Gửi lại báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn năm 2024

Mới đây, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 1421/QĐ-BTC khiến nhiều người hoang mang về việc liệu có phải Bộ Tài chính đã lại “hồi sinh” báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn. Vậy thực hư việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn thế nào?

Từ 01/7/2022 không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn?

Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn giấy (mẫu số BC26/HĐG) là mẫu báo cáo sử dụng áp dụng với hoá đơn giấy. Căn cứ Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh mua hoá đơn của cơ quan thuế phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn và bảng kê trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp vào hàng quý.

Tuy nhiên, căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, lộ trình áp dụng hoá đơn điện tử được thực hiện như sau:

- Trước 01/7/2022: Chỉ các cơ sở kinh doanh được thông báo chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử và đã đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng sử dụng hoá đơn điện tử.

- Từ ngày 01/7/2022: Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hoá đơn điện tử trừ các trường hợp như doanh nghiệp nhỏ và vừa, doanh nhiệp kinh doanh ở nơi có điều kiện kinh tế, xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn…

Như vậy, có thể thấy, sau ngày 01/7/2022, hầu hết các doanh nghiệp (trừ các trường hợp vẫn sử dụng hoá đơn giấy) đều phải đồng bộ áp dụng hoá đơn điện tử. Do đó, các doanh nghiệp này từ ngày 01/7/2022 đều không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn trừ các đơn vị chưa sử dụng hoá đơn điện tử.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, việc áp dụng hoá đơn điện tử đã được sử dụng từ ngày 21/11/2021 theo hai giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Từ ngày 21/11/2021: Triển khai áp dụng hoá đơn điện tử với 06 tỉnh, thành phố: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ, Bình Định.

- Giai đoạn 2: Hoá đơn điện tử áp dụng từ tháng 4/2022 với 57 tỉnh, thành phố còn lại theo Quyết định 206/QĐ-BTC.

Như vậy, các doanh nghiệp đã sử dụng hoá đơn điện tử sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn giấy mà chỉ những doanh nghiệp chưa sử dụng hoá đơn điện tử nêu trên.

Doanh nghiệp có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn?

Mới đây, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 1421/QĐ-BTC công bố danh mục báo cáo định kỳ phải nộp trong đó có đề cập đến báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.

Điều đó khiến nhiều kế toán của doanh nghiệp hiểu lầm doanh nghiệp nào cũng phải nộp báo cáo này. Đồng nghĩa, thông qua Quyết định này, Bộ Tài chính đã “hồi sinh” cho báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn và áp dụng với tất cả các doanh nghiệp.

Tuy nhiên, theo phân tích ở trên, chỉ có trường hợp chưa sử dụng hoá đơn điện tử mà vẫn sử dụng hoá đơn giấy thì các doanh nghiệp mới phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế.

Ngược lại, nếu đã sử dụng hoá đơn điện tử thì không cần nộp báo cáo này bởi theo điểm e khoản 2 Điều 55 Nghị định 123, doanh nghiệp đã gửi dữ liệu hoá đơn đến cơ quan thuế nếu mua hoá đơn của cơ quan thuế. Do đó, doanh nghiệp đã sử dụng hoá đơn điện tử sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.

Còn trường hợp báo cáo việc sử dụng hoá đơn chỉ áp dụng trong trường hợp mua hoá đơn giấy của cơ quan thuế, chưa chuyển sang hoá đơn điện tử thì tiếp tục nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế.

Như vậy, không có chuyện Bộ Tài chính “hồi sinh” báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn. Việc nộp báo cáo này được thực hiện như sau:

- Doanh nghiệp nào đã chuyển sang hoá đơn điện tử từ cuối năm 2021 thì không phải nộp báo cáo này;

- Doanh nghiệp nào mới chuyển sang hoá đơn điện tử trong giai đoạn 2 và trong quý 2 vẫn sử dụng hoá đơn giấy thì vẫn phải báo cáo tình hình sử dụng những hoá đơn giấy đã sử dụng trong thời gian chưa chuyển hoàn toàn sang hoá đơn điện tử.

- Doanh nghiệp nào thuộc diện không bắt buộc chuyển sang hoá đơn điện tử, vẫn đang dùng hoá đơn giấy thì quý 2 nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn như trước nay vẫn thực hiện.

