Làm thế nào để quản lý email từ nhiều dịch vụ mail khác nhau trên cùng một nền tảng? Người dùng hoàn toàn có thể sử dụng cách chuyển Gmail sang Outlook trong vài bước đơn giản. Bài viết dưới đây của FPT Smart Cloud sẽ giúp người dùng thực hiện quá trình này một cách nhanh chóng nhất.

Hướng dẫn cách chuyển Gmail sang Outlook

Để thực hiện chuyển Gmail sang Outlook dễ dàng hơn, người dùng cần chuẩn bị một vài thứ trước khi bắt đầu:

• ID user và mật khẩu tài khoản Microsoft 365.
• Cài đặt sẵn ứng dụng Outlook, ứng dụng này sẽ đi kèm với hầu hết các dịch vụ Microsoft 365.
• Thêm hộp thư Office 365 vào Outlook người dùng.

Bước 1: Cài đặt Gmail liên kết với Outlook

Trước khi tiến hành kết nối Gmail và Outlook, người dùng cần phải cấu hình cài đặt trên tài khoản Gmail: Kích hoạt tính năng xác minh hai yếu tố, sau đó tạo một mật khẩu cá nhân để Outlook/Microsoft 365 có thể sử dụng khi liên kết với Gmail.

Bước 2: Tích hợp tài khoản Gmail vào Outlook

Khi đã hoàn thành bước đầu tiên, các email trong hộp thư Gmail của người dùng sẽ xuất hiện trong giao diện Outlook. Người dùng có thể sử dụng Outlook để nhận, đọc và gửi email mới thông qua tài khoản Gmail. Ngoài ra, người dùng vẫn có thể truy cập tài khoản Gmail như bình thường thông qua trang web của Gmail.

1. Khi mở ứng dụng Outlook (Outlook 2013 hoặc 2016), thanh công cụ trên cùng sẽ xuất hiện với mục Tệp nằm ở góc trên bên trái.

Người dùng chỉ có thể sử dụng các phiên bản Outlook có mục Tệp nằm ở góc trái trên cùng, có chứa chức năng Import/Export.

Nếu thanh công cụ (ribbon) của Outlook trong hệ thống của người dùng không khớp với mô tả trên, có nghĩa là người dùng đang không sử dụng phiên bản Outlook đã được cài đặt trên máy. Để khắc phục, người dùng cần cài đặt lại ứng dụng Outlook.

1. Trong ứng dụng Outlook, nhấn vào Tệp và chọn Thêm Tài khoản.
2. Trên trang Thiết lập Tài khoản Tự động, nhập Tên của bạn, địa chỉ Email và mật khẩu, rồi nhấn chọn Tiếp theo.

Hướng dẫn tích hợp Gmail vào Outlook

Nếu không thể hoàn thiện quá trình cài đặt và được yêu cầu nhập thông tin đăng nhập cho máy chủ imap.gmail.com, chọn Hủy bỏ và nhập lại mật khẩu của ứng dụng.

1. Nhấn Hoàn tất. Khi đó, Outlook đã đồng bộ với tài khoản Gmail của người dùng. Các email trong tài khoản Gmail sẽ xuất hiện trong Outlook dưới hộp thư Microsoft 365.

Bước 3: Sao chép Gmail vào máy tính

Phiên bản sao lưu của hộp thư Gmail sẽ được lưu trữ trong một tệp do Outlook tự tạo trên máy tính của người dùng. Tệp này được gọi là Tệp Dữ liệu Outlook (.pst).

Nếu có email mới chuyển đến tài khoản Gmail sau khi sao chép, những email đó sẽ không tự động cập nhật vào tệp .pst, nhưng người dùng có thể lặp lại quy trình để sao chép chúng.

• Trong ứng dụng Outlook 365, chọn tab Tệp, nhấn vào Open & Export, chọn Import/Export.
• Chọn Xuất ra tệp, rồi chọn Tiếp.
• Chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), rồi nhấn chọn Tiếp.
  Cách xuất tệp dữ liệu Outlook trên máy tính
• Chọn tài khoản Gmail cần xuất bằng cách nhấn vào tên hoặc địa chỉ email. Đảm bảo rằng người dùng đã chọn mục Bao gồm các thư mục con để sao chép toàn bộ email, sau đó nhấn Tiếp.
• Nhấn Duyệt để chọn vị trí lưu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và đặt tên cho tệp đó. Mặc định tên tệp là backup, do đó hãy chọn tên khác dễ nhớ hơn, ví dụ như gmail. Nếu người dùng đang xuất Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) hiện có, hãy điều chỉnh tùy chọn xuất dữ liệu cho các mục đã có trong tệp, rồi nhấn Hoàn tất.
• Thêm mật khẩu vào hộp thoại Thêm một mật khẩu tùy chọn nếu muốn, sau đó chọn OK. Nếu để trống hộp mật khẩu, tệp vẫn sẽ được lưu. Outlook sẽ tự động bắt đầu quá trình xuất dữ liệu và cũng không thông báo khi hoàn thành.
• Đi đến vị trí mà người dùng đã lưu tệp .pst để xác nhận thành công.

Bước 4: Sao chép Gmail vào hộp thư Microsoft 365

Sau khi thực hiện bước 3, toàn bộ email trong tệp .pst sẽ được tích hợp vào hộp thư Microsoft 365 của người dùng.

