Junk mail trong outlook là gì năm 2024
Bạn nào chỉ mình cách khắc phục lỗi này được không? Cty mình, có 1 nv phòng nhân sự, gửi mail cho 1 nv sale ngoài hà nội. Mà ngoài hà nội thông báo là không nhận được mail, rồi không biết lay hoay thế nào, gửi lại 1 lần nữa thì nó lại vào hộp thư rác. Mình nhờ hỗ trợ bên thái lan thì họ chỉ mình cách khắc phục nhưng chưa kịp làm thì ngoài hà nội lại thông báo là mail họ nhận được nhưng phải vào "thư muc/phòng ban/người gửi" thì mới thấy mail, chứ trong mailbox ở ngoài thì không thấy thông báo gì. Vậy cho mình hỏi cách nào để giải quyết trường hợp này 😔:eek: Show
Junk Mail là các Email bị xem là những thư có nội dung quảng cáo, chứa virus, mã nguồn độc hại ảnh hưởng đến người nhận email. Vậy lý do khiến email của bạn vô tình bị liệt kê vào Junk Mail là gì? Làm thế nào để khiến mail bạn gửi không bị xem là Junk Mail? Hãy cùng Mắt Bão tìm hiểu câu trả lời qua bài viết sau! MỤC LỤC: Ắt hẳn không ai muốn Email mình bị xem là Junk Mail, vậy cần làm gì để phòng tránh? Junk Mail hay còn được biết đến với tên gọi khác là thư rác. Đây là một dạng email được gửi hàng loạt nhằm mục đích quảng cáo là phần nhiều. Tuy nhiên, một số thư quan trọng cũng có thể bị nhầm là Junk Mail và bị đẩy vào hòm Spam. Junk Mail là gì?Junk Mail bao gồm cả thư quảng cáo và thư rác Junk Mail là từ chỉ các Mail bị liệt vào thư có nội dung quảng cáo, chứa virus, mã nguồn độc hại ảnh hưởng đến người nhận email. Đồng thời là khái niệm cho "Spam Mail là gì?", Junk Mail bắt nguồn từ chuyên ngành bưu chính của Mỹ với nhiệm vụ truyền tải thông tin. Trong trường nhẹ, nội dung của chúng bao gồm quảng cáo. Thậm chí nguy hiểm hơn, đó có thể là các bức thư chứa nội dung nguy hiểm, chứa virus… Chính vì vậy, khi được nhận diện là Junk Mail, chúng sẽ được tự động chuyển vào hộp Spam. Tuy nhiên, hệ thống nhận diện này chỉ có thể lọc email theo một số tiêu chí nhất định. Như mọi loại công cụ, không phải lúc nào cũng chính xác. Đây là nguyên nhân dẫn đến trường hợp một số thư quan trọng cũng có thể bị nhầm là thư rác và chuyển vào Spam. Đặc biệt với Email Marketing, bạn cần biết lý do vì sao không nên Spam Email là gì?
Các thuật ngữ liên quan Junk MailMột số thuật ngữ chuyên môn thường dùng khi nhắc đến Junk Mail Một khi đã nắm được ý nghĩa của "Junk Mail là gì?", bạn sẽ gặp một số thuật ngữ sau:
Nguyên nhân Mail bị gửi đến Spam Mail (Junk Mail) là gì?Bộ lọc mail có thể nhầm lẫn giữa các mail quan trọng và mail rác Có nhiều nguyên nhân khiến mail bị xác nhận là Junk Mail, dù đó là các mail quan trọng. Tuy nhiên, vấn đề chủ yếu vẫn nằm ở việc: hệ thống nhận diện của bộ lọc chỉ mang tính tương đối. Có thể hiểu rằng, bộ lọc này chỉ căn cứ vào một số tiêu chí nhất định để đánh giá các thư đến, mỗi tiêu chí ứng với 1 điểm, nếu không đạt đủ số điểm, email sẽ bị đưa đến hộp Spam. Các tiêu chí của bộ lọc vẫn tiếp tục được cập nhật hằng ngày để không bỏ sót thư rác. Quá trình này diễn ra như sau: khi có người "báo cáo spam", các bộ lọc sẽ tiếp thu và chia sẻ dữ liệu “bị vi phạm" này với nhau, từ đó siết chặt lại lưới lọc của mình. Thư rác được chuyển thẳng đến hộp Spam sẽ giúp nhiều doanh nghiệp, cá nhân hạn chế mọi rủi ro trong việc nhận - mở email. Trong trường hợp bộ lọc hoạt động thiếu chính xác, đặc biệt là việc nhầm lẫn giữa các thư quan trọng với Junk Mail thì dưới đây là 10 nguyên nhân có thể bạn đã phạm phải khiến mail bị liệt vào Spam. Hãy chú ý nhé! IP của mail server bị liệt vào danh sách BlacklistKiểm tra IP của mail server để chắc chắn lá thư gửi đi đang không nằm trong Blacklist Để chắc chắn địa chỉ IP của mail server đang dùng không ở trong danh sách Spam, bạn nên kiểm tra lại bằng cách check tại đường dẫn sau:
Nếu kết quả trả về là LISTED: đồng nghĩa bạn đã bị liệt vào danh sách Blacklist. Mọi email gửi đi đều sẽ rơi vào hòm Spam của các mail server như Gmail, Yahoo,... Trong trường hợp này, hãy kiểm tra lại các tiêu chí để gỡ IP ra khỏi danh sách trên. Chưa trỏ PTR recordPTR Record - Point Record hay bản ghi ngược, nhiệm vụ của nó là ánh xạ từ một địa chỉ IP đến một tên miền. Trỏ PTR Record cho tên miền giúp tăng độ tin cậy của mail server khi gửi đến các mail server khác như yahoo hay gmail… - xác định nó không phải là Junk Mail hay chứa các nội dung độc hại. Bạn có thể kiểm tra tên miền đã trỏ PTR Record bằng cách vào đường dẫn:
