là biểu đồ minh họa sơ lược về cấu trúc của một công ty và được quy ước rõ ràng. Sơ đồ được hệ thống giản lược, thể hiện chính xác các quan hệ, nhiệm vụ giữa các cấp bậc và các bộ phận trong công ty. Đây là công cụ giúp người xem hiểu rõ cấu trúc bên trong của một doanh nghiệp
Thông qua sơ đồ công ty, người xem hiểu được các cấp bậc quản lý trong một tổ chức. Công cụ này cung cấp thông tin chi tiết về cấp quản lý, cấp nhân viên và các mối quan hệ đồng cấp với nhau. Do đó, việc xác định rõ các chức năng quản lý rất quan trọng, đóng vai trò cơ sở trong việc xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức hiệu quả nhất.
\>>> THAM KHẢO THÊM: Flowchart là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi khi xây dựng Flowchart
2. Hướng dẫn xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản
Công ty khác nhau sẽ có sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty khác nhau. Dưới đây là cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản:
2.1 Xác định loại hình cơ cấu tổ chức
Khi quyết định cơ cấu tổ chức công ty, có hai vấn đề quan trọng cần xem xét:
- Các nhóm chức năng xuất hiện trong quy trình làm việc;
- Những phòng ban/ bộ phận quan trọng cần có trong tổ chức .
Đây sẽ là những căn cứ quan trọng giúp Doanh nghiệp xác định được các mối quan hệ quan trọng có trong sơ đồ tổ chức công ty của mình.
2.2 Biểu diễn sơ đồ tổ chức
Để vẽ một sơ đồ tổ chức công ty, Doanh nghiệp cần thực hiện tuần tự theo các bước sau đây:
- Bước 1: Xác định và thống kê cụ thể các vai trò công việc trong tổ chức.
- Bước 2: Xây dựng bảng mô tả công việc cụ thể cho từng vai trò. Đây sẽ là căn cứ để biểu diễn sơ đồ tổ chức của công ty hiệu quả và chính xác,
- Bước 3: Tiến hành vẽ sơ đồ công ty dựa trên các dữ liệu đã xác định ở hai bước trên. Lưu ý, bạn cần dùng các mũi tên chỉ dẫn, hình khối, màu sắc phù hợp để thể hiện rõ ràng sự thông suốt trong tổ chức của bạn.
\>>> XEM NGAY: WBS là gì? 5 Gợi ý giúp phân chia cấu trúc công việc hiệu quả
3. 4 Yếu tố cơ bản trong sơ đồ tổ chức công ty
Để xây dựng sơ đồ công ty hiệu quả, Doanh nghiệp cần đảm bảo 4 yếu tố cơ bản sau đây:
- Chuỗi mệnh lệnh
Chuỗi mệnh lệnh trong sơ đồ tổ chức công ty là yếu tố giúp xác định cách quyết định, thông tin được ban hành, lưu thông trong tổ chức. Nói cách khác, khái niệm này thể hiện rõ ràng đến sự tổ chức, phân chia công việc trách nhiệm giữa các cấp bậc trong doanh nghiệp.
Yếu tố này giúp đảm bảo sự rõ ràng và hiệu quả trong việc quản lý công việc, thực hiện các quyết định theo quy trình. Chuỗi mệnh lệnh sẽ giúp Doanh nghiệp tránh được các tình huống không rõ ràng về trách nhiệm và quyền lực, hạn chế tối đa các xung đột và lỗ hổng trong quy trình quản lý.
- Phân chia bộ phận
Khi xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức, Doanh nghiệp cần tập hợp các nhóm làm việc có chung vai trò và trách nhiệm thành từng bộ phận riêng biệt. Yếu tố này sẽ giúp xác định được cách các phòng ban kết nối và tương tác với nhau như thế nào trong cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp.
- Phạm vi kiểm soát
Để hiểu rõ hơn về phạm vi kiểm soát, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh sẽ phân tích từ hai khía cạnh sau đây:
- * Đối với cấp quản lý: Phạm vi kiểm soát thể hiện số lượng nhân sự hoặc bộ phận mà một người quản lý trực tiếp hoặc chịu trách nhiệm trực lý. Nói cách khác, nó giúp người quản lý xác định chính xác những ai hoặc bộ phận nào nằm trong tầm kiểm soát của họ. Điều này giúp hạn chế việc trùng lặp công việc và các lỗ hổng trong tổ chức.
- * Đối với các bộ phận: Phạm vi kiểm soát thể hiện các nhiệm vụ/trách nhiệm cụ thể thuộc về một bộ phận trong tổ chức. Thông qua đó, các bộ phận nắm rõ được công việc nào thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, từ đó, hạn chế được sự chồng chéo hoặc sót việc giữa các bộ phận với nhau trong sơ đồ tổ chức công ty.
