6 loại giấy tờ không được chứng thực bản sao
Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các loại giấy tờ, văn bản sau đây không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ;
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;
- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp;
- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;
- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Ngoại trừ một số trường hợp không cần hợp pháp hóa lãnh sự:
+ Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: Hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ;
+ Chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ nêu trên cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Chứng thực bản sao ở đâu?
Có lẽ mọi người thường chỉ chứng thực bản sao ở UBND xã mà không biết đến những cơ quan khác, theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao được thực hiện tại các cơ quan sau:
Stt
Cơ quan
Thủ tục
1
UBND xã, phường, thị trấn
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ chứng thực chữ ký người dịch
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất
Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở
Chứng thực di chúc
Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản
Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, bất động sản
2
Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phổ thuộc tỉnh
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài
Đối với việc chứng nhận, công chứng chữ ký hoặc giấy tờ ủy quyền, Đại sứ quán chỉ thực hiện đối với khách đến ký trực tiếp tại trụ sở Đại sứ quán [xem thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký hoặc giấy tờ ủy quyền].
Trường hợp không thể trực tiếp đến Đại sứ quán, Quý vị có thể làm thủ tục theo các bước sau:
- Ký giấy tờ trước mặt công chứng viên Hoa Kỳ;
- Xin chứng nhận tại Bộ Ngoại giao Tiểu bang [State level - Department of State], địa chỉ liên hệ các Bộ Ngoại giao Tiểu bang tải tại đây;
- Gửi qua đường bưu điện đến ĐSQ làm thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ của Hoa Kỳ để mang về Việt Nam sử dụng [xem thủ tục ở dưới].
2. Chứng thực bản sao [certification of copy]
Người Việt Nam có nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, tài liệu [giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp Đại học, trung học, học bạ, giấy chứng nhận quốc tịch Hoa Kỳ, Thẻ xanh, hộ chiếu, giấy ủy quyền, giấy chứng minh nhân dân…] có thể gửi giấy tờ qua đường bưu điện.
3. Thành phần hồ sơ:
- Phiếu đề nghị hợp pháp hóa, chứng nhận giấy tờ [tải tại đây]
- Đối với hợp pháp hóa: Các giấy tờ tài liệu đã có xác nhận của công chứng viên [Notary public], hộ tịch viên[registrar] hoặc lục sự tòa [County clerk] và xác nhận của Bộ Ngoại giao Tiểu bang [State level- Department of state] hoặc văn phòng công chứng [office of Authentification] thuộc Bộ Ngoại giao Tiểu bang.
- Đối với chứng thực bản sao các loại giấy tờ: Gửi qua bưu điện hoặc xuất trình [nếu đến trực tiếp nộp hồ sơ] bản chính và photocopy các loại giấy tờ cần được chứng thực tới Đại sứ quán.
4. Ngoài ra, Đại sứ quán nhận dịch và chứng nhận bản dịch các lại giấy tờ như: giấy phép lái xe, giấy khai sinh, giấy chứng nhận tốt nghiệp, chứng nhận kết hôn, giấy chứng minh nhân dân và các loại giấy tờ thông thường khác. Đại sứ quán không nhận dịch các tài liệu kỹ thuật chuyên môn.
5. Lệ phí: Trả bằng MONEY ORDER, CASHIER'S CHECK cho EMBASSY OF VIETNAM.
6. Nếu có yêu cầu gửi trả kết quả qua đường bưu điện, người đề nghị phải gửi kèm theo hồ sơ một bì thư gửi trả đã gửi tiền cước phí bưu điện và ghi rõ địa chỉ của người nhận. Tùy theo yêu cầu dịch vụ chuyển phát nhanh hay chậm, người đề nghị có thể chọn một trong ba dịch vụ có tracking number sau: Certified Mail, Express Mail, Priority Mail, with Delivery confirmation [USPS].
7. Thời hạn xử lý:
- yêu cầu làm thường: 5-7 ngày làm việc.
- yêu cầu làm nhanh: 2-3 ngày làm việc.
8. Để biết thêm thông tin, Quý vị có thể liên hệ Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán:
- Giờ làm việc: 9:00 AM - 12:00 PM và 02:00 PM - 04:30 PM các ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu, trừ ngày lễ của Việt Nam và Hoa Kỳ.
Bản sao y có chứng thực là gì?
- Sao y là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản. Chẳng hạn như: sao y căn cước công dân, chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu,... Cho nên bản sao y là một bản sao có chứng thực.
Bản sao chứng thực khác gì bản sao công chứng?
- Chứng thực chỉ thực hiện đối với bản sao, đối với chữ ký trong các giấy tờ của người yêu cầu hay chứng thực sự việc và người chứng nhận không đề cập đến nội dung. Trong khi đó công chứng bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó.
Sao y bản chính có giá trị trong bao lâu?
- Không giới hạn: Thông thường các văn bản sao y công chứng sẽ không có thời hạn, cá nhân, tổ chức có thể sử dụng bản sao y công chứng vô thời hạn nếu có nhu cầu.
Bản sao có chứng thực có giá trị trong bao lâu?
Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được chứng thực. Do vậy về nguyên tắc, bản sao được chứng thực có giá trị vô thời hạn.