Nếu thấy xuất hiện biểu tượng dấu (!) - tức là mail server chưa được trỏ PTR Record. Bạn cần tiến hành trỏ PTR Record trên tên miền về IP của mail server. Chưa cấu hình SPF recordSPF record hay Sender Policy Framework (SPF) là cơ chế đánh giá email có phải là Junk Mail hay khong. Cơ chế này phát hiện các thư điện tử giả mạo bằng cách kiểm tra email được gửi từ domain nào và domain này có thuộc người quản trị đó hay không. Record TXT SPF vì vậy có vai trò hết sức quan trọng trong việc tăng độ tin cậy cho email gửi đi. Để kiểm tra domain đã trỏ TXT SPF hay chưa truy cập đường dẫn:
Chưa cấu hình DKIMKiểm tra cấu hình DKIM bằng cách gửi mail đến Gmail DKIM (Domainkeys Identified Mail) có nhiệm vụ xác thực email bằng chữ ký số của domain gửi thư. Khóa công khai được công bố trên DNS dưới dạng một TXT record, khóa còn lại được cấu hình trong mail server. Nếu chưa cấu hình DKIM, email của bạn cũng rất dễ rơi vào “tầm ngắm" Spam. Tìm hiểu thêm về khái niệm DKIM trong bài viết:
Cách kiểm tra cấu hình DKIM khá đơn giản, gửi mail đến yahoo hay gmail và kiểm tra header của mail bạn gửi. Nội dung mail của bạn bị liệt vào nội dung SPAMMột số email sẽ bị xác định là Junk Mail nếu nội dung chứa:
Mail của bạn bị đánh dấu SPAMNgười nhận mail có thể đánh dấu email của bạn là Junk Mail và tất nhiên, các lá thư tiếp theo chắc chắn sẽ rơi thẳng vào thùng Spam. Trường hợp quá nhiều người đánh dấu địa chỉ email của bạn, IP có thể bị đưa vào danh sách Blacklist của mail server đó. Mail của bạn bị chiếm quyềnMột số trường hợp các hacker tấn công, chiếm quyền và thực hiện gửi mail hàng loạt có thể khiến IP server bị liệt vào Blacklist. Hãy chắc chắn rằng bạn đã cài đặt cấu hình bảo mật cho mail server tới client bài bản, chẳng hạn như cài đặt các module hỗ trợ cho mail server, webmail để hạn chế gửi và nhận mail,... nhằm đảm bảo mail không bị chiếm dụng. Mail của bạn gửi nhầm vào địa chỉ của các tổ chức SpamNgoài các nguyên nhân trên, một khả năng khác là một trong các user của bạn gửi nhầm mail vào một mail được định sẵn. Lúc này, các tổ chức Spam sẽ tạo ra hàng loạt mail để “bẫy” bạn. Nếu mail gửi vào thì lập tức, địa chỉ IP sẽ bị liệt vào Blacklist. Trong trường hợp này, bạn buộc phải chi tiền cho các tổ chức Spam để được gỡ IP. Các IP trong range thực hiện SPAM mailTrường hợp phổ biến nhất tại các nhà cung cấp dịch vụ, dù IP không bị Blacklist nhưng các IP khác trong range Spam mail số lượng lớn thì họ vẫn sẽ block một range IP của bạn. Mail server của bạn không cấu hìnhTrong một số trường hợp, dù không cấu hình Mail server bạn vẫn có thể gửi mail. Tuy nhiên, hành động này lại mang nhiều rủi ro về mặt an toàn và sử dụng dữ liệu, kèm theo đó là nguy cơ cao email bị đánh giá là Junk Mail. Chính vì vậy, hãy chú ý cấu hình cho Mail server những cài đặt cơ bản nhất để đảm bảo chúng luôn hoạt động hiệu quả. Đồng thời, việc thường xuyên kiểm tra xem email có thể gửi vào hộp thư Inbox của các mail server lớn Yahoo hay Gmail… cũng là điều nên làm để tránh bị “hàm oan" là Junk Mail. Hướng dẫn cách gửi Mail không bị đẩy vào Spam MailNhư vậy bạn đã biết được lý do khiến Mail bị liệt vào Spam (Junk Mail) là gì? Có rất nhiều nguyên nhân có thể dẫn đến hiện tượng Mail bị đẩy vào Spam. Bạn có thể ghi lại một số lưu ý sau để khắc phục trong tình huống email bị xác định là Junk Mail:
Tổng kếtTrên đây là khái niệm về "Junk Mail là gì?", nguyên nhân và cách khắc phục hiện tượng mail bị chuyển vào hộp thư Spam. Hy vọng rằng bài viết đã mang đến thông tin hữu ích cho bạn. Đối với Email Doanh Nghiệp, ngoài hạn chế bị liệt vào Spam Mail, nó còn khiến cho Email Chuyên Nghiệp hơn. Đặc biệt là các doanh nghiệp gặp khó khăn trong vấn đề quản lý thư điện tử. Chúc các bạn thành công! |