- Điểm tập trung
Điểm tập trung miêu tả cách mà quyết định được ban hành trong tổ chức. Sau khi đã xác định được chuỗi mệnh lệnh, Doanh nghiệp cần xem xét cá nhân/ bộ phận nào có quyền đưa ra quyết định cuối cùng trong từng trường hợp. Thông thường, các doanh nghiệp lựa chọn một trong hai hướng sau:
- * Tập trung: Quyết định cuối cùng được đưa ra bởi một số cá nhân/ bộ phận nhất định.
- Phi tập trung: Quyết định cuối cùng được ban hành bởi các nhóm, các bộ phận phụ trách việc thực hiện quyết định đó.
Ví dụ: Trong một tổ chức theo hướng tập trung, các quyết định quan trọng được đưa ra bởi ban giám đốc. Trong khi đó, nếu theo hướng phi tập trung, tùy thuộc vào đặc điểm của quyết định mà nó có thể được ban hành bởi các bộ phận riêng biệt như sản xuất, marketing, kinh doanh,…
4. 4 Yêu cầu khi xây dựng sơ đồ tổ chức công ty
Sơ đồ tổ chức công ty là công cụ quan trọng giúp người xem nắm rõ cấu trúc nội bộ và sự liên kết giữa các bộ phận trong công ty. Tùy theo nhu cầu khác nhau sẽ cho ra một sơ đồ khác nhau. Tuy nhiên, bất kỳ sơ đồ tổ chức nào đều phải đáp ứng được 4 yêu cầu chung như sau:
- Trong biểu đồ cơ cấu cần thể hiện rõ vị trí, các mối quan hệ, sự liên kết và kênh giao tiếp giữa các cá nhân/bộ phận/phòng ban.
- Mô tả tổng quan nhiệm vụ cơ bản của từng bộ phận trong Doanh nghiệp.
- Nêu cụ thể thông tin về quyền hạn, chức vụ từng vị trí.
- Sơ đồ công ty cũng cần thể hiện rõ các quy trình công việc.
\>>> ĐỌC NGAY: 35+ Ý tưởng trò chơi team building trong nhà đơn giản, hiệu quả
5. 5 Nguyên tắc quan trọng khi xây dựng sơ đồ tổ chức công ty
Sơ đồ tổ chức công ty giúp đảm bảo được quy trình hoạt động trơn tru, hiệu quả. Để biểu diễn được sơ đồ cơ cấu rõ ràng, linh hoạt và cân bằng, cần tuân thủ theo 5 nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh
Nhằm đảm bảo công ty phát triển và thành công tốt nhất, các mệnh lệnh cần được thống nhất với nhau. Để đạt được điều đó, một nhân viên cụ thể chỉ chịu trách nhiệm và tuân thủ mệnh lệnh từ một cấp trên duy nhất. Nếu một nhân viên nhận lệnh từ hai cấp trên trở lên, các mệnh lệnh sẽ bị xung đột, gây ảnh hưởng xấu đến kết quả chung.
- Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Sơ đồ tổ chức công ty phải được xây dựng dựa trên hệ thống các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể của Doanh nghiệp. Khi đó, tất cả hoạt động, vận hành trong tổ chức đều tập trung vào mục tiêu tổng thể, định hướng lối phát triển bền vững nhất cho Doanh nghiệp.
- Nguyên tắc hiệu quả
Sơ đồ bộ máy công ty phải được xây dựng sao cho tối ưu hóa hiệu quả hoạt động nhất. Song song đó, các chi phí về quản lý và vận hành Doanh nghiệp cũng được tiết kiệm tối đa.
- Nguyên tắc cân đối
Giữa các bộ phận trong công ty, cần đảm bảo sự cân đối và phát triển bền vững, việc phân bố quyền hành và trách nhiệm cần có sự công bằng và hợp lý. Khối lượng công việc giữa các phòng ban cũng cần được phân chia cân bằng nhằm tránh sự kiệt quệ, quá tải hoặc phân bì nhau trong công ty.
- Nguyên tắc linh hoạt
Sơ đồ tổ chức công ty phải được thiết kế sao cho các bộ phận, phòng ban có khả năng thích nghi và đáp ứng những tác động từ bên ngoài. Tính linh hoạt của sơ đồ giúp công ty có thể thích ứng và phát triển được với tình trạng biến động liên tục của thị trường kinh doanh.
6. 9 loại sơ đồ cơ cấu tổ chức phổ biến
Mỗi công ty đều có một sơ đồ cơ cấu riêng phù hợp. Tùy vào quy mô và mục tiêu mà có những loại sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty khác nhau. Trong tất cả các loại sơ đồ cơ cấu tổ chức được sử dụng, có 9 loại phổ biến nhất.
6.1 Cơ cấu tổ chức chức năng [Functional Organizational Structure]
Loại sơ đồ cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp này được xây dựng dựa trên chức năng công việc chung. Các nhân viên có cùng lĩnh vực chuyên môn được gom vào cùng một nhóm và được quản lý bởi cùng một người. Điều này giúp nhân viên tập trung và phát triển sâu hơn vào lĩnh vực chuyên môn của mình.
