Admin Officer, hay trong tiếng Việt được hiểu tương đương với làm việc Quản trị hành chính văn phòng, thường làm việc cho các doanh nghiệp hoặc tổ chức để giám sát các trưởng bộ phận và đảm bảo doanh nghiệp, tổ chức duy trì các hoạt động hành chính và văn thư một cách chuẩn chỉnh. Họ làm việc chặt chẽ với quản lý và cấp trên để xem xét hoạt động của doanh nghiệp và tìm cách tối đa hóa các quy trình nội bộ.
làm việc của Admin Officer là xem xét luật doanh nghiệp và các quy định khác áp dụng cho ngành kinh doanh của họ, để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ thực hiện các điều luật đó trong thực tiễn làm việc hàng ngày. Thông thường họ cũng có thể nhận trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho các bộ phận khác nhau.
Bạn đang xem: Administrative officer là gì
1.2. Nhiệm vụ và trách nhiệm của Admin Officer
Admin Officer quản lý các làm việc hàng ngày của một nhà hàng hoặc tổ chức bằng cách tư vấn các thủ tục, quy trình liên quan đến hành chính và văn thư.
Các nhiệm vụ và trách nhiệm của Admin Officer thường bao gồm:
+ nhận trách nhiệm cho các làm việc lễ tân văn phòng, chẳng hạn như chào hỏi và hướng dẫn khách hàng, giải đáp các thắc mắc qua điện thoại và giải quyết khiếu nại một cách lịch sự, giỏi. Ngoài ra Admin Officer còn tư vấn các làm việc in ấn, đóng dấu mộc, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu hay các vật tư cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.
+ Đảm bảo các nguồn cung cấp văn phòng được duy trì, trong đó bao gồm cả làm việc kiểm tra hàng tồn kho; làm việc với các nhà cung cấp để đảm bảo luôn có đủ mức cung cấp cần thiết cho các hoạt động của doanh nghiệp; nhận danh sách vật tư cần thiết từ các phòng ban và lên kế hoạch mua sắm hợp lý.
+ Thỉnh thoảng cần chuẩn bị và gửi báo cáo hoặc tệp thông tin cho các bộ phận khác. Admin Officer sẽ tiếp nhận các văn bản, tài liệu từ các bộ phận và các yêu cầu cần xử lý, sau đó họ sẽ phân loại và gửi các giấy tờ đó đến các phòng ban có thẩm quyền giải quyết.
Admin Officer làm việc trong môi trường doanh nghiệp thường báo cáo với Tổng Giám đốc [CEO] hoặc Giám đốc điều hành [COO]. Đối với các Admin Officer làm việc trong cơ sở chăm sóc sức khỏe, họ thường báo cáo với Giám đốc Y tế hoặc Giám đốc Chăm sóc sức khỏe để nhận nhiệm vụ và chuyển tiếp thông tin về nhu cầu của cơ sở.
+ Đảm bảo tính bí mật và bảo mật của các tệp và hệ thống lưu trữ.
+ Điều phối lịch trình làm việc, sắp xếp các cuộc họp, phân phối các bản ghi nhớ và báo cáo sao cho đảm bảo rằng mọi người đều được cập nhật tin tức và thông tin cần thiết của nhà hàng một cách chính xác và kịp thời.
Thông thường, tất cả các thành viên của bộ phận nhân sự, CNTT, Kế toán hoặc Tài chính và tiếp thị đều cần gửi báo cáo định kỳ cho Admin Officer. Đó là các báo cáo tài chính hoặc dữ liệu bảng lương, cập nhật thông tin về các thủ tục tuyển dụng và chuyển tiếp nhu cầu ngân sách hoặc cung ứng của các bộ phận.
Xem thêm: NAG là gì? Những công việc sáng tạo nghệ thuật của người cầm máy
+ Soạn bảng lương
Admin Officer nhận trách nhiệm theo dõi bảng chấm công của các nhân viên trong nhà hàng và xử lý ngay những trường hợp sai sót. Đến cuối mỗi tháng họ sẽ tổng hợp lại bảng lương của tất cả nhân viên để tính lương. Khi đó Admin Officer sẽ kết hợp làm việc với phòng Kế toán để làm bản lương và gửi cho từng nhân sự.
+ Quản lý trang thiết bị và tài sản chung
Admin Officer kiểm soát danh sách các tài sản chung của nhà hàng. Đồng thời cũng cần thường xuyên theo dõi tình trạng và lên kế hoạch bảo trì hoặc thay mới các trang thiết bị để đảm bảo cho hoạt động của nhà hàng không bị gián đoạn.
