Email là 1 trong những kênh giao tiếp quan trọng giúp học sinh, sinh viên giao tiếp với giáo viên của mình 1 cách dễ dàng. Optimus sẽ hướng dẫn bạn cách viết email bằng tiếng Anh cho giáo viên thật chuẩn chỉnh và ấn tượng.
Bạn muốn viết email bằng tiếng Anh cho giáo viên nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Nội dung thì rất nhiều nhưng không biết sắp xếp sao cho hợp lý? Đừng quá lo lắng, vì Optimus sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này!
Những trường hợp nào cần viết email cho giáo viên?
Có thể thấy email là phương tiện dùng để giao tiếp chuyên nghiệp được sử dụng vô cùng phổ biến. Giáo viên thường thông qua email để thông báo cho người học lịch học, lịch nghỉ, gửi các tệp tài liệu học tập, v.v. Còn với người học, bạn cần phải viết email trong những trường hợp sau: nộp bài tập, báo cáo, gửi đơn xin nghỉ học, xin tài liệu của giáo viên, gửi thư xin nộp trễ báo cáo, gửi đơn xin học bổng, phản hồi thư của giáo viên, hỏi về thời gian, nội dung buổi học, v.v. Tùy vào nội dung email mà cách viết cũng rất khác nhau.
Nên nhớ email gửi giáo viên rất khác với email bạn gửi cho những người bạn thân quen của mình. Bạn cần lưu ý về phong cách viết email. Viết email bằng tiếng Anh gửi cho giáo viên phải mang tính lịch sự, trang trọng, chuyên nghiệp. Nội dung phải ngắn gọn, đầy đủ ý, dễ đọc vì giáo viên có rất ít thời gian để xử lý email, cũng như số lượng email nhận được rất nhiều.
Sau đây, Optimus sẽ hướng dẫn bạn cách viết email chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp để gửi đến giáo viên của mình.
Hướng dẫn cách viết email bằng tiếng Anh cho giáo viên
Trước khi đi vào chi tiết của từng đoạn trong email, bạn cần nắm rõ cấu trúc của một email chuẩn chỉnh là như thế nào. Việc bám sát vào cấu trúc email chuẩn không chỉ giúp bạn truyền đạt đầy đủ nội dung mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân.
Tiêu đề
Tiêu đề là một trong những phần quan trọng nhất của email mà bạn cần lưu ý. Trước khi đọc email, giáo viên sẽ nhìn thấy tiêu đề của bạn để xác định được có cần mở đọc hay không?
Vậy nếu không có tiêu đề đồng nghĩa với việc email của bạn sẽ bị trôi mất giữa hàng trăm email của giáo viên. Ngoài ra, việc thiếu tiêu đề của email cũng có thể khiến email của bạn bị trôi vào Thư mục Spam [Hộp thư rác].
Cách viết tiêu đề vô cùng đơn giản, chỉ cần đáp ứng các tiêu chí như ngắn gọn, dễ hiểu, thể hiện được nội dung của email.
Ví dụ:
- [End-of-term Report - Marketing Principle] Nguyen Van Long [[Báo cáo cuối kì - Marketing căn bản] Nguyễn Văn Long]
- Scholarship Application form - Pham Thi Van [Đơn ứng tuyển học bổng - Phạm Thị Vân]
Phần mở đầu
Phần mở đầu bao gồm lời chào hỏi, giới thiệu bản thân và lý do bạn gửi email đến với giáo viên. Phần này giúp người đọc biết bạn là ai, viết email với mục đích gì.
Người nhận email là giáo viên, vì vậy bạn cần soạn thảo email một cách trang trọng, lịch sự. Hãy bắt đầu email bằng lời chào “Dear…”, thay vì Hi/Hello. Khi giới thiệu bản thân, bạn có thể nêu một vài thông tin quan trọng như tên, mã cá nhân [mã học viên hoặc mã sinh viên], học lớp nào, môn gì. Và đừng quên nói cho giáo viên biết vì sao bạn gửi email này cho họ.
