Trong trường hợp bạn có 1 bảng tính lớn nhưng sử dụng các công thức giống nhau. Những công thức này khiến file excel của bạn tính toán bị chậm. Vậy làm thế nào để giúp file excel tính nhanh hơn, giảm bớt công thức mà vẫn đảm bảo được kết quả tính toán? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu cách xóa bỏ công thức vẫn giữ nguyên kết quả và định dạng trong Excel nhé.
Thao tác xóa bỏ công thức giữ nguyên kết quả và định dạng
Giả sử chúng ta có bảng tính như sau: [link tải file mẫu ở cuối bài viết]
Trong bảng tính này, chúng ta thấy sheet BC là 1 bảng báo cáo gồm 22 dòng sản phẩm. Trong đó tại mỗi dòng đều có công thức tính ra kết quả cho từng sản phẩm theo các cột Tồn đầu kỳ, Nhập, Xuất, Tồn cuối.
Vậy nếu như bảng dữ liệu này lớn hơn, ví dụ với hàng nghìn mặt hàng, hàng chục nghìn dòng dữ liệu phát sinh thì sao? Chúng ta cần hàng nghìn công thức cho những dòng dữ liệu này? Và mỗi khi nhập dữ liệu vào bảng Data thì excel sẽ lại tính toán 1 lần? Chắc chắn việc đó sẽ khiến bạn phải mất thời gian chờ đợi bởi khối lượng tính toán là rất lớn.
Vậy cách khắc phục đó là chúng ta sẽ chỉ giữ lại kết quả của các công thức thay vì để nguyên công thức trên mỗi dòng. Chỉ giữ lại duy nhất 1 dòng đầu tiên có công thức mà thôi.
Cách làm như sau:
- Từ dòng E5 [dòng bắt đầu có chứa công thức], chúng ta Filldown công thức từ các cột E, F, G, H tới các dòng phía dưới, cụ thể là tới dòng 26
- Sau đó chọn từ ô E6 tới ô H26, chọn Copy
- Tại vị trí ô E6, chọn Paste special > chọn Value
=> Khi đó toàn bộ giá trị trong các ô E6:H26 sẽ chỉ còn lại giá trị kết quả của công thức, thay vì là công thức.
Tuy nhiên nhược điểm của thao tác này đó là mỗi lần muốn cập nhật lại kết quả công thức, chúng ta cũng phải lặp lại những thao tác trên.
Để có thể tự động hóa những thao tác này, chúng ta sẽ áp dụng thêm VBA trong Excel
Sử dụng VBA để tự động hóa thao tác xóa công thức giữ nguyên kết quả
Nội dung này đã có 1 bài viết hướng dẫn khá chi tiết cách thực hiện như sau:
Hướng dẫn cách gán công thức vào ô và tự động lấy kết quả công thức Excel VBA
Áp dụng kiến thức trong bài viết vào ví dụ ở trên, chúng ta có:
- Vùng E5:H26 sẽ filldown theo công thức tại dòng 5
- Từ dòng 6 trở đi sẽ xóa công thức, giữ nguyên kết quả công thức
- Dòng 5 không thay đổi, vẫn chứa công thức.
Cuối cùng là gán Macro trên vào sự kiện thay đổi điều kiện báo cáo tại ô C2 và C3 như sau:
Để hiểu rõ hơn cách thiết lập sự kiện trong VBA, mời các bạn xem lại bài viết:
Tìm hiểu về ý nghĩa và cách dùng các sự kiện trong VBA Excel
Tự động cập nhật báo cáo khi thay đổi thời gian bằng VBA
Như vậy là chúng ta đã hoàn thành việc tự động hóa thao tác xóa công thức, giữ nguyên kết quả rồi. Hãy cùng thử thay đổi thời gian báo cáo xem kết quả thế nào nhé.
Các bạn có thể tải về file mẫu tại địa chỉ: //bit.ly/2PcSHTl
Hướng dẫn cách xóa ô trống trong Excel cực nhanh, đơn giản
Ngoc Tuan 01/11/2021
Trong quá trình làm việc với bảng tính Excel đôi lúc sẽ xuất hiện những ô trống làm cho dữ liệu của bạn bị đảo lộn vị trí và bạn đang muốn tìm cách để xóa bỏ những ô trống đó. Vậy thì ở bài viết hôm nay mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách để xóa ô trống trong Excel cực nhanh, đơn giản.
Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Excel 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013, 2019 và trên MacOS với thao tác tương tự.
I. Các trường hợp cần xóa ô trống trong Excel
- Khi bảng tính của bạn chưa quá nhiều ô trống sẽ làm cho phần trình bày không được đẹp mắt.
- Để loại bỏ những ô trống không cần thiết ra khỏi bảng tính tránh nhầm lẫn.
- Giúp cho bảng tính của bạn trông đẹp mắt hơn và giúp người xem dễ hiểu hơn.
II. Cách xóa ô trống trong Excel
1. Hướng dẫn nhanh
Mở file Excel chứa các ô trống cần xóa > Tô chọn toàn bộ bảng tính > Chọn thẻ Home > Find & Select > Go To Special > Tích chọn Blanks > Nhấn OK > Các ô trống được bôi đen > Nhấn chuột phải > Delete > Chọn Shift cells up hoặc Shift cells left để xóa toàn bộ ô trống đã được chọn.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở file Excel chứa các ô trống [các ô màu vàng] cần xóa > Tô chọn vùng dữ liệu hoặc toàn bộ bảng tính chứa ô trống > Chọn thẻ Home.
Lưu ý: Để chọn toàn bộ bảng tính bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + A để bôi đen toàn bộ bảng tính của mình.
Bước 2: Chọn biểu tượng Find & Select > Chọn Go To Special.
Bước 3: Trong cửa sổ Go To Special > Tích chọn Blanks > Nhấn OK.
Bước 4: Lúc này các ô trống trong bảng tính sẽ được bôi đen > Để xóa nhấn chuột phải > Chọn Delete.
Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn thẻ Home > Chọn biểu tượng Delete > Delete Cells. Hoặc nhanh hơn là nhấn nút Delete trên bàn phím của mình.
Bước 5: Chọn Shift cells up hoặc Shift cells left > Nhấn OK để xóa toàn bộ ô trống đã được chọn.
Trong đó:
- Shift cells up: Xóa và di chuyển các ô ở sau ô bị xóa lên phía trên.
- Shift cells left: Xóa và di chuyển các ô ở sau ô bị xóa sang bên trái.
Bước 6: Và đây là kết quả.
Lưu ý: Các dữ liệu sẽ di chuyển theo lựa chọn của bạn ở bước 5, giống như mình đã chọn là Shift cells left để xóa các ô trống và di chuyển các ô ở phía sau ô trống sang trái nên kết quả sẽ bị dư ra các ô ở cuối như trong hình.
Trên đây là cách có thể giúp bạn xóa những ô trống trong bảng dữ liệu Excel cực đơn giản và nhanh chóng. Nếu bạn có thắc mắc về cách làm thì hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!
13.971 lượt xem