Quản trị hành chính văn phòng là gì? Những công việc của nhân viên quản trị hành chính văn phòng phải làm là gì?... Để giúp các bạn hiểu rõ về công việc này, bài viết dưới đây Lê Ánh HR chia sẻ chi tiết về khái niệm, chức năng, công việc phải làm và những tiêu chuẩn của một nhân viên hành chính văn phòng.
1. Quản trị Hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.
2. Chức năng của quản trị hành chính văn phòng
- Hoạch định công việc hành chính
- Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
- Kiểm soát công việc hành chính
- Dịch vụ hành chính văn phòng
3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính
Nhà quản trị hành chính cần có đủ các tiêu chuẩn sau:
- Có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
- Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
- Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
- Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
- Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
- Phong cách lịch sự
- Kiểm soát cảm xúc
- Sáng tạo
- Tự tin
- Có óc phán đoán
- Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới
4. Các chức năng vụ của cấp quản trị hành chính
Có thể chia quản trị hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc như sau:
a. Cấp nhân viên:
- Nhân viên lễ tân [Receptionist]: đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
- Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…
Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.
Xem chi tiết: Lễ tân văn phòng là gì?
b. Cấp thư ký:
- Trợ lý riêng [Personal Assistant]: hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
- Thư ký tổng quát [Genaral Secretary]: thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…
Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên.
Xem chi tiết: Thư ký là gì? Những công việc của nhân viên thư ký phải làm trong thực tế
c. Cấp quản trị
- Nhân viên hành chính văn phòng [Administrative Officer]
Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.
- Trưởng phòng/giám đốc hành chính [Administrative Manager/ Office Manager]
Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên.
Nhân viên hành chính văn phòng
1. Công việc của nhân viên hành chính văn phòng:
Nhân viên hành chính thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:
- Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc. [Mời các bạn tham khảo Bài 1.1.Lễ tân văn phòng là gì.docx]
- Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
- Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
- Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
- Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
- Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty
2. Tiêu chuẩn của nhân viên hành chính văn phòng
Về tố chất: Khi lựa chọn công việc hành chính văn phòng, hãy chắc chắn rằng bạn là một người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình.
- Bạn làm việc tỉ mỉ, chính xác,
- có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp.
- có sức khỏe để làm tốt vì công việc của nhân viên hành chính tuy khá nhẹ nhàng nhưng lại phải liên tục vận động
Về kỹ năng: Các kỹ năng cần thiết như
- Kỹ năng quản lý thời gian,
- Kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp,
- Kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo,
- Kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn
Về kinh nghiệm:
Nhân viên hành cần có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau để giúp bạn giải quyết nhanh gọn lẹ khối công việc đa dạng mỗi ngày. Khi tuyển chọn nhân viên hành chính văn phòng, nhà tuyển dụng cũng đề cao sự đa năng của ứng viên. Những ứng viên có thể đảm nhận nhiều kiểu công việc như thư ký, nhân sự quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,… luôn được đánh giá cao.
Vì tính chất công việc, công việc hành chính văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này thường tham vọng thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn thuần, với óc tổ chức tốt và kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý.
Tóm lại, dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài, và có đủ “đất” để “dụng võ” năng lực của mình.
Ngoài ra để hiểu về quản trị hành chính văn phòng một cách rõ nét nhất các bạn hãy tham khảo: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp
Lê Ánh HR chúc các bạn thành công!
Quản lý hành chính nhà nước là quản lý nhà nước trong lĩnh vực hành pháp hoặc quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động chấp hành – điều hành của nhà nước. Hoạt động quản lý này được các chủ thể có thẩm quyền thực hiện thông qua những phương pháp quản lý hành chính nhà nước nhằm đạt được những hành vi xử sự cần thiết. Có bốn phương pháp quản lý hành chính nhà nước bao gồm phương pháp thuyết phục, phương pháp cưỡng chế, phương pháp hành chính và phương pháp kinh tế.
Luật sư tư vấn pháp luật hành chính, thủ tục hành chính, quản lý hành chính: 1900.6568
1. Phương pháp quản lý hành chính nhà nước là gì?
– Định nghĩa: Phương pháp quản lý hành chính nhà nước là cách thức thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của bộ máy hành chính nhà nước, cách thức tác động của chủ thể quản lý hành chính lên các đối tượng quản lý nhằm đạt được những hành vi xử sự cần thiết.
– Đặc điểm của phương pháp quản lý hành chính nhà nước :
+ Phương pháp quản lý hành chính nhà nước do các chủ thể quản lý hành chính nhà nước [các cơ quan hành chính nhà nước, cán bộ, công chức nhà nước có thẩm quyền trong bộ máy hành chính nhà nước…] tiến hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
+ Phương pháp quản lý hành chính nhà nước là cách thức thực hiện quyền lực nhà nước trong quản lý.
+ Những phương pháp quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước được thể hiện dưới những hình thức quản lý hành chính nhà nước nhất định [ban hành văn bản quy phạm pháp luật, ban hành văn bản áp dụng quy phạm pháp luật…] và được tiến hành trong giới hạn do pháp luật quy định.
2. Những yêu cầu đối với phương pháp quản lý hành chính nhà nước:
– Các phương pháp quản lý phải có khả năng quản lý lên các lĩnh vực chủ yếu của quản lý hành chính nhà nước.
– Phương pháp quản lý phải đa dạng, thích hợp để tác động lên những đối tượng khác nhau.
Xem thêm: Quản lý hành chính nhà nước là gì? Đặc điểm quản lý hành chính nhà nước?
– Phương pháp quản lý phải có tính hiện thực.
– Phương pháp quản lý phải có khả năng đem lại hiệu quả cao.
– Phương pháp quản lý phải mềm dẻo và linh hoạt.
– Phương pháp quản lý phải có tính sáng tạo.
– Phương pháp quản lý phải hoàn toàn phù hợp với đường lối chính trị quy định chương trình quản lý trong từng giai đoạn cụ thể.
3. Những phương pháp quản lý hành chính nhà nước:
Các phương pháp quản lý hành chính nhà nước bao gồm phương pháp thuyết phục, phương pháp cưỡng chế, phương pháp hành chính và phương pháp kinh tế.
3.1. Phương pháp thuyết phục:
– Khái niệm: Thuyết phục là làm cho đối tượng quản lý hiểu rõ sự cần thiết và tự giác thực hiện những hành vi nhất định hoặc tránh thực hiện những hành vi nhất định.
- Nội dung của phương pháp thuyết phục:
+ Phương pháp thuyết phục do chủ thể quản lý hành chính nhà nước sử dụng để tác động lên đối tượng quản lý nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
Xem thêm: Nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lý hành chính nhà nước
+ Bản chất của phương pháp thuyết phục là làm cho đối tượng quản lý hiểu rõ sự cần thiết và tự giác thực hiện hoặc tránh thực hiện những hành vi nhất định.
+ Phương pháp thuyết phục được thể hiện bằng những hoạt động như: giải thích, động viên, hướng dẫn, chứng minh… làm cho đối tượng hiểu rõ và tự giác chấp hành các yêu cầu của chủ thể quản lý.
3.2. Phương pháp cưỡng chế:
– Khái niệm: Cưỡng chế là biện pháp bắt buộc bằng bạo lực của cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đối với những cá nhân, tổ chức nhất định trong những trường hợp pháp luật quy định buộc cá nhân, tổ chức đó phải thực hiện hay không thực hiện những hành vi nhất định hoặc phải phục tùng những hạn chế về mặt tài sản hoặc tự do thân thể.
- Nội dung của phương pháp cưỡng chế:
+ Chủ thể áp dụng phương pháp cưỡng chế phải là cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật như: cơ quan công an, ủy ban nhân dân…
+ Đối tượng bị áp dụng các biện pháp cưỡng chế là cá nhân, tổ chức nhất định trong những trường hợp pháp luật quy định như: cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính.