1.3. Yêu cầu đối với Admin Officer
1.3.1. Kỹ năng và chuyên môn của Admin Officer
Admin Officer cũng thuộc vào một trong những vị trí quản lý trong doanh nghiệp, bởi vậy cần có các kỹ năng và trình độ chuyên môn sau để có thể làm tốt vai trò của họ:
+ Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và lập lịch trình tốt
+ thử dùng kế toán cơ bản, nổi bật là trong các khoản phải trả/ phải thu
+ thử dùng sử dụng các ứng dụng văn phòng, bao gồm Word, Excel…
+ Kỹ năng giao tiếp tốt
+ Khả năng thực hiện nhiều đầu việc
1.3.2. Yêu cầu về trình độ học vấn đối với Admin Officer
Yêu cầu về trình độ học vấn đối với Admin Officer đó là tối thiểu phải có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông.
Tham khảo thêm: Một số giả thiết khoa học làm sáng tỏ hơn về thế giới tâm linh – sentayho.com.vn
Tuy nhiên, thực tế thì nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên cho vị trí Admin Officer phải có bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân, tốt nhất là trong kinh doanh, hành chính công hoặc một lĩnh vực nào khác có liên quan. Chứng chỉ giỏi về quản lý văn phòng cũng là một điểm cộng rất lớn.
1.3.3. Yêu cầu về thử dùng đối với Admin Officer
Hầu hết các nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên Admin Officer phải có thử dùng làm việc trước đây trong vai trò văn thư hoặc thư ký hoặc có thử dùng xử lý các làm việc hành chính trong một lĩnh vực Admin Officer cũng cần có hiểu biết sâu rộng về quản lý và kinh doanh.
Nhiều người làm làm việc Admin Officer bắt đầu sự nghiệp của họ với tư cách là Trợ lý hành chính hoặc vị trí tương tự và thông qua thử dùng làm việc để dần thăng tiến lên vị trí Admin Officer.
2. Những phẩm chất nào làm tạo nên một người Admin Officer giỏi?
Có nhiều yêu cầu về kỹ năng và trình độ chuyên môn khác nhau để làm nên một người Admin Officer giỏi. Một số kỹ năng giúp người Admin Officer thực hiện tốt các nhiệm vụ và làm việc của mình bao gồm:
– Giao tiếp giữa các cá nhân
Kỹ năng này được sử dụng để giao tiếp hiệu quả giữa các trưởng bộ phận các phòng ban sức khỏe và ban Giám đốc. Ví dụ, một nhân viên hành chính có thể có một cuộc họp vào buổi sáng để tìm hiểu về việc cắt giảm ngân sách từ hội đồng quản trị, trong khi họ cần truyền đạt thông tin đó cho các trưởng bộ phận cấp dưới vào buổi chiều.
– Chuyên môn chăm sóc sức khỏe
Để phát triển các chính sách tổ chức và chỉ định ngân sách tổ chức cho các lĩnh vực phù hợp. Ví dụ: một Admin Officer xem xét các công văn của Bộ Y tế và quyết định thực hiện các chính sách bảo mật bệnh nhân cao hơn.
– Thái độ làm việc và tư duy cầu tiến
Để xác định các lĩnh vực tổ chức của họ có thể sử dụng cải tiến. Ví dụ: Nhân viên hành chính nghiên cứu về ứng dụng CNTT sắp ra mắt cho các hoạt động chăm sóc sức khỏe và bắt đầu lập kế hoạch triển khai các kỹ thuật cập nhật đó vào cơ sở của họ.
Vậy là bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi Admin Officer là gì và vai trò của họ đối với mỗi doanh nghiệp. Có thể nói Admin Officer là một làm việc rất đa năng và có liên quan đến tất cả các bộ phận và phòng ban trong nhà hàng. Vị trí Admin Officer xây dựng thương hiệu ở hầu hết các bộ phận trong nhà hàng và liên quan chặt chẽ đến hoạt động của các bộ phận này.
ĐẶT CƯỢC NGAY TẠI NHÀ CÁI NEW88 - Tặng 188K Cho Hội Viên Mới
Tham khảo thêm: Giải đáp nhanh: BCE là gì? BCE là viết tắt của từ gì?
Administrative Staff là gì, bạn cần kỹ năng gì để đáp ứng được công việc và cơ hội thăng tiến của một administrative staff ra sao? Tất cả sẽ được giải đáp sau đây.
Trong số các việc làm được đăng trên các trang web tuyển dụng, có một vị trí mà hầu như công ty nào cũng cần là Nhân viên hành chính, hay còn gọi là Administrative Staff. Bạn cần kỹ năng gì để đáp ứng được công việc và cơ hội thăng tiến của một Administrative Staff là gì? Đó là nội dung mà Trưởng phòng Tư vấn Tuyển dụng của CareerLink.vn, trang tin hỗ trợ tìm kiếm việc làm và tuyển dụng nhân sự chất lượng hàng đầu Việt Nam, muốn chia sẻ với các bạn, đặc biệt là những sinh viên vừa mới ra trường.