- Ưu điểm
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo chức năng giúp tăng hiệu quả làm việc và tối ưu hóa chuyên môn. Điều này cho phép các nhân viên có thể đào chuyên sâu vào lĩnh vực của mình và tập trung vào các nhiệm vụ chuyên môn trong lĩnh vực tương ứng.
Bên cạnh đó, vai trò và trách nhiệm của loại sơ đồ tổ chức công ty này hiếm khi thay đổi tạo nên sự ổn định. Nhân viên có thể liên tục tiếp xúc đến các nhiệm vụ tương tự giúp nâng cao được kỹ năng và kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn.
- Nhược điểm
Mẫu sơ đồ tổ chức này có thể tạo ra rào cản giữa các chức năng, phòng ban, làm hạn chế sự trao đổi kiến thức và giao tiếp giữa các phòng ban, đặc biệt là đối với các phòng ban phụ thuộc. Ngoài ra, sơ đồ này không có hiệu quả khi công ty có nhiều loại sản phẩm hoặc hoạt động trên nhiều thị trường với mục tiêu khác nhau.
6.2 Cơ cấu tổ chức dựa trên sản phẩm/ bộ phận [Product-Based Divisional Structure]
Sơ đồ tổ chức của công ty dựa trên sản phẩm/ bộ phận được xây dựng với nhiều cơ cấu, chức năng nhỏ hơn. Mỗi một bộ phận đảm nhận một sản phẩm cụ thể, tránh làm trùng nhau. Loại sơ đồ này rất hữu ích với các công ty có nhiều sản phẩm, đồng thời giúp các công ty nhỏ tiếp cận với nhiều sản phẩm mới trên thị trường.
- Ưu điểm
Xây dựng theo cơ cấu này cho phép mỗi bộ phận đảm nhận một sản phẩm cụ thể và khác nhau. Điều này giúp thúc đẩy năng suất và hiệu suất làm việc của nhân viên và chuyên môn hóa quản lý.
Do mỗi bộ phận chịu trách nhiệm cho một sản phẩm khác nhau tạo nên sự phân tách. Hệ thống này giúp thúc đẩy sự cạnh tranh, tiến bộ lành mạnh giữa các bộ phận với nhau. Đồng thời, nó cũng giúp giảm thiểu rủi ro, tổn thất mà công ty phải chịu bởi sự phát triển hay thất bại của các bộ phận không ảnh hưởng tới nhau.
- Nhược điểm
- Khó mở rộng quy mô: Từ sơ đồ cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp cho thấy, các bộ phận thuộc loại cơ cấu này phân tách nhau. Trong khi đó, để mở rộng quy mô Doanh nghiệp, cần có sự tập trung, điều phối và chuyên môn hóa quản lý giữa các bộ phận.
- Trùng lặp nguồn lực: Do trong sơ đồ bộ máy công ty loại này các bộ phận hoạt động biệt lập với nhau, làm hạn chế việc chia sẻ thông tin và nguồn lực giữa các bộ phận. Điều này dẫn đến nhiều bộ phận cùng làm một dự án, công việc và nguồn lực bị trùng lặp.
- Không thống nhất: Bởi các bộ phận trong công ty là độc lập nhau, nên rất dễ xảy ra mâu thuẫn. Điều này dẫn đến khó thống nhất trong việc cùng hướng đến mục tiêu chiến lược chung của công ty.
6.3 Cơ cấu tổ chức theo thị trường [Market-Based Divisional Structure]
Sơ đồ tổ chức theo thị trường là một dạng khác của loại sơ đồ tổ chức công ty dựa theo sản phẩm/ bộ phận. Thay vì phân chia theo sản phẩm, mỗi bộ phận trong loại sơ đồ này sẽ đảm nhiệm một thị trường, ngành nghề hoặc loại hình khách hàng.
Loại sơ đồ công ty này rất lý tưởng cho công ty có sản phẩm, dịch vụ cho từng phân khúc thị trường cụ thể. Ngoài ra, sơ đồ này còn giúp công ty nhanh nhạy hơn trong việc nhận thức sự thay đổi về nhu cầu giữa các phân khúc đối tượng khác nhau.
- Ưu điểm
Bằng cách tập trung vào các phân khúc của thị trường, mẫu sơ đồ tổ chức công ty này giúp mỗi bộ phận trở nên tự chủ hơn. Điều này tiếp thêm sức mạnh cho tinh thần làm việc và sự sáng tạo của nhân viên. Mỗi bộ phận có thể đưa ra các giải pháp phù hợp cho từng phân khúc thị trường, đồng thời tăng cường hiệu suất công việc.
Hơn nữa, việc các bộ phận hoạt động độc lập tạo ra một không gian phát triển cho nhân viên. Từ đó, mỗi nhân viên có khả năng làm việc độc lập, tập trung vào các ngành nghề cụ thể mà bộ phận của họ đảm nhiệm.
