Hướng dẫn sử dụng one drive

OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu, cụ thể người dùng có thể:

• Truy nhập và chỉnh sửa tệp và dữ liệu từ tất cả các thiết bị của họ.
• Chia sẻ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của người dùng.
• Làm việc cùng nhau trong thời gian thực trên các tài liệu Office.
• Giữ cho các tệp được bảo vệ và sao lưu.

• SỬ DỤNG ONEDRIVE TRÊN TRÌNH DUYỆT WEB ONLINE
• Tải lên và lưu tệp, thư mục vào OneDrive

Bước 1: Đăng nhập vào mail.vanlanguni.vn , rồi chọn biểu tượng App launcher (Khởi động ứng dụng) . Sau đó chọn Onedrive.

Bước 2: Chọn Upload (Tải lên).

Bước 3: Sau đó chọn Files (Tệp) hoặc Folders (Thư mục).

Bước 4: Chọn tệp hoặc thư mục muốn tải lên.

Bước 5: Sau đó nhấn chọn Open (Mở) đối với tệp hoặc Upload (Tải lên) đối với thư mục.

2. Thao tác các tệp, thư mục trên OneDrive

Cách 1: Chọn vòng tròn ở góc đầu của mục, rồi chọn lệnh thao tác ở đầu trang tùy theo mục đích.

Cách 2: Nhấp vào tệp, thư mục cần thao tác, sau đó nhấp chuột phải và chọn tác vụ muốn thực hiện.

3. Tạo thư mục

Bước 1: Chọn + New (Mới)

Bước 2: Nhấp chọn Folder (Thư mục).

• Bước 3: Nhập tên thư mục và chọn Create (Tạo).

Nếu người dùng muốn tạo thư mục tài liệu chung và thêm người khác vào để cùng truy cập các tệp đã được tải lên thư mục này thì thực hiện tiếp các bước sau.

• Bước 4: Nhấp vào thư mục vừa được tạo, và nhấp chọn biểu tượng ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 5: Chọn Manage access.

• Bước 6: Nhấp vào dấu “+” trên thanh Direct access.
• Bước 7: Nhập tên email người mà người dùng muốn thêm vào, chỉnh sửa quyền truy cập, nhập tin nhắn thông điệp và tích chọn ô Notify people.

• Chia sẻ tệp từ OneDrive
• Tất cả thư mục và tài liệu tải lên OneDrive sẽ được lưu trữ riêng tư cho đến khi người dùng chia sẻ với người khác để cùng cộng tác.
• Bước 1: Bấm chuột phải vào tệp, rồi chọn Share (Chia sẻ) trên bảng tác vụ hoặc chọn Share (Chia sẻ) trên thanh công cụ.

Bước 2: Thực hiện các tác vụ tương tự như thực hiện chia sẻ tệp trên các ứng dụng Office (bao gồm Anyone with the link can view, To: Name, group or email, cài đặt quyền đối với tệp, Message, Copy link, Outlook), rồi chọn Send (Gửi).

• Anyone with the link can view:
• Nhấp vào ô này để có thể cài đặt nâng cao hơn đối với tệp chia sẻ:

• Who would you like this link to work for?: Đối tượng có thể nhận được link của tệp này.
• Anyone with the link: Bất kỳ ai nhận được đường link này đều có thể thao tác trên tệp đó.
• People in VLG with the link: Chỉ những ai thuộc VLG mới có thể nhận và thao tác trên tệp đó.
• People with existing access: Cá nhân với quyền truy cập hiện tại.
• Specific people: Chỉ những cá nhân cụ thể mới có quyền truy cập.
• Other settings:
• Allow editing: Cho phép chỉnh sửa tệp.
• Open in review mode only: Người nhận chỉ có quyền đọc tệp.
• Set expiration date: Thời hạn mà người nhận có thể truy cập vào tệp trên OneDrive.
• Set password: Đối với những văn bản có thông tin bí mật, bảo mật, riêng tư, thì có thể cài đặt mật khẩu để có thể truy cập vào.
• Block download: Nếu kích hoạt tính năng này, người nhận không thể tải tệp về máy của họ.
• To: Name, group or email: Chọn đối tượng muốn chia sẻ từ menu thả xuống hoặc nhập tên hay địa chỉ email.
• Message: Tin nhắn, thông điệp muốn gửi đến người nhận.
• Biểu tượng
  cây bút để chọn quyền của người nhận:
• Can edit: Có thể chỉnh sửa, bổ sung nội dung tệp.