Administrative staff là gì? [hay Nhân viên hành chính là gì?]
Khi đọc bảng mô tả công việc nhân viên hành chính, bạn thấy rất rõ ràng và có giới hạn. Thế nhưng, thực tế thì Admin làm nhiều hơn thế, nhất là ở các công ty có quy mô vừa và nhỏ, việc gì cũng đến tay Admin miễn không phải là công việc chuyên môn. Hiểu nôm na, Administrative staff là những người hỗ trợ cho một công ty.
Mô tả công việc nhân viên hành chính
· Trả lời và gọi điện thoại trực tiếp
· Tổ chức và sắp xếp các cuộc họp và các cuộc hẹn
· Tạo ra và phân phối các biểu mẫu đến phòng ban
· Nhận, sắp xếp và phân phối thư
· Đặt hàng vật tư văn phòng
· Sắp xếp du lịch
· Phối hợp sửa chữa thiết bị văn phòng
Admin không chỉ là người trả lời điện thoại và sắp xếp phòng họp khi có yêu cầu mà bạn sẽ phụ trách cả những công việc như báo sửa chữa khi có thiết bị hư như đèn, máy móc, bàn ghế hoặc tủ kệ. Bạn không chỉ liên hệ gửi thư hay quản lý hồ sơ mà còn phải đóng các chi phí điện nước của công ty, mua cả văn phòng phẩm và sẵn sàng cung cấp cho nhân viên khi họ cần. Bạn sẽ lo luôn cả việc ổ khóa bàn làm việc của nhân viên nếu bị hư, nước uống trong văn phòng còn hay hết, thậm chí là khi nhà vệ sinh gặp sự cố... Tóm lại, muốn cho văn phòng vận hành trơn tru thì vai trò “người quản gia” của Admin là vô cùng cần thiết.
Những kỹ năng cần thiết của một Administrative staff là gì?
Microsoft Office
Có nền tảng vững chắc về tất cả các chương trình Microsoft Office là rất quan trọng đối với một người làm công việc hành chính. Word, Excel, PowerPoint và Outlook là yếu tố cơ bản trong nhiều quy trình và giao tiếp kinh doanh.
Mức độ thành thạo mỗi chương trình được yêu cầu khác nhau theo từng cấp độ. Ví dụ, một nhân viên hành chính mới vào nghề chỉ cần cập nhật các tài liệu hiện có và tạo các báo cáo cơ bản, trong khi một nhà quản lý hành chính có thể cần tạo ra các quy trình và mẫu mới. Nhìn chung, kiến thức về Microsoft là tiêu chí quan trọng nhất trong tuyển dụng nhân viên hành chính.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp là nguồn sống của doanh nghiệp và là cốt lõi của mọi tương tác của con người, dù bằng lời nói hay bằng văn bản. Có vô số lý do tại sao kỹ năng này lại quan trọng: bạn sẽ cần truyền thông tin cho đồng nghiệp, đặt lịch hẹn, chuyển cuộc gọi, nói chuyện với nhà cung cấp, khách hàng và các cơ quan bên ngoài khác. Rất nhiều điều có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến toàn thể doanh nghiệp nếu bạn không có nền tảng tốt trong kỹ năng này.
Chủ động, tự ra quyết định
Là một nhân viên hành chính, sẽ có rất nhiều tình huống bạn phải ra quyết định nhanh chóng. Do đó, nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm các ứng viên có thể chủ động, làm việc với ít sự giám sát hơn và sẵn sàng học hỏi nâng cao kiến thức. Khả năng đưa ra kết luận một cách hợp lý và đưa ra quyết định trong các trường hợp khác nhau giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn bởi bạn sẽ tránh được mọi sai lầm tương tự trong tương lai.
Khả năng tổ chức, sắp xếp
Như đã đề cập trong phần Administrative staff là gì, vai trò của nhân viên hành chính là hỗ trợ, trong đó liên quan rất nhiều đến giấy tờ, tìm nguồn cung ứng, nộp đơn, tài liệu, lưu giữ sổ sách, kế toán… Do đó, bạn cần nhanh chóng nhớ lại thông tin hoặc biết cách tìm các tài liệu này ở đâu. Ngoài công việc giấy tờ, gần như tất cả các nhiệm vụ mà bạn thực hiện đều đòi hỏi phải có kỹ năng sắp xếp mọi thứ lại với nhau trong thời gian ngắn nhất. Điều này có nghãi là bạn sẽ cần lên kế hoạch và ưu tiên những điều quan trọng, chủ động và nói chung là đảm bảo các hoạt động vận hành diễn ra suôn sẻ.