- Nhược điểm
Trong sơ đồ tổ chức công ty loại này, vì có quá nhiều bộ phận, mỗi bộ phận đều có tính độc lập cao. Tuy nhiên, trong một công ty có quá nhiều độc lập, việc đạt được sự đồng nhất theo một mục tiêu chung trở nên khó khăn.
Hơn nữa, sự thiếu tương thích và hòa hợp giữa các bộ phận làm rạn nứt các mối liên kết. Điều này dẫn đến khả năng cao của các hoạt động trùng lặp, tài nguyên bị lãng phí, hiệu suất làm việc giảm và gây tổn thất chi phí.
6.4 Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý [Geographical Divisional Structure]
Đây là một loại sơ đồ phân chia các bộ phận của công ty theo các khu vực địa lý khác nhau, để đảm nhận vai trò và trách nhiệm tương ứng. Dạng sơ đồ này rất phù hợp cho các công ty có các bộ phận ở gần với nguồn cung cấp hoặc khách hàng. Điều này giúp các bộ phận tập trung vào chuyên môn của mình một cách hiệu quả hơn.
- Ưu điểm
Loại sơ đồ cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp này cho phép công ty tiếp cận với khách hàng một cách hiệu quả hơn. Để tận dụng mọi cơ hội để phục vụ khách hàng tốt nhất, mỗi khu vực sẽ áp dụng các kế hoạch hoạt động theo văn hóa và phong tục riêng biệt của nơi đó.
Hơn nữa, khi thị trường có sự biến động theo từng khu vực, công ty và các bộ phận sẽ nhanh chóng phản ứng và thay đổi chiến lược. Điều này nâng cao khả năng thích ứng và thay đổi linh hoạt theo biến động của thị trường.
- Nhược điểm
Việc ra quyết định có thể bị rời rạc vì các bộ phận phân chia theo địa lý thường có độ tự chủ cao và cách xa trụ sở công ty. Bên cạnh đó, khi xây dựng mẫu sơ đồ tổ chức công ty này, công ty sẽ đối mặt với nguy cơ tạo ra các chiến dịch cạnh tranh. Đồng thời nó cũng là nguy cơ làm suy yếu những bộ phận khác trên các kênh kỹ thuật số của mình.
6.5 Cơ cấu tổ chức dựa trên quy trình [Process-Based Structure]
Loại sơ đồ tổ chức công ty này không chỉ xem xét hoạt động của nhân viên mà còn xem xét sự tương tác giữa các hoạt động trong quy trình làm việc. Đây là sơ đồ công ty lý tưởng dành cho các công ty hoạt động trong các ngành hàng có xu hướng thay đổi liên tục, nhằm cải thiện tốc độ và hiệu quả làm việc tối ưu nhất.
- Ưu điểm
Xây dựng cơ cấu theo sơ đồ tổ chức Doanh nghiệp dựa trên quy trình gia tăng tốc độ và hiệu suất làm việc của nhân viên. Bộ phận sau bắt đầu khi và chỉ khi bộ phận trước đã hoàn thành công việc của mình. Điều này thúc đẩy bộ phận trước gia tăng tốc độ làm việc, từ đó cải thiện được hiệu quả làm việc nhóm trên diện rộng.
- Nhược điểm
Các quy trình khác nhau được xếp vào các bộ phận khác nhau. Điều này tạo nên rào cản, gây khó khăn trong việc giao tiếp giữa các bộ phận với nhau. Qua đó, việc bàn giao công việc giữa các bộ phận, các nhóm khó khăn hơn.
6.6 Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc ma trận [Matrix Structure]
So với các loại sơ đồ tổ chức công ty nói trên, sơ đồ xây dựng theo cấu trúc ma trận có sự tân tiến hơn. Các nhân viên có sự tương tác, trao đổi với nhau thông qua mối quan hệ báo cáo kép – gồm báo cáo theo chức năng chuyên môn và báo cáo theo sản phẩm/dự án/kế hoạch.
- Ưu điểm
Sơ đồ tổ chức công ty theo cấu trúc ma trận có sự linh hoạt và cân bằng hơn. Loại cơ cấu này thúc đẩy sự trao đổi và giao tiếp giữa các bộ phận, nhân viên với nhau tạo thành một thể thống nhất.
Loại sơ đồ tổ chức công ty đơn giản này cho phép các bộ phận có sự trao đổi kiến thức, kinh nghiệm với nhau. Các tài nguyên được lưu truyền rộng rãi, công khai giữa các bộ phận. Điều này giúp nhân viên phát triển được kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng trong quá trình làm việc.
- Nhược điểm
Sơ đồ tổ chức công ty theo cơ cấu ma trận rất phức tạp, gây nhầm lẫn và khó khăn trong việc hiểu các mối quan hệ các cấp bậc. Điều này khiến cho việc xác định ai có thẩm quyền quyết định và ai là người chịu trách nhiệm cho quyết định cụ thể trở nên khó khăn hơn.
