Kỹ năng tin học văn phòng là những kỹ năng sử dụng thiết bị máy tính, phần mềm hỗ trợ trong công việc tại văn phòng cơ bản. Để hiểu rõ hơn về các kỹ năng tin học văn phòng chúng ta hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Tin học văn phòng là một trong những nhóm ngành thuộc công nghệ thông tin luôn quan tâm tới khả năng xử lý công việc trong văn phòng như: soạn thảo văn bản, trình chiếu, bảng tính,… Tin học văn phòng sẽ bao gồm những công vụ cơ bản như: Microsoft Office Access, Microsoft Office Word, Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Excel,… Và nhiều phần mềm cơ bản theo chuyên ngành phục vụ cho công việc hành chính văn phòng.
Hiện nay, theo như thống kê của các nhà quản lý trên thế giới, các chuyên gia đầu ngành đều sử dụng Excel để quản lý công việc hàng ngày. Phần lớn mọi người thường xuyên sử dụng Microsoft Office Word – Excel – Powerpoint. Đặc biệt những ứng viên tham gia ứng tuyển các vị trí trong văn phòng luôn bắt buộc cần phải có kỹ năng tin học văn phòng để hỗ trợ cho quá trình làm việc hiệu quả hơn.
Kỹ năng phần cứng hỗ trợ bạn vận hành máy tính, các thiết bị liên quan tới kết nối Internet. Trên thực thế nhiều công ty thường tuyển dụng thêm nhân viên kỹ thuật để thực hiện những thao tác phức tạp yêu cầu chuyên môn cao hơn.
Kỹ năng phần mềm giúp bạn sử dụng được những ứng dụng đây được coi là một trong những điều kiện để bạn trở nên nổi trội hơn trong nhóm ứng viên khác. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào từng vị trí, chuyên ngành bạn ứng tuyển sẽ cần trang bị kỹ năng phần mềm khác nhau.
Hầu hết công việc hiện nay đều cần sử dụng đến máy tính và các thiết bị di động, phần mềm. Một số nhà tuyển dụng luôn yêu cầu những kỹ năng văn phòng cơ bản này để đáp ứng được công việc. Nếu bạn đã có những kiến thức làm việc về các phần mềm có thể sử dụng thành thạo thì chắc chắn bạn luôn gây ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng.
Trong trường hợp, bạn làm việc trong ngành sản xuất, dịch vụ khách hàng, dịch vụ thực phẩm hay công nghệ thì nhà tuyển dụng vẫn yêu cầu về kỹ năng sử dụng máy tính để có thể tự động hóa các tác vụ một cách nhất định, hợp lý hóa giao tiếp và còn nhiều công việc nữa.
Kỹ năng tin học văn phòng có ảnh hưởng đến chính tương lai của bạn dù bạn theo đuổi bất kỳ ngành nghề nào. Nếu bạn đang xin làm việc tại các văn phòng chắc chắn bạn cần phải có những kiến thức cơ bản về xử lý văn bản, tính toán, email và một số công vụ khác. Tuy nhiên, vẫn còn một số kỹ năng tin học văn phòng cơ bản cần phải nắm rõ như:
Các phương tiện truyền thông xã hội cũng là một trong những kỹ năng rất quan trọng trong thời đại công nghệ số hiện nay đối với những vị trí quan hệ công chúng, quảng cáo, truyền thông, tiếp thị và Marketing,..
Nếu bạn ứng tuyển việc làm kế toán trong bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào bạn cũng cần phải có kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán cơ bản. Đây là một trong những yêu cầu bắt buộc cần phải có ở một kế toán viên.
Hiện nay, có nhiều doanh sử dụng phần mềm để thực hiện hiện quá trình giao tiếp để tăng thêm hiệu suất của công việc. Bạn có thể xem xét một số những liệt kê khác liên quan tới quá trình sử dụng làm CV xin việc.
Để xử lý thông tin dữ liệu bạn cần phải sử dụng đến bảng tính. Với bản tính bạn sẽ nhanh chóng tạo được bản tính toán chính xác và không mất thời gian. Không những khả năng tính toán nhanh mà quá trình phân tích dữ liệu cũng được đánh giá cao.
➡️ Xem thêm: Các thủ thuật Excel cơ bản mà dân văn phòng nào cũng phải biết
Trong những ngành nghề yêu cầu phải thuyết trình những dự án, ý tưởng thì bạn chắc chắn phải sử dụng tới PowerPoint hoặc Keynote đây là một trong những kỹ năng cơ bản cần thiết trong công việc. Bạn nên biết cách sắp xếp và trình bày các ý tưởng, chiến dịch trên cần phần mềm bằng PowerPoint.
