Xin chào Sherri, xuất hiện như bạn đã vô tình mở rộng thanh công thức. Vui lòng thử Ctrl+Shift+U để thu gọn thanh công thức. Nếu điều này hoạt động tốt, thì hãy mở rộng thanh công thức một lần nữa, ngay trên các cột [C, D, E ...] Bạn sẽ thấy đường viền của thanh công thức mở rộng. Hãy thử đặt con trỏ ở đường viền để thay đổi kích thước nhỏ, và sau đó sụp đổ một lần nữa. Hi vọng điêu nay co ich.
- Xóa khỏi các diễn đàn của tôi
Câu hỏi
Tôi có một bảng tính Excel 2007 trong đó một trang chỉ hiển thị 5 hàng dữ liệu [một trang rất ngắn!] Nhưng khi được in, trang này có 5 hàng dữ liệu ở trên cùng và phần còn lại của trang bình thường là trống. Các trang khác đều bình thường
Làm cách nào tôi có thể sửa trang này để nó sử dụng tất cả không gian trong một trang?
Câu trả lời
Chuyển sang Page Break Preview [có một nút cho nó ở bên trái tỷ lệ phần trăm thu phóng trong thanh trạng thái]. Có một trang phá vỡ trang dưới hàng 5? Nếu vậy, nhấp chuột phải vào một ô ngay bên dưới nó [nghĩa là trong hàng 6] và chọn Xóa Break Page Break khỏi menu ngữ cảnh.
Trân trọng, Hans Vogelaar
- Được đánh dấu là câu trả lời Bytuesday, ngày 2 tháng 7 năm 2013 1:36 sáng Tuesday, July 2, 2013 1:36 AM
Điểm mấu chốt: Tìm hiểu 5 kỹ thuật khác nhau để tìm và loại bỏ các không gian trong Excel. & NBSP; Không gian có thể gây ra lỗi công thức và thất vọng với việc chuẩn bị và phân tích dữ liệu. Learn 5 different techniques to find and remove spaces in Excel. Spaces can cause formula errors and frustration with data preparation and analysis.
Cấp độ kỹ năng: Trung cấpIntermediate
Xem hướng dẫn
Xem trên YouTube và đăng ký kênh của chúng tôi
Tải xuống tệp Excel
Bạn có thể tải xuống sổ làm việc mà tôi sử dụng trong video, bao gồm cả macro tôi đã viết để xóa các khoảng trống.
Săn bắn không gian
Không gian trống có thể là một vấn đề đau đầu cho các nhà phân tích dữ liệu và nhà văn công thức. Đó là bởi vì chúng không dễ phát hiện, nhưng có thể gây ra lỗi tính toán bực bội. for data analysts and formula writers. That's because they are not easy to spot, yet can cause frustrating calculation errors.
Sau nhiều năm làm việc với Excel, tôi đã trở thành một thợ săn không gian. Nghe có vẻ giống như một tiêu đề phim khoa học viễn tưởng, nhưng đó chỉ là một người có thể nhanh chóng xác định vị trí và xóa không gian thừa trong các giá trị ô.Space Hunter. That sounds like a sci-fi movie title, but it's just someone who can quickly locate and delete superfluous spaces in cell values.
Dựa trên kinh nghiệm săn bắn không gian của tôi, đây là năm kỹ thuật tôi sử dụng thường xuyên để làm sạch dữ liệu.
1. Tìm và thay thế
Phương pháp đầu tiên để săn bắn không gian là sử dụng tính năng Find & Setent. Find & Replace feature.
Sau khi làm nổi bật các ô mà bạn muốn tìm kiếm qua, hãy vào tab Home. Sau đó mở menu Tìm và chọn Dropdown. Chọn tùy chọn Thay thế. Phím tắt cho điều này là Ctrl + H. Home tab. Then open the Find & Select dropdown menu. Select the Replace option. The keyboard shortcut for this is Ctrl + H.
Điều đó sẽ đưa ra cửa sổ tìm và thay thế. Trên tab Thay thế, đặt một không gian trống trong tìm trường nào. Hãy chắc chắn rằng không có gì trong trường thay thế. Nhấn thay thế tất cả [phím tắt: Alt+A] sẽ xóa bất kỳ trường hợp nào của không gian trong tập dữ liệu mà bạn đã chọn.Find and Replace window. On the Replace tab, place one blank space in the Find what field. Make sure there is nothing in the Replace with field. Hitting Replace All [keyboard shortcut: Alt+A] will remove any instances of a space in the data set that you selected.
Mặc dù phương pháp này thực sự nhanh chóng và dễ dàng, nhưng nó chỉ hữu ích cho dữ liệu mà bạn muốn tất cả các không gian bị xóa. Tuy nhiên, có những lúc bạn muốn giữ khoảng trống giữa các từ. Ví dụ: nếu các ô của bạn chứa cả tên đầu tiên và tên cuối cùng, có lẽ bạn sẽ muốn giữ không gian ở giữa các tên đó.ALL spaces removed. However, there are times when you want to keep spaces between words. For example, if your cells contain both first and last names, you will probably want to keep the space in between those names.
Kịch bản đó dẫn chúng ta đến phương pháp thứ hai để săn không gian.
2. Hàm trang trí
Hàm trang trí sẽ loại bỏ tất cả các khoảng trắng trong chuỗi văn bản, ngoại trừ một khoảng trắng giữa các từ.except for single spaces between words.
Dưới đây là một ví dụ về một báo cáo trong đó một số ô trông giống như chúng được thụt vào nhưng thụt lề thực sự chỉ là không gian thêm. Giả sử chúng tôi muốn loại bỏ những không gian đó để đồng nhất. Chúng ta có thể sử dụng Trimfunction để làm điều đó. extra spaces. Let's say we want to remove those spaces for uniformity's sake. We can use the TRIM function to do that.
Trong một cột trống, bắt đầu bằng cách nhập dấu bằng [=] và từ trang trí, sau đó tab vào hàm cắt. tab into the TRIM function.
Điều duy nhất bạn cần xác định cho chức năng trang trí hoạt động là văn bản cần cắt tỉa. Vì vậy, hoặc nhập tên của ô hoặc nhấp vào ô mà bạn muốn cắt và nhấn Enter. Điều này sẽ trả về kết quả mà bạn đang tìm kiếm: văn bản không có khoảng trắng trước hoặc sau nó.the text that needs trimming. So either type the name of the cell or click on the cell that you want to trim and hit Enter. This will return the result you're looking for: text with no spaces before or after it.
Khi bạn sao chép công thức xuống cho toàn bộ cột, kết quả trông như thế này.
Như bạn có thể thấy, khoảng cách giữa các từ vẫn còn, nhưng bất kỳ khoảng cách nào trước hoặc sau khi văn bản được xóa.between the words remains in place, but any spacing before or after the text is removed.
Với phương pháp này, chúng tôi đã phải tạo một cột hoàn toàn mới, vì vậy bạn sẽ phải thêm bước bổ sung là thay thế cột gốc bằng một cột mới bằng cách sử dụng các giá trị sao chép và dán. Sau đó, bạn có thể xóa cột với các công thức.new column, so you would have to add the additional step of replacing the original column with the new one using Copy and Paste Values. You can then delete the column with the formulas.
3. Truy vấn sức mạnh
Giống như các chức năng và công thức, các truy vấn cũng có thể bị vấp ngã bằng cách bao gồm một không gian trống đi lạc.queries can also be tripped up by the inclusion of a stray blank space.
Nếu bạn không chắc chắn liệu các khoảng trống có phải là thứ gây ra vấn đề hay không, bạn có thể nhấp vào bản xem trước của biên tập viên để xem có không gian hay không.Editor's preview to see if there is a space or not.
Để loại bỏ các không gian, truy vấn Power có tính năng trang trí được tìm thấy trong menu nhấp chuột phải. Với cột mà bạn muốn sửa chữa, chỉ cần nhấp chuột phải và chọn Transform và Cắt.Trim feature found in the right-click menu. With the column that you want to fix selected, just right-click and choose Transform, and Trim.
Điều này cắt tất cả không gian trống trước/sau chuỗi văn bản để truy vấn sẽ trả về các giá trị chính xác.the query will return the correct values.
Nếu bạn còn khá mới đối với truy vấn sức mạnh hoặc có thể sử dụng bồi dưỡng, tôi khuyên bạn nên kiểm tra hội thảo trên web miễn phí của tôi: Bản thiết kế Excel hiện đại.new to Power Query, or could use a refresher, I recommend checking out my free webinar: The Modern Excel Blueprint.
4. Macro và VBA
Chúng ta hãy xem xét cùng một ví dụ mà chúng ta đã sử dụng cho hàm trang trí, nhưng lần này chúng ta sẽ sử dụng một macro để cắt thêm các không gian từ văn bản.use a macro to trim extra spaces from text.
Bắt đầu bằng cách mở trình soạn thảo VB. Chuyển đến tab Nhà phát triển và chọn nút Visual Basic. Phím tắt là Alt + F11.VB Editor. Go to the Developer tab and select the Visual Basic Button. The keyboard shortcut is Alt + F11.
Tôi đã viết một macro đơn giản vòng qua từng ô và thay thế giá trị của ô bằng giá trị được cắt. Nếu bạn muốn sao chép macro này, bạn có thể tìm thấy nó trong tệp tải xuống ở đầu bài đăng này.replaces the value of the cell with the trimmed value. If you'd like to copy this macro, you can find it in the download file at the top of this post.
Một trong những lợi ích của việc sử dụng macro là bạn có thể gán nó cho một nút. Ở đây tôi đã chỉ định nó cho Abutton trên bảng tính thực tế.assign it to a button. Here I've assigned it to abutton on the actual worksheet.
Và ở đây, tôi đã thêm nó vào dải băng bằng cách đưa macro này vào sổ làm việc macro cá nhân của tôi và gán một nút cho nó.added it to the ribbon by including this macro in my Personal Macro Workbook and assigning a button to it.
Bằng cách đó, tôi có thể sử dụng macro này trên bất kỳ sổ làm việc nào.