6.7 Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc hình tròn [Circular Structure]
Khác với các sơ đồ tổ chức công ty truyền thống có tính rời rạc, sơ đồ cấu trúc hình tròn có tính tập trung hơn. Người lãnh đạo có thẩm quyền càng cao càng nằm trong vòng tròn, các cấp dưới càng thấp càng ở vòng ngoài cùng. Điều này thể hiện tất cả các bộ phận đều là một tổng thể quanh tâm vòng tròn.
Trong tổ chức xây dựng cơ cấu theo mẫu sơ đồ tổ chức hình tròn, các lãnh đạo hoặc giám đốc điều hành là trung tâm của tổ chức. Thay vì gửi chỉ thị xuống chuỗi mệnh lệnh, họ truyền bá tầm nhìn từ trung tâm ra tới bên ngoài vòng tròn. Hướng thay đổi cách tiếp cận này giúp gắn kết và truyền động lực trong tổ chức hơn.
- Ưu điểm
Các mệnh lệnh, thông tin được lưu chuyển từ trong ra ngoài [tức từ tâm lan rộng ra tới bên ngoài của vòng tròn]. Lợi ích của loại sơ đồ tổ chức Doanh nghiệp này là giữ cho nhân viên cùng hướng đến mục tiêu chung của công ty. Điều này giup thúc đẩy, khuyến khích sự trao đổi, hợp tác vào giao lưu giữa các bộ phận.
- Nhược điểm
Khác với cấu trúc truyền thống, sơ đồ tổ chức công ty vòng tròn dễ gây sự nhầm lẫn và khó hiểu cho nhân viên mới. Chính vì không hiểu rõ nên họ khó tìm ra ai là người mình cần báo cáo và cách để hòa hợp với công ty.
6.8 Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc phẳng [Flat Structure]
Khác với các sơ đồ tổ chức công ty truyền thống thường có hình dạng kim tự tháp, loại sơ đồ này lại trông có vẻ “phẳng” hơn, không có quá nhiều sự phân tầng bên trong cơ cấu nội bộ.
Nhằm rút ngắn khoảng cách lãnh đạo và nhân viên, cơ cấu phẳng hạn chế tối đa các tầng quản lý cấp trung. Thông qua đó, loại sơ đồ công ty này tạo được sự gần gũi, môi trường làm việc hòa hợp, thân thiện. Điều này giúp giảm áp lực đến từ quan hệ cấp bậc, tăng hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Ưu điểm
Trong sơ đồ tổ chức công ty đơn giản theo kiểu cấu trúc phẳng, việc loại bỏ các quản lý cấp trung có ưu điểm tức thời. Trước hết, điều này giúp giảm chi phí hoạt động của công ty. Tiếp đó, mô hình này cho phép nhân viên và quản lý cấp cao tạo dựng mối quan hệ trực tiếp với nhau. Điều này giúp thúc đẩy sự tương tác với nhau trong tổ chức.
Cuối cùng, cấu trúng phẳng giúp rút ngắn quá trình ra quyết định, giúp công ty nhanh chóng thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục. Điều này hỗ trợ công ty tăng cường khả năng đổi mới và phát triển, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
- Nhược điểm
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo cấu trúc phẳng có thể gây khó khăn trong việc đạt được sự thống nhất hoặc đi đúng hướng ở nhân viên khi thiếu đi sự hướng dẫn đến từ lãnh đạo, quản lý. Bên cạnh đó, với thiết kế phức tạp, việc xác định các đầu mối quan trọng để xin phê duyệt trong các tình huống cần thiết cũng là trở ngại lớn.
Nếu Doanh nghiệp quyết định lựa chọn áp dụng sơ đồ tổ chức công ty theo cơ cấu mạng, hãy thêm vào ít nhất MỘT cấp quản lý hoặc xây dựng các quy trình rõ ràng theo từng tình huống. Điều này sẽ giúp nhân sự không bị bối rối trong trường hợp có việc cần nhưng lại không biết phải liên hệ với ai.
6.9 Cơ cấu tổ chức theo cấu trúc mạng [Network Structure]
Khi có hai hoặc nhiều công ty cùng hợp tác và làm việc với nhau, thường sẽ xây dựng một sơ đồ tổ chức công ty theo cấu trúc mạng. Mục đích của sơ đồ này là để giải thích cho các nhân viên được thuê ngoài hiểu rõ quy trình làm việc của công ty. Qua đó, nhân viên có thể xác định chính xác nơi cần liên hệ tùy theo nhu cầu công việc của mình.
- Ưu điểm
Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo cấu trúc mạng thực chất dành cho các công ty sử dụng nhiều đơn vị thuê ngoài. Do đó, khi áp dụng nó, Doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được chi phí và gia tăng sự linh hoạt hơn khi thay đổi quy trình. Đồng thời, với loại cơ cấu này, Doanh nghiệp có thể tập trung hơn với chức năng cốt lõi của mình.
