Thời sinh viên gắn với nhiều kỷ niệm đẹp, và đây là giai đoạn “nước rút” cho quá trình “làm người lớn” của các kỹ sư, cử nhân tương lai. Ai tận dụng hiệu quả thời gian này, sẽ có lợi thế lớn hơn cũng như có sự chuẩn bị tốt hơn để bước vào “đời”, vào môi trường làm việc chuyên nghiệp. Một câu hỏi thường xuyên đặt ra với sinh viên: đâu là “kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả“? Làm thế nào để khai thác tối đa thời gian tươi đẹp khi còn sinh viên? Với kinh nghiệm bản thân, trong bài này Huân sẽ chia sẻ phương pháp, cách thức mình thực hiện để sắp xếp, quản trị thời gian hiệu quả, đồng thời đưa ra một số lời khuyên cho các em sinh viên trong việc quản lý thời gian cá nhân. Nếu thấy phù hợp, quý bạn đọc và các em sinh viên hãy sử dụng cho bản thân hoặc thay đổi cho phù hợp, nhé.
>>> Kết nối với Huân qua Facebook cá nhân
Lý thuyết về quản lý thời gian
Để sắp xếp, quản lý thời gian hiệu quả, ta phải chia các công việc, các sự việc thành nhiều nhóm để “ưu tiên thực hiện”. Theo thông lệ thế giới và lý thuyết về kỹ năng quản lý thời gian, có hai tiêu chí chính để làm căn cứ phân chia nhóm ưu tiên, cụ thể:
- Sự quan trọng của công việc [Importance]
- Sự khẩn cấp của công việc [Urgency]
Dựa vào hai tiêu chí này, ta thu được bốn [4] nhóm công việc để ưu tiên thực hiện, lần lượt đánh số là 1, 2, 3, 4.
Theo đó, 16 tiếng mỗi ngày [trừ 8 tiếng để ngủ trên lý thuyết] chúng ta sẽ thực hiện các việc thuộc một trong bốn nhóm công việc kể trên:
- Nhóm 1: những việc không quan trọng, không khẩn cấp
- Nhóm 2: những việc không quan trọng, nhưng khẩn cấp
- Nhóm 3: những việc rất quan trọng, ít khẩn cấp
- Nhóm 4: những việc rất quan trọng, và khẩn cấp.
Sau khi phân nhóm công việc, chúng ta sẽ thực hiện quản trị thời gian theo phương pháp sau:
Nhóm 1: Những việc, hành động thuộc nhóm 1 [không quan trọng, chẳng khẩn cấp] như: lướt facebook, sống ảo, chém gió, thả thính…. cần tuyệt đối tránh xa, hoặc hạn chế tới mức tối đa [khoảng dưới 1,5 giờ mỗi ngày]. Những việc thuộc nhóm 1 được gọi là Vô ích [không tạo ra giá trị, và rất lãng phí] nên phải cắt giảm xuống mức tối thiểu có thể. Huân có ghi lại điều tương tự bài viết “Tôi làm gì với quỹ thời gian của mình“, mời bạn tham khảo.
Nhóm 2: Những việc, hành động thuộc nhóm 2 [không quan trọng, rất khẩn cấp] như: họp hành tào lao, đi mua sắm – ăn uống – tụ tập không theo kế hoạch,… cần hạn chế làm, hạn chế tham gia. Những công việc này bạn thực hiện chủ yếu do “nể” hoặc “sợ bọn nó nói”. Hãy bố trí sao cho tốn ít thời gian nhất có thể, lời khuyên là nên dùng dưới 1,5 tiếng mỗi ngày.
Nhóm 3: Những việc, hành động thuộc nhóm 3 [rất quan trọng, ít khẩn cấp] như: học tiếng Anh, học kỹ năng mềm, đọc blog của Huân [đùa tí nhá 😀 ], tập thể dục, chăm sóc gia đình – quan tâm bạn gái – quan tâm bạn trai – con cái, giúp đỡ bạn bè,… nên ưu tiên tối đa thời gian thực hiện. Những việc này thường đánh lừa bạn và tôi cả đời, vì nó chẳng khẩn cấp, và chúng ta thường tặc lưỡi “mai làm cũng được mà” và rồi “mai dài hơn thuổng”, ngày này ngày khác trôi qua “vũ như cẩn” – vẫn như cũ. Lời khuyên dành cho chúng ta là nên dành 8-10 tiếng mỗi ngày cho những việc thuộc nhóm này.
