Văn bản phân công người đánh giá quy trình năm 2024
Phân công công việc hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả làm việc tốt nhất. Vì thế, doanh nghiệp và các nhà quản lý cần nắm rõ và hiểu được những bí quyết phân chia nhiệm vụ phù hợp nhất. Cùng Viindoo tìm hiểu về những cách phân việc hiệu quả cho nhân viên trong bài viết dưới đây. Show
\>>>> Tham Khảo Sử Dụng Miễn Phí: Công cụ quản lý công việc hiệu quả 1. Phân công công việc là gì?Phân công công việc là quá trình chia nhỏ các nhiệm vụ và trách nhiệm trong một dự án hoặc công việc cho các thành viên trong nhóm. Việc này giúp đảm bảo rằng thành viên, nhân sự trong công ty sẽ có nhiệm vụ rõ ràng, tránh xung đột và đảm bảo hiệu quả và hiệu suất làm việc Khi phân việc, người phân chia phải đảm bảo công bằng, minh bạch trong khối lượng, yêu cầu hoặc thời hạn công việc, đồng thời công việc cũng phải phù hợp với khả năng của từng cá nhân. Ngoài ra, người quản lý cần theo dõi để có thể hỗ trợ các cá nhân kịp thời hoàn thành công việc được giao. 2. Vai trò của phân công công việcPhân chia công việc có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Cùng Viindoo tìm hiểu những vai trò của việc này đối với các cấp bậc trong một doanh nghiệp. 2.1 Đối với người phân việcNgười phân việc sẽ nhận được những lợi ích sau khi phân công nhiệm vụ hiệu quả:
Phân chia công việc hợp lý giúp tạo dựng niềm tin giữa cấp trên và nhân viên 2.2 Đối với người được phân chia công việcNgười được phân việc cũng sẽ nhận được những lợi ích dưới đây:
Phân công nhiệm vụ mang đến những cơ hội thử sức mới 3. Tại sao nên thực hiện phân chia công việc?Không phải ngẫu nhiên việc phân công nhiệm vụ, đầu việc được ứng dụng phổ biến trong mọi doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do mà doanh nghiệp nên thực hiện phân chia công việc.
Phân chia công việc giúp tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp Nguyên tắc phân công công việc hiệu quảĐể đạt được hiệu quả cao nhất khi phân việc, người phân việc nên đảm bảo các nguyên tắc sau:
Hãy đảm bảo công bằng và minh bạch khi phân chia nhiệm vụ cho mọi người 5. Bản phân công việc cần những thông tin gì?Để có thể theo dõi được tiến độ công việc, người quản lý nên có một bản phân chia công việc chi tiết để ghi lại các thông tin cần thiết. Vậy những nội dung, thông tin nào cần có trong bản phân công công việc?
6. Mẫu bảng phân chia công việcViindoo giới thiệu đến mọi người một số mẫu bảng phân chia công việc để thực hiện hiệu quả hơn các dự án của mình.
