Khi tạo cấu trúc của Table thuộc tính Required dùng để

Bài 1: Khởi động

Bài2: BẢNG BIỂU

CHƯƠNG II.BẢNG

Trong chương này sẽ trình bầy cách sử dụng công cụ TABLE đểlàm việc với các bảng gồm:

· Tạo bảng mới

· Đặt khoá chính và tạo các chỉ mục cho bảng

· Nhập dữ liệu vào bảng

· Chỉnh sửa cấu trúc của bảng

· Thiết lập quan hệ giữa các bảng

· Sử dụng thuộc tính của tr­ường để trình bầy dạng dữ liệu củatr­ường và kiểm tra tính hơp lệ của dữ liệu khi cập nhật.

I. KHÁI NIỆM BẢNG

Bảng là nơi chứa dữ liệu của một đối tượng nào đó.

Một cơ sở dữ liệu [CSDL] th­ường gồm nhiều bảng.

Một bảng gồm nhiều tr­ường có các kiểu khác nhau như­: Text, Number, Date/Time…

Các bảng trong một CSDL th­ường có quan hệ với nhau.

II. TẠO BẢNG

Từ cửa sổ Database chọn mục Table

· Chọn nút New dùng để tạo bảng mới

· Nút nút Open dùng để mở nhập liệu cho bảng đ­ược chọn.

· Nút nút Design dùng để xem, sửa cấu trúc cua bảng đ­ược chọn

Để tạo bảng mới ta chọn nút New, kết qủa có được:

II.1. Tạo bảng bằng Design View.

Chọn Design View trong cửa sổ New Table, kết quả nhận được cửa sổ thiết kế bảng như sau:

Cửa sổ Table đ­ược chia làm 2 phần:

- Phần trên gồm 3 cột: Field Name, Data Type và Description,dùng để khai báo các trường của bảng, mỗi tr­ường khai báo trên 1dòng.

- Phần dưới dùng để qui định các thuộc tính cho các trường.

B1: Gõ tên trường ở ô trong cột Fieldname

Tên tr­ường [Field Name]: Là một dãy không quá 64 ký tự, baogồm chữ cái, chữ số, khoảng trống.

B2. Chọn kiểu trường trong cột Data Type

Access gồm các kiểu sau:

Tên trường Mô tả Độ lớn

Text Ký tự dài tối đa 255 Byte

Memo Ký tự dài tối đa 64000 Byte

Number Số nguyên, thực dài : 1 , 2, 4 hoặc 8 Byte

Date/time Ngày tháng/giờ dài 8 Byte

Currency Tiền tệ dài 8 Byte

AutoNumber Số dài 8 Byte

Yes/No Boolean 1 Bit

OLE OObject Đối tượng 1 Giga Byte

Hyperlink Ký tự hoặc kết hơpký tự và số

Lookup Wizard Cho phép chọn giá trịtừ bảng khác

B3. Mô tả [Discreption]: Để giải thích cho rõ hơn một tr­ường nàođó Văn bản mô tả sẽ đ­ược hiển thị khi nhập số liệu cho các tr­ường.Phần này có thể có hoặc không.

B4. Xác định các thuộc tính của trường trong bảng Properties

[các thuộc tính này sẽ được nêu chi tiết hơn trong phần sau, tại đây ta có thể dùng các giá trị thuộc tính mặc định].

II.2. Tạo bảng bằng Datasheet View :

