Quy trình đánh giá công việc đưa ra chỉ tiêu cho các bộ phận
12 February 2017 - Kỹ năng quản trị
Tổ chức/Doanh nghiệp muốn giữ chân nhân viên lâu dài, mọi người làm việc theo hiệu quả công việc thông qua các chỉ tiêu hàng tháng của mình thì tổ chức nên phân tích công việc đưa rabản mô tả công việcvà tiêu chuẩn công việc. Từ 02 bảng trên sẽ có được bảng kết quả công việc hay chỉ tiêu theo công việc, từ đó mà có mức đánh giá nhân viên và áp chỉ tiêu đúng theo công việc mà nhân viên đó đảm trách.
Bạn có thể tham khảo quy trình đánh giá và áp chỉ tiêu cho nhân viên, bộ phận công ty dưới đây:
Bước 01:Xem xét lại công việc hiện tại của bộ phận, nhân viên đang đảm trách, dựa vào bảng mô tả công việc sẽ đưa ra được kết quả cuối cùng của bộ phận đó là gì? và lợi ích mang lại công ty? từ đó đưa ra chỉ tiêu của cá nhân, bộ phận
Bước 02:Rà soát lại năng lực làm việc của ứng viên hiện tại với chỉ tiêu mà công ty mong muốn
Chú ý: Bạn có thể áp cao hơn một chút so với năng lực hiện tại của ứng viên, nhằm gây áp lực và đốc thúc nhân viên thể hiện hết mình.
Bước 03:Xem xét hiệu suất làm việc của ứng viên so với những bộ phận, nhân viên còn lại của công ty. Sẽ có ba trường hợp như sau:
– Năng lực của ứng viên cao hơn nhân viên hiện tại thì áp mức thưởng cao hơn gấp 2 lần so với nhân viên hiện tại nhằm khích lệ cả hệ thống làm việc.
– Nếu năng lực của ứng viên bằng so với nhân viên hiện tại => trả thưởng theo quy định hiện tại của nhân viên công ty.
– Nếu năng lực của ứng viên thấp hơn so với mặt bằng chung của công ty => tiến hành mức thưởng theo % đạt được và tìm người thay thế.
Bước 04:Ban hành chính sách thưởng phải ban bố rộng toàn bộ phận, phòng ban liên quan và có phê duyệt của giám đốc.
Sau đây là một vài chỉ tiêu đánh giá của một số bộ phận thông thường trong các công ty hiện nay, mong giúp ích được phần nào cho các bạn khi đánh giá công việc, đánh giá nhân viên và đưa ra chỉ tiêu phù hợp:
– Chỉ tiêu đánh giá bộ phận kinh doanh:
+ Doanh số.
+ Khách hàng đang làm việc.
+ Khách hàng mới.
+ Độ phủ sản phẩm.
– Chỉ tiêu bộ phận marketing:
+ Chương trình marketing thực hiện trong tháng, quý, năm.
+ % doanh số tăng lên sau khi thực hiện chương trình.
+ % thị phần công ty nắm giữ.
+ Mở rộng kênh phân phối.
+ Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
– Chỉ tiêu đánh giá bộ phận online marketing:
+ Số lượng từ khóa nằm trên google.
+ số lượng người truy cập vào website hàng ngày.
+ Số page view.
+ Doanh số bán hàng online [dành cho nhân viên bán hàng online]
– Chỉ tiêu đánh giá bộ phận thiết kế:
+ Số lượng sản phẩm hoàn thành.
+ Chương trình marketing, doanh số mang lại được từ các banner quảng cáo hấp dẫn.
+ Các hỗ trợ thúc đẩy marketing, R& D
– Chỉ tiêu đánh giá bộ phận Sale Admin:
+ Doanh số áp xuống.
+ Số lượng đơn hàng đã hoàn thành theo %
+ Tần suất làm việc: báo cáo hàng hóa, tổng hợp doang số, tổng hợp nợ…
GetFly CRM - Phần mềm quản lý mục tiêu, đánh giá công việc, đánh giá KPI của nhân viên - Công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhà quản lý đo lường chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên từ đó có những phương án điều chỉnh hợp lý. Tìm hiểu các tính năng nổi bật của GetFly CRM hoặcđăng ký dùng thử 30 ngày miễn phí tại đây.
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây [811.31 KB, 38 trang ]
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐỀ TÀI:
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC
CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY
TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU
GVHD: PGS-TSKH. Phạm Đức Chính
Th.S. Mai Thu Phương
NHÓM TH: Nhóm 11- K10407B
TP. HCM, ngày 16 tháng 11 năm 2013
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
ĐỀ TÀI:
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC
CỦA TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY
TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU
GVHD: NHÓM 11
PGS-TSKH. Phạm Đức Chính Lê Thành Đạt
Th.S. Mai Thu Phương Đỗ Thị Mỹ Hoa
Đỗ Thị Phương Thủy
Hoàng Thu Thủy
Trần Thu Vân
TP. HCM, ngày 16 tháng 11 năm 2013
DANH SÁCH NHÓM
STT HỌ TÊN MSSV PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
1 Lê Thành Đạt K104071168 2.2 – 2.3 - Kết luận
2 Đỗ Thị Mỹ Hoa K104071183 Chương 1
3 Đỗ Thị Phương Thủy K104071251 2.2 – 2.3 – Chương 3
4 Hoàng Thu Thủy K104071252 2.2 – Chương 3 – Tổng hợp
5 Trần Thu Vân K104071169 Lời mở đầu – 2.1 – Powerpoint
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công
nghệ thì vấn đề nghiên cứu và sử dụng nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cũng
đang được đặt ra đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp và chắc chắn không ai có thể
phủ nhận được vai trò quan trọng của việc nâng cao vai trò quản trị nguồn nhân lực
đối với các doanh nghiệp. Trong tất cả các nhiệm vụ của quản lý, quản lý con người
là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc
vào mức độ thành công của quản trị con người. Đối với các doanh nghiệp trên thị
trường hiện nay thì điều đó góp phần giảm chi phí sản xuất, tăng khả năng về chất
lượng sản phẩm cũng như chất lượng nguồn nhân lực, đem lại nhiều thành công, tạo
dựng được uy tín và hình ảnh của Công ty trên thị trường.
Trong từng phòng ban thì mỗi người quản lý thường có nhiệm vụ xem xét và
nắm bắt được tiến độ làm việc của các nhân viên dưới cấp quyền của mình nhằm
đưa ra những chiến lược thích hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra của từng phòng.
Và trưởng phòng kinh doanh cũng vậy, công việc của họ là quản lý nhân viên trong
phòng, gặp gỡ tiếp xúc khách hàng để đạt được mục tiêu mà công ty đã đề ra. Do
vậy, nhằm giúp công ty có thể biết được hiểu quả làm việc của trưởng phòng kinh
doanh để có những chính sách khen thưởng động viên cũng như xử phạt thích đáng
thì công ty phải có quy trình đánh giá hiệu suất làm việc.
Đánh giá hiệu suất công việc là một hoạt động không thể thiếu trong quản trị
nhân sự. Nó tác động lên cả tổ chức lẫn cá nhân, giúp tổ chức kiểm tra lại chất
lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực, từ đó đưa ra các phương hướng
điều chỉnh phù hợp. Và để hiểu rõ được tầm quan trọng cũng như quy trình đánh giá
hiệu suất công việc của nhân viên trong một tổ chức nói chung và của trưởng phòng
kinh doanh nói riêng, nhóm xin phân tích đề tài "Phân tích quy trình đánh giá
hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh doanh Công ty TNHH MTV Phân
bón Dầu khí Cà Mau".
5
Xác định
tiêu chí
đánh giá
Lựa chọn
phương
pháp
đánh giá
thích hợp
Xác định
người
đánh giá
và huấn
luyện kĩ
năng
đánh giá
Thông
báo cho
nhân viên
về nội
dung và
phạm vi
đánh giá
Thực hiện
đánh giá
và đệ
trình kết
quả
Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC
1.1. Khái niệm và mục đích đánh giá hiệu suất công việc
1.1.1. Khái niệm
Đánh giá hiệu suất công việc là một phương pháp chính thức để đánh giá
mức độ thực hiện công việc của nhân viên xét theo các mục tiêu đã được giao phó.
Mục đích chính của phương pháp này là truyền đạt các mục tiêu cá nhân, khuyến
khích thực hiện hiệu quả, cung cấp và đón nhận ý kiến phản hồi và chuẩn bị cho
một kế hoạch phát triển hiệu quả và đồng bộ.
1.1.2. Mục đích
- Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ hoàn thành công việc
của mình so với yêu cầu và so với đồng nghiệp.
- Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa công việc của mình
- Khuyến khích, động viên nhân viên qua các điều khoản về đánh giá, ghi nhận
và hỗ trợ
- Cung cấp thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng,
thuyên chuyển, sắp xếp cơ cấu tổ chức
- Mở rộng hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về cơ hội và hoạch định
nghề nghiệp
- Tăng cường các mối quan hệ chặt chẽ giữa cấp trên và cấp dưới
- Bắt buộc các doanh nghiệp phải chú trọng và khuyến khích nhân viên thực
hiẹn tốt các mục tiêu, yêu cầu của công việc
1.2. Quy trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
1.3. Các phương pháp đánh giá hiệu suất công việc
Gồm 7 phương pháp:
6
- Phương pháp xếp hạng luân phiên
- Phương pháp so sánh cặp
- Phương pháp bảng điểm
- Phương pháp lưu giữ
- Phương pháp quan sát hành vi
- Phương pháp quản trị theo mục tiêu [MBO]
- Phương pháp đánh giá bằng định lượng
1.4. Phương pháp phân tích định lượng
Bước 1: Xác định được các tiêu chí/ yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc.
Bước 2: Phân loại các mức độ thỏa mãn các yêu cầu khi thực hiện công việc
Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng [trọng số] của mỗi nhóm yêu cầu đối với
hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên.
Bước 4 : Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên
7
Chương 2: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA
TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU
KHÍ CÀ MAU
2.1. Giới thiệu chung về công ty
2.1.1. Giới thiệu công ty
Công ty TNHH MTV Phân bón Dầu khí Cà Mau [PVCFC]
Địa chỉ: Lô D, Khu Công nghiệp, Đường Ngô Quyền, Phường 1, Thành phố
Cà Mau
Điện thoại: 0780.3819000
Website: www.pvcfc.com.vn
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Phân bón Dầu khí Cà Mau
[PVCFC] trực thuộc Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam sở hữu 100% vốn chính
thức được thành lập ngày 9-3-2011 để quản lý và vận hành Nhà máy Đạm Cà Mau -
nằm trong khu Công nghiệp cụm Khí Điện Đạm Cà Mau, thuộc xã Khánh An,
huyện U Minh, tỉnh Cà Mau được xây dựng trên diện tích 52 hecta và khởi công vào
tháng 7-2008, với tổng nguồn kinh phí đầu tư gần 1 tỷ USD, công suất 800 nghìn
tấn u-rê/năm. Ðầu năm 2012, dòng sản phẩm thương mại đạm đầu tiên mang thương
hiệu "Ðạm Cà Mau - Hạt ngọc mùa vàng" chính thức có mặt trên thị trường, về với
bà con nông dân Đồng bằng Sông Cửu Long và cả nước.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất phân bón và hợp chất ni-tơ bao
gồm: sản xuất, kinh doanh, tàng trữ, vận chuyển, phân phối và xuất nhập khẩu phân
bón, hóa chất dầu khí. Ngoài ra nhà máy đạm Cà Mau còn sản xuất phân đạm hạt
đục có chất lượng cao theo công nghệ tiên tiến, hiện đại nhất từ các nước Ðan
Mạch, Ý, Nhật Bản và các thiết bị dây chuyền sản xuất hoàn toàn nhập khẩu từ các
nước tiên tiến của EU hoặc G7 với chất lượng sản phẩm đáp ứng theo tiêu chuẩn
Việt Nam và quốc tế. Nguồn nguyên liệu cung cấp cho Nhà máy đạm Cà Mau chủ
8
yếu là khí thiên nhiên khai thác từ các mỏ thuộc khu vực khai thác chung Việt Nam
và Malaysia từ hệ thống đường ống truyển tải dẫn khí dài 325 km về cụm công
nghiệp Khí-Điện-Đạm Cà Mau. Theo kiểm định, đánh giá của các chuyên gia và kỹ
sư, ưu điểm và lợi thế lớn nhất về chất lượng, đặc điểm sản phẩm U-rê thương hiệu
"Ðạm Cà Mau" đó là: hạt lớn đồng đều, độ cứng cao, độ phân giải thấp, chậm tan,
chống thất thoát đạm và giúp cây trồng hấp thu dinh dưỡng tốt nhất; hàm lượng
biuret thấp; hiệu suất làm khô cao, rất thích hợp cho việc phối trộn phân đơn và vận
hành linh hoạt, linh động trong việc điều chỉnh kích cỡ hạt đạm Sản phẩm đạm U-
rê hạt đục Cà Mau là sản phẩm mới, có chất lượng cao và đã được Trung tâm 3 -
Tổng cục Ðo lường, Tiêu chuẩn, Chất lượng - Bộ Khoa học và Công nghệ cấp
chứng chỉ hợp quy
Công ty rất chú trọng đến quá trình phát triển nhân lực, với các đối tượng
đang làm việc tại công ty, trước khi được nhận vào làm tại công ty thì các nhân viên
đều phải qua một khoá học đào tạo thêm về chuyên ngành, còn trong quá trình làm
việc thì công ty cũng thường xuyên tổ chức các khoá đào tạo bên trong lẫn bên
ngoài nhằm bổ sung, mở rộng thêm kiến thức chuyên môn, nâng cao kỹ năng nghiệp
vụ, tăng cường các kỹ năng sống và làm việc chuyên nghiệp để phát triển đội ngũ
nhân viên có đủ khả năng đưa công ty chinh phục những mục tiêu cao hơn, xa hơn.
Với đội ngũ nhân viên này, công ty xây dựng và duy trì một môi trường làm việc và
học tập trong đó các nhân viên phải không ngừng học hỏi, trau dồi tích cực những
kiến thức mới, rèn luyện kĩ năng để có thể đảm nhận những nhiệm vụ mà công ty
giao. Chính vì vậy cơ hội thăng tiến luôn có cho những ai không ngừng nỗ lực phân
đấu, giúp cho công ty chinh phục được những đỉnh cao mới.
9
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CTY TNHH MTV PHÂN BÓN DẦU KHÍ CÀ MAU
2.1.2. Giới thiệu phòng kinh doanh của công ty
Trong công ty TNHH MTV Phân bón dầu khí Cà Mau, phòng kinh doanh là
bộ phận vô cùng quan trọng của công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm xây dựng và
triển khai các chiến lược/ kế hoạch vùng thị trường xuất nhập khẩu và chính sách
xuất, nhập khẩu của công ty đồng thời thực hiện các hoạt động tiếp thị - bán hàng
tới các khách hàng tiềm năng [thị trường xuất-nhập khẩu] phân bón và hoá chất
nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần…
Chức năng và nhiệm vụ của phòng là:
- Quản lý hoạt động kinh doanh các sản phẩm urê do công ty sản xuất, và các
mặt hàng phân bón khác. Để đảm bảo việc kinh doanh hiệu quả các sản phẩm
này, thông qua hệ thống kinh doanh của công ty, lựa chọn, ký kết, thực hiện
hợp đồng với đại lý, khách hàng và các hoạt động kinh doanh trực tiếp, trên
10
cơ sở tuân thủ các qui định của pháp luật hiện hành và chỉ đạo của Tập đoàn
Dầu khí Việt Nam, góp phần bình ổn thị trường phân bón trong nước, phục
vụ lợi ích thiết thực của nông dân.
- Tổ chức xây dựng lập kế hoạch bán hàng theo năm
- Thường xuyên cập nhật diễn biến giá cả, cung cầu thị trường phân bón các
loại, kết hợp với thông tin thị trường từ các Đại lý/Cửa hàng trực thuộc nhằm
dự báo xu hướng thị trường trong ngắn hạn và đề xuất trình Ban Giám đốc
quyết định kế hoạch kinh doanh các mặt hàng sẽ kinh doanh trong ngắn hạn.
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho công ty nhằm đảm bảo mức lợi nhuận
tối đa.
• Mục đích chính công việc của Trưởng Phòng Kinh Doanh công ty TNHH
MTV Phân bón dầu khí Cà Mau
Tham mưu, giúp việc cho ban Giám đốc Chi nhánh quản lý, giám sát và thực
hiện có hiệu quả các hoạt động:
- Xây dựng và triển khai các chiến lược /kế hoạch vùng thị trường xuất nhập
khẩu và chính sách xuất, nhập khẩu của Tổng Công ty /Chi nhánh;
- Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu phân bón và hóa chất
theo phân cấp của Tổng Công ty;
- Tổ chức thực hiện các dịch vụ Logistics theo kế hoạch được Tổng Công ty
phê duyệt.
2.2. Quy trình đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh doanh
Trưởng phòng kinh doanh của công ty TNHH MTV Phân bón – Dầu khí Cà
Mau được thực hiện đánh giá hiệu suất công việc qua năm bước chính: Xác định
tiêu chí đánh giá → Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp → Xác định người
đánh giá và huấn luyện kĩ năng đánh giá → Thông báo cho nhân viên về nội dung
đánh giá → Thực hiện đánh giá.
Tần suất đánh giá hiệu suất là 1 lần/ tháng. Bởi lẽ phòng kinh doanh là
phòng có nhiều nhiệm vụ được đưa ra thay đổi nhanh chóng, do vậy việc thực hiện
11
đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh doanh là một lần/ tháng để đảm
bảo phù hợp với nhiệm cụ cũng như mục tiêu chính của công ty đã đề ra.
2.2.1. Xác định tiêu chí đánh giá
2.2.1.1. Tiêu chí đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc
Nhiệm vụ và mục tiêu công việc do cả hai bên thỏa thuận: Giám đốc công ty
và trưởng phòng kinh doanh nhằm đảm bảo tính công bằng cho người được đánh
giá [Phụ lục 1]
a] Nhiệm vụ chính
Đây là yêu cầu phải đạt được của phòng kinh doanh, là những công việc
thường xuyên, gắn với chức năng và nhiệm vụ của phòng.
• Quản lý, điều hành và giám sát công việc của nhân viên thuộc phòng kinh
doanh :
Trưởng phòng kinh doanh theo dõi tình hình làm việc của các nhân viên
trong phòng. Phân công các công việc và mục tiêu doanh số cho từng nhân viên,
theo dõi cũng như hỗ trợ nhân viên để có thể hoàn thành mục tiêu doanh số đó. Bên
cạnh đó trưởng phòng kinh doanh:
- Lên kế hoạch công việc.
- Phân công và đánh giá công việc.
- Yêu cầu/Đề xuất đào tạo nhân viên.
- Phân chia, phê duyệt giờ tính lương và bảng chấm công.
- Phân công, phê duyệt làm thêm giờ.
- Phê duyệt chế độ nghỉ ốm, nghỉ phép.
- Đánh giá thành tích nhân viên.
- Tiến hành điều chỉnh công việc.
• Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện các công tác
kinh doanh của Công ty.
- Tham mưu cho ban Giám đốc về quản lý các hoạt động kinh doanh của
công ty.
12
- Tham gia và kiểm tra việc lập cơ sở dữ liệu, đánh giá về đối tác, nghiên
cứu, phân tích, dự báo thị trường trong nước và quốc tế để tham mưu, đề
xuất các phương án, chiến lược/kế hoạch phát triển thị trường kinh doanh
phân bón và hóa chất cho lãnh đạo công ty.
- Đầu mối chủ trì việc cập nhật thông tin, xây dựng quy trình, quy chế
hướng dẫn thực hiện các hoạt động kinh doanh và kế hoạch kinh doanh
của công ty.
- Đầu mối, chủ trì việc giao dịch với khách hàng để đàm phán, thương
lượng, ký hợp đồng kinh doanh…
- Tổ chức thực hiện các tác nghiệp kinh doanh theo kế hoạch được giao.
- Hướng dẫn và kiểm tra CBCNV thực hiện đúng các quy định trong hoạt
động kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam và thông lệ
thương mại Quốc tế. Tham gia, kiểm soát nhằm đảm bảo tính hợp pháp,
hợp lệ của các hợp đồng mà Chi nhánh ký kết, thực hiện.
- Triển khai thực hiện chính sách chăm sóc khách hàng để duy trì số lượng
khách hàng thường xuyên và tìm kiếm khách hàng mới.
- Kiểm soát và thực hiện các phương án giải quyết hàng tồn kho.
• Chủ trì, lập, phân tích các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo
- Thống kê số liệu, lưu trữ, cập nhật thông tin hoạt động sản xuất kinh
doanh và các hoạt động liên quan khác;
- Thiết lập các các báo cáo định kỳ và đột xuất thuộc phạm vi phòng để
chuẩn bị công tác giao ban hàng tháng, quý và giao ban với các lãnh đạo
cấp cao.
• Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác giao nhận và quản lý hàng hoá.
- Tham mưu cho ban Giám đốc về các hoạt động giao nhận và quản lý hàng
hoá.
- Đầu mối chủ trì việc cập nhật thông tin, xây dựng quy trình, quy chế
hướng dẫn thực hiện các hoạt động trong công tác giao nhận và quản lý
hàng hoá của Chi nhánh.
13
- Chủ trì việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giao hàng, nhận
hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi và phân phối đi các nơi theo yêu cầu.
- Đầu mối chủ trì và phối hợp với các phòng/ ban chức năng của Tổng
Công ty/Chi nhánh đàm phán, thực hiện và giám sát các hợp đồng mua
bảo hiểm hàng hóa, hợp đồng giám định chất lượng hàng hoá, lưu kho,
lưu bãi, sắp xếp hàng hóa, gia công, sản xuất bao bì, in nhãn hiệu và các
hợp đồng dịch vụ khác [ nếu có].
- Tổ chức thống kê số liệu, báo cáo định kỳ và đột xuất tình hình thực hiện
giao hàng, nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, sắp xếp hàng hóa và
các hợp đồng dịch vụ khác [nếu có ].
• Cũng cố duy trì kênh phân phối, thị trường mục tiêu vững mạnh và tìm kiếm
thị trường mới.
Đánh giá hiệu quả của kênh phân phối hiện tại. Đánh giá doanh số của sản
phẩm đạm Cà Mau tại thị trường hiện tại. Nghiên cứu số liệu thu thập được từ đó đề
xuất phương án để xâm nhập thị trường mới, giúp tăng doanh số cho sản phẩm.
• Tham gia vào công tác tuyển dụng, đào tạo nhân viên phòng kinh doanh
Tham gia vào công tác đào tạo cũng nhưu phát triển nhân viên phòng kinh
doanh. Đảm bảo nguồn lực nhân viên để hoàn thành các mục tiêu đề ra. Đề xuất
tuyển dụng nhân viên mới.
Đề xuất thuyên chuyển, sắp xếp lại nhân viên và kỷ luật, khen thưởng nhân
viên thuộc phòng kinh doanh.
b] Mục tiêu chính
Mục tiêu chính phải tuân theo quy tắc SMART: Cụ thể - Đo được – Phù hợp
thực tế - Tin cậy - Thời gian hoàn thành
• Hoàn thành 100 % về khối lượng, chất lượng, doanh thu và lợi nhuận, tiến độ
theo kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt.
14
- Hoàn thành 100% khối lượng hàng hoá theo kế hoạch kinh doanh được
phê duyệt.
- 100% hàng hoá kinh doanh đáp ứng yêu cầu về chất lượng.
- 100% hoạt động kinh doanh đảm bảo đạt doanh thu theo kế hoạch hoặc
phương án kinh doanh được phê duyệt.
- 100% hoạt động kinh doanh đảm bảo lợi nhuận theo kế hoạch hoặc
phương án kinh doanh được phê duyệt.
- Kịp thời và 100% tiến trình kinh doanh thực hiện đúng theo kế hoạch và
phương án kinh doanh được phê duyệt.
• Đảm bảo 100% chất lượng các báo cáo đúng thị trường và 100 % các báo cáo
được kịp thời, chính xác.
- 100% khối lượng thông tin được báo cáo chính xác, phản ánh đúng thị
trường.
- 100% khối lượng thông tin báo cáo kịp thời.
• 100% sự cố kinh doanh được giải quyết ngay khi xảy ra, và đúng theo quy
định của pháp luật và công ty.
- 100% sự cố được xử lý kịp thời ngay sau khi phát sinh sự việc
- 100% sự cố được xử lý theo đúng quy trình, quy định của pháp luật và
của Tổng Công ty/ Chi nhánh.
• Đảm bảo 100% kết quả thực hiện công tác Logistics
Tiêu chí đo lường bao gồm: An toàn, Hiệu quả, Khối lượng, Chất lượng, Tiến độ
- 100% người và hàng hóa an toàn trong quá trình bốc dỡ, giao nhận, vận
chuyển và lưu kho
- Đúng thời gian theo kế hoạch và có hiệu quả tối ưu
- 100% hàng hóa đảm bảo chất lượng, đầy đủ số lượng
2.2.1.2. Tiêu chí đánh giá năng lực thực hiện
a] Kiến thức
• Kiến thức chuyên môn
- Thông hiểu về ngành hóa chất, phân bón
Phân đạm là một sản phẩm rất khó để hiểu được hoàn toàn. Đó là một sản
phẩm cần hiểu biết về các thành phần hóa học cũng như công dụng cụ thể của từng
loại phân riêng biệt. Do đó, khi khách hàng không có kiến thức nào về sản phẩm
hoặc cần sự tư vấn thì những người làm kinh doanh cần phải cung cấp những kiến
15
thức cơ bản nhất về sản phẩm cho khách hàng. Phòng kinh doanh sẽ là bộ phận tiếp
xúc với khách hàng, do đó, cả trưởng phòng và nhân viên đều cần phải nắm rõ kiến
thức về sản phẩm chính của công ty là hóa chất và phân bón để có thể đảm bảo sản
phẩm được tiêu thụ và xây dựng kế hoạch hợp để kinh doanh hiệu quả
- Kiến thức về Quản trị kinh doanh, Marketing, Thống kê
Quản trị kinh doanh là một ngành giúp cho những người biết về nó có cái
nhìn tổng quát về mọi mặt của kinh doanh. Biết quản trị kinh doanhh tức là các nhà
quản lý có thể có được các kiến thức trong các lĩnh vực như: quản lý, tổ chức; bán
hàng; quản trị chiến lược, quản trị rủi ro, các vấn đề liên quan đến marketing… để
nhà quản trị có thể lên kế hoạch và giải quyết các vấn đề.
Đây là kiến thức dành riêng cho các nhà quản trị, bất cứ nhà quản trị nào
cũng đều phải có kiến thức về tổ chức, quản trị nhằm đưa ra chiến lược, sắp xếp
công việc và phân chia hợp lí cho nhân viên để đảm bảo hoạt động kinh doanh được
thực hiện hiệu quả, trôi chảy, hoàn thành một cách nhanh chóng và tiết kiệm nguồn
lực cho công ty.
Nắm vững kiến thức về quản trị kinh doanh thì trưởng phòng mới có thể thực
hiện tốt các hoạt động bán hàng. Phòng kinh doanh là nơi tổ chức các hoạt động để
tiêu thụ sản phẩm, do đó, họ phải lên kế hoạch để thực hiện các kênh phân phối
nhằm đảm bảo sản phẩm được tiêu thụ. Không những thế, họ còn phải tổng hợp và
đưa ra các dự báo về mức tiêu thụ sản phẩm để ước tính mức sản xuất sao cho tốn
kém ít chi phí nhất nhưng hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, họ cũng phải thực hiện các
công việc liên quan đến Marketing để tăng sự nhận biết và lòng tin người tiêu dùng
đối với thương hiệu.
Các chiến lược là điều không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp và trong
doanh nghiệp, phòng kinh doanh là một trong những bộ phận cần đưa ra nhiều chiến
lược nhất: chiến lược về bán hàng, chiến lược tiêu thụ sản phẩm, chiến lược sản
xuất, chiến lược kênh phân phối… Do đó, trưởng phòng kinh doanh cần nắm vững
16
những kiến thức về quản trị chiến lược nhằm tổ chức, thực hiện, triển khai và đánh
giá chiến lược sao cho đảm bảo hiệu quả của chiến lược đề ra để hệ thống vận hành
một cách trơn tru và xuyên suốt.
- Kiến thức về nghiệp vụ Logistics, Ngoại thương, Xuất nhập khẩu cũng
như Hàng hải
Công ty Đạm Cà Mau chủ yếu thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu.
Chẳng hạn như xuất khẩu qua thị trường Đông Nam Á, Trung Đông, Baltic,
Nola Vì thế, việc trưởng phòng kinh doanh phải nắm rõ những kiến thức về
Logistics, Ngoại thương, Xuất nhập khẩu và Hàng hải. Nắm rõ các kiến thức này
nhằm đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động kinh doanh quốc tế của công ty
được thực hiện tốt và nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.
- Kiến thức về chăm sóc khách hàng
Như đã nói trên, phòng kinh doanh luôn thực hiện tiếp xúc với khách hàng.
Vì vậy, trưởng phòng kinh doanh phải biết cách làm cho khách hàng cảm thấy hài
lòng. Không chỉ thế, trưởng phòng cần phải biết tổ chức, giám sát nhân viên nhằm
đảm bảo nhân viên đem lại cho khách hàng sự hài lòng cao nhất. “Chăm sóc khách
hàng” được coi là một cách để giữ chân khách hàng lâu dài và cũng là một trong
những chiến lược cần thiết phải có của doanh nghiệp
- Kiến thức luật
Luật pháp luôn là một vấn đề của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn kinh
doanh hiệu quả nhưng cũng phải nằm trong khuôn khổ chung của pháp luật. Người
làm kinh doanh luôn phải để ý đến pháp luật và đưa ra những chiến lược đảm bảo
không trái với pháp luật để hạn chế mất mát về nguồn lực không cần thiết. Trưởng
phòng kinh doanh không chỉ phải nắm rõ các bộ luật và nghị định cơ bản liên quan
đến việc kinh doanh trong nước [Các bộ luật và văn bản hướng dẫn thi hành của
nước Việt Nam, Các văn bản hướng dẫn, quy trình liên quan của Tập đoàn dầu khí
17
Việt Nam] mà phải nắm rõ cả bộ luật liên quan đến vấn đề xuất nhập khẩu ra nước
ngoài như: Các điều khoản thương mại quốc tế [Incoterms], các quy tắc và thực
hành thống nhất về tín dụng chứng từ trong xuất nhập khẩu [UCP 600].
• Kiến thức về máy tính, sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng
Trong công ty, các phòng ban luôn phải gắn kết với nhau và gắn kết với ban
lãnh đạo. Để làm được điều đó, báo cáo là một văn bản nhằm cho các phòng ban và
ban lãnh đạo nắm được tình hình nhanh nhất, cụ thể và chung nhất của toàn bộ hoạt
động sản xuất kinh doanh. Do đó, trưởng phòng cần có những kiến thức cơ bản về
máy tính và sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng. Hơn thế nữa, các công cụ
văn phòng cũng hỗ trợ nhiều cho việc tính toán và ra quyết định của trưởng phòng.
• Am hiểu về các quy định chung
Trưởng phòng kinh doanh cũng phải am hiểu các kiến thức về quy định
chung của Tổng công ty nhằm tạo ra sự nhất quán trong tập đoàn: Các văn bản
hướng dẫn quy trình liên quan đến Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Các văn bản, hồ sơ,
tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý Chất lượng – An toàn sức khỏe – Môi trường
mà Tổng công ty đang áp dụng; Nội quy lao động; Thỏa ước lao động tập thể;
Chính sách nhân viên; Quy chế trả lương; thưởng và các quy định khác của Tổng
công ty/Chi nhánh.
b] Kỹ năng
• Kỹ năng chuyên môn
Là một trưởng phòng kinh doanh với việc lãnh đạo việc kinh doanh của công
ty thì kĩ năng thiết yếu là phải biết giải quyết công việc một cách khoa học, chặt chẽ
và nhanh chóng. Do vậy yêu cầu người làm trưởng phòng kinh doanh phải có chứng
chỉ tham gia các chương trình đào tạo các kỹ năng.
• Kỹ năng quản lý
18
Phòng kinh doanh là phòng xây dựng, tổ chức, triển khai thực hiện các hoạt
động kinh doanh xuất nhập khẩu phân bón, hóa chất của công ty. Với số lượng công
việc lớn cũng như công việc được phân chia cho nhiều nhóm, tổ thực việc. Do vậy
là trưởng phòng kinh doanh thì phải chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý, hướng dẫn
trực tiếp các hoạt động của nhân viên, nhóm, tổ để đạt được mục tiêu đã đề ra một
cách hợp lý và có hiệu quả.
• Kỹ năng lập kế hoạch
Là kĩ năng nhất thiết của trưởng phòng kinh doanh để hoạch định những
công việc cần làm cũng như sắp phải làm và xác định biện pháp tốt nhất để thực
hiện những công việc đó một cách chính xác và đạt hiệu quả cao. Kĩ năng lập kế
hoạch bao gồm các kĩ năng như:
- Kĩ năng xây dựng, triển khai một mô hình kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm
đảm bảo hoàn thành mục tiêu đã đề ra
- Kĩ năng thiết lập kênh phân phối hiệu quả
• Kỹ năng giao tiếp
Với một người dù chỉ là nhân viên hay là lãnh đạo một công ty đi chăng nữa
thì yếu tố giao tiếp là yếu tố bắt buộc. Nhưng không phải ai cũng có được kỹ năng
giao tiếp hiệu quả. Do vậy để có thể trở thành một trưởng phòng kinh doanh được
yêu quý, lãnh đạo được các nhân viên trong phòng thì phải biết duy trì mối quan hệ
công việc, tôn trọng và đạt được hiệu quả với người khác bao gồm:
- Kỹ năng thuyết phục khách hàng
- Kĩ năng diễn đạt vấn đề khi báo cáo với cấp trên
- Kỹ năng lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Là kỹ năng giúp trưởng phòng kinh doanh có thể triển khai các hoạt động
nhằm chăm sóc khách hàng để duy trì số lượng khách hàng thường xuyên như trong
19
phần nhiệm vụ được giao. Đó có thể bao gồm các kĩ năng như kĩ năng nắm bắt tâm
lý khách hàng, kĩ năng xây dựng các qui trình chăm sóc khách hàng
• Kỹ năng đàm phán
Đàm phán là kĩ năng quan trọng dẫn đến sự thành công nhất là trong phòng
kinh doanh. Bởi lẽ đây chính là phòng trực tiếp tiếp xúc với khách hàng - người đem
lại doanh thu chính cho công ty. Do vậy, là trưởng phòng kinh doanh, nhất thiết phải
nắm vững các nguyên tắc trong đàm phán với khách hàng cũng như nhân viên.
• Kỹ năng sử dụng máy tính
Là một nhân viên trong công ty sản xuất và kinh doanh phân bón, dầu khí Cà
Mau thì ai ai cũng phải biết về các phần mềm kĩ thuật để có thể hiểu cũng như phân
tích được các yếu tố kĩ thuật của sản phẩm
- Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng: MS
Office, mail, Internet
- Kỹ năng sử dụng tương đối một số phần mềm ứng dụng kỹ thuật: Auto
card, Orcard, các phần mềm lập trình cho PLC [ Siemens, allen Bradley],
các phần mềm giao diện [ WinCC, Intouch, FactoryTalk View ]
c] Thái độ/ Tính cách cá nhân
Thái độ là điều tiên quyết, cơ bản để đánh giá nhân viên nói chung và trưởng
phòng nói riêng. Đối với mỗi cá nhân mà nói, thái độ là điều kiện cơ bản quyết định
mức độ hoàn thành công việc và khả năng phát triển của mỗi cá nhân. Do đó, công
ty đã đưa ra những tiêu chí về thái độ cơ bản nhằm đánh giá hiệu suất của trưởng
phòng kinh doanh gồm:
• Có trách nhiệm cao
• Trung thực, cẩn thận
• Nhiệt tình
• Nhanh nhẹn, quyết đoán
• Ý thức tổ chức kỷ luật cao
2.2.2. Phương pháp đánh giá
20
Công ty lựa chọn phương pháp đánh giá là phương pháp phân tích định
lượng để đánh giá nhân viên, trong đó đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vu, mục
tiêu công việc chiếm tỷ trọng là 70% và đánh giá năng lực thực hiện công việc
chiếm tỷ trọng 30%. Cụ thể, công ty đã đưa ra bảng đánh giá hiệu suất công việc
của trưởng phòng kinh doanh theo bảng sau đây:
Bảng đánh giá hiệu suất làm việc của trưởng phòng kinh doanh công ty
TNHH MTV Phân bón- Dầu khí Cà Mau [ Tháng / năm 2013].
Tiêu chí đánh giá Hệ số
Điểm
đánh giá
Tổng
số
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 70
A. Nhiệm vụ chính
28
1. Quản lý, điều hành và giám sát công việc của nhân
viên thuộc phòng kinh doanh.
2. Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả
thực hiện các công tác kinh doanh của Công ty.
3. Chủ trì, lập, phân tích các báo cáo theo yêu cầu của
lãnh đạo.
4. Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác giao nhận và
quản lý hàng hoá.
5. Tham gia vào công tác tuyển dụng, đào tạo nhân
viên phòng kinh doanh.
B. Mục tiêu chính
42
1. Hoàn thành 100 % về khối lượng, chất lượng, doanh
thu và lợi nhuận, tiến độ theo kế hoạch kinh doanh
đã được phê duyệt.
2. Đảm bảo 100% chất lượng các báo cáo đúng thị
21
trường và 100 % các báo cáo được kịp thời, chính
xác
3. 100% sự cố kinh doanh được giải quyết ngay khi xảy
ra, và đúng theo quy định của pháp luật và công ty.
4. Đảm bảo 100% kết quả thực hiện công tác Logistics
ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC THỰC HIỆN
30
A. Kiến thức 10
1. Kiến thức chuyên môn
- Kiến thức về ngành phân bón, hóa chất
- Kiến thức về Quản trị kinh doanh, Marketing, Thống
kê
- Kiến thức về nghiệp vụ Logistics, Ngoại thương,
Xuất nhập khẩu, Hàng hải
- Kiến thức về chăm sóc khách hàng
- Kiến thức luật
2. Kiến thức về máy tính
3. Am hiểu các quy định chung
B. Kĩ năng
10
1. Kĩ năng chuyên môn
2. Kĩ năng quản lý
3. Kĩ năng lập kế hoạch
4. Kĩ năng giao tiếp
5. Kĩ năng chăm sóc khách hàng
6. Kĩ năng đàm phán
7. Kĩ năng vi tính
C. Thái độ
10
1. Có trách nhiệm cao
2. Trung thực, cẩn thận
3. Nhiệt tình
4. Nhanh nhẹn, quyết đoán
5. Ý thức kĩ luật cao
TỔNG SỐ 100
Điểm đánh giá sẽ được cho từ 1 đến 5 tương ứng với:
• Đối với đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc:
22
1: Không hoàn thành 2: Hoàn thành 3: Khá
4: Giỏi 5: Xuất sắc
• Đối với đánh giá năng lực thực hiện công việc
1: Yếu 2: Trung bình 3: Khá
4: Giỏi 5: Xuất sắc
Tham khảo cách cho điểm đánh giá tại phụ lục 2
2.2.3. Xác định người đánh giá
Công ty có chính sách rõ ràng quy định về người đánh giá hiệu suất làm việc
của trưởng phòng kinh doanh như sau [phụ lục 3]:
- Tự đánh giá: trước tiên trưởng phòng có quyền được tự đánh giá bản thân.
- Đánh giá bởi cán bộ trực tiếp quản lí: Người đánh giá trưởng phòng kinh
doanh là trưởng ban kinh doanh.
- Sau đó, bản đánh giá sẽ được trình lên phó giám đốc để được xem xét và phê
duyệt.
2.2.4. Thông báo cho nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá
Do trưởng phòng và ban giám đốc đã trực tiếp thỏa thuận với nhau thông qua
biên bản thỏa thuận nhiệm vụ và mục tiêu [Phụ lục 1] nên việc thông báo được thực
hiện nhanh chóng thông qua bảng đánh giá được chuyển thẳng xuống phòng ban chỉ
nhằm mục đích nhắc nhở các nội dung đánh giá và đưa đến phòng biên bản đánh giá
cuối cùng.
2.2.5. Thực hiện đánh giá
Trình tự thực hiện đánh giá của trưởng phòng sẽ theo quy trình sau:
TRÌNH TỰ THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ
Tự đánh giá
Trưởng phòng kinh
doanh
23
↓
Gửi bảng tự đánh giá cho người đánh giá
Trưởng phòng kinh
doanh
↓
Xem xét bảng tự đánh giá của nhân viên Trưởng ban kinh doanh
↓
Gặp gỡ, trao đổi, thảo luận với nhân viên, thống nhất kết
quả đánh giá và ký xác nhận
Trưởng phòng và
trưởng ban kinh doanh
↓
Gửi bảng đánh giá cho người có thẩm quyền xem xét và
phê duyệt
Trưởng ban kinh doanh
↓
Gặp gỡ, trao đổi, thảo luận [nếu cần] và phê duyệt kết
quả đánh giá
Phó giám đốc, trưởng
ban và trưởng phòng
kinh doanh
2.3. So sánh và đối chiếu với quy trình lý thuyết và bản mô tả công việc
2.3.1. So sánh với quy trình lý thuyết
Với quy trình đánh giá hiệu suất công việc gồm 5 bước như theo lý thuyết đã
trình bày ở trên thì quy trình đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng kinh
doanh tại công ty TNHH MTV Phân bón- dầu khí Cà Mau cũng được tiến hành
thương tự theo 5 bước chính là: Xác định tiêu chí đánh giá → Lựa chọn phương
pháp đánh giá thích hợp → Xác định người đánh giá và huấn luyện kĩ năng đánh giá
→ Thông báo cho nhân viên về nội dung đánh giá → Thực hiện đánh giá
Tuy nhiên, đây là quy trình mà công ty đã thống nhất thiết lập từ khi mới bắt
đầu cho đến khi kết thúc hoạt động và được ngầm hiểu trong công ty. Do đó quy
trình đánh giá hiệu suất công việc vào những năm hoạt động tiếp theo thực chất chỉ
bao gồm 3 bước chính là xác định tiêu chí đánh giá, thông báo cho nhân viên và
thực hiện đánh giá bởi lẽ 2 bước đánh giá còn lại được duy trì qua các năm và
không có sự thay đổi. Trong đó bước xác định tiêu chí đánh giá ở đây chỉ bao gồm
phần xác định các tiêu chí về nhiệm vụ mục tiêu mới mà trưởng phòng kinh doanh
24
phải đạt được trong năm tới - đây là các chỉ tiêu thay đổi theo các năm và theo
nguyện vọng của công ty nên phải thay đổi qua các năm hoạt động, còn các tiêu chí
đánh giá năng lực thực hiện của trưởng phòng cũng không thay đổi- vì đây là các
tiêu chí cố định.
2.3.2. Đối chiếu với bản mô tả công việc
Do bảng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên được tham khảo từ bản
mô tả công việc nên hầu hết các tiêu chí đánh giá đều không khác so với bản mô tả
công việc. Tuy nhiên, bảng đánh giá hiệu quả làm việc của trường phòng kinh doanh
của công ty TNHH MTV phân bón- dầu khí Cà Mau ở trên vẫn có một số tiêu chí
thêm vào hoặc không có trong bản mô tả công việc. Nhóm xin phân tích kĩ hơn về
sự khác biệt này như sau:
2.3.2.1. Kết quả hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc
Khi so sánh đối chiếu với bản mô tả công việc của trưởng phòng kinh doanh,
nhóm nhận thấy có một vài nhiệm vụ trong tiêu chí đánh giá đã được thêm vào và
cũng có tiêu chí không được đưa vào đánh giá kết quả thực hiện công việc của
trưởng phòng. Cụ thể là:
• Tiêu chí “Cũng cố duy trì kênh phân phối, thị trường mục tiêu vững mạnh
và tìm kiếm thị trường mới” đã được thêm vào. Phòng kinh doanh nói
chung và trưởng phòng kinh doanh nói riêng có nhiệm vụ trong việc duy
trì kênh phân phối cũng như tìm kiếm thêm khách hàng. Do đó, đây là
một trong những yếu tố nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của trưởng
phòng kinh doanh bắt buộc phải có nhằm đảm bảo việc thực hiện công
việc của trưởng phòng kinh doanh có hiệu quả. Có thể việc không quy
định về vấn đề này trong bản mô tả công việc theo nhóm là một thiếu sót
của bản mô tả.
• Tiêu chí “đánh giá thực hiện các công việc khác do lãnh đạo phân công”
không được đề cập trong các tiêu chí đánh giá của trưởng phòng. Do tính
25
1. Quy trình đánh giá thực hiện công việc
Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề khác nhau, mỗi bộ phận, phòng ban thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Do đó, trong việc đánh giá thực hiện công việc có thể có những điểm khác biệt. Tuy nhiên về tổng thể xây dựng quy trình đánh giá, bạn có thể tham khảo quy trình 10 bước dưới đây:
Bước 1: Xác định yêu cầu cơ bản của việc đánh giá
Trước khi bắt đầu quy trình đánh giá, bạn cần xác định được rõ các yêu cầu cơ bản của việc đánh giá thực hiện công việc là gì. Ví dụ như việc đánh giá này nhằm giúp rà soát để lên kế hoạch đào tạo, phát triển năng lực nhân viên hay đánh giá nhằm giúp công ty có căn cứ để xét tăng lương thưởng cho nhân viên… Mỗi yêu cầu đánh giá khác nhau sẽ ảnh hưởng tới các bước thực hiện đánh giá tiếp theo.
Chỉ khi xác định được yêu cầu đánh giá rõ ràng, cụ thể, bạn mới có thể tiến hành đánh giá chính xác, đúng yêu cầu đề ra. Việc chưa rõ yêu cầu nhưng đã tiến hành ngay việc đánh giá cũng gần giống như việc bạn dò dẫm đi trên đường tối mà chưa rõ mục đích, điểm đến hướng tới của mình là gì.
Để xác định yêu cầu đánh giá hiệu quả, phù hợp, bạn có thể thực hiện:
- Tham chiếu từ chiến lược phát triển của công ty
- Tham vấn ý kiến từ các lãnh đạo, quản lý khác
- Tham khảo ý kiến từ các chuyên gia trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp
Xem thêm: Dịch vụ tư vấn doanh nghiệp của VNOKRs
Ví dụ như sau khi tham khảo ý kiến từ nhiều nguồn, bạn có thể quyết định yêu cầu cơ bản của đợt đánh giá thực hiện công việc quý II-2021 cụ thể như sau:
- Rà soát 100% nhân sự về việc thực hiện đúng yêu cầu, quy trình công việc
- Thống kê tất cả các lỗi, lỗ hổng hay những điểm bất cập trong quy trình thực hiện công việc của nhân viên để tiến hành tối ưu hóa quy trình.
Bước 2: Xác định phạm vi đánh giá
Khi đã xác định được yêu cầu cơ bản của việc đánh giá, việc tiếp theo bạn cần xác định là phạm vi đánh giá. Ở bước 1, bạn sẽ giải quyết được câu hỏi: đánh giá để làm gì. Còn ở bước 2 này, bạn sẽ giải đáp được câu hỏi: đánh giá trong diện nào?
Việc xác định được phạm vi, diện đánh giá sẽ giúp kết quả đánh giá chính xác, khách quan và cũng hạn chế việc lãng phí nguồn lực không đáng có. Bạn đánh giá với diện nhân viên quá hẹp thì kết quả đánh giá không đầy đủ, thiếu tính chính xác, khách quan. Ngược lại, nếu bạn đánh giá với diện quá rộng, thậm chí là thừa thì sẽ khiến nhân viên và cả công ty tiêu tốn thời gian, nỗ lực không cần thiết.
Ví dụ như bạn muốn cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh, vậy phạm vi đánh giá có thể chỉ áp dụng đối với nhân viên kinh doanh. Còn nếu bạn muốn đánh giá thực hiện công việc của các bộ phận hỗ trợ, Back Office [BO] thì bạn phạm vi đánh giá của bạn có thể gồm các bộ phận: hành chính, nhân sự, kế toán, truyền thông, IT…
Bước 3: Hoàn thiện bộ tiêu chí, tài liệu và định nghĩa liên quan
Bộ tiêu chí, tài liệu và định nghĩa liên quan sẽ giúp nhà quản lý thực hiện đánh giá một cách rõ ràng, cụ thể, hạn chế tối đa những vướng mắc có thể phát sinh. Khi bạn hoàn thiện được bộ tiêu chí, tài liệu và định nghĩa liên quan ngay từ đầu thì quá trình đánh giá thực hiện công việc sẽ đảm bảo hiệu quả, đảm bảo tiến độ.
Thực tế, trong quá trình triển khai đánh giá thực hiện công việc tại doanh nghiệp những vướng mắc phát sinh thường xảy ra do:
- Không rõ ràng tiêu chí đánh giá
- Không có tài liệu hướng dẫn đánh giá cụ thể, chi tiết
- Các định nghĩa liên quan mơ hồ, khó hiểu
Để xây dựng được bộ tiêu chí, tài liệu và định nghĩa liên quan chính xác, bạn có thể tham khảo các cách làm sau:
- Thiết lập bộ tiêu chính đánh giá thực hiện công việc dựa trên tinh thần của tầm nhìn, mục tiêu chung của doanh nghiệp
- Tiêu chí đánh giá nên đảm bảo yếu tố công bằng, phù hợp giữa tất cả các bộ phận, phòng ban trong công ty
- Quá trình đánh giá có nội dung nào vướng mắc, có thể gây khó hiểu, nhầm lẫn thì cần có tài liệu, định nghĩa liên quan chỉ rõ
- Bạn có thể tham vấn ý kiến từ các trưởng bộ phận. Họ là những người trực tiếp làm việc hàng ngày và nắm bắt được những vấn đề phát sinh của nhân viên. Do đó, họ phần nào sẽ hiểu hơn tâm tư, nguyện vọng của nhân viên hơn so với các lãnh đạo cấp cao.
Bước 4: Xác định giai đoạn và các bước thực hiện
Thông thường, quy trình đánh giá thực hiện công việc có 3 bước như sau:
- Chuẩn bị các tài liệu liên quan, xây dựng tiêu chí đánh giá, truyền thông nội bộ rõ ràng, minh bạch
- Thực hiện đánh giá theo đúng lộ trình, kế hoạch đã thông báo
- Tổng kết kết quả đánh giá để dùng làm căn cứ tối ưu hóa quy trình thực hiện công việc, hoạch định phát triển công ty
Khi xác định giai đoạn, các bước thực hiện đánh giá công việc nhân viên, bạn nên lưu ý rằng mọi sự phân chia về mặt lý thuyết chỉ mang tính tương đối. Bạn hoàn toàn có thể căn cứ theo tình hình thực tế, đặc thù của doanh nghiệp, nhân viên của mình để tiến hành phân chia theo các đoạn, bước phù hợp nhất.
Bước 5: Lựa chọn các phương pháp đánh giá thích hợp
Đặc thù mỗi doanh nghiệp, mỗi nhân sự có những đặc thù riêng khác nhau. Chỉ khi nhà quản lý lựa chọn được phương pháp đánh giá thích hợp thì kết quả đánh giá mới đảm bảo được sự chính xác, khách quan nhất. Mặt khác, phương pháp đánh giá thích hợp cũng giúp nhân viên của bạn dễ dàng tiếp nhận, đồng tình hơn trong thực tế triển khai đánh giá.
Hiện nay có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau như:
- Phương pháp thang đo đồ họa [Rating Scales Method]
Với phương pháp thang đo đồ họa, nhà quản lý sẽ đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên theo một thang đo từ thấp đến cao.
Phương pháp này có ưu điểm thể hiện rõ kết quả đánh giá thành các con số nên việc tổng hợp kết quả, đưa ra quyết định quản trị, phát triển nhân sự dễ dàng hơn. Mặt khác, phương pháp này đơn giản, dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Tuy nhiên, phương pháp thang đo đồ họa có nhược điểm ở việc dễ bị ảnh hưởng bởi thành kiến của người đánh giá với nhân viên. Thang đánh giá cũng chỉ đưa ra các tiêu chí khá chung và khó phản ánh được những đặc thù, riêng biệt công việc ở từng bộ phận, phòng ban.
- Phương pháp danh mục kiểm tra
Với phương pháp danh mục kiểm tra, nhà quản lý sẽ sử dụng các danh mục câu hỏi mô tả hành vi, thái độ của người nhân viên dựa trên ý kiến chủ quan của mình. Nhà quản lý sẽ tích chọn vào những mô tả, danh mục mà họ cảm thấy là đúng nhất với thực tế công việc nhân viên thực hiện.
Phương pháp này có ưu điểm ở sự đơn giản, dễ triển khai, chi phí rẻ, tiết kiệm thời gian và có thể giúp nhà quản lý sớm đưa ra được quyết định phát triển nhân sự.
Tuy nhiên, phương pháp danh mục kiểm tra có nhược điểm ở chỗ dễ bị ảnh hưởng bởi sự thiên vị, thành kiến chủ quan từ nhà quản lý. Mặt khác, với những công việc phức tạp, bạn cũng sẽ khó đánh giá được cụ thể việc thực hiện công việc của nhân viên thông qua phương pháp này.
- Phương pháp ghi chép những sự kiện quan trọng
Phương pháp ghi chép những sự kiện quan trọng là phương pháp đánh giá dựa theo việc ghi lại những hành vi xuất sắc hoặc yếu kém trong công việc của nhân viên. Việc ghi chép sự kiện này sẽ được tiến hành theo các tiêu chí đánh giá cụ thể. Ví dụ như với tiêu chí tuân thủ nội quy công ty, bạn có thể ghi chép lại tổng số lần đi muộn của nhân viên trong tháng gần nhất chẳng hạn.
Phương pháp này có ưu điểm ở việc đánh giá được tương đối đầy đủ, tỉ mỉ tình hình thực hiện công việc của nhân viên theo các tiêu chí đánh giá.
Tuy nhiên, phương pháp có điểm hạn chế ở việc rất tốn thời gian, đặc biệt nếu nhà quản lý phải theo dõi, ghi chép những sự kiện quan trọng của nhiều nhân viên. Mặt khác, phương pháp cũng bị ảnh hưởng nhiều bởi kỹ năng đánh giá của nhà quản lý.
- Phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật
Phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật là phương pháp đánh giá mà trong đó, nhà quản lý sẽ chỉ viết 1 bài tường thuật ngắn mô tả quá trình thực hiện công việc của nhân viên đã diễn ra như thế nào.
Phương pháp có ưu điểm ở việc thuận lợi cho việc thông tin phản hồi. Nhà quản lý có thể quan sát và ghi lại những gì ấn tượng nhất trong quá trình làm việc của nhân viên. Phương pháp này cũng đơn giản, nhanh chóng vì nhà quản lý chỉ cần viết tường thuật ngắn.
Tuy nhiên, phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật sẽ phụ thuộc nhiều vào khả năng, kỹ năng viết tường thuật của nhà quản lý. Nếu nhà quản lý có kỹ năng viết kém, việc viết đánh giá có thể dẫn đến những hiểu nhầm, vướng mắc không đáng có. Phương pháp cũng chịu ảnh hưởng rất nhiều từ đánh giá cảm tính, chủ quan của nhà quản lý và kết quả sau đánh giá cũng khó giúp lãnh đạo công ty đưa ra quyết định quản trị.
- Phương pháp đánh giá quan sát hành vi
Phương pháp đánh giá quan sát hành vi là phương pháp quan sát các hành vi thuộc công việc được sắp xếp theo thứ tự từ rất kém đến xuất sắc. Nhà quản lý sẽ phải xác định hành vi của nhân viên thuộc loại đánh giá nào dựa trên tần suất, mức độ hoàn thành, thái độ của nhân viên trong khi thực hiện công việc.
Ưu điểm của phương pháp này kết quả đánh giá khá khách quan do dựa trên hành vi cụ thể của nhân viên để đánh giá.
Tuy nhiên, điểm hạn chế của phương pháp là chỉ đánh giá tập trung về hành vi của nhân viên chứ chưa đánh giá được kết quả thực hiện công việc. Mặt khác, nếu áp dụng phương pháp này, kết quả đánh giá sẽ phụ thuộc nhiều vào trình độ, kỹ năng của người đánh giá và sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, nỗ lực để triển khai thực hiện.
- Phương pháp so sánh
Với phương pháp so sánh, nhà quản lý sẽ tiến hành so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên so với chính những đồng nghiệp cùng phòng, bộ phận chuyên môn của họ. Phương pháp so sánh sẽ chỉ áp dụng với những nhân viên cùng bộ phận, cùng làm một nhiệm vụ để có các tiêu chí đánh giá tương đồng.
Khi sử dụng phương pháp so sánh, nhà quản lý sẽ nhận diện được ngay đâu là nhóm nhân viên giỏi nhất và tệ nhất của mình. Từ đó, kết quả đánh giá có thể giúp nhà quản lý hoạch định được chính sách phát triển, đào tạo, tuyển dụng, sa thải nhân sự phù hợp. Sử dụng phương pháp so sánh có thể giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng tối ưu hóa nguồn nhân lực của mình.
Để sử dụng phương pháp so sánh, người đánh giá bắt buộc phải là quản lý trực tiếp của bộ phận được đánh giá. Đây là điểm hạn chế nhỏ khi bạn tiến hành áp dụng phương pháp so sánh khi đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên.
- Phương pháp quản trị mục tiêu
Phương pháp quản trị mục tiêu là phương pháp mà ở đó, nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng xây dựng, xác lập các mục tiêu cần thực hiện trong giai đoạn công việc tiếp theo. Khi hết chu kỳ thời gian mục tiêu đề ra ban đầu, nhà quản lý và nhân viên sẽ đánh giá việc thực hiện công việc đã giúp hoàn thành mục tiêu hay chưa.
Phương pháp quản trị mục tiêu có thể giúp đem tới cho bạn nhiều ưu điểm, lợi ích như:
- Giúp nhân viên tập trung, nỗ lực thực hiện công việc có sự gắn kết, hướng tới mục tiêu phát triển chung của phòng ban, bộ phận và toàn công ty
- Giúp nhân viên hiểu rõ, chủ động hơn trong công việc
- Yếu tố minh bạch, phối hợp, làm việc nhóm và động lực làm việc của nhân viên được gia tăng
- Quá trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cũng rất rõ ràng ngay từ đầu vì có tiêu chí đánh giá là mục tiêu được cả quản lý và nhân viên thiết lập
Tuy nhiên, phương pháp quản trị theo mục tiêu cũng tiềm ẩn những rủi ro, hạn chế như:
- Nhân viên thường có xu hướng muốn được thiết lập các mục tiêu dễ dàng để giảm rủi ro khi thực hiện công việc
- Quản trị theo mục tiêu hướng đến việc nhân viên bắt buộc phải hoàn thành mục tiêu do đó cũng hạn chế phần nào sự sáng tạo, dám thử thách với những mục tiêu khó khăn, đột phá của nhân viên
Bước 6: Huấn luyện nhà quản lý và lãnh đạo về kỹ năng đánh giá thực hiện công việc của nhân viên
Để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là điều không hề dễ dàng và cần phải có huấn luyện, đào tạo. Các cấp quản lý, lãnh đạo công ty bạn nếu không được huấn luyện đánh giá có thể sẽ tiến hành đánh giá theo cảm tính, thói quen thậm chí là thiên kiến của mình với từng nhân viên. Do đó, kết quả đánh giá thực hiện công việc có thể sẽ không còn đảm bảo yếu tố chính xác, khách quan.
Để thực hiện đánh giá đúng, đầy đủ quá trình thực hiện công việc của nhân viên, nhà quản lý nên lưu ý một số chi tiết như:
- Nhìn nhận toàn diện quá trình thực hiện công việc của nhân viên thay vì bị ảnh hưởng bởi sự kiện gần nhất nhân viên thực hiện
- Hiểu rõ mục tiêu công việc, các hoạt động được giao phụ trách của nhân viên trước khi tiến hành đánh giá
- Tiến hành đánh giá nhân viên trên tinh thần tôn trọng, lắng nghe, ghi nhận ý kiến thay vì áp đặt nhân viên
- Hướng việc đánh giá đến mục tiêu tối ưu hóa công việc của nhân viên chứ không nhằm phán xét hay chỉ trích nhân viên.
Bước 7: Thảo luận với nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá
Bạn sẽ khó có thể đánh giá được việc thực hiện công việc của nhân viên một cách chính xác nếu chính nhân viên không hiểu rõ bạn muốn đánh giá nội dung gì, trong phạm vi nào. Do đó, bạn cần tiến hành thảo luận, làm rõ với nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá.
Để đạt được hiệu quả đánh giá, bạn nên tiến hành thảo luận với nhân viên một số điểm như:
- Mục đích đợt đánh giá thực hiện công việc
- Các tiêu chí của đợt đánh giá
- Phạm vi đánh giá trong khoảng thời gian từ thời điểm nào đến thời điểm nào
- Diện nhân viên cần tiến hành đánh giá
Thông qua thảo luận rõ ràng, nhân viên của bạn sẽ hiểu rõ về nội dung, phạm vi đánh giá và sẵn sàng cho đợt đánh giá sắp tới.
Mặt khác, về tâm lý sẽ không có nhân viên nào mong muốn bị đánh giá. Họ sẽ cảm thấy bị áp lực nặng nề mỗi khi đến chu kỳ đánh giá. Do đó, bạn nên truyền thông nội bộ rõ ràng, cụ thể về mục tiêu của đợt đánh giá sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên, giúp công ty hoạch định kế hoạch phát triển trong giai đoạn tiếp theo. Bạn hãy giúp nhân viên cảm nhận rõ quyết tâm thực hiện đợt đánh giá từ ban lãnh đạo công ty, giúp nhân viên hiểu đúng đánh giá như một món quà giúp họ làm việc tốt hơn thay vì nhìn nhận đánh giá với một tâm lý nặng nề.
Bước 8: Thực hiện đánh giá theo tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc
Mọi công việc của công ty bạn cần được quy chuẩn thành các tiêu chuẩn để nhận diện mức hoàn thành đạt hay chưa đạt. Từ đó, bạn có thể dùng các tiêu chuẩn mẫu này để đánh giá mức độ thực hiện công việc của nhân viên đang ở mức như thế nào.
Khi chưa có tiêu chuẩn mẫu, tức là chưa có điểm để tham chiếu thì việc đánh giá của bạn sẽ khó tạo được kết quả cụ thể và dễ dẫn đến việc đánh giá cảm tính, thiếu căn cứ. Ví dụ như tiêu chuẩn dành cho nhân viên kinh doanh của công ty bạn là ký kết được tổng doanh số hợp đồng 1 tỷ đồng / năm. Vậy trong quá trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên kinh doanh, bạn nên tham chiếu, đánh giá dựa trên tiêu chuẩn được đề ra từ ban đầu này.
Bạn không nên áp tiêu chuẩn A để nhân viên thực hiện nhưng đến đến kỳ đánh giá lại dùng tiêu chuẩn B để đánh giá. Việc không đồng nhất tiêu chuẩn đánh giá sẽ khiến nhân viên mất lòng tin, suy giảm động lực làm việc và đợt đánh giá tiềm ẩn xảy ra nhiều vướng mắc, xung đột, mâu thuẫn nội bộ.
Bước 9: Thảo luận với nhân viên về kết quả
Ở bước 7 quy trình, nhà quản lý cần tiến hành thảo luận với nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá thì ở bước 9 này, nhà quản lý cũng cần thảo luận với nhân viên nhưng về kết quả đánh giá.
Ở bước 7, mục đích của cuộc thảo luận là giúp cung cấp thông tin để nhân viên chuẩn bị sẵn sàng trước khi bước vào đợt đánh giá chính thức. Còn ở bước 9 này, bạn thảo luận với nhân viên nhằm không chỉ cung cấp cho họ biết kết quả đánh giá mà còn để cả 2 bên thống nhất, cùng tìm ra phương hướng, hành động để khắc phục những điểm hạn chế và phát huy những điểm tích cực trong thực hiện công việc hiện tại.
Cuộc thảo luận này vì vậy sẽ không dừng lại ở thông tin, thông báo kết quả mà cần đạt được các kết quả cụ thể như:
- Nhân viên của bạn nhận diện, xác định được cụ thể quá trình thực hiện công việc đang được đánh giá như thế nào?
- Nhân viên hiểu rõ những điểm tích cực và hạn chế trong quá trình thực hiện công việc của mình?
- Nhân viên cam kết và nỗ lực khắc phục những điểm hạn chế, phát huy những điểm tích cực
Bước 10: Xây dựng mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên
Nếu nhân viên của bạn chỉ thực hiện năm này qua năm khác những mục tiêu, kết quả cũ thì họ sẽ không đạt được sự tiến bộ hay bước tiến nào trong công việc. Về lâu dài, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy chán nản với công việc lặp đi, lặp lại, không có tính thử thách hay sự phát triển nào. Công ty của bạn cũng sẽ khó có những bước tiến vượt trội nếu không có những nhân viên liên tục sáng tạo, đổi mới, dám thử thách và chinh phục những mục tiêu mới. Do đó, việc xây dựng mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên là điều cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn liên tục tối ưu hóa nguồn lực để chuẩn bị cho những bước phát triển trong dài hạn.
Mục tiêu và kết quả mới dành cho nhân viên nên được thiết lập với một số lưu ý như:
- Dù kết quả thực hiện của kỳ đánh giá trước đó của nhân viên như thế nào thì nhà quản lý cũng cần xây dựng mục tiêu và kết quả có tính thử thách, khó khăn trong phạm vi kiểm soát, có thể thực hiện được dành cho nhân viên trong chu kỳ thực hiện công việc tiếp theo.
- Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục SMART dành cho nhân viên của mình với các tiêu chí như: cụ thể, có thể đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn thời gian
Xem thêm: 7 Bước áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị [+5 Ví dụ]
- Các mục tiêu của nhân viên cần có tính cộng hưởng, liên kết để giúp phòng, bộ phận đạt được mục tiêu chung. Các mục tiêu của từng phòng, bộ phận cũng cần có sự hỗ trợ, tương thích để giúp toàn công ty đạt được mục tiêu chung. Bạn hãy xem việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên như việc lắp các mảnh ghép lại với nhau. Nếu các mảnh ghép phù hợp, có sự liên kết sẽ giúp bạn tạo nên một bức tranh mới, lớn lao và hoàn chỉnh hơn.
Bước 1: Thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc
Bước đầu tiên trong quy trình đánh giá công việc tại bộ phận nhân viên là thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc. Bộ tiêu chuẩn này sẽ được sử dụng để làm cơ sở đánh giá hiệu suất thực tế của nhân viên. So sánh kết quả thực tế của nhân viên với bộ tiêu chuẩn, nhà quản lý sẽ biết rõ nhân viên đang đạt hiệu suất công việc như thế nào, có đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức hay không.
Tìm hiểu thêm: 7 tiêu chí đánh giá công việc của nhân viên
Để thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc phù hợp, bạn cần đảm bảo các yêu cầu như:
- Rõ ràng: Tiêu chí đánh giá cần rõ ràng, hạn chế tối đa nguy cơ gây nhầm lẫn khi triển khai đánh giá.
- Dễ hiểu: Mọi bộ phận, phòng ban, cả quản lý và nhân viên đều có thể nhanh chóng hiểu về tiêu chí đánh giá.
- Đo lường được: Kết quả đánh giá sẽ được tổng hợp để lãnh đạo đưa ra quyết định nhân sự, do đó tiêu chí đánh giá cần có thể đo lường, định lượng và dễ dàng tổng hợp được.
- Có khả năng kiểm chứng: Tiêu chí cần đảm bảo khả năng kiểm chứng để đánh giá công việc nhân viên một cách khách quan, chuẩn xác nhất.
- Công bằng: Tiêu chí đánh giá của các nhân viên cùng một vị trí, một bộ phận cần giống nhau. Tiêu chí đánh giá cần đảm bảo công bằng để tránh các xung đột, vướng mắc từ phía nhân viên trong quá trình triển khai đánh giá.
- Có thể đạt được: Tiêu chí đánh giá nhân viên nên trong khoảng nhân viên có thể đạt được, phù hợp thực tế nguồn lực của công ty và nhân viên. Ví dụ với chất lượng sản phẩm, nguồn lực hiện tại của công ty thì nhân viên kinh doanh có thể đạt được doanh thu hợp đồng ký mới trong khoảng 10 tỷ đồng / năm. Nếu bạn đặt ra tiêu chí nhân viên cần đạt mức 50 tỷ đồng / năm là bất khả thi và không phù hợp thực tế.
Bộ tiêu chuẩn đánh giá công việc được thiết lập chuẩn xác, phù hợp sẽ giúp nhà quản lý khởi đầu quy trình đánh giá công việc thuận lợi
Bạn có thể tham khảo tiêu chuẩn đánh giá công việc ở một số bộ phận tại Vinamilk dưới đây:
| TT | Bộ phận | Tiêu chuẩn đánh giá công việc |
| 1 | Sản xuất |
|
| 2 | Marketing |
|
| 3 | Nhân sự |
|
| 4 | Quản lý bán hàng |
|
| 5 | Tài chính Kế toán |
|
Tại sao lại cần phải có quy trình đánh giá nhân viên?
Có thể nói nguồn lực con người là yếu tố, là tài sản vô cùng quan trọng đối với mỗi công ty. Các doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống đánh giá, như vậy mới giữ được tính công bằng, minh bạch. Đặc biệt đây cũng là cách đánh giá nhân viên để trả lương hiệu quả.
Việc đánh giá từng người cũng rất cần thiết đến sự phát triển chung của doanh nghiệp. Công tác quản lý nhân sự đạt hiệu quả tối đa thì mọi đóng góp của nhân viên sẽ được công nhận và trả thù lao xứng đáng. Cũng từ đó xây dựng được chế độ khen thưởng, phạt phù hợp, giúp mọi hoạt động được minh bạch và nhân viên cũng có mục tiêu phấn đấu rõ ràng.
Quy trình đánh giá nhân viên với 5 bước đơn giản dành cho doanh nghiệp
Bởi
Ai Nhi-
April 6, 2021Tumblr
Quy trình đánh giá nhân viên bài bản và chuyên nghiệp là điều có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động quản trị nhân sự. Nhưng đôi lúc nhà quản lý tỏ ra lúng túng vì không biết phải bắt đầu từ đâu và xây dựng theo quy trình như thế nào? Nếu bạn cũng đang gặp phải tình huống như vậy, hãy cùng Testcenter tìm hiểu câu trả lời trong bài viết này nhé!
Mục lục
- 1 Tại sao cần quy trình đánh giá nhân viên?
- 2 5 bước quy trình đánh giá nhân viên dành cho doanh nghiệp
- 2.1 Xây dựng mẫu đánh giá nhân viên
- 2.2 Xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực nhân viên
- 2.3 Tổ chức hoạt động đánh giá nhân viên
- 2.4 Ban hành chính sách và chế độ thưởng phạt
- 2.5 Nghiệm thu kết quả và định hướng phát triển
- 3 Một số lưu ý khi xây dựng quy trình đánh giá nhân viên
- 4 Công cụ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình đánh giá nhân viên
- 5 Kết luận