Có phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo thông tư 78 khi đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử kể từ ngày 1/7/2022 theo quy định của Chính phủ hay không? Bài viết này của MISA MeInvoice sẽ giải đáp câu hỏi này và đồng thời hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Từ ngày 1/7/2022; 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá thể và cá nhân kinh doanh đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123 sẽ không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.

Khi đã được Cơ quan thuế phê duyệt đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế có thể tiến hành lập hóa đơn khi bán hàng và cung cấp dịch vụ. Chi tiết cụ thể như sau:

1.1. Với hóa đơn điện tử có mã của CQT (Cơ quan thuế)

Khi đã lập hóa đơn, người bán tiến hành gửi hóa đơn tới Cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó sẽ gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã tới người mua.

1.2. Với hóa đơn điện tử không có mã của CQT (Cơ quan thuế)

Khi người bán đã lập hóa đơn và gửi cho người mua, dữ liệu của hóa đơn điện tử sẽ được người bán gửi tới Cơ quan thuế (gửi thông quan tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc chuyển trực tiếp).

Tùy vào từng trường hợp mà người bán sẽ chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn tới Cơ quan thuế nhưng chậm nhất phải là cùng ngày gửi cho người mua, hoặc có thể chuyển với hình thức Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (Mẫu 01/TH-HĐĐT) theo hạn nộp hồ sơ kê khai thuế Giá trị gia tăng. Trường hợp đặc biệt, nếu bán xăng dầu thì phải chuyển Bảng tổng hợp trong ngày.

Theo những trường hợp kể trên, tất cả các loại hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của Cơ quan thuế đều đã được gửi dữ liệu tới cơ quan thuế và được lưu trữ dữ liệu tại CQT. Do đó, người nộp thuế không cần phải lập báo cáo sử dụng hóa đơn hàng Quý (BC26/AC) như trước đây.

Xem thêm: Cách sử dụng hóa đơn điện tử HIỆU QUẢ

2. Một số đối tượng vẫn cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo thông tư 78

Theo như quy định mới, một số tổ chức và hộ, cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn mua của Cơ quan thuế vẫn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Quy định tại Khoản 1, Điều 29, Nghị định 123, cụ thể:

1. Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp Nguồn: Khoản 1, Điều 29, Nghị định 123 Thư viện pháp luật

Bên cạnh đó, cũng theo Khoản 2, Điều 20 của Nghị định 123, cũng quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi xảy ra sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế như sau:

Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này Nguồn: Khoản 2, Điều 20, Nghị định 123 Thư viện pháp luật

Ngoài ra cũng có một số trường hợp khác phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo từng sự kiện phát sinh theo Khoản 2, Điều 29, Nghị định 123 như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế. Nguồn: Khoản 2, Điều 29, Nghị định 123 Thư viện pháp luật

3. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn lần cuối cùng

Khi đã nhận được thông báo phê duyệt chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26 có đính kèm phụ lục 3.12 để quyết toán hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo quy định trước đây.

Khi lập mẫu BC26 lần cuối cùng, có một số chú ý sau đây:

• Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chuyển sang dùng hóa đơn điện tử, tuy nhiên khi đang chuyển giao giữa hóa đơn cũ và hóa đơn mới, doanh nghiệp vẫn nên báo cáo để tránh rắc rối khi bị thanh và kiểm tra.
• Mẫu BC26 được nộp lần cuối nhằm mục đích quyết toán và chốt lại thời điểm chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Vậy nên còn tồn hóa đơn nào thì kế toán nên chọn ngày đầu là đầu quý tới là ngày muốn chốt chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Mức phạt nộp chậm, làm sai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC/26/AC)

Trường hợp làm sai nội dung của thông báo phát hành hóa đơn BC/26/AC thì bạn có thể bị phạt theo mức là phạt tiền từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng.

4. Lời kết

Qua bài viết này, MISA MeInvoice hi vọng các Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân đã nắm được những thông tin cần thiết về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo thông tư 78. Ngoài ra, MISA meInvoice là phần mềm hoá đơn điện tử được tin dùng hàng đầu Việt Nam, với +150.000 Khách hàng đang sử dụng, đáp ứng mọi thông tư, nghị định hiện hành.