Nhóm 4: Còn lại là những việc thuộc nhóm 4 [rất quan trọng, hết sức khẩn cấp] như: ôn thi, làm đồ án, luận văn, nộp báo cáo, sắp đến deadline,… phải ưu tiên làm ngay, giải quyết luôn theo cách chắc chắn và cẩn thận nhất. Nếu không cẩn thận, làm xong, nộp rồi, hoàn thành rồi lại phải đi giải quyết hậu quả [do sai sót, lỗi tạo ra]. Những công việc thuộc loại này luôn dồn ép, thúc giục, gây căng thẳng và mệt mỏi cho bất kỳ ai. Vì vậy, phải tính trước, đừng để “nước tới chân mới nhảy”. Cố gắng để làm những việc thuộc nhóm này khoảng 1-2 tiếng mỗi ngày là thừa đủ rồi. Chứ chạy deadline 8 tiếng mỗi ngày thì chỉ có mau toi, chóng ngoẻo, nhé.
Tổng sờ kết lại, chúng ta nên ưu tiên sắp xếp và thực hiện công việc theo nhóm công việc cụ thể như sau:
- Giải quyết ngay: công việc thuộc nhóm 4 một cách cẩn thận
- Ưu tiên tối đa thời gian: cho các việc thuộc nhóm 3
- Hạn chế tối đa thời gian: cho những việc vô ích, hoặc mang lại ít giá trị thuộc nhóm 1, nhóm 2.
Đấy nhé, nền tảng của lý thuyết, phương pháp và kỹ năng quản lý thời gian là thế. Hãy đọc lại, hiểu rõ lý thuyết rồi thực hiện, còn phân chia các việc vào nhóm nào thì lại phụ thuộc “giá trị và mục tiêu cuộc đời bạn“, nó không giống nhau ở mỗi người.
>>> Đọc thêm: Điều sơ đẳng nhất của việc làm giàu
Áp dụng kỹ năng quản lý thời gian cho sinh viên
Để thực hiện việc quản trị thời gian một cách hiệu quả cần nhiều thời gian, sự nghiêm túc, tính kỷ luật và sự kiên trì. Sau mỗi khoảng thời gian thực hiện nhất định, phải ngồi xuống tự nhận xét mình đã “dùng thời gian hiệu quả chưa?” và đưa ra điều chỉnh cho phù hợp.
Cuộc sống sinh viên thì nhiều “thú vui” và “cám dỗ”, trong khi “sự nhẹ dạ và độ dễ dụ” thì lại cao, và hỏi phần lớn sinh viên thì ai cũng nói “em bận lắm”. Bận thật ấy?
Để quản lý thời gian hiệu quả, các bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu của bản thân
Muốn quản lý thời gian hiệu quả mỗi cá nhân phải tự hỏi: mình thực sự muốn gì? mục tiêu kỳ học này, năm học này là gì? tức là phải có mục tiêu rõ ràng. Khi có mục tiêu cụ thể mới có thể lên kế hoạch thực hiện, để sử dụng hiệu quả thời gian, và giảm lãng phí thời gian.
Bước 2: Liệt kê những công việc thường ngày
Trong bước này, bạn liệt kê tất cả những việc hàng ngày đang làm: ăn uống, vệ sinh cá nhân, học môn A, B, C, học tiếng Anh, tham gia CLB, ngoại khóa, trà chanh,…. và ghi chú thời gian trung bình cho mỗi công việc.
Bước 3: Phân chia các công việc theo nhóm ưu tiên
Căn cứ vào mục tiêu cá nhân, những việc đang làm, và lý thuyết phân chia nhóm ưu tiên, bạn phân chia các việc vào các nhóm tương ứng: 1, 2, 3, 4.
