Đơn xin nghỉ việc [đơn xin thôi việc] là tài liệu trình bày đề xuất không làm việc tại công ty, xin được chấm dứt hợp đồng lao động. Đơn xin nghỉ việc thường được viết trong 1 trang giấy theo cấu trúc rõ ràng, giải thích đơn giản lý do xin nghỉ và thời gian dự kiến nghỉ việc.
Viết và gửi đơn xin nghỉ việc chỉ là một bước nằm trong quy trình thôi việc. Đơn xin nghỉ việc sẽ được viết bằng tiếng Việt, tiếng Anh hay các ngoại ngữ khác tùy công việc, đơn vị làm việc. Đơn xin nghỉ việc được chia thành: Đơn xin nghỉ việc [nghỉ hẳn], đơn xin nghỉ phép có lương, đơn xin nghỉ phép không lương. Trong nội dung bên dưới, chúng ta sẽ tiếp tục cùng tìm hiểu cách viết đơn xin nghỉ việc [chấm dứt hợp đồng lao động].
2. Những nội dung cần có trong đơn xin nghỉ việc
Đơn xin nghỉ là thủ tục bắt buộc mà bất cứ nhân viên nào muốn thôi việc ở một công ty, doanh nghiệp đều phải thực hiện. Khi viết đơn này, bạn cần tuân thủ đúng quy chuẩn chung. Trong mẫu đơn xin nghỉ việc sẽ cần đảm bảo có đầy đủ những nội dung chính sau:
- Khai báo thông tin cá nhân: Nêu rõ họ tên, chức vụ công việc, địa chỉ làm việc.
- Trình bày lý do xin nghỉ việc: Nêu ngắn gọn, rõ ràng về lý do xin nghỉ việc. Người nhận đơn sẽ dựa vào phần này để đưa ra quyết định có phê duyệt đơn thôi việc hay không.
- Thời gian xin nghỉ: Ghi chính xác thời gian muốn xin nghỉ việc để công ty sắp xếp, tuyển dụng và đào tạo người thay thế phù hợp.
- Nội dung bàn giao công việc: Ghi rõ nội dung công việc bàn giao lại cho người thay thế sau này.
3. Lưu ý quan trọng khi viết đơn xin nghỉ việc
Xác định rõ ý định nghỉ việc của bạn
Yếu tố quan trọng để có được lá đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp là xác định rõ ràng ý định nghỉ việc của bạn. Nếu mơ hồ về ý định nghỉ việc hay mục tiêu không rõ ràng sẽ gây ra sự hiểu lầm rằng không đáng có cho người quản lý và những đồng nghiệp ở lại về bạn.
Đưa ra sự thông báo thích hợp
Bạn nên gửi đơn xin nghỉ việc từ 2 tuần đến 1 tháng so với thời điểm nghỉ việc chính thức. Bởi lẽ khi thiếu hụt nhân lực, công ty cần thêm thời gian để bổ sung vị trí trống, tuyển dụng và đào tạo người thay thế vị trí của bạn. Nếu công việc phức tạp thì bạn càng cần thời gian để bàn giao lại cho người khác. Thông báo trước cho công ty cũng thể hiện bạn là người có trách nhiệm trong công việc.
Nêu lý do thôi việc chính đáng
Nếu bạn nghỉ việc vì bạn không hài lòng với công ty hay có công việc mới ở công ty khác thì đừng viết vào đơn xin nghỉ việc. Hãy thể hiện một cách khôn khéo đưa ra lý do để tránh làm mất thiện cảm, mối quan hệ cả hai phía. Tuy nhiên, lý do bạn đưa ra phải rõ ràng cũng như thể hiện được quan điểm muốn rời khỏi công ty của bản thân.
Lưu ý quan trọng khi viết đơn xin nghỉ việc
Một số lý do xin nghỉ được cho là lịch sự, dễ được chấp nhận và không làm mất lòng công ty mà bạn có thể tham khảo là:
- Muốn thay đổi môi trường làm việc.
- Định hướng phát triển nghề nghiệp không còn phù hợp với công ty.
- Thay đổi địa chỉ, không thuận tiện đi làm tại công ty.
- Không có cơ hội thăng tiến trong công việc.