Can view: Chỉ có quyền xem, không được chỉnh sửa tệp.

E. Biểu tượng Outlook: Chia sẻ đường link của tệp qua Outlook.

6. Anyone with the link can view: Tính năng tương tự như ở mục A. Tuy nhiên lựa chọn này được sử dụng để sao chép đường link của tệp này.

Sau khi hoàn thành việc chia sẻ, người được chia sẻ tài liệu sẽ nhận được một email thông báo qua Outlook. 5. Dừng hoặc thay đổi việc chia sẻ tệp trên OneDrive Nếu là chủ sở hữu tệp hoặc có quyền chỉnh sửa, người dùng có thể dừng hoặc thay đổi các quyền chia sẻ.

• Bước 1: Chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn dừng chia sẻ.

Bước 2: Sau đó chọn biểu tượng Thông tin ở góc trên bên phải để mở hộp tác vụ.

Bước 3: Chọn Manage access (Quản lý truy cập) để được dẫn chiếu tới hộp tác vụ chi tiết hơn.

Bước 4: Chọn Stop sharing.

II. SỬ DỤNG ONEDIRVE TRÊN MÁY TÍNH CỦA NGƯỜI DÙNG

1. Đăng nhập và sao lưu thư mục OneDrive trên máy tính Bước 1: Nhấp chọn biểu tượng đám mây OneDrive ở khu vực thông báo, bên phải thanh tác vụ. Bước 2: Nhấp vào Sign in để đăng nhập.

Bước 3: Nhập địa chỉ email của người dùng và nhấn Sign in.

Bước 4: Hộp thoại Your OneDrive folder xuất hiện, tại đây người dùng thấy được vị trí thư mục OneDrive trên PC. Trường hợp người dùng muốn của thay đổi vị trí lưu trữ thư mục OneDrive, nhấp chọn Change location. (Nếu người dùng không đổi vị trí, có thể chuyển sang Bước 7).

Bước 5: Chọn vị trí người dùng muốn lưu trữ.

Bước 6: Nhấp chọn Select Folder để hoàn tất việc thay đổi vị trí.

Bước 7: Sau đó bấm Next.

Bước 8: Chọn các thư mục của PC mà người dùng muốn sao lưu trên OneDrive: Desktop, Documents và Pictures và bấm Continue.

Bước 9: Tiếp tục bấm Next ở các giao diện tiếp theo cho đến khi xuất hiện hộp thoại Your OneDrive is ready for you, nhấp chọn Open my OneDrive folder.

Bước 10: Người dùng có thể nhìn thấy được vị trí của thư mục OneDrive trên PC.

3. Lưu và mở tệp trong các ứng dụng Office

• Đối với tệp đang được mở và thao tác trong các ứng dụng Office như Word, Excel, PowerPoint, thực hiện lưu và mở tệp trên OneDrive như sau:
• Bước 1: Chọn File.
• Bước 2: Nhấp Save as.
• Bước 3: Chọn Onedrive - [Tên công ty] để lưu tệp công việc vào OneDrive.
• Bước 4: Sau đó đặt tên cho tệp.
• Bước 5: Bấm Save để lưu tệp.

Bước 1: Chọn File.

Bước 2: Nhấp Open.

Bước 3: Chọn Onedrive - [Tên công ty] để lưu tệp công việc vào OneDrive.

Bước 4: Sau đó chọn thư mục hoặc tệp trên OneDrive cần mở.

4. Tự động sao lưu từ máy tính lên OneDrive Sao lưu các thư mục quan trọng (các thư mục Desktop, Documents và Pictures) trên PC Windows của mình với bản sao lưu trên OneDrive để chúng được bảo vệ và sẵn dùng trên các thiết bị khác.

Bước 1: Chọn biểu tượng đám mây OneDrive ở khu vực thông báo, bên phải thanh tác vụ.

Bước 2: Chọn Help & Settings.