Khả năng giữ bình tĩnh dưới áp lực
Nhân viên hành chính phải tung hứng nhiều ưu tiên khác nhau. Khi các nhiệm vụ khẩn cấp xuất hiện, thời hạn sắp đến hoặc đồng nghiệp nghỉ ốm, áp lực lại càng tăng lên. Một nhân viên hành chính hiệu quả có thể giữ bình tĩnh và đa nhiệm. Nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí nhân viên hành chính, hãy chuẩn bị để nói với người phỏng vấn về khoảng thời gian bạn chịu áp lực trong công việc: tình huống là gì, bạn đã xử lý như thế nào và kết quả ra sao?
Chú ý đến chi tiết
Nhiều công việc của vị trí hành chính yêu cầu bạn cần có kỹ năng nhập dữ liệu và xử lý văn bản chính xác. Việc mắc lỗi trên các báo cáo ngân sách hoặc gửi thư sai địa chỉ có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng, do đó, việc có kỹ năng chú ý đến chi tiết là điều tối quan trọng.
Một biểu hiện cho thấy khả năng chú ý đến chi tiết của bạn khi ứng tuyển là đọc kỹ thư mời phỏng vấn. Hãy đọc và làm theo hướng dẫn, chẳng hạn như những gì cần mang theo và cần liên lạc với ai.
Thương lượng, đàm phán
Nhân viên hành chính cần có khả năng quản lý mong đợi của người khác. Nếu một dồng nghiệp đã đề xuất một thời hạn mà bạn không thể đáp ứng, bạn cần có sự tự tin để đàm phán chuyên nghiệp. Tương tự, nếu khách hàng hoặc người sử dụng dịch vụ đưa ra yêu cầu không thể đạt được, bạn sẽ cần truyền đạt thông tin này một cách dễ chịu, chuyên nghiệp và quyết đoán.
Hãy xem xét lại những lần bạn đã sử dụng các kỹ năng đàm phán trước đây. Tại sao bạn cần phải thương lượng, bạn đã nói gì và chuyện gì đã xảy ra tiếp theo?
Làm việc nhóm
Nhân viên hành chính thường được coi là chất keo gắn kết mọi người lại với nhau. Một người có tinh thần đồng đội sẽ là người dễ tiếp cận, đáng tin cậy, dễ thích nghi…
Khi tham gia phỏng vấn cho vị trí nhân viên hành chính, bạn nên chuẩn bị để cung cấp các ví dụ về những lần bạn đã thể hiện những phẩm chất này, có thể là trong lúc làm việc hoặc tham gia các hoạt động tình nguyện.
Đường hướng phát triển của Administrative là gì?
Như đã nói, Admin là người quán xuyến tất cả các công việc giúp cho văn phòng hoạt động trơn tru nên bạn có kinh nghiệm hay chưa vẫn có thể đảm nhận được, miễn là bạn cố gắng học hỏi và chịu khó.
Thông thường, một Admin có thể chuyển hướng theo con đường nhân sự tuyển dụng, thư ký hoặc trợ lý; đó là sự phát triển theo chiều ngang. Hướng đi này có vẻ đơn giản hơn vì kinh nghiệm có thể giúp bạn rẽ lối dễ dàng. Trong khi đó, nếu theo chiều sâu, bạn có thể trở thành Trưởng phòng Hành chính hoặc Quản lý các văn phòng có quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên, vị trí này không chỉ đòi hỏi bạn phải là người có kinh nghiệm mảng hành chính mà còn phải nắm vững nhiều kiến thức trong các lĩnh vực khác như kế toán, nhân sự, luật để có thể quản lý được công việc cũng như hoạt động của các bộ phận có liên quan. Những kiến thức này bạn không thể tìm hiểu qua loa mà phải hiểu đúng, làm được thì mới có thể trở thành một quản lý tốt. Nếu xác định đi theo hướng này, bạn nên tham gia các khóa học chuyên môn để nâng cao kiến thức và học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người đi trước.
Tóm lại, Admin là một công việc dễ mà khó: dễ vì không đòi hỏi chuyên môn quá nhiều nhưng lại khó vì nó cần sự tinh tế và bao quát. Khi quyết định chọn trở thành một Admin, bạn cần phải hiểu rõ để tránh rơi vào tâm lý chán nản vì phải giải quyết hàng núi những công việc không tên. Bạn cũng cần tránh để mình rơi vào trạng thái bối rối khi kinh nghiệm ngày càng tăng nhưng vẫn không biết mình đang đi đâu và muốn gì trong tương lai bằng cách định hướng phát triển nghề nghiệp cho mình ngay từ sớm.
Hi vọng với các thông tin Administrative Staff là gì [Nhân viên hành chính là gì], những kỹ năng cần thiết cũng như là con đường phát triển của vị trí này, mong rằng các bạn sẽ có thể định hướng nghề nghiệp tốt hơn cũng như đưa ra quyết định lựa chọn công việc đúng đắn.
13/11/2017