấp những ai và những gì không hợp pháp. Ví dụ như
những ai tự phong chức vụ cho mình để đi đàm phán - thương lượng khi bị phát hiện ra,
người ta coi anh ta chằng ra gì.
* Kiến thức và kinh nghiệm

Những người có kiến thức và kinh nghiệm có những ưu thế rất lớn trong đàm phán
- thương lượng. Một người thông minh và khôn ngoan là người biết sử dụng các kiến
thức và kinh nghiệm của mình đúng lúc và đúng chỗ nếu không, những kiến thức và kinh
nghiệm của mình sẽ trở nên vô tác dụng, thậm chí lại làm hại cho chính bản thân. Ví dụ
một người có kiến thức uyên bác mà đi đâu cũng vỗ ngực ta đây thì sẽ bị cho là kiêu
căng, tự phụ và bị cô lập, ghét bỏ.
* Bản chất con người
Bản chất con người càng trung thực bao nhiêu thì càng có lợi bấy nhiêu, nhất là trong
đàm phán - thương lượng. Bao giờ người ta cũng quan tâm đến những gì anh đã làm theo
lời hứa chứ không ai đánh giá chỉ có lời hứa không. Chúng ta thường nói với nhau "Hãy
xem những gì anh ta làm, đừng nghe những gì anh ta nói".
* Khen thưởng và khuyến khích
Khen thưởng và khuyến khích là một yếu tố quan trọng để tạo nên ưu thế. Nhiều
người lãnh đạo chỉ thích dùng khen thưởng để điều hành thay cho cho mệnh lệnh.


* Phê bình và phạt
Phê bình và phạt cũng là một cách tạo nên ưu thế trong đàm phán - thương lượng. Người
công nhân sẽ nhận nhiệm vụ và làm việc tốt mặc dù giám đốc chỉ mới đàm phán - thương
lượng với công nhân thôi, bởi vì nếu không thì ông ta sẽ phạt hoặc cúp lương theo quyền
hạn mà ông ta có.
* Giới tính
Nếu hai bên là cùng giới tính thì là một chuyện, nhưng khác giới nhiều khi là một
chuyện khác. Chiến thuật "nghiêng nước nghiêng thành" nhiều khi phát huy tác dụng
trong đàm phán - thương lượng. Ngoài ra, người phụ nữ thường được hưởng cái "quyền
ưu tiên" hơn. Người phương Tây thường có câu "Lady first" trong một giao tiếp xã hội
và kinh doanh.
* Cách xử lý
Chúng ta có các xử lý sau đây:
a] Có phân tích, định hướng và giải quyết có phương pháp.

