Posted at 07:52h in Quản Lý Doanh Nghiệp
[Last Updated On: Tháng Tư 20, 2022]
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài thực hiện khi người nước ngoài làm kinh doanh hoặc làm việc tại Việt Nam phải xuất trình các cơ quan có thẩm quyền hoặc các đối tác các tài liệu nước ngoài cần thiết để hỗ trợ hoạt động của họ.
Một số người nước ngoài không biết làm thế nào để làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ tài liệu nước ngoài, bắt đầu từ đâu hoặc hoàn thành hợp pháp hóa mà không cần quá trình thích hợp, nó sẽ mất nhiều thời gian và tiền bạc, nhưng đôi khi nó không được chấp nhận bởi các cơ quan Việt Nam.
- Bước 1: Các văn bản được ban hành bởi các cơ quan/tổ chức nước ngoài có thẩm quyền phải được chứng thực tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành.
- Bước 2: Các văn bản công chứng phải được xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành. Có hai trường hợp:
- Trường hợp 2.1: chứng nhận bởi Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, ví dụ, Bộ Ngoại giao [như ở Hồng Kông, Hoa Kỳ], hoặc một cơ quan tương đương như Phòng Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Malaysia Putrajaya của Malaysia, Cục pháp lý ngoại giao Tokyo Nhật Bản hay Học viện Luật Singapore của Singapore cho chữ ký và con dấu của công đó chứng viên. Trường hợp này, thực hiện tiếp theo là bước 3.1 dưới đây.
- Trường hợp 2.2: Trường hợp này, văn bản này đã hoàn thành bước 1 có sẵn tại Việt Nam. Họ có thể được xác định bởi bộ phận ngoại giao thẩm quyền nằm ở Việt Nam trong các trường hợp sau:
- Chữ ký của công chứng viên [bước 1] đã được đăng ký với cơ quan đại diện ngoại giao tại Việt Nam.
- Tái chứng nhận chữ ký trường hợp 2.1: Trường hợp này, tài liệu nước ngoài đã hoàn thành trường hợp 2.1, nhưng nó chưa xác nhận của Đại Sứ quán Việt Nam tại nước sở tại [tức chưa thực hiện bước 3.1]. Bước tiếp theo trường hợp này là Bước 3.2
* Lưu ý đối với bước 2: Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài.
-
- Đối với Hoa Kỳ, có thêm một bước nữa, Giám đốc nội các của Tiểu bang sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của công chứng viên trong tiểu bang đó và sau đó là Bộ Ngoại giao Mỹ sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của Giám đốc nội các Tiều bang.
- Đối với Hàn Quốc, bước này được bỏ qua vì văn phòng công chứng có chức năng của cơ quan ngoại giao.
- Một số cơ quan ngoại giao của một số nước không được trao quyền để thực hiện việc chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam, chẳng hạn như Mỹ, Anh, Trung Quốc, Ý,… Do đó, hợp pháp hóa lãnh sự phải được thực hiện trực tiếp tại các quốc gia.
- Bước 3: văn bản công chứng phải có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam. Có hai trường hợp:
- Các trường hợp 3.1: Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại nước mà tài liệu ban hành, cụ thể là Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán hoặc Lãnh sự quán. Trường hợp này chỉ áp dụng khi hoàn thành bước 2.1.
- Trường hợp 3.2: Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại Việt Nam, tên là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội [từ phía bắc Thừa Thiên Huế] và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh [từ phía nam Đà Nẵng]. Trường hợp này chỉ áp dụng khi hoàn thành bước 2.2.
* Lưu ý đối với bước 3: Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài:
-
- Có một số trường hợp không có cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại quốc gia nơi các văn bản đã ban hành, sau đó các tài liệu có thể được chuyển giao cho các cơ quan ngoại giao của Việt Nam ở nước láng giềng thứ ba nếu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước đó được giao phải chịu trách nhiệm về Hợp pháp hoá lãnh sự của nước đó.
- Trong một số trường hợp, ở một số nước, trong đó Việt Nam đã không đặt quan hệ ngoại giao hoặc cơ thể không có ngoại giao của Việt Nam tại nước láng giềng thứ ba đó là phụ trách Hợp pháp hoá lãnh sự của các tài liệu được phát hành tại các quốc gia [ví dụ như một số quốc gia trong Châu Phi], các tài liệu nước ngoài sẽ không hợp pháp hóa lãnh sự.
- Bước 3.1 bỏ qua trong trường hợp một quốc gia có cơ quan ngoại giao tại Việt Nam [Ví dụ: Lãnh sự quán Anh, Đại sứ quán tại Việt Nam], các tài liệu nước ngoài có thể được tái xác nhận của cơ quan ngoại giao tại ở Việt Nam và sau đó có xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam, có tên là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội [từ phía bắc Thừa Thiên Huế] và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh [từ phía nam Đà Nẵng] hợp pháp hoá lãnh.
- Bước 4: các tài liệu nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và chứng nhận bản dịch của Phòng Tư pháp của Ủy ban nhân dân huyện bất kỳ tại Việt Nam hoặc dịch vụ công chứng ở Việt Nam trước khi trình cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
* Lưu ý đối với bước 4: Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài:
-
- Tài liệu nước ngoài có tiếng Việt, bước 4 là bãi bỏ.
- Các quy định hiện tại về hợp pháp hoá lãnh sự không cung cấp về tính hợp lệ của các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền / tổ chức của nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng không phải tất cả các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ có giá trị mãi mãi khi sử dụng tại Việt Nam. Trong thực tế, theo hướng dẫn của một số cơ quan nhà nước có thẩm quyền [bao gồm Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh], các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ chỉ có giá trị sử dụng trong vòng ba tháng kể từ ngày của Hợp pháp hoá lãnh sự.
- Đối với các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự được sử dụng cho các mục đích khác, họ sẽ phụ thuộc vào các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành hướng dẫn các trường hợp, chẳng hạn như các giấy tờ, tài liệu khác về hôn nhân – gia đình, giá trị tối đa cho các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chấp nhận như là 06 tháng kể từ khi các giấy tờ, văn bản đã ban hành đến ngày nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam.
Tham vấn cùng chuyên gia
Xem thêm:
Tạo Và Quản Lý Hồ Sơ Báo Cáo Trong Kinh Doanh
Quản Lý Giấy Phép Trong Kinh Doanh – Những Điều Cần Biết
Kiểm Tra – Hoàn Thiện – Quản Lý Hồ Sơ Pháp Lý Trong Kinh Doanh
Thủ Tục Tuân Thủ Về Quản Lý Giấy Phép Đối Với Văn Phòng Đại Diện Nước Ngoài
THỦ TỤC HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ GIẤY TỜ TÀI LIỆU NƯỚC NGOÀI SỬ DỤNG TẠI VIỆT NAM was last modified: Tháng Tư 20th, 2022 by
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự [Ảnh minh họa]
1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, “Hợp pháp hóa lãnh sự” được giải thích là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
2. Các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
3. Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
4. Trình tự, thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự
Người thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự có thể lựa chọn thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
- Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao gồm:
+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao.
+ Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
- Theo Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện gồm:
+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
+ Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
+ 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
+ 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.
+ Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
- Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
- Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.
Bước 3: Trả kết quả
Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.
*Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.
>>> Xem thêm: Muốn hợp pháp hóa lãnh sự giấy chứng nhận đăng ký kết hôn ở nước ngoài thì cần phải làm gì? Chi phí là bao nhiêu?
Nhật Anh