Office [Microsoft Office, G Suite]
Phần mềm Office sẽ bao gồm nhiều công cụ cơ bản khác nhau như: Excel, Microsoft Word, Outlook. Biết được cách sử dụng cho những phần mềm này bạn sẽ dễ dàng đạt được hiệu quả tối ưu trong công việc. Trong đó không thể bỏ qua là bộ xử lý Word như: Google Docs, Microsoft Word ,.. một trong những công cụ phần mềm khá thông dụng. Nếu bạn biết xử lý văn bản nhanh chóng thì bạn sẽ dễ dàng được nhà tuyển dụng ưu ái.
Windows và MacOS một trong những hệ điều hành hỗ trợ quản lý những chức năng cơ bản trên máy tính. Hệ điều hành này đều được các nhà tuyển dụng sử dụng. Bạn hãy dành thời gian tìm hiểu về hai hệ điều hành này trước khi ứng tuyển nhé.
Những kiến thức về bảng tính, trực quan hóa dữ liệu cũng là một trong những kỹ năng tin học văn phòng không thể bỏ qua. Hiện nay, có nhiều công việc cần đến kỹ năng trực quan hóa dữ liệu, hỗ trợ tích hợp những chương trình trong bản tính của phần mềm Microsoft Excel, Tableau hoặc Data wrapper luôn hỗ trợ phân tích, hiển thị nâng cao rất quan trọng trong doanh nghiệp.
Dù bạn ứng tuyển vào bất kỳ công việc, chuyên ngành nào thì kỹ năng tin học văn phòng luôn là một trong những kỹ năng được nhiều nhà tuyển dụng quan tâm. News Timviec hy vọng rằng những chia sẻ trên đây có thể giúp bạn nắm được thêm một số những kỹ năng cơ bản, trau dồi thêm những kỹ năng cần thiết để ứng tuyển nhiều vị trí mong muốn nhé!
Tin học văn phòng là một trong những kỹ năng quan trọng đối với dân văn phòng để xử lý các công việc thường ngày nhanh chóng và dễ dàng hơn. Vậy tin học văn phòng là gì? Làm thế nào để nâng cao kỹ năng tin học? Hãy cùng Officespace tìm hiểu và chia sẻ những tài liệu tin học văn phòng cơ bản trong bài viết sau đây nhé!
Tin học văn phòng là gì?
Tin học văn phòng là khái niệm để chỉ một nhánh trong ngành công nghệ thông tin, nhưng nó mang tính phổ cập hơn nhằm mục đích sử dụng trong môi trường công sở. Đúng như tên gọi tập trung vào việc xử lý những công việc thường dùng trong văn phòng như thao tác văn bản, bảng tính, trình chiếu để giải quyết những công việc hành chính và văn phòng như sổ sách, quản lý, văn bản, thuyết trình…
Tin học văn phòng thường bao gồm bộ công cụ Microsoft Office liên quan như Microsoft Office World, Microsoft Excel, Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Access… với rất nhiều những bản khác nhau nhưng về cơ bản là phục vụ cho những công việc văn phòng chung. Sự ra đời của tin học văn phòng chính là cột mốc quan trọng đánh dấu sự tồn tại và giúp cho các công việc công sở vận hành trơn tru hơn rất nhiều.
Chứng chỉ tin học văn phòng là chứng chỉ của hệ thống giáo dục để xác nhận trình độ, năng lực sử dụng tin học theo chuẩn kỹ năng sử dụng của công nghệ thông tin. Đây được xem là một trong những chứng chỉ quan trọng hiện nay, đặc biệt là đối với những dân văn phòng bởi nó thể hiện trình độ và kỹ năng cần thiết trong công việc. Hiện nay có những loại chứng chỉ tin học văn phòng chính là MOS, chứng chỉ tin học IC3.
MOS là viết tắt của từ Microsoft Office Specialist, đây là chứng chỉ chứng nhận kỹ năng tin học văn phòng được cấp trực tiếp bởi Microsoft. Chính bởi vậy mà MOS không chỉ có giá trị sử dụng ở Việt Nam, mà còn có giá trị sử dụng trên toàn thế giới. Đây là bài thi đánh giá kỹ năng tin học văn phòng được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới hiện nay với hơn 1 triệu bài thi được tổ chức hàng năm. Các cấp độ của chứng chỉ này bao gồm: Specialist, expert, master. Sở hữu chứng chỉ MOS bạn sẽ có thể xin việc ở bất kỳ đâu và được đánh giá rất tốt.
IDC3 là viết tắt của Digital Literacy Certification là chứng nhận Quốc tế về sử dụng máy tính và Internet do Tổ chức Tin học thế giới Certiport [Hoa Kỳ] cấp. Chứng chỉ này phản ánh đầy đủ những kỹ năng nền tảng cần thiết giúp thành công trong hầu hết các lĩnh vực học tập, nghề nghiệp và xã hội đòi hỏi những kỹ năng sử dụng máy tính và các ứng dụng Internet. IC3 hiện nay có hai phiên bản: IC3 GS3 và IC3 GS4. Chứng chỉ tin học Quốc tế IC3 là vô thời hạn.