• Mở ứng dụng Outlook 365, chọn Tệp \> Open & Export \> Import/Export để khởi động quá trình Nhập và Xuất.
• Nhấn chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác rồi nhấn Tiếp.
• Chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và nhấn Tiếp.
• Trỏ đến tệp .pst đã tạo ở bước 3 (ví dụ trong trường hợp này: tệp có tên gmail.pst). Dưới mục Tùy chọn, người dùng sẽ chọn cách xử lý các email trùng lặp. Sau đó nhấn Tiếp.
  Sao chép nội dung vào hộp thư Microsoft 365
• Nếu tệp .pst được bảo vệ bằng mật khẩu, người dùng cần nhập mật khẩu đó rồi nhấn OK.
• Chọn hộp thư Microsoft 365 và nhập email vào. Sau đó nhấn Hoàn tất.
• Outlook sẽ bắt đầu quá trình sao chép thông tin từ tệp .pst của người dùng vào hộp thư Microsoft 365. Nếu dữ liệu của người dùng khá nhiều thì có thể mất vài giờ. Nếu Outlook bị tắt hoặc mất kết nối Internet trước khi hoàn thành, quá trình sẽ tự động tiếp tục khi có kết nối trở lại.

Khi Outlook hoàn tất, người dùng sẽ thấy phần sao chụp Gmail đã được lưu trữ trong hộp thư Microsoft 365. Lúc này, các email ở Gmail cũ của người dùng đã có mặt trong hộp thư Microsoft 365.

Giao diện tích hợp Gmail trên Outlook

Bởi vì Gmail cũ của người dùng đã được lưu vào hộp thư Microsoft 365, người dùng có thể sử dụng Outlook trên trình duyệt web để truy cập vào các email này bằng thiết bị bất kỳ.

Bước 5: Xóa tài khoản Gmail khỏi Outlook (nếu cần)

Khi thực hiện xong bước này, tài khoản Gmail của người dùng vẫn còn tồn tại nhưng sẽ không được hiển thị trong Outlook. Nếu có email mới chuyển đến tài khoản Gmail, người dùng cần thực hiện lại các bước trên để thêm email vào hộp thư Microsoft 365.

• Trong Outlook, người dùng nhấn vào Tệp, chọn mục Thiết đặt Tài khoản.
• Trong cửa sổ Thiết đặt Tài khoản, người dùng tìm đến tài khoản Gmail cần xóa và chọn Loại bỏ.
  Cách xóa tài khoản Gmail khỏi Outlook
• Cửa sổ thông báo về việc xóa nội dung đệm ẩn ngoại tuyến hiển thị, người dùng chọn Có.

Các thư Gmail đã được nhập vào hộp thư Microsoft 365 sẽ không bị ảnh hưởng, nhưng tài khoản Gmail sẽ không còn hiển thị trong Outlook.

Xem thêm: 8 cách khắc phục lỗi Outlook không nhận được Mail

Khắc phục sự cố khi chuyển Gmail sang Outlook

Đây là 3 sự cố mà người dùng thường gặp nhất khi thực hiện cách chuyển Gmail sang Outlook.

Sự cố

1

Khi người dùng gặp lời nhắc sau xuất hiện liên tục, hãy nhấn chọn Hủy bỏ, rồi nhấn nút Hủy bỏ trên màn hình Thiết lập Tài khoản Tự động để lời nhắc không hiển thị nữa.

Sự cố hiển thị lời nhắc khi chuyển Gmail sang Outlook

Lời nhắc này xuất hiện là do Google nghi ngờ có người khác biết mật khẩu của người dùng. Google sẽ tiếp tục hiện lời nhắc này mỗi khi Outlook tương tác với Google. Điều này có thể xảy ra do người dùng:

• Nhập sai mật khẩu. Người dùng nên kiểm tra lại mật khẩu.
• Sử dụng một máy tính mới để đăng nhập vào tài khoản Gmail.
• Không đăng nhập vào tài khoản Gmail trong một thời gian dài.

Để giải quyết vấn đề này, người dùng có thể:

• Đăng nhập tài khoản Gmail từ cùng một máy tính đang dùng để thực hiện quá trình Thêm tài khoản.
• Đảm bảo đã thực hiện các bước chuẩn bị tài khoản Gmail cần thiết.
• Bắt đầu lại từ bước 2 trong phần hướng dẫn cách chuyển Gmail sang Outlook trên.

Sự cố

2

Nếu thay vì thấy email từ Gmail trong Outlook, người dùng nhận thông báo lỗi cùng dòng chữ Máy chủ IMAP của bạn muốn cảnh báo cho bạn… vui lòng kiểm tra thiết lập Gmail để đảm bảo điều khoản Cho phép thiết đặt bảo mật thấp hơn đã được BẬT.

Sự cố

3

Người dùng gặp thông báo lỗi Không thể hoàn tất hoạt động vì nhà cung cấp dịch vụ không hỗ trợ hoạt động này. Đây là do người dùng đang cố gắng nhập email Gmail vào tài khoản Outlook.com hoặc Hotmail.com qua Exchange ActiveSync (EAS). Tuy nhiên, EAS (dịch vụ của Outlook.com/Hotmail) chỉ hỗ trợ việc sao chép email vào thư mục, không hỗ trợ nhập hoặc di chuyển.

Lời kết

Áp dụng cách chuyển Gmail sang Outlook không chỉ là một sự lựa chọn thông minh để tập trung quản lý email, mà còn mở ra cánh cửa với hàng loạt các tính năng cao cấp và bảo mật tốt hơn.

Nếu có nhu cầu muốn tìm hiểu về những giải pháp tối ưu khác, hãy liên hệ trực tiếp với FPT Smart Cloud để nhận được sự tư vấn miễn phí về gói