Tài liệu kế toán nhà hàng khách sạn

Công việc của kế toán nhà hàng khách sạn Kế toán nhà hàng khách sạn nghe qua tưởng chừng như hạch toán rất dễ vì bạn nghĩ rằng nó là dịch vụ đơn thuần và đưa hết vào doanh thu dịch vụ. Tuy nhiên trên thực tế khi làm kế toán tại nhà hàng khách sạn lại không hề đơn giản như bạn nghĩ. Vậy kế toán nhà hàng khách sạn phải làm thế nào mới đúng. 1.Đặc điểm chung trong doanh nghiệp dịch vụ nhà hàng khách sạn Trước hết bạn phải phân biệt rõ hai lĩnh vực đó là kế toán khách sạn, nhà nghỉ và kế toán tại nhà hàng. Không thể gộp chung hai lĩnh vực này vào là một được bởi vì – Kế toán tại khách sạn nhà nghỉ Khách sạn nhà nghỉ là một lĩnh vực không phức tạp như kế toán nhà hàng nhưng kế toán cũng cần chuận bị các kiến thức sau: + Hóa đơn bán ra nó đơn thuần là ghi nhận doanh thu dịch vụ + Hóa đơn mua vào nó đơn thuần là chi phí quản lý doanh nghiệp như: Chi phí tiếp khách, chi phí văn phòng phẩm, tiền điện thoại, tiền internet… + Với kế toán khách sạn nhà nghỉ thì việc theo dõi và phân bổ CCDC là rất quan trọng và cần sự cẩn thận bởi vì nhà hàng khách sạn khi mới thành lập có rất nhiều công cụ dụng cụ cần phân bổ tính vào chi phí + Việc theo dõi và tính khấu hao TSCĐ cũng là một trong những công việc mà kế toán phải quan tâm Với lĩnh vực này chỉ cần theo dõi được những yếu tố trên là bạn đã lập được báo cáo chính xác. – Kế toán tại khách sạn Nhà hàng là một mô hình mà hiện nay các doanh nghiệp mở ra kinh doanh nhiều. Tuy nhiên làm kế toán nhà hàng không đơn giản như làm kế toán khách sạn, nhà nghỉ. Nếu bạn muốn làm tốt công việc kế toán ở nhà hàng cần lưu ý một số vấn đề như sau: + Xác định được nhà hàng đó chuyên cung cấp các món ăn gì? vì mỗi một nhà hàng kinh doanh một số món ăn riêng biệt của họ. Để từ đó kế toán mới xây dựng được định mức nguyên vật liệu chính của một số món ăn của nhà hàng đó. + Các chi phí chung như chi phí điện nước, Gas cần được phân bổ chung + Khi xuất hóa đơn luôn phải có kèm bảng kê chi tiết từng món ăn vậy cần phải xây dựng được giá thành của các món ăn để khi xuất hóa đơn làm thế nào cho lợi nhuận phù hợp. + Xây dựng bảng lương theo ca vì thông thường tại nhà hàng nhân viên thường làm theo ca như vậy nó sẽ hợp lý hơn và thực tế hơn. + Từ việc tập hợp được chi phí trên tính và kết chuyển chi phí và lập báo cáo tài chính Cách hạch toán chi phí trong kế toán khách sạn Ngành nghề kinh doanh khách sạn khá phổ biến và rất hay gặp trong thực tế, vì thế, kế toán khách sạn tưởng chừng đơn giản nhưng các bạn làm kế toán lại rất hay gặp và mỗi người sẽ có các cách hạch toán chi phí khác nhau tùy theo năng lực và kinh nghiệm mỗi người. Theo kinh nghiệm bản thân, có 2 luồng quan điểm về cách hạch toán chi phí trong khách sạn: 1/ Cách 1: có tính giá thành cho hoạt động khách sạn: Kế toán dùng TK 632 để theo dõi Hạch toán như sau: – CP NVL trực tiếp: là cp NVL trang bị cho phòng, buồng ngủ như xà phòng, trà, giấy vệ sinh, bàn chải đánh răng,nước phục vụ theo tiêu chuẩn, kem, dầu gội đầu,…: Hạch toán vào TK 621 [theo QD15] hoặc TK 154 [ theo QD 48] CP NC trực tiếp : bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả và các khoản trích theo lương của nhân viên phục vụ phòng, buồng: Hạch toán vào TK 622 [theo QD15] hoặc TK 154 [theo QD 48] – CP SX chung : bao gồm lương của người quản lý trực tiếp, lương của nhân viên phục vụ như lễ tân, CP công cụ, khấu hao TSCĐ và các CP khác bằng tiền: Hạch toán vào TK 627 [theo QD15] hoặc TK 154 [ theo QD 48] Với hạch toán theo qd 15, cuối tháng thêm bút toán kết chuyền: Nợ 154/ Có 621, 622, 627 Cả 2 QĐ đều kết chuyển vào giá vốn: Nợ 632/ có 154 Bàn thêm về nước uống ngoài tiêu chuẩn, Thông thường thì các khách sạn sẽ setup cho mỗi phòng [trong mini bar] là 1 chai nước/khách/ngày, cái này gọi là nước uống trong tiêu chuẩn [đã tính trong giá cho thuê phòng] Nếu nước uống ngoài tiêu chuẩn [khách dùng thêm] có thu thêm tiền thi phần thu này hạch toán: Nợ 1111/ Có 5111, Có 33311, và Nợ 632/ có 156 , 152 của giá gốc nước thu thêm 2/ Cách 2: không tính giá thành cho hoạt động khách sạn: Kế toán không theo dõi các chi phí giá vốn trực tiếp bằng TK 632, mà tất cả các chi phí phát sinh đều phản ảnh vào 2 tài khoản chi phí bán hàng [641 theo QD15, 6421 theo QD48] và tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp [642 theo QD15, 6422 theo QD48]. Cả 2 cách thì kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh [lãi lỗ] đều như nhau vì hạch toán TK chi phí nào thì cũng đều là chi phí cả, “đi đâu thì cũng về La Mã”. Chính vì thế, cách hạch toán thứ 2 tuy không đúng, không đầy đủ theo nguyên tắc kế toán như cách 1 nhưng kết quả thuế là như nhau, và khi quyết toán thuế vẫn ok. Và cũng vì lẽ đó, trong thực tế các kế toán làm khách sạn nhỏ và vừa, để đơn giản thì thường sử dụng cách 2. ST

Kế toán nhà hàng là công việc tương đối phức tạp. Tính phức tạp thể hiện rõ ở chỗ các loại sản phẩm dịch vụ trong lĩnh vực này rất đa dạng và dễ bị thay đổi, chi phối bởi nhiều yếu tố. Đây là công việc đòi hỏi kế toán viên phải linh hoạt, chính xác và nắm được kỹ năng chuyên môn. Đặc biệt phải thiết lập được quy trình kế toán để quá trình thực hiện nghiệp vụ đơn giản, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn.

1. Quy trình kế toán nhà hàng

1.1. Theo dõi tình hình xuất nhập hàng

Đối với nhà hàng, việc nhập hàng hóa, đặc biệt là nguyên vật liệu nấu ăn được thực hiện liên tục. Việc kiểm soát các chứng từ cũng sẽ vất vả hơn. Trong bước này, kế toán cần:

Nhận các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua hàng.
Kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đó theo quy định của nhà hàng.
Có kế hoạch nhắc nhở các bộ phận liên quan chuyển giao chứng từ đúng hạn. Nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch và lên các báo cáo.
Lưu trữ các chứng từ xuất/nhập.
Báo cáo kịp thời khi phát hiện các sai phạm trong quá trình xuất nhập không đúng theo nguyên tắc kế toán.

1.2. Kiểm soát giá cả hàng hoá mua vào

Thu thập báo giá của nhà cung cấp.
Theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp.
Định kỳ hàng tháng kiểm tra giá cả trên thị trường và so sánh với giá của nhà cung cấp.
Kiểm tra tính chính xác về giá, nhà cung cấp với hàng hoá mua ngoài.

1.3. Quản lý định mức tồn kho, đặt hàng, xuất nhập tồn

Theo dõi lượng xuất hàng hàng ngày so với định mức tồn kho quy định của Nhà hàng.
Theo dõi lượng đặt hàng yêu cầu so với số lượng đặt hàng đã quy định.
Báo cáo và có hướng xử lý với Trưởng bộ phận về các trường hợp không thực hiện đúng định mức tồn kho và số lượng đặt hàng, hoặc có những biến động đột xuất
Kiểm tra số lượng xuất nhập tồn và số lượng hàng hoá thực tế trong kho.
Những mặt hàng tươi sống cần có kế hoạch tồn kho, mua hàng phù hợp

1.4. Xử lý công nợ – tài chính

Hỗ trợ kế toán thanh toán trong việc xem xét các số liệu nhập hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.
Lập các kế hoạch thu mua hàng hóa để kế toán thanh toán lên kế hoạch tài chính cho phù hợp tránh các tình trạng thiếu hàng và thiếu tiền.

1.5. Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ

Theo dõi số lượng tài sản, công cụ mua về và xuất dùng
Theo dõi số lượng tài sản tăng giảm định kỳ hàng tháng.
Đánh giá tình trạng công cụ hư hỏng hàng tháng có kế hoạch mua mới thay thế.
Tổ chức việc quản lý tài sản cố định, các máy móc, công cụ quan trọng như dán nhãn, theo dõi chi phí . Tổ chức kiểm kê thực tế tài sản, máy móc, công cụ hàng tháng.

1.6. Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu

Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng món ăn
Tính định mức tiêu hao với nhiều loại nguyên vật liệu thay thế
Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu với từng nhóm khác, hoặc từng thời gian
Kiếm tra việc tiêu hao vật tư từ bếp, bar… hoặc từ món ăn của khách
Từ nguyên liệu tiêu hao và món từ bar, bếp… báo lên để tính doanh thu trong ngày
\>> Sở hữu ngay phần mềm kế toán chỉ từ 167.000đ/THÁNG

1.7. Tính giá thành sản phẩm

Giá thành món ăn bao gồm: nguyên vật liệu chính và phụ, nhân công chế biến, chi phí sản xuất chung… Việc nhất để xác định giá thành chính là định mức nguyên vật liệu chính và phụ cho từng món ăn, đồ uống cụ thể.

Cần phải xác định được nguyên vật liệu nào là chính và chiếm tỷ trọng bao nhiêu. Tính đến nguyên vật liệu phụ như: gas, gia vị, tiền điện… Từ đó tính được giá thành tương ứng của từng món ăn nhất định. Thường nhà hàng sẽ tính giá thành theo:

Tính giá thành theo món.
Tính giá thành theo từng đoàn khách.
Tính giá thành cho từng ngày, xem có phù hợp với doanh thu không.

1.8. Thanh toán, doanh thu

Kiểm tra thanh toán ngay
Quản lý thanh toán chậm
Từ thông báo thanh toán để quy ngược lại món ăn, vật tư tiêu hao, doanh thu
Xuất hóa đơn trong ngày

1.9. Thực hiện báo cáo

Thực hiện lên báo cáo theo định kỳ hoặc theo yêu cầu cho Kế toán trưởng hoặc trưởng bộ phận phụ trách.

Báo cáo về chi phí.
Báo cáo về hàng hóa.
Báo cáo về CCDC, TSCĐ.
Các báo cáo đặc thù khác…

1.10. Hạch toán

Theo thông tư 133, kế toán nhà hàng hạch toán nghiệp vụ khi mua hàng về, căn cứ vào hóa đơn hoặc Bảng kê mua hàng hóa tài sản 01/TNDN, hạch toán như sau

Mua hàng về Định khoản Nếu nhập kho Nợ TK 152/ Có TK 111,112 Nếu mang vào bar, bếp luôn Nợ TK 154/ Có TK 111,112 Tiền lương trực tiếp của nhân viên bar, bếp Nợ TK 154/ Có TK 334 Chi phí SXC Nợ TK154 / Có TK 111,112,131 Cuối ngày căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư, kết chuyển giá vốn Nợ TK 632/ Có TK 154 Hạch toán doanh thu Nợ TK 111,131 / Có TK 511, 3331

Lưu ý:

Đồ uống được tính như hàng thương mại và giao cho bar, hoặc nhân viên lễ tân quản lý, bán và làm báo cáo riêng.
Chi phí nguyên vật liệu phụ có thể xuất cho bếp, bar… rồi phân bổ hàng ngày, số chưa dùng hết để dư ở TK 154.
Mỗi hóa đơn cần có một bàng kê kèm theo để theo dõi món và tính giá thành.
Những trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn, kế toán lập bảng kê và xuất một hóa đơn vào cuối ngày

2. Các mẫu sổ sách của kế toán nhà hàng

Cũng như kế toán cách ngành khác, kế toán nhà hàng phải hoạt động trong khuôn khổ quy định của cơ quan quản lý. Việc sử dụng sổ sách cũng phải tuân theo các mẫu quy định.