- Bận việc gia đình,…
Lối viết nhã nhặn, lịch sự
Bạn cần giữ giọng văn hành chính nghiêm túc, lịch sự, nhẹ nhàng để bày tỏ sự tôn trọng đối với người xử lý đơn thôi việc của bạn. Dù sau này không còn làm việc tại công ty, thậm chí có thể không bao giờ nhìn thấy nhau nữa nhưng bạn vẫn phải thể hiện phép lịch sự, ứng xử văn minh, đúng mực.
4. Cách viết các phần trong đơn xin nghỉ việc
- Quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Đơn xin nghỉ việc/ Đơn xin thôi việc: Viết hoa, có dấu.
- Kính gửi: Gửi đơn xin nghỉ việc đến đúng người, phòng ban phụ trách, bao gồm – Trưởng phòng [tên bộ phận bạn làm việc], Phòng Hành chính nhân sự hoặc Ban giám đốc công ty.
- Họ tên: Viết họ tên đầy đủ có dấu.
- Ngày/ tháng/ năm sinh: Ghi chính xác thông tin ngày, tháng, năm sinh.
- Vị trí đảm nhiệm: Tên vị trí, thuộc phòng ban nào
- Mục đích viết đơn: Viết rõ bạn gửi đơn với mục đích xin nghỉ việc, thôi việc. Ví dụ: “Tôi viết đơn này đề nghị ban giám đốc, ban quản lý công ty cho tôi được nghỉ việc…”.
- Thời gian đề xuất nghỉ việc: Viết rõ thời gian mong muốn được nghỉ.
- Nêu lý do xin nghỉ: Không bắt buộc bạn phải liệt kê tất cả nguyên nhân chi tiết nghỉ việc. Bạn có thể nêu lý do chung chung và thuyết phục như HR Insider đã gợi ý ở trên. Một số lý do xin thôi việc không nên đề cập trong đơn xin nghỉ là: Bố mẹ bảo nghỉ, vì buồn phiền cá nhân, không hòa nhập được với công ty, lương thấp, bất mãn với quản lý,…
- Hứa hẹn bàn giao, nghỉ việc theo đúng quy trình: Nếu xin nghỉ việc, thôi việc có lý do hợp lý, thông báo trước theo đúng quy định và cam kết trong hợp đồng thì công ty không có lý do nào để giữ bạn lại cả. Tuy nhiên, bạn vẫn cần làm sao để chắc chắn hoàn thành công việc, dự án đang đảm nhận và bàn giao, hướng dẫn cho người mới thay thế vị trí của bạn.
- Lời cảm ơn và ký, ghi rõ họ tên: Ở cuối đơn xin nghỉ việc, bạn đừng quên cảm ơn và ký, ghi họ tên của bạn. Trong trường hợp vì việc đột xuất mà bạn mong muốn công ty linh động cho nghỉ sớm hơn hay vấn đề bạn nghỉ việc sẽ gây khó khăn, khiến công ty rơi vào thế bị động thì hãy lịch sự bằng cách viết “Tôi hiểu rằng quyết định nghỉ việc vào thời điểm này sẽ gây ra bất tiện, dù vậy vẫn mong công ty thông cảm và tạo điều kiện…”.
5. Một số mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp
Mẫu số 1
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
Kính gửi: – Ban Giám đốc Công ty………………
– Trưởng phòng Nhân sự………………
– Trưởng phòng.………………………
Tôi tên là: …………………………………………………………………………….
Ngày tháng năm sinh: ………………………………………………
Chức vụ : ………………………. Bộ phận: ……………………………….
Tôi làm đơn này với nội dung:
Tôi xin phép được xin nghỉ việc tại Quý Công ty…. kể từ ngày ….tháng…. năm… với lý do: ……………………………
Tôi rất hài lòng và lấy làm vinh dự khi được làm việc tại Công ty…. trong thời gian qua. Hơn…. năm làm việc, Công ty đã hết sức tạo điều kiện giúp đỡ, cho tôi có cơ hội được làm việc với những đồng nghiệp chân thành, dễ mến trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động. Những ngày tháng làm việc tại Công ty đã giúp tôi có nhiều kinh nghiệm quý báu.
