Kết quả xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất trong hệ thống quản lý chất lượng được nâng cấp từ TCVN ISO 9001-2008 với những thay đổi đột phá, giúp nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực hiện công vụ; phục vụ tốt yêu cầu của các tổ chức, cá nhân; đảm bảo hơn nữa nguyên tắc rõ người, rõ việc, rõ cách làm, rõ thời gian, rõ trách nhiệm trong quy trình giải quyết công việc. Sau hơn một năm xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã đạt được kết quả như sau:
Về hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL:
- Số thủ tục hành chính mà Khối Văn phòng Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phải áp dụng là 21 thủ tục; tổng số quy trình xây dựng là 21 quy trình.
Ngoài 21 quy trình thực hiện 21 thủ tục hành chính, Sở còn xây dựng thêm 03 quy trình quản lý nội bộ: Quy trình tuyển dụng viên chức; Quy trình đào tạo công chức, viên chức; Quy trình thôi việc công chức, viên chức.
- Định kỳ vào tháng 12 hàng năm, Ban Chỉ đạo ISO của Sở có công văn gửi các phòng đề nghị báo báo mục tiêu chất lượng của năm và xây dựng mục tiêu chất lượng cho năm sau. Thư ký ISO tổng hợp báo cáo chung, xây dựng mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và kế hoạch chất lượng cho năm sau. Sau khi trình Ban Chỉ đạo ISO ký ban hành mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và kế hoạch chất lượng, Thư ký ISO phát hành đến các phòng thuộc Sở để triển khai thực hiện.
- Hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc; truyền đạt chính sách và mục tiêu chất lượng cho toàn thể công chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng HTQLCL được phổ biến trong các cuộc họp cơ quan, gửi tài liệu qua Văn phòng điện tử; định kỳ ở các cuộc họp giao ban hàng tuần, tháng… Lãnh đạo Sở, Ban chỉ đạo ISO có nhắc nhỡ lãnh đạo các phòng thực hiện các thủ tục hành chính đúng quy định, đúng quy trình đã được xây dựng, ban hành.
- Căn cứ vào Kế hoạch chất lượng được xây dựng từ đầu năm, hoạt động đánh giá nội bộ được thực hiện mỗi năm 01 lần, nội dung này thường được thực hiện trong tháng 9 hoặc tháng 10 hàng năm. Đối với hoạt động lấy ý kiến khảo sát sự thỏa mãn của khách hàng, năm 2020 phát phiếu tại Quầy số 14 - Trung tâm Phục vụ hành chính công cho các tổ chức cá nhân đến thực hiện các thủ tục hành chinh từ thàng 7 đến tháng 9.
Sau khi hoàn tất việc đánh giá nội bộ, tổng hợp báo cáo đánh giá tổng hợp hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 thì Ban Chỉ đạo ISO ban hành Kế hoạch họp xem xét lãnh đạo. Kết thúc cuộc họp, Thư ký ISO hoàn chỉnh biên bản, trình ký và phát hành đến các phòng thuộc Sở để triển khai thực hiện.
- Tình hình thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến:
+ Các phòng và Thư ký ISO đã thực hiện khắc phục, bổ sung một số điểm lưu ý trong báo cáo đánh giá nội bộ.
+ Về cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015: Để cho hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 thực hiện thuận lợi hơn, dễ dàng hơn, nhanh hơn và phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan, cuối năm 2020 và 8 tháng đầu năm 2021, Sở đã cải tiến như sau: Những văn bản chỉ đạo điều hành của Ban Chỉ đạo ISO chỉ gửi đến các phòng, Thư ký ISO thì do Chánh Văn phòng Sở, kiêm thành viên trong Ban Chỉ đạo ISO ký; những văn bản phát hành gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ, Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng… do Trưởng Ban Chỉ đạo ISO [Giám đốc Sở] hay Phó Trưởng Ban Chỉ đạo ISO [Phó Giám đốc Sở] ký. Sau khi cải tiến quá trình triển khai thực hiện ISO trong nội bộ cơ quan được nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Việc tuân thủ theo các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg:
- Lãnh đạo Sở, các phòng thuộc Sở và công chức đảm bảo thực hiện tham gia quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL của Sở theo chính sách chất lượng đã ban hành; đồng thời tiếp tục tổ chức triển khai, quán triệt đến các phòng thuộc Sở và công chức thực hiện các văn bản có liên quan đến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, cử công chức tham dự các lớp tập huấn về ISO [năm 2020, Sở cử 02 công chức tham dự lớp tập huấn về kỹ năng, phương pháp, đánh giá nội bộ].
- Về công bố lại HTQLCL phù hợp theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015: Trong tháng 8/2020 Sở công bố lại HTQLCL phù hợp theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và có gửi Bản công bố, Quyết định số 596/QĐ-SNN&PTNT ngày 23/8/2021 về việc công bố hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đến Sở Khoa học và Công nghệ; niêm yết công khai ở cơ quan và đăng trên Trang thông tin điện tử của Sở.
Nhìn chung, việc áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 đã duy trì tốt mọi hoạt động của cơ quan nhất là trong công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành; giúp cho Lãnh đạo Sở kiểm soát tốt tất cả các bước, các quá trình giải quyết công việc của công chức trong cơ quan. Từ đó kịp thời chỉ đạo, xử lý những tồn tại hạn chế, không để xãy ra tình trạng hồ sơ quá hạn hoặc có ý kiến phản ánh, kiến nghị từ tổ chức, cá nhân.
Nâng cao ý thức trách nhiệm công chức, viên chức trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao; rút ngắn được thời gian giải quyết, chất lượng công việc được nâng lên; thuận lợi trong việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu có hệ thống, khoa học, dễ tìm.
Về phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới
- Tiếp tục triển khai thực hiện các kế hoạch của Ban Chỉ đạo ISO đã ban hành; tuyên truyền, quán triệt nội dung các văn bản của Trung ương, của tỉnh liên quan đến việc quản lý, duy trì và cải tiến hệ thống QLCL ISO 9001:2015 đến toàn thể công chức trong cơ quan.
- Tiếp tục thực hiện công tác duy trì, cải tiến, đánh giá nội bộ HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 kịp thời và có hiệu quả.
- Thực hiện việc cập nhật, sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ, thay thế để trình công bố HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 theo quy định; đồng thời niêm yết, công khai tại cơ quan, trên Trang thng tin điện tử của Sở./.