Khi nhân viên muốn làm thêm thì cần lập đơn và gửi quản lý duyệt trước, sau đó vẫn phải chấm công để HR nắm được thời gian làm việc thực tế. HR sẽ căn cứ vào đơn và cả thời gian check-in, check-out của nhân viên, đối chiếu xem con số nào nhỏ hơn thì sẽ lấy làm số giờ làm thêm thực tế.
2. Giải pháp phần mềm đáp ứng
- Nhân viên lập đơn đăng ký làm thêm giờ trên điện thoại/máy tính, hoặc quản lý có thể lập đơn cho nhân viên trong bộ phận mình [nếu làm thêm theo nhóm]
- Chương trình căn cứ trên đơn được duyệt và giờ chấm vào, chấm ra của nhân viên để tự động so sánh, tính toán số giờ làm thêm hàng ngày trên bảng chấm công
3. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Thiết lập quy tắc tính làm thêm
Tại phân hệ Thiết lập\Quy định làm thêm\Chung, thiết lập Căn cứ tính giờ làm thêm: lựa chọn là “Theo cả đơn và thời gian chấm công thực tế”.
Ngoài ra, cần thiết lập các khung giờ làm thêm [VD: 16:00 – 22:00, 22:00 – 00:00] để chương trình tính toán chính xác số giờ làm thêm cho nhân viên theo từng khung giờ.
Xem chi tiết hướng dẫn thiết lập quy định làm thêm tại đây.
Bước 2: Thiết lập ca làm việc được tính làm thêm giờ
Tại Ca làm việc, mục Tùy chỉnh nâng cao: tích chọn “Làm thêm giờ” và các thời điểm cho phép nhân viên làm thêm [trước ca, sau ca, nghỉ giữa ca].
Xem chi tiết hướng dẫn khai báo ca làm việc tại đây.
Bước 3: Nhân viên lập/duyệt đơn đăng ký làm thêm
Nhân viên có thể lập/duyệt đơn đăng ký làm thêm trên ứng dụng MISA AMIS [phiên bản Mobile] hoặc AMIS Nhân viên [phiên bản Web].
Hoặc HR có thể lập đơn hộ nhân viên trên ứng dụng AMIS Chấm công.
Xem chi tiết hướng dẫn quản lý đơn .
Bước 4: Theo dõi tình hình làm thêm trên bảng chấm công
Trên Bảng chấm công chi tiết: chương trình sẽ căn cứ trên đơn đăng ký làm thêm đã được duyệt của nhân viên và giờ check-in, check-out thực tế để tính toán số giờ làm thêm.
VD: Ca làm việc từ 8:00 đến 17:00, được tính làm thêm sau ca bắt đầu từ 18:00. Nhân viên chấm ra lúc 20:30 và có đơn đăng ký làm thêm từ 18:00 đến 21:00 → Được tính làm thêm 2.5 giờ [từ 18:00 đến 20:30].
- Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ là mẫu số 01b – LĐTL được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, được áp dụng đối với:
+ Các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
+ Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được vận dụng quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC để kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.
- Mục đích bảng chấm công làm thêm giờ theo Thông tư 200: Theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị.
- Cách ghi bảng chấm công làm thêm giờ theo Thông tư 200:
Mỗi bộ phận [phòng, ban, tổ, nhóm...] có phát sinh làm thêm ngoài giờ làm việc theo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm giờ.
Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người làm việc thêm giờ trong bộ phận công tác.
Cột 1 đến cột 31: Ghi số giờ làm thêm của các ngày [Từ giờ...đến giờ...] từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng.
Cột 32: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày thường trong tháng.
Cột 33: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật.
Cột 34: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày lễ, tết.
Cột 35: Ghi tổng số giờ làm thêm vào buổi tối [tính theo quy định của pháp luật] không thuộc ca làm việc của người lao động.
Hàng ngày tổ trưởng [phòng ban, tổ nhóm...] hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào số giờ làm thêm thực tế theo yêu cầu công việc của bộ phận mình để chấm giờ làm thêm cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.
Cuối tháng, người chấm công, phụ trách bộ phận có người làm thêm ký và giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt vào bảng chấm công làm thêm giờ và chuyển bảng chấm công làm thêm giờ cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để thanh toán [trường hợp thanh toán tiền]. Kế toán căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35.
2. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ theo Thông tư 133 và cách ghi
- Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ là mẫu số 01b-LĐTL ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, được áp dụng đối với:
+ Các doanh nghiệp nhỏ và vừa [bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ] thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa trừ doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ, công ty đại chúng theo quy định của pháp luật về chứng khoán, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định tại Luật Hợp tác xã.
+ Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo hiểm, chứng khoán ... đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp thuận áp dụng chế độ kế toán đặc thù.
- Mục đích bảng chấm công làm thêm giờ theo Thông tư 133: Theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị.
- Cách ghi bảng chấm công làm thêm giờ theo Thông tư 133:
Mỗi bộ phận [phòng, ban, tổ, nhóm...] có phát sinh làm thêm ngoài giờ làm việc theo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm giờ.
Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ và tên từng người làm việc thêm giờ trong bộ phận công tác.
Cột 1 đến cột 31: Ghi số giờ làm thêm của các ngày [Từ giờ...đến giờ...] từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng.
Cột 32: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày thường trong tháng.
Cột 33: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật.
Cột 34: Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày lễ, tết.
Cột 35: Ghi tổng số giờ làm thêm vào buổi tối [tính theo quy định của pháp luật] không thuộc ca làm việc của người lao động.
Hàng ngày tổ trưởng [phòng ban, tổ nhóm...] hoặc người được ủy quyền căn cứ vào số giờ làm thêm thực tế theo yêu cầu công việc của bộ phận mình để chấm giờ làm thêm cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.
Cuối tháng, người chấm công, phụ trách bộ phận có người làm thêm ký và giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt vào bảng chấm công làm thêm giờ và chuyển bảng chấm công làm thêm giờ cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để thanh toán [trường hợp thanh toán tiền]. Kế toán căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35.
Diễm My
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@thuvienphapluat.vn.
Làm thêm giờ tính bao nhiêu phần trăm?
Theo quy định trên thì tiền lương làm thêm giờ sẽ được tính như sau: Tiền lương làm thêm giờ = [Tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm vào ngày làm việc bình thường] x [Mức ít nhất 150% hoặc 200% hoặc 300%] x [Số giờ làm thêm].
Tiền lương làm thêm giờ vào ban đêm của ngày thường là bao nhiêu?
Người lao động làm thêm giờ vào ban đêm thì ngoài việc trả lương theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, người lao động còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc làm vào ban ngày của ngày làm việc bình thường hoặc của ngày nghỉ hằng tuần hoặc của ngày nghỉ lễ, ...
Bảng chấm công làm thêm giờ là gì?
Như vậy, bảng chấm công làm thêm giờ dùng để theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị đồng thời cần ghi đúng các thông tin trên bảng để đảm bảo quyền và lợi ích của người lao động khi làm thêm giờ.
Người lao động làm thêm giờ vào ngày thường được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm như thế nào?
Căn cứ vào điểm a khoản 1 Điều 98 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm vào ngày thường, ít nhất bằng 150%.