Tôi xin chân thành cảm ơn Quý Công ty đã tin tưởng tôi trong suốt thời gian vừa qua và kính chúc cho Công ty luôn phát triển bền vững và đạt được nhiều thành công hơn nữa trong tương lai.
Rất mong Ban Giám đốc công ty xem xét, chấp thuận cho tôi được phép nghỉ việc.
Trong khi chờ đợi sự chấp thuận của Ban Giám đốc, tôi sẽ tiếp tục làm việc nghiêm túc, tiến hành bàn giao công việc, tài sản, dụng cụ cho…….., bộ phận……..
Các công việc được bàn giao: ……………………………………
Tôi cam đoan sẽ bàn giao đầy đủ công việc cho người có liên quan trước khi chính thức nghỉ việc.
Xin trân trọng cảm ơn!
……, ngày …… tháng …… năm……
Người làm đơn
[Ký, ghi rõ họ tên]
Mẫu số 2
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
Kính gửi: – …………………………………
– …………………………………
Họ và tên: ………………………… Chức vụ: ………………………………….
Đơn vị: ……………………………………………………………
Thời gian đã làm việc tại công ty…………………………………
Thời hạn hợp đồng lao động hiện tại………………………………
Lý do muốn chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn………………
Bắt đầu chấm dứt hợp đồng lao động từ ngày……………………………
Ý kiến của người quản lý trực tiếp………………………………………
Ý kiến của Bộ phận nhân sự………………………………………………
Ý kiến của Ban Giám đốc công ty…………………………………………
……, ngày …… tháng …… năm……
Người làm đơn
[Ký, ghi rõ họ tên]
Mẫu số 3
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
Kính gửi: Ban Giám đốc công ty ………………………………………
Tôi tên là: ……………………………………………………………………………………
Hiện đang công tác tại………………………………………………….
Tôi làm đơn này, đề nghị Ban Giám đốc cho tôi xin nghỉ việc vì lý do: ……………………………………………………………………….…
Trong thời gian chờ đợi sự chấp thuận của Ban Giám đốc Công ty, tôi sẽ tiếp tục làm việc nghiêm túc, tiến hành bàn giao công việc cũng như tài sản cho người quản lý trực tiếp của tôi là………………………………………
Tôi xin chân thành cảm ơn!
……, ngày …… tháng …… năm……
Người làm đơn
[Ký, ghi rõ họ tên]
Khi bạn đã xin nghỉ việc nhưng vẫn chưa biết tiếp tục tìm kiếm công việc mới ở đâu thì hãy truy cập ngay vào VietnamWorks. Những thông tin đăng tuyển tại danh mục việc làm của vietnamworks.com luôn được cập nhật liên tục và độ chính xác cao, giúp ứng viên tìm việc dễ dàng lựa chọn được những công việc phù hợp, nhanh chóng.
Là một trong những website tuyển dụng hàng đầu Việt Nam, VietnamWorks hỗ trợ ứng viên tìm kiếm hàng ngàn công việc đến từ những doanh nghiệp, công ty, tập đoàn hàng đầu. Các vị trí việc làm tại đây luôn được cập nhật liên tục, mang đến sự lựa chọn đa dạng cho ứng viên. Trải nghiệm tìm việc thông qua kênh tuyển dụng VietnamWorks, chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian lẫn công sức và mang lại hiệu quả cao.
Ngoài ra, tại danh mục WowCV của vietnamworks.com, các bạn cũng có thể tự tạo cho mình bản CV xin việc chuyên nghiệp, hoàn hảo và gây ấn tượng với nhà tuyển dụng để nâng cao cơ hội trúng tuyển.
Bài viết trên đây đã hướng dẫn bạn cách viết đơn xin nghỉ việc thuyết phục và chuyên nghiệp. Cánh cửa này đóng lại thì sẽ có cánh cửa nghề nghiệp khác mở ra cho bạn. Hy vọng bạn sẽ sớm tìm được công việc mới phù hợp tại VietnamWorks. Ngoài ra, bạn đừng quên chia sẻ bài viết cũng như theo dõi danh mục HR Insider của vietnamworks.com thường xuyên hơn để không bỏ lỡ các thông tin bổ ích tiếp theo nhé.