- Nhược điểm
Hình dạng của mẫu sơ đồ tổ chức này có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng đơn vị thuê ngoài hoặc địa điểm văn phòng của Doanh nghiệp. Nếu biểu diễn không rõ ràng, sơ đồ sẽ gây khó khăn cho các bên trong việc hiểu được quy trình làm việc cơ bản cũng như bối rối khi cần liên hệ khi giải quyết công việc.
7. 3 Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo từng loại hình cụ thể
Mỗi công ty sẽ có sơ đồ tổ chức công ty phù hợp với loại hình của mình, không sơ đồ nào giống sơ đồ nào. Dưới đây là 3 mẫu sơ đồ phổ biến nhất theo từng loại hình cụ thể.
7.1 Mẫu sơ đồ tổ chức công ty cổ phần
Sơ đồ công ty cổ phần biểu diễn đầy đủ vai trò và quy trình làm việc của công ty theo từng phòng ban, chức vụ và vị trí. Thông qua sơ đồ tổ chức công ty này, người xem có thể nắm rõ chi tiết các cấp bậc và cấu trúc nội bộ của công ty. Dựa theo lĩnh vực, đặc điểm kinh doanh có thể xây dựng sơ đồ tổ chức công ty cổ phần theo 4 loại sau:
- Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty theo cấp bậc từ cao xuống thấp
- Xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty dựa theo từng bộ phận
- Xây dựng sơ đồ theo cấu trúc ma trận
- Xây dựng sơ đồ công ty theo dạng thẳng
Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần bia Hà Nội
7.2 Mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH
Có 2 loại sơ đồ tổ chức công ty TNHH như sau:
- Công ty TNHH có một thành viên: Chỉ có một chủ sở hữu duy nhất. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH một thành viên thường bao gồm: Chủ tịch và Giám đốc [hoặc Tổng giám đốc]. Vị trí Giám đốc có thể thuê từ bên ngoài, không nhất thiết phải là nhân viên nội bộ.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Ngoài chủ sở hữu, công ty còn có Hội đồng thành viên do chủ sở hữu bổ nhiệm. Các thành viên trong Hội đồng có quyền hạn và trách nhiệm tương đương với chủ sở hữu. So với công ty một thành viên, công ty hai thành viên dễ dàng hơn trong việc điều hành và quản lý.
Mẫu sơ đồ tổ chức công ty TNHH
7.3 Mẫu sơ đồ tổ chức công ty hợp danh
Công ty hợp danh có ít nhất 2 người cùng tham gia góp vốn, cùng hoạt động dưới một danh nghĩa. Đồng thời, cả 2 người này cùng là người chịu trách nhiệm liên đới vô hạn các khoản nợ và nghĩa vụ. Thông thường, sơ đồ tổ chức công ty gồm: Chủ tịch, Ban hội đồng, giám đốc/ tổng giám đốc.
8. 6 Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo lĩnh vực kinh doanh
Tùy vào từng lĩnh vực kinh doanh mà có sơ đồ tổ chức công ty khác nhau. Để xây dựng sơ đồ hoàn thiện nhất, công ty cần chọn sơ đồ sao cho phù hợp với lĩnh vực của mình. Dưới đây là một số mẫu sơ đồ theo lĩnh vực kinh doanh phổ biến hiện nay.
8.1 Mẫu sơ đồ tổ chức công ty xây dựng
Xây dựng là một ngành nghề có nhiều lĩnh vực, từ đó cũng có nhiều sơ đồ tổ chức công ty phù hợp cho từng loại hình. Sơ đồ của công ty xây dựng phụ thuộc vào hai yếu tố: quy mô sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp. Trong lĩnh vực này, có hai dạng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản: công ty không thi công và công ty có thi công.
8.1.1 Công ty xây dựng không thi công
Công ty xây dựng không thi công đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn, giám sát và quản lý dự án. Những công ty này giúp dự án tiến hành suôn sẻ, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng theo kế hoạch/ bản vẽ, hạn chế rủi ro. Ngoài ra, công ty còn giúp giám sát, phân bố tài nguyên giúp đảm bảo các yếu tố về thời gian và chi phí thi công.
8.1.2 Công ty xây dựng có thi công
Công ty xây dựng có thi công thực hiện các nhiệm vụ như: xây dựng, lắp đặt, sửa chữa và thiết kế các công trình xây dựng. Các công trình này bao gồm các dự án dân dụng [nhà ở, cao ốc và cơ sở hạ tầng] và công trình công nghiệp [nhà máy, kho, xưởng].
8.2 Mẫu sơ đồ tổ chức Doanh nghiệp Logistics
Doanh nghiệp Logistics đảm nhiệm công việc quản lý và vận hành chuỗi cung ứng, đầu tư, phân phối sản phẩm hằng ngày. Đối với dạng Doanh nghiệp này, sơ đồ tổ chức công ty thường tập trung vào hệ thống quản lý quan trọng như: Quản lý hành chính, nhân sự, kho, bán hàng,….