b] Định hướng nhiệm vụ và mục tiêu, tập trung vào vấn đề cơ bản.
c] Giúp đỡ, định hướng các mối quan hệ, tập trung vào tình cảm.
d] Kết hợp cả ba cách trên.
Tùy vào từng trường hợp và hoàn cảnh cụ thể mà ta có cách xử lý phù hợp.
Có người ly dị gia đình vì một lý do nào đó nhưng vẫn giữ được các mối quan hệ tốt
với vợ [hoặc chồng] và con cái. Cách cư xử ở đây thuộc vào cách [c] nói trên. Biết cư
xử đúng, phù hợp với hoàn cảnh và trường hợp cụ thể là tạo ra một sức mạnh hỗ trợ cho
người đàm phán đạt được thành công.
* Không dùng sức mạnh [vũ lực]
Trong nhiều trường hợp, không dùng sức mạnh có khi lại mang những lợi thế to lớn.
Một bài học lịch sử mà dân tộc ta đã trải qua là trong cuộc chiến tranh chống Mỹ cứu
nước, đế quốc Mỹ đã sử dụng các sức mạnh quân sự dã man nhất hòng làm khuất phục
dân tộc ta. Nhưng thực tế cho thấy dân tộc ta hoàn toàn không sợ, "thà hy sinh tất cả chứ
không chịu mất nước". Đế quốc Mỹ đã mất uy lực quân sự trước dân tộc Việt Nam.
Trong đàm phán - thương lượng thái độ chân tình nhiều khi sẽ mang lại sự dễ cảm
thông, dễ hiểu biết và dễ dẫn đến có kết quả hơn, thay vì dùng có sức mạnh để đe dọa.
* Cách đối xử kỳ dị
Nhiều trường hợp cách đối xử kỳ dị cũng mang lại lợi thế nhất định. Cơ quan tôi có
một người cán bộ có tính cách đối xử kỳ dị, hay nóng giận thất thường. Có những trường
hợp cần bảo vệ quyền lợi của cơ quan trước các đối tác hay hiềm khích, thủ tướng tôi
thường phân công người đó ra tiếp khách và giải quyết vấn đề. Kết quả là hầu hết các
đối tác đều phải "ngao ngán" mà "bỏ của chạy lấy người".
Phần lớn chúng ta có nhiều năng lực và ưu thế hơn chúng ta nghĩ. Giữa lòng tự trọng
và năng lực đàm phán - thương lượng của mỗi người có một mối liên hệ. Người nào có
lòng tự trọng cao thì dễ có nhiều khả năng thành công trong đàm phán - thương lượng.
Ngược lại, người nào có lòng tự trọng thấp thì sẽ khó thành công hơn, cũng giống như
những người cho rằng họ không có năng lực trong đàm phán - thương lượng, họ thờ ơ
lãnh đạm trước các cơ hội.
2.1.3.2. Các nguyên tắc thể hiện năng lực và ưu thế
Khi đàm phán - thương lượng, người đàm phán - thương lượng phải nhớ một số

nguyên tắc về năng lực và ưu thế sau đây:
- Rất ít khi một bên nào đó có toàn bộ năng lực và ưu thế. Thường thì mỗi bên, dù
là mạnh nhất, cũng có những điểm yếu nhất định. Ví dụ như Mỹ chẳng hạn, là
nước giàu có và mạnh nhất thế giới bây giờ vẫn có những điểm yếu, đó là tệ nạn
xã hội ngày càng cao, suy thoái kinh tế kéo dài
- Một cán bộ chính quyền tham nhũng hách dịch thì thế mạnh của ông ta sẽ yếu đi
và đó cũng là điểm yếu của ông.
- Năng lực và ưu thế có thể biểu hiện thật nhưng cũng có khi chỉ biểu hiện bề ngoài
thôi chứ không có thật.
o Hẳn chúng ta ai cũng biết vụ "CONGTYLUA" [công ty lừa] mà các báo
chí đã đăng tải. Khi chúng ta mở cửa nền kinh tế, nhiều tên lừa đảo "có
hạng" đã đóng giả bề ngoài là các doanh nhân giàu có và uy tín, chúng đã
lừa được cả những cán bộ có học vị tiến sĩ và cương vị lãnh đạo cao của
một vài địa phương lớn ở ngoài Bắc.
- Nhiều lúc thời thế tạo ra năng lực và ưu thế.
o Chúng ta thường có câu nói: "Thời thế tạo anh hùng". Câu này đúng trong
một số trường hợp và hoàn cảnh nhất định.
o Ví dụ: Trong bàn cờ, quân Xe được coi như quân có nhiều lợi hại nhất,
mang lại những ưu thế to lớn cho người đánh cờ, còn con Tốt thì tạo ra ít
lợi thế nhất. Ấy vậy mà khi gặp thế thuận lợi, con tốt cũng làm đảo lộn tình
thế, chiếu tướng giành phần thắng.
o Trong đàm phán - thương lượng cũng vậy. Nhiều khi sự thắng lợi là ngẫu
nhiên khi bên kia bỏ cuộc.
- Năng lực và ưu thế cũng thay đổi theo thời gian.
o Cùng thời gian, năng lực và ưu thế có thể tăng và cũng có thể giảm. Đó là
một thực tế. Khi bắt đầu cuộc kháng chiến chống Pháp, thì năng lực và thế
lực của ta thực sự là yếu như " những bóng ma" mà thực dân Pháp đã gọi.
Nhưng với thời gian, ý chí của Đảng và dân tộc ta đã đưa chúng ta lên địa
vị làm chủ đất nước.
- Thực tiễn cuộc sống và lao động [trí óc và chân tay] sẽ chứng minh năng lực của

từng người.
o Nhiều sinh viên tốt nghiệp loại ưu nhưng khi ra công tác lại là người làm
không tốt công việc được giao dù có đúng nghề đi chăng nữa. Mọi người
phải tự khẳng định mình trong thực tế phức tạp và khó khăn. Trong nền
kinh tế thị trường thì điều đó trở nên rất quan trọng. Các công ty tư bản
phương Tây ở Việt Nam khi tuyển nhân viên, bao giờ họ cũng yêu cầu
trình độ tiếng Anh rất cao. Bạn có bằng C quốc gia hay chứng nhận Tofel
trên 500 điểm thì cũng không bao giờ họ nhận ngay. Tất cả đều qua phỏng
vấn trực tiếp. Họ sẽ trực tiếp kiểm tra khả năng hay năng lực vận dụng
những gì đã học của bạn vào một số hoàn cảnh cụ thể.
2.1.3.3. Chuẩn bị thời gian và địa điểm.
Địa điểm đàm phán.
- Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình.
- Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng.
- Đàm phán ở địa điểm trung lập.
Thời gian đàm phán.
Lưu ý:
- Cần có thời gian để giải lao.
- Thời gian trống cho phép trưởng đòan và chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay
trưởng đòan hai bên tham khảo ý kiến của nhau.
- Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi [ bắt đầu và kết thúc lúc mấy
giờ].
- Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết.
Thái độ đàm phán.
- Thái độ đơn giản và thẳng thắn: Là thái độ nói cho nhanh, cho đỡ tốn thì giờ,
trình bày thẳng vào vấn đề. Nó có tác dụng tước vũ khí của bên kia và nhanh
chóng đi đến thỏa thuận.
- Chỉ sử dụng khi:
- Đã quen thuộc bên kia.
- Cuộc đàm phán đang bị bế tắc, cần được gỡ ra càng sớm càng tốt.

- Sức ép về thời gian không cho phép kéo dài thời gian đàm phán, buộc phải kết
thúc đàm phán ngay.
- Thái độ gây sức ép và cương quyết: Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua các vấn
đề nhạy cảm, cần thực hiện hết sức tinh tế, vì nếu bên kia biết được họ sẽ rất khó
chịu.
- Được sử dụng khi:
- Ta ở thế mạnh hơn.
- Phía bên kia cần kết thúc sớm.
- Ta muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán.
- Thái độ thờ ơ, xa lánh: Là thái độ tỏ ra không quan tâm đến sức mạnh của đối tác,
sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia, tránh cho bên kia nghĩ là họ hớ hênh. Thái
độ này làm cho đối tác bối rối không biết được tình hình của mình thế nào.
Chỉ sử dụng khi:
- Phía bên kia họ mạnh hơn.
- Ta đang chịu sức ép thời gian.
- Ta đã có giải pháp thay thế.
2.2. Giai đoạn chuẩn bị cụ thể.
Chuẩn bị là công việc thiết yếu để đàm phán thành công. Chuẩn bị giúp cho người
đàm phán sự tự tin cần thiết khi đàm phán. Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn
bị không chu đáo sẽ khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu và có thể rơi vào
thế bất lợi. Chính vì vậy, giai đoạn chuẩn bị có vai trò rất quan trọng đối với mỗi cuộc
đàm phán.
Trong giai đoạn này, trước tiên các bên đàm phán cần xác định rõ mục tiêu của mình
trên cơ sở phân biệt những gì mình muốn và những gì mình thực sự cần. Sau đó các bên
đàm phán sẽ thu thập thông tin cần thiết để đưa ra đề xuất của mình và tìm hiểu vị thế
của đối tác đàm phán. Cuối cùng, các bên đàm phán sẽ thành lập đoàn đàm phán, lựa
chọn chiến lược và chiến thuật đàm phán phù hợp, xác định địa điểm, thời gian, lịch trình
làm việc, chuẩn bị kỹ năng đàm phán, tài liệu đàm phánChuẩn bị đàm phán bao gồm
các công việc cụ thể sau:
- Xác định các mục tiêu đàm phán: Một trong những nguyên nhân đàm phán thất

bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi. Do vậy cần
xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì. Trong giai đoạn này cũng cần
xác định rõ nhu cầu đàm phán, xác định các phạm vi đàm phán.
- Thu thập thông tin: Thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán vì nó
mang đến cho người đàm phán những lợi thế trong quá trình đàm phán và giúp
cho người đàm phán tự tin hơn khi đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng
như những thông tin mà họ đưa ra.
o Có nhiều cách thu thập thông tin: Thông qua các phương tiện thông tin đại
chúng; thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới; kinh
nghiệm của bạn bè, đồng nghiệp
o Kết quả của việc thu thập thông tin là giúp được người đàm phán đánh giá
tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu, lựa chọn một hoặc
một vài đối tác đàm phán, đồng thời xác định được các phương án khác
nhau có thể thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp.
- Xác định các phương án thay thế tốt nhất: Phương án thay thế tốt nhất cho một
cuộc đàm phán là giải pháp thoả mãn nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có
thể có được dù không tham gia cuộc đàm phán đó. Trong thực tế, các nhà đàm
phán thường quá chú trọng việc đàm phán mà quên xem xét những phương án
thay thế cho cuộc đàm phán đó. Hiểu được giá trị của phương án thay thế tốt nhất
có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nó không chỉ giúp người đàm phán tránh được
những cuộc đàm phán không cần thiết mà còn giúp họ tránh được những thoả
thuận bất lợi. Ngoài ra phương án thay thế tốt nhất còn là cơ sở khách quan để
biết được khi nào thì nên rút lui.
- Tìm hiểu về đối tác đàm phán: Sau khi đã chọn được đối tác đàm phán, doanh
nghiệp cần tìm hiểu các thông tin về đối tác đàm phán. Chưa hẳn có nhiều thông
tin thì là tốt mà quan trọng phải có những thông tin cần thiết. Thường thì chúng
ta sẽ không thể biết tất cả các thông tin về đối tác đàm phán, do vậy chúng ta sẽ
phải đưa ra những giả định dựa trên kinh nghiệm của mình hoặc dựa trên những
nguồn thông tin sẵn có. Trên cơ sở những thông tin về mục tiêu đàm phán của đối
tác, đối chiếu với mục tiêu đàm phán của mình để dự đoán những vấn đề đàm

phán.
- Xác định chiến lược và chiến thuật đàm phán: Phải xác định một chiến lược
cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra. Trong giai đoạn này, phải thực hiện một số
công việc như thành lập đoàn đàm phán, chuẩn bị chương trình và nội dung đàm
phán, đặc biệt là cần xác định những chiến thuật sẽ sử dụng trong đàm phán. Một
chiến thuật thường liên quan đến hoàn cảnh và bối cảnh của từng cuộc đàm phán
cụ thể chứ không có một chiến thuật cho mọi cuộc đàm phán. Nhưng tất cả các
chiến thuật đều phải bổ sung và phù hợp với chiến lược.
o Một số chiến lược thường được sử dụng như: Nếu là người bán, đề nghị
cao sau đó giảm từ từ. Nếu là người mua, đề nghị thấp sau đó tăng dần;
không cường điệu về mình và sản phẩm; khi đạt được thoả thuận về một
vấn đề, nhanh chóng chuyển qua vấn đề khác; giữ lời hứa; biết tạm ngưng
đúng lúc; không bao giờ nhượng bộ một cách vô điều kiện; nhượng bộ từ
từ và ngày càng ít hơn; để cho đối tác có cảm giác họ đã đạt được 1 thoả
thuận tốt; thay đổi giá; sử dụng thời gian làm vũ khí thương lượng; hứa
với đối phương một cách chung chung đề giành ưu thế; không gây áp lực;
ghi chép tỉ mỉ; xây dựng các biểu mẫu để văn bản của mình có vẻ chính
thống; lấy chính sách của công ty làm công cụ thương lượng; sẵn sàng
chấp nhận những rủi ro đã lường trước; chỉ có một sự lựa chọn
- Ngoài ra chúng ta cũng nên chú ý tới việc chuẩn bị một số các công việc khác
như: địa điểm đàm phán, vị trí trên bàn đàm phán, phong cách đàm phán và
các tài liệu cần thiết
2.3. Giai đoạn tiếp xúc
Trong giai đoạn này, cần làm những công việc sau:
- Tạo không khí tiếp xúc.
Cuộc đàm phán sẽ diễn ra thuận lợi khi tạo được những không khí thân mật, hữu
nghị, muốn vậy:
o Phải làm cho đối tác tin cậy ở mình.
o Phải tìm mọi cách thể hiện những thành ý của mình.
o Cần chú ý làm cho đối tác tin cậy ở mình, bằng những hành động chứ không