Sự quan trọng của tin học văn phòng trong cuộc sống hiện đại là không thể phủ nhận. Đặc biệt là trong thời buổi công nghệ thông tin bùng nổ như hiện tại, thật khó có thể chỉ ra một công việc văn phòng nào mà không cần sử dụng tới những kỹ năng tin học văn phòng. Sự phát triển của thời đại công nghệ 4.0 có thể thay thế những chiếc máy tính cong, cồng kềnh thày những màn hình LCD mỏng, to, hay nhỏ gọn như laptop cá nhân, tablet… nhưng không thể thay thế kỹ năng tin học văn phòng thành một kỹ năng khác. Bởi đây là một kỹ năng cực kỳ cần thiết đối với một nhân viên văn phòng.
Chính vai trò quan trọng của tin học văn phòng mà đây là kỹ năng bắt buộc mà bạn cần phải biết khi đi làm. Nhờ có tin học văn bản mà các nhân viên có thể:
- Tiết kiệm thời gian khi xử lý các công việc văn phòng: Nhờ tin học văn phòng mà các công việc hành chính từ sổ sách, bảng tính, thuyết trình… trở nên đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều. Chỉ cần những kỹ năng văn phòng cơ bản các thao tác xử lý công việc nhanh hơn, mượt mà hơn, hiệu quả hơn rất nhiều, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn: Thời buổi công nghệ hiện đại, việc nắm vững những kỹ năng tin học sẽ tạo ra tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và hiệu quả hơn rất nhiều. Đặc biệt là trong mối quan hệ với đối tác khách hàng, xây dựng hình ảnh tốt trong mắt đối tác.
- Lưu trữ tài liệu đơn giản: Nhờ có tin học văn phòng mà những việc lưu trữ tài liệu đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Thay vì những tệp hồ sơ, giấy tờ cồng kềnh thì việc lưu trữ tài liệu nhanh chóng và đơn giản hơn, không lo bị mất. Bên cạnh đó việc chuyển file, gửi file cũng dễ dàng hơn rất nhiều.
Có thể nói sự xuất hiện của tin học văn phòng mang tới cuộc cách mạng mới trong công việc công sở. Bởi vậy đây là một trong những kỹ năng cần phải có với bất kỳ ai làm văn phòng hay đang chuẩn bị đi làm.
Dưới đây là một số những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần phải có.
Kỹ năng soạn thảo văn bản – World
Microsoft Word là một trong những kỹ năng cần biết đầu tiên đối với dân văn phòng. Đây là công cụ soạn thảo văn bản cho phép người dùng có thể làm việc dưới dạng văn bản với những hiệu ứng phông chữ, màu sắc, hình ảnh,… Với word các kỹ năng cần có như:
- Nhập liệu và định dạng văn bản, đoạn văn bản
- Lập chèn và định dạng bảng: bullet, numbering, căn đoạn, khoảng cách, tab…
- Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ
- Chèn ký tự
- Thiết lập in
- Trộn văn bản, bảo mật file…
Kỹ năng tạo bảng tính – Excel
- Excel lại là kỹ năng xử lý bảng tính. Bảng tính của excel bao gồm nhiều ô với nhiều dòng, nhiều cột, nhập dữ liệu và những công thức tính toán khác nhau. Các kỹ năng cần có như:
- Tạo bảng tính, định dạng dữ liệu trong bảng tính
- Định dạng tự động
- Sử dụng các hàm tính trong excel
- Sử dụng công cụ lọc
- Vẽ biểu đồ
- Tạo link
- Thiết lập in, bảo mật file..
PowerPoint
- PowerPoint là bộ kỹ năng soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu bao gồm:
- Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint
- Tạo link
- Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế
- Tạo hiệu ứng trình chiếu
- Sử dụng Slide master
- Bảo mật file
- Trình chiếu và xuất file
Ngoài ra kỹ năng tin học văn bản còn rất nhiều kỹ năng khác, phục vụ cho từng mục đích công việc riêng. Việc chuẩn bị cho mình những kỹ năng này là cực kỳ cần thiết để mọi công việc sẽ hiệu quả và thuận lợi hơn.
Tài liệu tin học văn phòng cơ bản
Để hỗ trợ việc học tin học văn bản, dưới đây Officespace xin gửi tới quý khách bộ tài liệu học tin học văn phòng căn bản và hiệu quả. Mời quý khách tham khảo.
Giáo trình Microsof Word 2007Download
Để được tư vấn mọi thông tin và hỗ trợ tìm thuê văn phòng hiệu quả, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ: