Tính năng Mail Merge được thiết lập nhằm điền các thông tin khác nhau từ file dữ liệu [word hoặc excel] vào một vị trí xác định trên một văn bản Word được làm sẵn, chẳng hạn như gởi các thư mời với form mẫu, giúp tiết kiệm thời gian và kiểm soát công việc dễ dàng.
Tính năng Mail Merge thường được dân văn phòng, Thư ký ứng dụng rộng rải trong việc lập các thư mời khách, đối tác trong các sự kiện của doanh nghiệp. Không những thế, nó còn được ứng dụng trong việc viết hợp đồng lao động, điền thông tin thông báo tiền lương của từng cá nhân ... vào các form cho sẳn.
Trong bài viết sau, chúng ta sẽ ứng dụng tính năng Mail Merge [bài viết được trình bày theo Office 2013] để soạn thảo Hợp đồng lao động hàng loạt một cách tự động, trong trường hợp doanh nghiệp cùng lúc phải ký kết hợp đồng lao động của nhiều nhân viên:
Tất nhiên là bạn đã có sẵn một file word Hợp đồng lao động [mẫu] và một file excel [hoặc word] Danh sách lao động [họ, tên, năm sinh, địa chỉ, nghề nghiệp, mức lương ... của từng nhân viên], 2 file này các bạn nên để chung vào một thư mục để dễ tìm kiếm.
Các thao tác như sau:
Đầu tiên bạn mở file word [mẫu hợp đồng] lên rồi nhắp chuột vào Tab MAILINGS trong Word 2013, chọn Select Recipients / Use Exitsting List.
Tìm đến file excel [danh sách lao động], nhấp chọn Open, xuất hiện hộp thoại sau:
Bạn chọn OK để xác nhận.
Lúc này, bạn chọn Edit Recipient List để hiện tất cả các trường trong file excel:
Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh, thêm/bớt các mục trong danh sách cần trộn thư bằng cách thêm/bỏ dấu Check, xong nhấp OK.
Lưu ý:
Sheet của file "Danh sách lao động" chỉ chứa các trường như họ tên, nghề nghiệp, mức lương ... không được đặt tiêu đề chung cho sheet này như Danh sách lao động công ty ABC, Danh sách nhân viên, ... Nếu không, khi chọn Edit Recipient List, các trường trong Mail Merge Recipients bị xáo trộn, hiển thị F1, F2 ...
* Chèn các trường vào bản hợp đồng:
Tại file word, bạn cần chèn các trường đã chọn trên vào các vị trí tương ứng bằng cách đặt con trỏ chuột lần lượt vào mỗi vị trí trên bản hợp đồng cần chèn thông tin thay thế, nhấp chuột vào Tab Insert Merge field rồi chọn trường tương ứng, như hình sau
Chẳng hạn, bạn cần chèn tự động trường Họ_tên của người lao động từ danh sách excel vào bản hợp đồng: Đặt trỏ chuột tại vị trí họ tên, nhấp chọn Insert Merge field, tìm và nhấp vào trường Họ_tên, kết quả: "Họ_tên".
* Kiểm tra
Để kiểm tra, bạn click chuột vào Tab Preview Results [click lần 2 sẽ trở về trạng thái ban đầu], để xem kết quả các trang sau, bạn click chuột vào mũi tên [như hình sau]:
Tránh trường hợp bản public lần trước, dữ liệu trong File Excel này do chính tay Uy thiết kế. Hợp đồng lao động theo đúng khuôn dạng MẪU HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG Mẫu số 1 ban hành kèm theo Thông tư số 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22/9/2003 của Bộ Lao động – Thương binh.
Sau khi download tài liệu về, bạn mở file Excel ra [Chỉ mở được bằng Excel phiên bản từ 2007 trở lên] và thực hiện như sau:
1. Hãy sử dụng thanh cuộn ở khu vực DASHBOARD để cuộn dữ liệu để theo dõi nhân sự cần tạo hợp đồng.
2. Chọn nhân sự tương ứng trong khu vực DashBoard.
3. Nhấn nút “Tạo HĐLĐ” để tiến hành tạo hợp đồng.
Ghi chú:
+ Bạn có thể sử dụng phần mềm Tự động tạo Hợp đồng lao động hàng loạt – GenDoc24h.com, Công cụ này không những cho phép Tự động tạo hợp đồng lao động mà còn các loại hợp đồng khác một cách mềm dẻo hơn cách tạo hợp đồng bằng Excel. Bạn có thể theo dõi cụ thể tại ĐÂY.
+ Bạn không được thay đổi bất kỳ dữ liệu nào có trong sheet HĐLĐ; Mọi sự thay đổi sẽ làm phần mềm chạy không đúng;
+ Các bạn có thể thêm danh sách nhân sự vào các hàng trống ở cuối sheet “Danh sách nhân sự” demo đang có sẵn. Số lượng nhân sự bổ sung lên tới hơn 1000 thành viên. Dữ liệu bổ sung này sẽ tự động hiển thị trong phần DASHBOAR của phần mềm;
+ Không xóa được dữ liệu cũ của Uy – Vì đó là dữ liệu nguồn do chính Uy thiết kế và bản này giúp bạn tham khảo cách làm. Bỏ qua file “Bảng phụ” nhé. Vì nó chỉ dùng để Uy tạo dữ liệu test ở Bảng dữ liệu nguồn thôi.
+ Với trường hợp khi mở ra, Excel thông báo không cho Macro hoạt động thì bạn cần thiết lập theo các bước sau để cho phép Macro hoạt động:
++ Bước 1: Mở file phần mềm hợp đồng lao động mà bạn tải về từ bài viết của Uy ra;
++ Bước 2: Kích chọn menu ngang có tên File [hoặc kích chọn vào biểu tượng vòng tròn ở góc trên cùng mé trái của cửa sổ hiện hành]; Sau đó chọn Option;
++ Bước 3: Trong cửa sổ Excel Option, bạn chọn mục Trust Center ở phía dưới cùng; Tiếp theo bạn chọn lựa chọn “Trust Center Settings…”;
++ Bước 4: trong cửa sổ Trust Center, bạn chọn mục Macro settings; Sau đó tích chọn mục “Enable all macros….”;
++ Bước 5: Tích chọn mục “Trust Access to the VBA project object model”; Tiếp theo bạn chọn Ok;
++ Bước 6: Tắt Excel và tiến hành mở lại file hợp đồng lao động này; Giờ bạn đã thao tác được rồi!
@Ps: Yêu cầu những bạn lấy file về và chia sẻ cho cộng đồng thì phải viết đầy đủ thông tin về tác giả gồm:
1. Tác giả: Ths. Hoàng Quốc Uy – Người sáng lập cổng thông tin VnBestJOBs.com;
2. Nguồn: //hoangquocuy.com/tao-hop-dong-lao-dong-tu-dong-bang-excel/
@Ps tuyệt mật: Nếu bạn muốn thay đổi logo thành của công ty Bạn [muốn có bản dành riêng cho công ty Bạn] hoặc muốn chỉnh sửa điều lệ hợp đồng theo quy cách của công ty bạn thì liên hệ với Uy qua mail: ChatBiz247Agent@gmail.com để nhận được báo giá cho phần mềm này.
Bạn tải file Excel tạo hợp đồng tự động miễn phí này tại đây: Tạo hợp đồng lao động tự động bằng Excel.