Quản lý kho, bán hàng bằng Google sheet hay Google drive đem lại cho bạn lợi ích lớn nhất là: Nhiều người cùng nhập dữ liệu được. Ưu điểm có, Nhược điểm cũng nhiều, trong bài viết này Trường sẽ phân tích kỹ hơn để bạn nắm được thông tin.
Từ đó lựa chọn được giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Tham khảo các LINK hay sau:
- 1.4 PRO: Phần mềm Excel quản lý kho, bán hàng, công nợ phổ biến nhất
- Link tổng hợp +100 mẫu file excel quản lý doanh nghiệp
- Link đăng ký Google sheet trực tiếp từ Google
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn chủ đề này nhé.
1. ƯU ĐIỂM & NHƯỢC ĐIỂM QUẢN LÝ KHO, BÁN HÀNG BẰNG GOOGLE SHEET/ DRIVE
Trước khi làm gì, bạn cũng nên biết được ưu, nhược điểm của phương pháp đó. Khi đó bạn sẽ phát huy được điểm mạnh hoặc hạn chế rủi ro khi có các biện pháp phòng tránh.
Để liệt kê chi tiết chắc là cũng khá nhiều, trong phạm vi bài viết này Trường chỉ liệt kê ra vài ý chính cho mỗi phần.
Nếu cần tư vấn sâu hơn, bạn chát trực tiếp với Trường nhé hoặc gọi: 038-997-8430
1.1. Ưu điểm
Dễ sử dụng
Không phải nghĩ nhiều tới ưu điểm này, bởi lẽ Excel vốn dĩ nó đã quá nổi tiếng và phổ biến bởi sự tiện lợi và dễ sử dụng.
Khi dùng các phần mềm trên nền tảng khác như Webform hay Winform thì việc bạn chỉnh sửa theo ý bạn là không thể.
Với Excel hay Google sheet thì bạn có thể tự thêm/ bớt các chỉ tiêu, các sheet… theo yêu cầu của công ty.
Tham khảo thêm: CÁCH QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL
Nhiều người cùng nhập dữ liệu được
Đây có lẽ điểm mạnh đáng lưu tâm nhất khi quản lý kho, bán hàng bằng google sheet.
Bản thân google sheet được chạy trên nền tảng web, do vậy rất dễ dàng chia sẻ file cho nhiều người cùng nhập dữ liệu.
Khi có nhiều người cùng nhập và cùng xem thì biểu tượng người đang dùng sẽ hiển thị ở góc phải phía trên.
Bạn cũng có thể chát với nhau trực tiếp trên google sheet. Như vậy là nhiều nhân viên, nhiều bộ phận và ở nhiều nơi khác nhau đều dễ dàng kết nối và làm việc chung.
Dùng qua điện thoại, trình duyệt web
Không giống như các phần mềm Excel chạy trên máy tính hay phần mềm winform, Google sheet bạn có thể mở để dùng trên điện thoại hay trình duyệt web.
Điều kiện để dùng trên điện thoại là máy điện thoại phải cài ứng dụng Excel.
Theo ad thấy thì điện thoại Apple [iphone] hay Samsung, Oppo,… [dùng android] thì việc dùng Excel app rất tiện lợi.
Tốc độ truy cập, nhập dữ liệu cũng khá ấn tượng.
Kiểm tra lịch sử thêm/ sửa/ xóa
Đây là tính năng rất hay và đáng sử dụng Google sheet để quản lý kho, bán hàng.
Mỗi khi ai đó thêm/ sửa/ xóa dữ liệu trên file thì Google sheet sẽ lưu lại lịch sử:
+ Ai sửa
+ Sửa giờ nào, phút nào, giây bao nhiêu
+ Nội dung sửa là gì, sưa ở ô nào,…
Đối với đội nhóm thì tính năng này rất hữu ích nha mọi người.
1.2. Nhược điểm
Bảo mật kém
Mặc dù Google sheet cho phép bạn đặt pass/ mật khẩu và phân quyền cho từng vùng dữ liệu.
Tuy nhiên bạn không thể phân quyền xem dữ liệu hay phân quyền theo tính năng.