Sơ đồ tổ chức công ty của Doanh nghiệp Logistics quy mô nhỏ tuy đơn giản nhưng có đầy đủ các bộ phận quan trọng chủ chốt. Còn đối với Doanh nghiệp có quy mô lớn, thay vì gộp chung thì sơ đồ cơ cấu đa phần được phân chia nhỏ theo từng phòng ban.
8.3 Mẫu sơ đồ cơ cấu doanh nghiệp sản xuất
Công việc chính của một Doanh nghiệp sản xuất là nghiên cứu và sản xuất những sản phẩm hoàn thiện để đưa ra thị trường. Mục tiêu là để mua bán, trao đổi và đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Sơ đồ tổ chức của công ty này thường thấy nhất là hai hình thức sản xuất phổ biến: sản xuất thương mại và sản xuất gia công.
8.4 Mẫu sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty vận tải
Công ty vận tải chủ yếu cung cấp loại hình dịch vụ vận chuyển hàng hóa. Chính vì vậy, sơ đồ tổ chức của các công ty này thường có các bộ phận như: Bộ phận thực hiện nhiệm vụ vận chuyển và Bộ phận đảm nhiệm kiểm soát chất lượng.
8.5 Mẫu sơ đồ cơ cấu công ty du lịch
Cũng như tên gọi, công ty du lịch chủ yếu cung cấp dịch vụ phục vụ nhu cầu đi du lịch, lữ hành của khách hàng. Sơ đồ tổ chức công ty này có các bộ phận như: Bộ phận kế toán, bộ phận kinh doanh, các bộ phận có nghiệp vụ chuyên môn.
8.6 Mẫu sơ đồ tổ chức công ty thương mại
Công ty thương mại là loại hình mua bán, trao đổi hàng hóa, sản phẩm. Loại công ty này chuyên thực hiện kinh doanh chủ yếu thông qua các cửa hàng, đại lý và kênh phân phối. Chính vì vậy, sơ đồ tổ chức có các bộ phận chung gồm: Bộ phận kinh doanh, bộ phận chiến lược, mở rộng thị trường.
9. Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo cấu trúc phòng ban
Dưới đây là 5 mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo cấu trúc từng phòng ban thông dụng nhất.
9.1 Sơ đồ tổ chức tổng công ty
Tổng công ty là đơn vị quản lý cao nhất, có quyền hạn quản lý toàn bộ các bộ phận khác. Chính vì vậy, để đảm bảo hiệu quả trong các hoạt động, quản lý và giám sát, sơ đồ tổ chức của tổng công ty cần được tối ưu nhất.
9.2 Sơ đồ cấu trúc bộ phận kinh doanh
Bộ phận kinh doanh là đầu não tham mưu, thực hiện nghiên cứu, phát triển thị trường, sản phẩm và khách hàng. Có 3 loại sơ đồ tổ chức công ty theo cấu trúc bộ phận kinh doanh: Sơ đồ có hình hòn đảo, hình dây chuyền và sơ đồ nhóm.
9.3 Sơ đồ bộ phận Marketing
Bộ phận Marketing là cầu nối giữa công ty với thị trường, giữa khách hàng tiêu dùng với sản phẩm, dịch vụ. Bộ phận này chủ yếu đảm nhận việc nghiên cứu thị trường và nhu cầu khách hàng. Từ kết quả của việc nghiên cứu, phòng ban sẽ đưa ra định hướng tiếp thị sản phẩm phù hợp.
9.4 Sơ đồ cấu trúc phòng nhân sự
Sơ đồ cấu trúc phòng nhân sự được chia ra làm 2 phần, gồm: Quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực. Quản trị nhân sự phụ trách việc quản lý hành chính và thực hiện các chính sách lao động như lương bổng, phúc lợi nhân viên,… Quản trị nguồn nhân lực phụ trách việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển và xây dựng cơ chế đánh giá nhân viên.
9.5 Sơ đồ cấu trúc phòng ban kế toán
Phòng kế toán có nghĩa vụ và trách nhiệm đề xuất các biện pháp, phương hướng và quy chế quản lý tài chính hợp lý. Phòng ban này phụ trách thực hiện kế hoạch quản lý tài chính, điều hành công tác kế toán giúp mang lại hiệu quả cao nhất với mức chi phí thấp nhất. Đồng thời phải phù hợp với quy định và chế độ kế toán hiện hành.
10. Tại sao Doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ tổ chức công ty?
Việc xây dựng sơ đồ công ty là rất cần thiết và quan trọng. Nguyên nhân thực tế cho thấy Doanh nghiệp cần xây dựng sơ đồ tổ chức như sau:
- Sơ đồ tổ chức công ty thể hiện rõ ràng hệ thống thứ bậc và cấu trúc nội bộ của công ty. Điều này giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan về tất cả các bộ phận và chức danh trong công ty.
- Sơ đồ tổ chức giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình trong công ty. Thông qua sơ đồ, nhân viên có thể nhận ra vai trò và trách nhiệm của mình. Từ đó nhân viên có thể tập trung vào nhiệm vụ được giao một cách rõ ràng và hiệu quả.
- Sơ đồ tổ chức công ty giúp làm rõ trách nhiệm và vai trò của từng bộ phận trong công ty. Đây là nền tảng cho sự giao tiếp, hợp tác và trao đổi, giúp mọi người hiểu nhau và cùng hợp tác làm việc hiệu quả hơn.
- Thông tin liên hệ của các nhân viên cũng được lưu trữ và quản lý dễ dàng trên sơ đồ tổ chức. Điều này giúp dễ dàng liên lạc và tìm kiếm thông tin cho công việc hàng ngày thông qua bộ phận liên quan.
- Bên cạnh đó, sơ đồ tổ chức cũng giúp quản lý nắm được số lượng nhân viên của mình. Điều này giúp quản lý tài nguyên con người và phân công công việc một cách hợp lý và hiệu quả.
- Ngoài ra, sơ đồ tổ chức còn giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng về lộ trình phát triển công việc trong công ty. Nó giúp nhân viên thấy được cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp.
Sơ đồ tổ chức công ty giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình
11. Các công cụ vẽ sơ đồ tổ chức công ty
Hiện nay có rất nhiều công cụ phục vụ cho việc vẽ sơ đồ tổ chức công ty. Tùy vào kỹ năng, kiến thức và phong cách của người vẽ hoặc công ty mà có thể lựa chọn công cụ vẽ phù hợp. Có 3 công cụ vẽ phổ biến nhất:
- Vẽ trực tiếp bằng tay: Chỉ cần có giấy hoặc bảng và bút hoặc phấn là có thể vẽ được sơ đồ công ty rồi. Tuy nhiên, phương pháp này có hạn chế là khó chỉnh sửa và khó để cho ra thành phẩm là sơ đồ có tính chuyên nghiệp cao.
- Công cụ trực tuyến: Có rất nhiều công cụ trực tuyến giúp thiết kế sơ đồ công ty đẹp, trực quan nhưng không thiếu phần chuyên nghiệp. Chẳng hạn như: Canva, Lucidchart, Draw.io,…
- Phần mềm vẽ: Các phần mềm vẽ hiện nay đều có cung cấp nhiều tính năng và công cụ đa dạng giúp thiết kế sơ đồ tổ chức công ty đẹp và chuyên nghiệp. Có nhiều phần mềm phổ biến như: Microsoft Visio, Adobe Illustrator,…
12. Hướng dẫn vẽ sơ đồ tổ chức công ty đơn giản bằng Excel
Trước khi vẽ, cần nắm rõ cách xây dựng sơ đồ, cũng như các yếu tố và nguyên tắc của nó. Dưới đây là 2 bước vẽ sơ đồ tổ chức công ty đơn giản bằng công cụ có sẵn trong Excel.
12.1 Bước 1: Tạo mẫu sơ đồ
Trong trang tính Excel, bấm mở hộp thoại Insert, sau đó chọn SmartArt [đối với các chương trình cũ], hoặc chọn Illustratrons rồi chọn SmartArt [đối với các chương trình Excel trên 2007].
Trong khung hộp thoại vừa nhảy ra, chọn mẫu sơ đồ phù hợp. Sau đó nhập các thông tin vào ô tương ứng. Để chèn ảnh vào sơ đồ, chọn biểu tượng Picture ở góc bên trái của ô muốn chèn ảnh. Sau đó chọn vị trí lấy ảnh rồi chọn ảnh muốn chèn và bấm chọn Insert.
12.2 Bước 2: Chỉnh sửa lại nội dung cho phù hợp
Để chỉnh sửa sơ đồ tổ chức công ty, bấm chọn vào sơ đồ. Trong hộp thoại SmartArt Tools, chọn SmartArt Design:
- Muốn tạo thêm cấp bậc ở đâu thì bấm chọn ô tương ứng. Sau đó chọn dấu mũi tên ở ô Add Shape, rồi chọn theo nhu cầu phù hợp.
- Để xóa cấp bậc, chọn ô cấp bậc muốn xóa. Sau đó bấm nút Backspace hoặc nút Delete trên bàn phím.
- Để thay đổi màu toàn sơ đồ, chọn Change Colors, sau đó chọn màu phù hợp. Nếu muốn thay đổi màu của ô, thay vì chọn hộp thoại SmartArt Design hãy chọn Format, rồi bấm vào Shape Fill và chọn màu.
Hướng dẫn thêm ô và thay đổi màu sơ đồ tổ chức của công tyHướng dẫn đổi màu ô cho sơ đồ cơ cấu công ty
Sơ đồ tổ chức công ty là một công cụ quan trọng góp phần tạo nên hiệu quả trong công việc. Xây dựng một sơ đồ tổ chức rõ ràng và chi tiết là tiền đề để tạo nền móng vững chắc cho sự phát triển và thành công. Hy vọng hơn 20 mẫu sơ đồ trên của