B1: Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New

B2: Chọn Datasheet View từ hộp thoại New Table, OK

B3: Đặt tên trường : Kích đúp chuột vào tên trường à Nhập tên trường mới à Enter

B4: Nhập các bản ghi dữ liệu

B5: Ghi bảng : Mở Menu File, chọn Save, đặt tên, chọn OK

II.3. Tạo bảng bằng Table Wizard

B1: Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New

B2: Chọn Table Wizard từ hộp thoại New Table, OK

B3: Chọn các trường cần thiết , Kích nút next

* Đổi tên trường :chọn Rename Field, gõ tên trường mới,OK

B4: chọn Next, đặt tên bảng à Finish

B5: Nhập dữ liệu vào bảng

II.4. Tạo bảng bằng Import Table

B1: Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New

B2: Chọn Import Table từ hộp thoại New Table, OK

B3: Chọn thư mục, kiểu file và tên file cần lấy

B4: Chọn Import

II.5. Tạo bảng bằng Link Table

B1: Từ cửa sổ Database, chọn Table Tab, chọn New

B2: Chọn Link Table từ hộp thoại New Table, OK

B3: Chọn thư mục, kiểu file và tên file cần lấy

B5: Chọn Link

III. THUỘC TÍNH CỦA TRƯỜNG

III.1. Công dụng:

· Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu.

· Nhập liệu theo mẫu.

· Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản nhập sai.

· Tăng tốc độ tìm kiếm.

III.2. Cách đặt giá trị cho các thuộc tính.

Trong cửa sổ thiết kế bảng, mỗi khi chọn một trường ở nửa trênthì nửa dưới thể hiện các thuộc tính của trường vừa chọn. Mỗi thuộctính nằm trên mộl dòng.

Lúc đầu mỗi thuộc tính hoặc chưa dùng [bỏ trống] hoặc có giátrị mặc định, ví dụ giá trị mặc định của thuộc tính FieldSize củatrường kiểu Text là 50, của trường kiểu Number là Double.

III.3. Tổng quan về các thuộc tính của trường

III.4. Chi tiết về các thuộc tính của trường

III.4.1.Thuộc tính Field Size

· Với trường TextĐộ dài mặc định là 50Độ dài hợp lệ có thể đặt là từ 1à255

· Với trường Number: Mặc định là Double [8 byte], có thể chọn các kiểu sau từ Combo Box:

FieldSize Miền giá trị Số byte lưu trữ

Byte Oà255 1

Integer -32768à32767 2

LongInteger -2147483648à214743647 4

Single -3.4*l038 à3.4*1038 4

Double - 1.797*10308 à 1.797 * 10308 8

III.4.2.Thuộc tính Format.

Nếu bỏ qua Format, Access sẽ trình bày dữ liệu theo dạngGeneral.

Các giá trị của thuộc tính Format đối với trường Number [giảđịnh Decimal Places=2 - Hai chữ số phần thập phân]

Giá trị Format Số Được trình bày

General Number 1234.5 1234.5

Fixed 1234.5 1234.50

1234.568 1235.57

Standard 1234.5 1,234.50 [dấu phẩy

ngăncách hàng ngàn]

Percent 0.824 82.40 %

Scientific 1234.5 1.23E+03

Currency 1234.5 1,234.50[UK][dấu phẩy

hàng ngàn]

Ghi chú:

1. General Number: Không phụ thuộc vào Decimal Places, hiện sốchữ số thập phân cần thiết nhất

2. Decimal Places = n : Mọi dạng [trừ General Number] hiện đúngn chữ số thập phân.

3. Decimal Places = Auto : Khi đó:

Dạng Fixed: 0 số lẻ

Dạng khác [trừ General]: 2 số lẻ

Các giá trị của thuộc tính Format đối với trường DATE/TIME.

Giá trị Format Ngày/giờ được trình bày

General Date 1/31/92 4:30:00 PM [U.S]

31/01/92 16:30:00 [U.K]

Long Date Friday, January 31 , 1992 [U.S]

31 January 1992 [U.K]

Medium Date 31-Jan- 1992

Short Date 1/31/92 [U.S]

31/01/92[U.K]

Long Time 4:30:00 PM

Medium Time 04:30 phần mềm

Short Time 16:30

Các giá trị của thuộc tính Format đối với trường YES/NO

Giá trị Format ý nghĩa

Yes/No Giá trị logic là Yes và No

True/Falsse Giá trị logic là True và False

On/Off Giá trị logic là On và Off

III.4.3.Thuộc tính Input Mask [mặt lạ nhập liệu].