chỉ bằng lời nói.
- Thăm dò đối tác.
- Sửa đổi lại kế hoạch [nếu cần].
Để làm được những công việc trên, cần phải:
o Nhập đề tốt.
o Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau.
Trong giai đoạn tiếp xúc cần đặc biệt chú ý một số vấn đề sau:
a] Nhập đề
Lời mở đầu đóng một vai trò hết sức quan trọng, bởi nó:
- Chuyển tải thông tin, thể hiện ý đồ, mong muốn của người phát biểu đối với vấn
đề đàm phán;
- Tạo không khí tiếp xúc tốt;
- Thăm dò vị thế của đối tác
- Nội dung của lời mở đầu thông thường có các nội dung sau:
- Giới thiệu bản thân và đồng nghiệp;
- Nhấn mạnh tầm quan trọng của vấn đề đàm phán;
- Trình bày mối quan tâm của mình về vấn đề đàm phán và những gì có liên quan;
- Nêu chương trình nghị sự
Khi nói lời mở đầu cần lưu ý: lần gặp đầu tiên chỉ nên nói ngắn gọn và gợi mở, tránh
đi sâu vào tranh luận từng vấn đề cụ thể.
b] Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau
Bao gồm các công việc:
- Khai thác thông tin
- Kiểm tra lại những gì đã chuẩn bị được;
- Điều chỉnh lại kế hoạch [nếu cần].
Trong đó khai thác thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng, Jean  M.Hiltrop và
Sheila Udall cho rằng: Trong đàm phán, thông tin là sức mạnh. Bạn càng có nhiều thông
tin từ đối tác càng tốt. Cách khai thác thông tin tốt nhất là đặt câu hỏi. George Herbert
[1593  1633] đã viết: Nếu không hỏi bạn sẽ mất rất nhiều [Many things are lost for
want of asking]. Vì vậy trong giai đoạn này bạn phải biết đặt những câu hỏi thích hợp

cho đối tác. Ngoài ra bạn còn có thể sử dụng các kỹ thuật khác, như Chất bôi trơn, so
sánh, im lặng để khai thác thông tin.

2.4. Giai đoạn đàm phán
Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm phán, trong giai đoạn
này các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề đôi bên cùng quan tâm như:
hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toánnhằm đi đến ý kiến thống
nhất: ký được hợp đồng mua  bán hàng hóa. Giai đoạn này bao gồm:
- Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày yêu cầu của họ
- Nhận và đưa ra nhượng bộ.
- Phá vỡ những bế tắc.
- Tiến tới thỏa thuận.
2.4.1. Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày
Khi đưa ra yêu cầu, cần lưu ý:
- Đưa ra yêu cầu một cách hợp lý
- Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ, có căn cứ khoa học
- Luôn luôn nhớ rõ những lợi ích cơ bản. Lên danh sách các lợi ích và đặt chúng
trên mặt bàn
- Đảm bảo sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ đoàn đàm phán
- Đừng sử dụng cách nói mềm yếu trong đàm phán, ví dụ như chúng tôi hy vọng
rằng, Chúng tôi mong rằng hay Chúng tôi thích cái này hơn Mà hãy nói :
Chúng tôi cần, Chúng tôi yêu cầu, Chúng tôi đòi hỏi
- Trong giai đoạn này của cuộc đàm phán, một điều rất quan trọng là bạn phải gợi
cho đối tác trình bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời. Để làm được việc này
cần chú ý:
o Không cắt ngang lời đối tác.
o Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp.
o Chỉ nói khi cần thiết. Nên nhớ rằng các nhà đàm phán chuyên nghiệp dành
nhiều thời gian để nghe hơn là để nói.
o Thường xuyên tóm lược lại những gì vừa được nói. Nên tóm tắt theo ý