Ngoài ra, nếu giáo viên là một người thân quen với bạn, hãy thêm vào những lời hỏi thăm sức khỏe ở đầu email để thể hiện sự thân mật, lịch sự.
Ví dụ:
Dear Ms. Loan,
My name is Thanh Van. I am in DT83 class, and my student number is 1890292. I am writing this email to inform you of my absence on 15/9 and 16/9.
[Kính gửi cô Loan,
Tên em là Thanh Vân, học lớp DT83, và mã số sinh viên của em là 1890292. Em viết email để xin phép cô cho em được vắng học vào ngày 15/9 và 16/9].
Nội dung chính
Sau khi đã trình bày được lý do viết email, người nhận cũng phần nào hiểu được nội dung chính của thư. Do đó, bạn sẽ chuyển tới phần chính là cung cấp thêm các thông tin chi tiết cho giáo viên.
Nếu đó là thư xin nghỉ học sẽ cần thêm thông tin về lý do nghỉ, cam kết gì khi nghỉ học, v.v. Nếu là thư xin hướng dẫn làm khóa luận thì cần nêu thêm thông tin về đề tài, lý do vì sao mong muốn nhận được hỗ trợ của giáo viên, sự cam kết về dự án, v.v.
Ví dụ:
Due to my illness, I am really sorry that I cannot join the class today. Please find attached my doctor’s medical report. [Vì lý do sức khỏe, em rất lấy làm tiếc vì không thể tham gia lớp học hôm nay. Em có đính kèm giấy khám sức khỏe từ bác sĩ để cô có thể xem qua.]
I will contact my classmates to catch up on today’s lesson. Hopefully, I will get better and be back to class in 2 days. [Em sẽ liên lạc với các bạn cùng lớp để cập nhật nội dung bài học. Hy vọng sức khỏe của em sẽ sớm cải thiện và có thể đi học lại sau 2 ngày nữa].
Lời kết và chữ ký
Ở phần lời kết, bạn có thể cảm ơn vì giáo viên đã dành thời gian đọc email. Bạn có thể để lại lời nhắc phản hồi nhằm đảm bảo giáo viên đã nhận và đọc email của bạn. Ngoài ra, phần chữ ký cũng rất quan trọng để nhắc lại về thông tin cá nhân của bạn.
Ví dụ: Thank you for taking the time to read my email. I am looking forward to hearing from you soon. [Cảm ơn cô vì đã dành thời gian đọc email của em. Em rất mong chờ sẽ sớm nhận được phản hồi từ cô].
Yours sincerely,
Thanh Van - DT83 class
[Trân trọng,
Thanh Vân - Lớp DT83]
Viết email bằng tiếng Anh cho giáo viên chắc chắn bạn cần biết những điều này
Để gây ấn tượng và có được sự thiện cảm, nhận được phản hồi ngay lập tức, khi viết email bằng tiếng Anh cho giáo viên, bạn cần lưu ý:
- Nên sử dụng email do nhà trường/trung tâm cung cấp vì nó sẽ giúp email của bạn được giáo viên ưu tiên phản hồi.
- Lưu ý với các lỗi sai chính tả, sử dụng sai dấu câu, ngắt đoạn chưa hợp lý.
- Đọc lại toàn bộ email để kiểm tra trước khi gửi. Trong đó, đa phần người học thường hay quên khi gửi email cho thầy cô như tiêu đề, chữ ký, lời chào hỏi, file đính kèm.
- Sử dụng câu từ một cách ngắn gọn, chuẩn xác, dễ hiểu.
- Không viết tắt để đảm bảo tính chuyên nghiệp của email bằng tiếng Anh.
- Kiểm tra email sau 1 đến 2 ngày để chắc chắn giáo viên đã phản hồi email của bạn.
Với những hướng dẫn cách viết email bằng tiếng Anh cho giáo viên của Optimus, chúng tôi cam kết bạn sẽ thuần thục kỹ năng viết email sau vài lần luyện tập. Chắc chắn, giáo viên khi nhận được những email chuyên nghiệp sẽ đánh giá cao và ấn tượng tốt với bạn.