· Công dụng:

1. Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn. Trên khuôn dạng có thểthấy các vị trí để nhập liệu và các ký tự phân cách [ví dụ dấuchấm phân cách phần nguyên và phần phân, dấu gạch ngang đểphân cách các cụm ký tự của số tài khoản,...]

2. Kiểm tra tính hơp lệ của mỗi ký tự gõ vào. Tại mỗi vị trí trênkhuôn dạng có thể quy định lớp ký tự được phép gõ [ví dụ nếuquy định các chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự khôngphải là chữ số].

3. Tự động biến đổi ký tự được nhập [ví dụ chuyển sang chữ hoa].

4. Che dấu thông tin gõ vào: Dùng mặt nạ kiểu Password, khi đócác ký tự gõ vào được thể hiện thành dấu *.

· Cách tạo mặt lạ nhập liệu:Mặt lạ nhập liệu là một dẫy ký tự gồm các loại sau:

1. Ký tự khuôn dạng: Mỗi ký tự khuôn dạngthể hiện một vị trí giành cho ký tự gõ vào và quy định lớp ký tựđược gõ.

0 vị trí dành cho chữ số 0..9, bắt buộc

9 vị trí dành cho chữ số 0..9, không bắt buộc

# vị trí dành cho chữ số, dấu + - dấu cách

L vị trí dành cho một chữ cái, bắt buộc

? vị trí dành cho chữ cái hoặc dấu cách, không bắt buộc

A vị trí dành cho ký tự chữ hoặc số, bắt buộc

a vị trí dành cho ký tự chữ hoặc số, không bắt buộc

& vị trí dành cho một ký tự bất kỳ, bắt buộc

C vị trí dành cho một ký tự bất kỳ, không bắt buộc

2. Ký tự chuyển đổi gồm:

o Ký tự < dùng để đổi các ký tự đứng sau < sang chữ thường.

o Ký tự > dùng để đổi các ký tự đứng sau < sang chữ hoa.

3. Ký tự canh phải là ký tự chấm than. Các ký tự nhập vào sẽ đượcdồn sang phải. Ví dụ nếu dùng mặt lạ:Input Mask: !aaaaa[a là ký tự khuôn dạng giành cho các ký tự chữ và số, không bắtbuộc phải nhập]. Nếu nhập 2 ký tự HA thì 2 ký tự này sẽ dồn bênphải và 3 dấu cách đặt bên trái.

4. Các ký tự phân cách. Các ký tự này được hiển thị trên khuôn đểtách các phần trong dẫy dữ liệu nhập vào với mục đích dễ quansát, dễ kiểm tra. Có thể dùng bất kỳ ký tự nào ngoài các ký tựtrong 3 điểm trên làm ký tự phân cách. Sau đây là một số ký tựphân cách hay dùng:

o Dấu . để phân cách phần nguyên và phần phân.

o Dấu , để phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ,...

o Dấu - hoặc 1 dùng để phân cách trong dữ liệu Date/Time [tuỳthuộc cách thiết lập trong mục Control Panel, Intemational]

III.4.4. Thuộc tính Default Value

Dùng thuộc tính này để đặt giá trị mặc định cho trường. Giá trịmặc định có thể là một hằng hay một hàm của Access.

III.4.5. Thuộc tính Required [trường bắt buộc phải có số liệu]

Muốn bắt buộc trường phải có số liệu ta đặt thuộc tính Requiredthành Yes.

III.4.6. Thuộc tính AllowZerolength

Nếu đặt là Yes sẽ cho phép các trường Text và memo nhận cácchuỗi rỗng.

III.4.7. Thuộc tính ValidationRule

Dùng thuộc tính này để kiểm tra sự hơp lệ của dữ liệu nhập vào.Muốn vậy trong thuộc tính ValidationRule ta đặt một biểu thức [điềukiện] hơp lệ.

Ví dụ:

giá trị nhập vào phải khác 0

0 or >l00 giá trị nhập vào phải bằng 0 hoặc lớn hơn 100

Like "K???" phải nhập 4 ký tự, ký tự đầu phải là K

Like "CTY*" ba ký tự đầu phải là CTY

-#l/1/91# and