Bước 3: Chọn Settings.

• Bước 4: Trong Settings, chọn Sync and Backup.
• Bước 5: Nhấp chọn Manage backup.

Bước 6: Trong hộp thoại Back up folder on this pc, chọn các thư mục muốn sao lưu. Sau đó nhấp nút Save changes.

• Bước 7: Để ngừng sao lưu, nhấp vào thư mục muốn ngừng và nhấp vào và Save changes.

5. Chia sẻ tệp OneDrive từ các ứng dụng Office

Bước 1: Chọn nút Share ở góc trên bên phải màn hình.

• Bước 2: Hộp thoại Send link xuất hiện, hoàn tất thông tin để chia sẻ tệp:
• Anyone with the link can view:

Nhấp vào ô này để có thể cài đặt nâng cao hơn đối với tệp chia sẻ:

• Anyone with the link: Bất kỳ ai nhận được đường link này đều có thể thao tác trên tệp đó.
• People in VLG with the link: Chỉ những ai thuộc VLG mới có thể nhận và thao tác trên tệp đó.
• People with existing access: Cá nhân với quyền truy cập hiện tại.
• People you choose: Chỉ những cá nhân cụ thể mới có quyền truy cập.
• More settings:
• Can editing: Cho phép chỉnh sửa tệp.
• Can review: chỉ có thể đề xuất thay đổi.
• Can View: Chỉ có thể đọc
• Set expiration date: Thời hạn mà người nhận có thể truy cập vào tệp trên OneDrive.
• Set password: Đối với những văn bản có thông tin bí mật, bảo mật, riêng tư, thì có thể cài đặt mật khẩu để có thể truy cập vào.
• Block download: Nếu kích hoạt tính năng này, người nhận không thể tải tệp về máy của họ.
• To: Name, group or email: Chọn đối tượng muốn chia sẻ từ menu thả xuống hoặc nhập tên hay địa chỉ email.
• Biểu tượng
  cây bút để chọn quyền của người nhận:
• Can edit: Có thể chỉnh sửa, bổ sung nội dung tệp.
• Can review:chỉ có thể đề xuất thay đổi.
• Can view: Chỉ có quyền xem, không được chỉnh sửa tệp.

• Message: Tin nhắn, thông điệp muốn gửi đến người nhận.
• Copy link: Sao chép link của tệp trên OneDrive.

• Outlook: Nhấp vào biểu tượng này thì một email mới sẽ được tạo ra trên Outlook và trong nội dung email có đính kèm sẵn link tệp trên OneDrive.

Send a copy: Tệp được chia sẻ dưới dạng văn bản, định dạng word hoặc PDF mà không phải link.

Sau khi hoàn thành việc chia sẻ, người được chia sẻ tài liệu sẽ nhận được một email thông báo qua Outlook.

Giới hạn lưu trữ miễn phí của OneDrive là bao nhiêu?

Mỗi người sẽ nhận được 1 TB dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí cho các tệp đính kèm email, tệp và ảnh OneDrive. Bạn có thể kiểm tra mức sử dụng và hạn ngạch lưu trữ của mình bằng cách kiểm tra khu vực lưu trữ Microsoft trên bảng điều khiển tài khoản của bạn.

Xóa OneDrive có ảnh hưởng gì không?

Khi bạn xóa tệp hoặc thư mục trên OneDrive một thiết bị, bạn sẽ không thể tìm thấy tệp hoặc thư mục đó trên các thiết bị khác của mình. Tất cả các tệp đã xóa sẽ đi vào Thùngrác , nơi bạn có cơ hội khôi phục tệp.

Ai là người tạo ra OneDrive?

OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây thuộc hệ sinh thái Office 365 được hãng Microsoft phát triển.

OneDrive có ưu điểm gì?

1.1 Ưu điểm OnedriveDung lượng lưu trữ lớn thỏa thích giúp bạn thoải mái lưu trữ. Cũng cấp dịch vụ hoàn toàn miễn phí, giao diện thân thiện dễ dàng với người dùng. Có thể thao tác sử dụng khi ngoại tuyến thông tin lưu trữ. Chia sẻ phân quyền chi tiết đến một số người dùng hoặc một nhóm người dùng.