Bước 4: Xem xét phân bổ thời gian cá nhân
Khi nhóm xong các nhóm công việc, bạn sẽ có cái nhìn tổng quát về những việc phải làm, những việc nên làm, những việc phải hạn chế hoặc tránh xa, và qua đó có kế hoạch điều chỉnh như khuyến nghị: làm ngay việc nhóm 4, tăng cường nhóm 3, hạn chế nhóm 1 và 2.
Bước 5: Thực hiện quản lý thời gian với sự kỷ luật và kiên trì
Để thực hiện được việc quản lý thời gian một cách hiệu quả, sự kiên trì và tính kỷ luật là yếu tố quyết định. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và tuân thủ thực hiện quy tắc những quy tắc đó. Khi thực hiện tốt việc quản trị thời gian, bạn sẽ thấy mình có nhiều thời gian hơn, cuộc sống sẽ “nằm trong tầm kiểm soát”.
Bước 6: Luôn theo dõi, phát triển, điều chỉnh.
Khi có cái nhìn từ tổng quát tới những công việc cụ thể và thường xuyên phát sinh, bạn sẽ dễ dàng theo dõi “mức độ hoàn thành của mình”. Có thể xảy ra trường hợp là trong một thời gian nào đó bị lãng quên đi, hoặc dễ dãi với mình quá, nhưng nếu có “động lực và ý định từ trước” rồi sẽ dễ dàng quay lại nghiêm khắc với bản thân hơn. Và đương nhiện quá trình “làm chủ thời gian cá nhân” đòi hỏi sự điều chỉnh liên tục, luôn theo dõi, và cải tiến để tốt hơn, hiệu quả hơn.
—
Câu hỏi đặt ra: Thế chẳng lẽ ngày nào, tuần nào cũng ngồi liệt kê hôm nay làm gì, tuần này làm gì rồi đưa vào danh mục 1, 2, 3, 4 rồi thực hiện ưu tiên như khuyến nghị? Thật ra cũng được, tuy nhiên hơi khó thực hiện vì tốn thời gian và đôi khi không cần thiết.
Huân có cách làm của riêng mình. Các việc thuộc nhóm 1, nhóm 2, Huân đã mặc định trong đầu là cần tuyệt đối tránh xa và đã tìm cách hạn chế, mỗi lần làm những việc loại này là trong đầu auto nói “thôi, stop“. Huân chỉ ghi lại những công việc nhóm 3, nhóm 4 theo tháng để tiện theo dõi, xong việc nào ghi chú lại, rồi gạch đi, đánh dấu là đã hoàn thành. Mỗi tháng mới, tạo một danh mục mới cho tháng, giữ lại việc chưa hoàn thành, xóa đi việc đã kết thúc, rồi cập nhật những việc mới nghĩ ra, việc mới đến, hoặc việc đã lên kế hoạch. Bạn có thể xem ở hình sau và có thể thực hiện tương tự cho việc học tập, sinh hoạt của mình.
Như vậy, với những ghi chú, cập nhật công việc thường xuyên, gần như Huân sẽ không bỏ qua bất cứ sự kiện, sự việc quan trọng nào. Đồng thời cũng sẽ bám deadline rất sát, chỗ nào mức độ “4” là phải ưu tiên làm ngay, xong “4” là triển khai việc nhóm 3 luôn, cứ như vậy, và như thế.
—
Với sinh viên, Huân khuyên hãy hạn chế các việc vô ích thuộc nhóm 1 & 2 sau:
- Lướt facebook chém gió, comment vui đùa, tán gẫu, thả thính, sống ảo…
- Xem video facebook, video youtube cho mục đích giết thời gian, giải trí,…
- Lướt tin, đọc báo chí nhảm: cướp, giết, hiếp, ngoại tình, bồ bịch,…
- Chơi game, xem bóng đá, tụ tập ăn uống….
- Nhắn tin thay vì gọi điện
- La cà quán xá, cà phê ngắm trai xinh gái đẹp, trà chanh, chém gió
- Dành quá nhiều thời gian cho ăn uống, tắm giặt, vệ sinh….