riêng của bạn chứ không nên bắt chước hay nhai lại những gì đối tác vừa
nói.
o Tránh bị lạc đề.
2.4.2. Nhận và đưa ra nhượng bộ
Nhượng bộ là sự xem xét lại vị thế trước đây của bạn trong đàm phán và thay đổi nó
sao cho thích hợp. Đàm phán luôn luôn có những nhượng bộ, tuy nhiêu các bên luôn cố
gắng nhượng bộ càng ít càng tốt.
Mỗi sự nhượng bộ luôn đặt ra trước bạn ba vấn về sau:
- Bạn có nên đưa ra nhượng bộ đó bây giờ không?
- Bạn sẽ cho đi bao nhiêu?
- Và bạn sẽ được những gì?
Có rất nhiều kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng để giải quyết vấn đề này. Một trong số
đó là đưa ra những nhượng bộ có điều kiện. Bằng cách gắn điều kiện vào với nhượng
bộ, bạn sẽ không sợ bị mất trắng. Do vậy, bất cứ khi nào có thể, hãy cố gắng kiếm
được một cái gì đó để đổi lấy nhượng bộ của mình. Khi đưa ra nhượng bộ, bạn hãy nêu
những điều kiện trước mà không đưa ra những chi tiết của sự nhượng bộ cho đến khi
phía bên kia muốn bàn luận đến những điều kiện đó.
2.4.3. Phá vỡ những bế tắc.
Đàm phán đôi khi có thể rơi vào thế bế tắc  tình huống mà các bên đều cảm thấy
rằng không thể nhượng bộ hơn được nữa, cuộc đàm phán dừng lại có nguy cơ tan vỡ.
Nếu rơi vào tình trạng này mà bạn vội vã để cuộc đàm phán tan vỡ thì thật đáng tiếc.
Hãy bình tĩnh tìm cách giải quyết. Tùy tình huống cụ thể, bạn có thể chọn một trong hai
cách cơ bản sau để phá vỡ những bế tắc:
- Đơn phương phá vỡ bế tắc bằng nhiều kỹ thuật khác nhau [xem chi tiết chương
5]
- Nhờ sự trợ giúp của bên thứ ba, như: trung gian hòa giải, nhờ dàn xếp hay phân
xử.
2.4.4. Tiến tới thỏa thuận
Mục đích của đàm phán là tiến tới thỏa thuận. Càng tiến gần đến thỏa thuận thì cuộc
đàm phán càng trở nên tinh tế, nên bạn càng phải tập trung, cố gắng sử dụng những kỹ

thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất.
Tóm lại, trong giai đoạn đàm phán cần lưu ý những điểm sau:
1. Cần giữ bầu không khí chan hòa, cởi mở, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực, tránh
những cơn xúc động bộc phát, đừng ngắt lời nhau và đổ lỗi cho nhau, đừng bao giờ tỏ ra
là mình quá thông minh.
2. Cần chú ý lắng nghe ý kiến của đối tác, đừng cướp lời họ, đừng vội vàng đưa ra nhận
xét.
3. Nói ít, nghe nhiều và luôn luôn đặt câu hỏi.
4. Tóm tắt lại ý kiến của đối tác để xem mình hiểu có đúng ý của họ không.
5. Cần diễn đạt chính xác ý kiến của mình, cố gắng làm cho lời nói có sức thuyết phục.
Nên dùng cách diễn giải chậm rãi, rõ ràng, thân thiện, đôi chỗ có thể pha chút hài hước
để tạo bầu không khí tốt.
6. Cần lường trước những câu hỏi mà đối tác có thể đặt ra cho bạn và sẵn sàng trả lời
những câu hỏi đó.
7. Bình tĩnh tìm cách phá vỡ những bế tắc trong đàm phán [Nếu có].
8. Đừng bao giờ làm cho đối tác mất thể diện.
2.5. Giai đoạn kí hợp đồng.
Trong thương mại quốc tế khi kết thúc quá trình đàm phán có thể sẽ xảy ra hai trường
hợp sau:
Đàm phán không đi đến thống nhất:
Khi phía đối tác đưa ra những đề nghị không thể chấp nhận được hoặc trong quá
trình đàm phán có thể xuất hiện những thông tin làm cho những thỏa thuận đối với ta
không còn hấp dẫn nữa, phương án kinh doanh không còn được thực thi như dự
địnhTrong các trường hợp này ta nên rút khỏi đàm phán. Và điều cần lưu ý là khi rút
khỏi đàm phán phải tìm lời lẽ giải thích một cách thích hợp để duy trì được mối quan hệ
tốt đẹp giữa các bên.
Đàm phán thành công:
Các bên tiến hành ký kết hợp đồng. Trong trường hợp này nên giành quyền soạn
thảo hợp đồng.
Khi soạn thảo, ký kết hợp đồng cần lưu ý:

Cần thỏa thuận thống nhất với nhau những điều kiện, điều khoản trước khi ký hợp
đồng, bởi vì hợp đồng sau khi được ký kết thì việc thay đổi hoặc bổ sung thêm
điều khoản là rất khó.
Trong hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành. Cần đề
cập đến cơ sở pháp lý, tránh dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết
những vấn đề tranh chấp phát sinh.
Trong hợp đồng cần đề cập đến mọi vấn đề có liên quan để tránh nảy sinh những
tranh chấp sau này về những vấn đề không được đề cập trong hợp đồng.
Khi soạn thảo hợp đồng cần trình bày thật rõ ràng và chính xác, tránh dùng những
từ ngữ mập mờ làm cho người đọc có thể hiểu theo nhiều cách. Ngôn ngữ để xây
dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên đều thông thạo.
Hợp đồng thường do một bên soạn thảo nên trước khi ký kết cần xem xét kỹ lưỡng
và đối chiếu với những điều khoản đã được thỏa thuận trước đó.
Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền ký kết.
2.6. Giai đoạn rút kinh nghiệm.
Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước, nhằm rút kinh
nghiệm cho những lần đàm phán sau. Rút kinh nghiệm ngay sau đàm phán và rút kinh
nghiệm trong suốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng.
Kinh nghiệm đàm phán khi đối tác là người nước ngoài:
1] Phía Việt Nam ta cần chuẩn bị tốt về mặt ngôn ngữ: Phải hiểu và làm cho đối tác
hiểu đúng, chính xác ý đồ kinh doanh và các thông tin cần trao đổi giữa hai bên về mặt
ngôn ngữ, tu duy Chỉ có hiểu đúng thì mới có thể làm đúng.
2] Tìm hiểu [càng nhiều càng tốt] các thông tin về văn hóa, lịch sử, đất nước, con
người, phong cách của dân tộc, quốc gia của đối tác: những điều cấm kỵ, những điều mà
ta nên tránh hoặc những điểm mà ta nên phát huy khi đứng trước đối tác
3] Hiểu rõ về mặt hàng, ngành hàng [kiến thức chuyên môn về ngành nghề kinh
doanh, sản xuất ] mà hai bên sẽ hợp tác cả ở nước ta và ở nước bạn cũng như tình hình
của thị trường thế giới.
4] Phải có một kiến thức vững chắc về thương mại, hoạt động thương mại, các kỹ
năng thương mại như chúng ta đang học là kỹ năng đàm phán.