Một nhược điểm của việc sử dụng phương thức macro để loại bỏ các khoảng trống là bạn không thể hoàn tác hành động một khi macro đã được chạy. Trong trường hợp đó, có thể là một ý tưởng tốt để lưu tệp trước khi chạy macro, nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể cần phải kiểm tra dữ liệu vì một số lý do.cannot undo the action once the macro has been run. In that case, it might be a good idea to save the file before running the macro, if you think you might need to un-trim the data for some reason.
Điều quan trọng cần lưu ý là hàm trang trí VBA không cắt thêm khoảng trống giữa các từ. Hàm trang trí của Excel sẽ loại bỏ các không gian bổ sung giữa các từ. Vì vậy, nếu có hai khoảng trắng giữa tên đầu tiên và họ, Trim sẽ loại bỏ không gian bổ sung. Trang trí của VBA sẽ không làm điều này. Nó chỉ loại bỏ khoảng trống từ đầu hoặc cuối chuỗi. Cảm ơn Marvin [một thành viên cộng đồng của trường Excel] đã chú ý đến chúng tôi!VBA Trim function does NOT trim extra blank spaces between words. Excel's TRIM function will remove additional spaces between words. So if there are two spaces between the first and last name, TRIM will remove the additional space. VBA's Trim will not do this. It only removes spaces from the beginning or end of the string. Thanks to Marvin [an Excel Campus Community Member] for bringing this to our attention!
Dưới đây là các hướng dẫn về cách tạo một sổ làm việc macro cá nhân cũng như cách tạo các nút macro, cho dù trên bảng tính hoặc trong dải băng.how to create a Personal Macro Workbook as well as how to make Macro buttons, whether on the worksheet or in the ribbon.
Cách tạo sổ làm việc macro cá nhân [loạt video]
Cách tạo các nút macro trong bảng tính Excel
5. Cắt tỉa các ký tự khác
Đôi khi sau khi bạn đã cắt các khoảng trống từ văn bản của mình, bạn vẫn có thể gặp lỗi tính toán. Một lý do cho điều này có thể là một nhân vật khó phát hiện khác có thể đang chơi. Một nhân vật như vậy là không gian không phá vỡ. Điều này thường được sử dụng trong mã hóa HTML [& nbsp;] và tương tự như một không gian thông thường, nhưng sẽ không bị xóa bởi hàm trang trí hoặc macro của chúng tôi.another hard-to-detect character might be in play. One such character is the non-breaking space. This is often used in HTML coding [ ] and is similar to a regular space, but would not be deleted by the TRIM function or our macro.
Để xác định nhân vật nào có thể đang tăng cường các tác phẩm, bạn có thể sử dụng chức năng mã. Bằng cách sao chép và dán ký tự vô hình vào một ô trống, sau đó xác định văn bản của ô đó trong hàm mã [văn bản trực tuyến là đối số duy nhất cần được xác định cho hàm mã], bạn sẽ trả về số mã . Một tìm kiếm nhanh của Google về số mã đó sẽ tiết lộ loại ký tự bạn đang xử lý.CODE function. By copying and pasting the invisible character into a blank cell, and then identifying that cell's text in the CODE function [“text” is the only argument that needs to be identified for the CODE function], you will return a code number for that character. A quick Google search of that code number will reveal what type of character you are dealing with.
Trong trường hợp này, ký tự không gian không phá vỡ là mã 160.
Một cách để loại bỏ ký tự đó khỏi văn bản của bạn sẽ là sử dụng Find & thay thế. Bạn chỉ có thể sao chép nhân vật và dán nó vào trường tìm trường nào.Find & Replace. You can simply copy the character and paste it into the Find what field.
Bạn cũng có thể sử dụng chức năng thay thế để làm điều tương tự.REPLACE function to do the same thing.
Một tùy chọn khác, vì chúng tôi biết rằng chúng tôi muốn xóa ký tự cuối cùng trong văn bản, sẽ là sử dụng các hàm trái và LEN để về cơ bản tạo ra một tính năng trang trí tùy chỉnh.LEFT and LEN functions to essentially create a customized trim feature.
Trái trả lại các ký tự ngoài cùng bên trái trong một ô, lên đến một số lượng được chỉ định. Len [viết tắt cho độ dài] Trả về số lượng ký tự trong một ô.
Vì vậy, kết hợp hai chức năng đó và trừ 1 từ LEN để loại bỏ nhân vật không mong muốn đó sẽ chỉ để lại văn bản mà không cần ký tự bổ sung.text without the additional character.
Sự kết luận
Tôi hy vọng điều này đã hữu ích cho bạn. Tôi cũng giải thích làm thế nào không gian có thể gây ra lỗi trong các công thức trong video của tôi về phần giới thiệu về vlookup.
Thực tế có nhiều hơn chỉ năm cách để thực hiện nhiệm vụ này và nếu bạn muốn thêm vào danh sách, vui lòng để lại nhận xét bên dưới. Như mọi khi, bạn cũng có thể đặt câu hỏi ở đó.
Cảm ơn vì đã theo dõi. Cho đến lần sau!