- Tham gia vào những câu chuyện không đầu không đuôi: bàn luận chính trị, bàn luận về ông nọ bà kia, con này con khác,…
- .. rất nhiều và nhiều việc nữa…
>>> Đọc thêm: Bí kíp chữa mất gốc tiếng Anh
Và Huân khuyên em hãy tập trung vào những việc có ích, tạo ra giá trị lớn hơn [có thể ngay hiện tại, hoặc chủ yếu trong tương lai], ví dụ như:
- Việc học tập trên giảng đường cần chú tâm và thực hiện đầy đủ
- Chịu khó trau dồi kỹ năng mềm
- Sử dụng thời gian cố định mỗi ngày 30′-1 giờ cho việc đọc sách [cuộc sống, phát triển tuy duy, xã hội, mở rộng vốn hiểu biết]
- Tập thể dục mỗi tuần 2-3 lần, mỗi lần 30′ – 1 giờ
- Dành thời gian cho gia đình, tri kỷ nhiều hơn [1-2 giờ/ngày]
- Chơi và giao du với những người tích cực và cùng “đẳng cấp”: cùng nhóm mục tiêu, cùng quan điểm trong lĩnh vực yêu thích, giỏi hơn thì càng tốt
- Khi học tập, làm việc: tập trung tuyệt đối vào những việc đang làm, làm đến đâu chắc chắn đến đó, tỉ mỉ, hạn chế sai sót
- Làm thêm hợp lý, cân bằng giữa học và làm
- Lập bảng kế hoạch công việc cá nhân và theo dõi thực hiện: những gì quan trọng và khẩn cấp làm ngay, những gì quan trọng ít khẩn cấp làm sau một chút, những gì không quan trọng sẽ không làm, hoặc hạn chế làm.
>> Kết nối với Huân qua Tiktok
Theo dõi việc quản trị thời gian cá nhân
Theo cách truyền thống, việc ghi chú và theo dõi công việc học tập sẽ thực hiện trên một cuốn sổ nhỏ. Huân cũng có, nhưng chỉ dùng để ghi chú những việc, lưu ý, hoặc cái hay tức thì, hoặc đi họp hành [lưu giữ lại, rảnh thì bỏ ra xem], sau đó việc quan trọng thì lại cập nhật sang một file khác. Vì nhược điểm của sổ tay là khó mang theo bên mình liên tục, khó sửa chữa [vì khó nhìn, gây mất mỹ quan], và nói chung Huân không thích dùng cho mục đích thống kê và theo dõi công việc.
Huân tạo một file google sheets [trang tính google], ưu điểm là có thể sử dụng trên nhiều thiết bị [máy tính, và smartphone], dễ dàng cập nhật, chỉnh sửa, thêm tháng….và đặc biệt file này online – tức là: luôn luôn bên mình. Nếu bạn quan tâm, Huân xin gửi tặng bạn 1 file mẫu để bạn tham khảo, click vào đây để tải về, chỉnh sửa theo ý bạn và sử dụng nếu thấy phù hợp [nhớ tạo file mới của mình – Make a copy nhá].
À, mà bạn nhớ khi tạo file, hãy “lưu link” của file lại để tiện khi truy cập lần sau [tức là tạo Bookmark – đánh dấu trang ấy]. Còn trên smartphone thì tải phần mềm “google sheets” về để tiện mở và thao tác. Nếu chưa rõ cách dùng “google sheets”, hãy tra cứu cách dùng trang tính nhé.
>> Muốn làm giàu? Hãy đọc Bài 2 – Vì sao chúng ta khởi nghiệp
Tạm kết
Trên đây, Huân đã chia sẻ lý thuyết và kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cũng như cách mình đã và đang thực hiện. Nếu quý độc giả và các em sinh viên có cách nào hay, hoặc đang áp dụng hiệu quả thì xin mời chia sẻ cho Huân và độc giả cùng biết nhé.
Ngoài những kiến thức này, quý bạn đọc có thể tìm đọc và áp dụng các kiến thức quản trị thời gian theo một số sách nổi tiếng, tìm hiểu tại đây.
Nếu đã dùng theo cách Huân giới thiệu, hãy chia sẻ thành quả, chia sẻ kiến thức này tới người khác để giúp họ sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.
Cuối cùng, hãy thường xuyên ghé thăm góc nhỏ này, nha.
Much Love, thầy Huân Đẹp Zai.
Bài viết được tài trợ bởi Cộng đồng tiếng Anh miễn phí CEC.