5] Phải xây dựng được mục tiêu, đường lối, chiến lược trong hợp tác kinh doanh với
đối tác nước ngoài.
6] Phải tạo dựng niềm tin với đối tác, cũng như tìm hiểu để có niềm tin vào đối tác:
đối tác hiểu mình và mình cũng hiểu đối tác.
7] Lợi ích kinh tế là mục tiêu lớn nhất của hoạt động kinh doanh, do vậy nếu lợi ích
kinh tế mà mình có thể có được thì cũng nên làm cho đối tác cũng có được các lợi ích
kinh tế tương tự [hai bên cùng có lợi], như vậy mới có thể góp phần xây dựng mối quan
hệ hợp tác lâu dài, bền vững.
8] Cùng chia sẻ những khó khăn, rủi ro: Người Việt ta có câu "Qua cơn hoạn nạn
mới rõ bạn hiền". Những tình bạn trong gian khó luôn là những tình bạn vĩnh cửu. Luôn
đặt mình vào vị trí của đối tác để cùng chia sẻ.
3 bài học kinh nghiệm trong đàm phán của Steve Job:
Không bao giờ để bị ngợp trước tên tuổi lớn
"Tôi đã không làm một việc ngu ngốc chỉ vì tôi đang đứng trước một người nổi tiếng.
Trong làm ăn không nên để bị hấp dẫn bởi hào quang của đối tác", Roizen viết.
Đừng để sự quyến rũ của một tên tuổi lớn làm bạn mù quáng trước thực tế kinh doanh.
Bạn có thể muốn làm việc với một siêu sao nhưng thỏa thuận cần phải mang lại lợi ích
cho cả hai bên, bà khẳng định.
Nuôi dưỡng mối quan hệ
Những kinh nghiệm khi làm việc cùng Steve Jobs đã giúp Heidi Roizen thấy rằng cần
có những ứng xử linh hoạt trong các cuộc đàm phán. Bởi vì "đối với mỗi hợp đồng, điều
quan trọng là phải nuôi dưỡng được các mối quan hệ đối tác lâu dài cũng như duy trì vị
thế trong công ty", Heidi Roizen nói.
Sự thấu hiểu
Đó là lời khuyên kinh điển được áp dụng trong nhiều trường kinh tế đạt chuẩn, nhưng
mãi đến thời điểm Steve Jobs đưa ra yêu cầu rất thực tế, Heidi Roizen mới thực sự thấy
được tầm quan trọng của sự nỗ lực để hiểu quan điểm của đối tác.
"Lúc đầu, tôi không thể hiểu yêu cầu của Steve, nhưng sau khi bước ra khỏi phòng làm
việc của ông ấy, tôi nhận ra rằng thỏa thuận này thực chất không quan trọng về tiền bạc
hoặc tương lai với công ty của tôi, nhưng lại quan trọng đối với Steve để có được 50%

ông đã hứa. Vì vậy, tôi thấy không có lý do gì để từ chối một hợp đồng mà cả hai bên
đều đang cần", bà giải thích.
3. Các phương thức đàm phán.
3.1. Đàm phán qua thư.
3.1.1. Nội dung của hình thức đàm phán bằng thư
Hình thức lâu đời là thư tín. Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi thông tin
giữa các đối tác bằng hình thức viết thư. Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng
và mong muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được. Thực tế cho thấy phương thức
đàm phán qua thư tín đã tạo ra được một nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng, vì vậy nó
thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài.
3.1.2. Các ưu nhược điểm của đàm phán qua thư.
Ưu điểm:
- Cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng
- Chi phí đàm phán thấp
- Dễ dàng dấu kín được ý định
- Có bằng chứng bằng văn bản
- Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước của cả một
tập thể.
Nhược điểm:
- Khó kiểm soát được ý đồ của đối tác.
- Trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh.
- Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy
mô vừa và nhỏ.
- Tốc độ truyền thông tin chậm.