7. Hướng dẫn phân chia công việc hiệu quả cho doanh nghiệpKhông quá khó để phân công nhiệm vụ cho người khác, tuy nhiên để các công việc diễn ra thuận lợi hơn, người quản lý có thể tham khảo hướng dẫn phân công công việc dưới đây. 7.1 Giao đúng việc, chọn đúng ngườiKhi biết rõ năng lực và sở trường của nhân viên, quản lý có thể sắp xếp công việc một cách hợp lý hơn. Bên cạnh đó, những nhân viên được giao đúng việc sẽ có thêm cơ hội để phát huy các năng lực cá nhân tốt hơn. Quản lý cũng có thể xem xét khả năng làm việc nhóm, tinh thần hợp tác, tính tự chủ và sáng tạo của nhân viên để phân việc đúng đối tượng. Giao việc phù hợp sẽ nâng cao hiệu quả làm việc 7.2 Giải thích lý do giao việc cho mỗi ngườiCác lãnh đạo nên nói rõ để nhân viên biết lý do cần phải hoàn thành công việc này. Khi hiểu rõ, các thành viên sẽ biết mình đang làm việc hướng đến mục đích nào của công ty. Đồng thời điều này sẽ giúp nhân viên có thêm động lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Nhân viên nên được biết lý do để làm những công việc này 7.3 Hỗ trợ nhân viênNgười quản lý có thể hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình làm việc bằng bản mô tả chi tiết công việc hoặc hướng dẫn làm việc. Bên cạnh đó, việc chủ động trao đổi, nhắc nhở, theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên sẽ giúp quản lý kịp thời đưa ra giải pháp khi có vấn đề. Hỗ trợ nhân viên khi cần thiết 7.4 Cung cấp đầy đủ nguồn lựcNhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu được cung cấp đầy đủ nguồn lực và biết nên sử dụng công cụ nào để thực hiện. Vì thế, hãy đảm bảo mọi thành viên trong nhóm làm việc hiểu rõ về công cụ đó ngay khi phân công công việc. Người quản lý nên cung cấp các công cụ cần thiết cho nhân viên của mình 7.5 Trao quyền cho nhân sựKhi được trao cho quyền hạn nhất định, nhân viên sẽ có thêm điều kiện để hoàn thành công việc tốt nhất. Vì thế, người quản lý nên tăng sự linh hoạt, chủ động cho nhân viên khi làm việc. Mọi người đều nên có quyền quyết định, đặt vấn đề và đưa ra ý kiến cá nhân. Hãy để các thành viên tự do đóng góp ý kiến 7.6 Tạo động lực làm việcNhững động viên, đánh giá tích cực sẽ thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo với các nhân viên. Đồng thời, điều này sẽ tạo động lực để các thành viên có thêm tinh thần tích cực để hoàn thành công việc tốt hơn trong những nhiệm vụ sau. Tạo động lực giúp mọi người có tinh thần làm việc tốt hơn 7.7 Theo dõi, đánh giá và phản hồi công việcSau khi phân công công việc cho các thành viên, người quản lý cần theo dõi, đánh giá và phản hồi tiến độ và chất lượng làm việc của từng cá nhân. Điều này sẽ giúp các dự án hạn chế được những rủi ro không đáng có trong quá trình làm việc và nhanh chóng có hướng giải quyết khi có vấn đề phát sinh. Ban quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc một cách thủ công hoặc bằng các phần mềm có sẵn. Doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm quản lý Viindoo Project để theo dõi và đánh giá công việc hiệu quả hơn. Với Viindoo Project, các cấp quản lý và nhân viên có thể lập kế hoạch, phân chia công việc và theo dõi tiến độ từng hạng mục, nhiệm vụ chính xác và kịp thời trên một phần mềm duy nhất.. Người quản lý có thể dễ dàng phân chia công việc cho người phụ trách (Assignee), xem được danh sách các công việc theo người phụ trách dưới dạng Gantt chart, Kanban view,... Ngoài ra, Viindoo Project còn hỗ trợ:
Viindoo Project cho phép quản lý công việc dễ dàng hơn Dự án Viindoo giúp các nhà quản lý Phân bổ nguồn lực , phân công nhiệm vụ cho các nhóm hoặc cá nhân, tiến độ hoàn thành và giám sát chặt chẽ tiến độ công việc. Đặc biệt, khi hoàn thành một dự án, người dùng có thể so sánh thời gian ước tính và thời gian hoàn thành thực tế để tính ra lợi nhuận. Với nhân viên trong công ty, họ có thể thực hiện rất nhiều thao tác thông minh trên Viindoo Project như gửi tin nhắn và tài liệu, trao đổi với mọi người, nhắc nhở làm việc trực tuyến chỉ với các thiết bị có kết nối Internet. Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm? Viindoo Project - Lập kế hoạch công việc, theo dõi tiến độ kịp thời, kiểm soát quy trình làm việc của tất cả nhân sự trên cùng một phần mềm. |