Việc không phân quyền theo user khiến cho cùng 1 nhóm người dùng đều có sửa/ xóa dữ liệu của nhau. Bất chấp việc lưu lại lịch sử sửa/ xóa thì bạn cũng mất rất nhiều thời gian để kiểm soát các phiên bản.
Có thể nói là “Bất khả thi”
Tính năng hạn chế
Google sheet không được trang bị đầy đủ như Microsoft trên Excel do đó có nhiều tính năng không có trên GG sheet.
Đặc biệt là các phần liên quan tới lập trình.
Ví dụ:
+ Trên Excel, bạn có thể tạo các cửa sổ nhập liệu chuyên nghiệp
+ Sử dụng code lập trình để tự động nhiều thao tác giúp tiết kiệm thời gian
Chạy chậm
Nếu dữ liệu ít [vài trăm dòng, 1 vài sheet] thì bạn không nhận thấy nhược điểm này.
Bạn sẽ thấy file quản lý kho, bán hàng trên bằng Google sheet bị chậm khi:
+ Khi dữ liệu của bạn lên tới hàng chục nghìn dòng
+ Có hàng chục sheet dữ liệu
+ Nhiều công thức tham chiếu
Biểu hiện là mỗi bạn nhập một dữ liệu mới thì phải mất hàng phút để dữ liệu được lưu vào Server của Google.
2. CÁCH QUẢN LÝ KHO VÀ BÁN HÀNG VỚI GOOGLE SHEET/ GOOGLE DRIVE
Bước 1: Tạo file trực tiếp trên google sheet / Upload file mẫu quản lý kho, bán hàng có sẵn
- Tạo file quản lý kho, bán hàng trực tiếp trên Google sheet
Rất đơn giản bạn chỉ cần vào //docs.google.com/spreadsheets/u/1/ và nhán vào nút “Bắt đầu bảng tính mới” như hình dưới.
Sau khi click thì Google sheet tự động tạo 1 file Excel mới tính trên trình duyệt.
- Upload file mẫu đã có sẵn lên google sheet
Bạn cần truy cập link: //drive.google.com/drive/u/1/my-drive
Sau đó nhấn nút “Mới”
Tiếp đến là nhấn “Tải tệp lên”, tại cửa sổ chọn file hiện lên bạn chọn file rồi đăng lên là xong.
Bước 2: Chia sẻ cho nhiều người cùng làm và bảo mật
Dùng google sheet để quản lý kho, bán hàng mà lại không dùng tới tính năng chia sẻ nhiều người dùng thì thật phí quá.
Cách làm như sau:
- B1: Truy cập //drive.google.com/drive/u/1/my-drive
- B2: Click chuột phải vào file cần chia sẻ cho nhiều người dùng
- B3: Nhấn nút “Chia sẻ”
- B4: Trong cửa sổ chia sẻ, bạn nhập địa email của người được phân quyền. Đồng thời chọn quyền chỉ được xem hay được chỉnh sửa [edit]
- B5: Nhấn “Xong” để hoàn tất việc phân quyền người dùng file quản lý kho, bán hàng bằng google sheet
Bước 3: Khai báo danh mục, nhập liệu và xem báo cáo
Về cơ bản logic quản lý kho, bán hàng trên google sheet và Excel trên máy tính không khác nhau.
Bạn tham khảo bài viết chi tiết tại: //wpro.vn/file-excel-quan-ly-ban-hang/
Hoặc tải mẫu file quản lý kho đơn giản tại đây: //wpro.vn/file-excel-quan-ly-kho/
Trong trường hợp bạn cần các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp có đầy đủ: Nhập xuất tồn kho, công nợ, lãi lỗ, in phiếu bán hàng… thì bản 1.4 PRO là rất phù hợp.
Trên đây là những chia sẻ về quản lý kho, bán hàng bằng google sheet.
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm gì đừng ngại liên hệ với Trường nhé:
- Email:
- Hotline: 038-997-8430
Mr Trường – CEO WPRO.VN – Chuyên về File Excel quản lý chuyên nghiệp