+ Biểu hiện của phương pháp cưỡng chế là buộc cá nhân, tổ chức phải chấp hành các quyết định đơn phương của chủ thể quản lý. Cụ thể là buộc cá nhân, tổ chức phải thực hiện hay không thực hiện những hành vi nhất định hoặc phải phục tùng những hạn chế nhất định về mặt tài sản của cá nhân, tổ chức hoặc tự do thân thể của cá nhân.
– Phân loại: Có bốn loại cưỡng chế nhà nước: Cưỡng chế hình sự, cưỡng chế dân sự, cưỡng chế kỷ luật và cưỡng chế hành chính.
+ Cưỡng chế hình sự: là biện pháp cưỡng chế do các cơ quan có thẩm quyền áp dụng đối với những người có hành vi phạm tội hoặc bị tình nghi phạm tội.
Xem thêm: Quản lý tài chính trong các cơ quan hành chính nhà nước là gì? Đối tượng quản lý
+ Cưỡng chế dân sư: Là biện pháp cưỡng chế nhà nước do các cơ quan có thẩm quyền áp dụng đối với cá nhân hay tổ chức có hành vi vi phạm dân sự, gây thiệt hại cho nhà nước, tập thể hoặc công dân.
+ Cưỡng chế kỷ luật: Là biện pháp cưỡng chế nhà nước do các cơ quan và người có thẩm quyền áp dụng đối với những cán bộ công chức có hành vi vi phạm kỷ luật nhà nước.
+ Cường chế hành chính: Là biện pháp cưỡng chế nhà nước do các cơ quan và người có thẩm quyền quyết định áp dụng đối với cá nhân hay tổ chức có hành vi vi phạm hành chính hoặc đối với một số cá nhân, tổ chức nhất định với mục đích ngăn chặn hay phòng ngừa các vi phạm pháp luật…
3.3. Phương pháp hành chính:
– Khái niệm: Phương pháp hành chính là phương thức tác động tới cá nhân, tổ chức thuộc đối tượng quản lý bằng cách quy định trực tiếp nghĩa vụ của họ qua những mệnh lệnh dựa trên quyền lực nhà nước và phục tùng.
– Đặc điểm của phương pháp hành chính
+ Đặc trưng của phương pháp này là sự tác động trực tiếp của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý bằng cách đơn phương quy định nhiệm vụ và phương án hành động của đối tượng quản lý.
+ Phương pháp này được tiến hành trong khuôn khổ của pháp luật.
Các quyết định hành chính được ban hành trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ thể quản lý do pháp luật quy định. Ví dụ: Chủ tịch UBND các cấp chỉ được ra chỉ thị, kiểm tra hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong khuôn khổ, chức năng, quyền hạn của mình do pháp luật quy định.
Tóm lại, phương pháp hành chính là phương thức tác động đến cá nhân, tổ chức thuộc đối tượng quản lý thông qua quy định trực tiếp nghĩa vụ của họ qua những mệnh lệnh và sự phục tùng.
Tư vấn pháp luật trong quản lý hành chính trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568
3.4. Phương pháp kinh tế:
– Khái niệm: Phương pháp kinh tế là phương pháp tác động gián tiếp đến hành vi của các đối tượng quản lý thông qua việc sử dụng những đòn bẩy kinh tế tác động đến lợi ích của con người.
– Đặc điểm của phương pháp kinh tế
+ Đây là phương pháp tác động gián tiếp đến đối tượng quản lý thông qua lợi ích kinh tế như việc quy định chế độ thưởng, xử phạt.
+ Phương pháp kinh tế được thể hiện trong việc sử dụng đòn bẩy kinh tế như: quyền tự chủ trong sản xuất, kinh doanh; chế độ hạch toán kinh tế, chế độ thưởng… nhằm tạo điều kiện vật chất thuận lợi cho hoạt động có hiệu quả của đối tượng quản lý phát huy năng lực sáng tạo, chọn cách tốt nhất để hoàn thành nhiệm vụ.