Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư, hàng hoá, tài sản, dịch vụ của mình theo phương thức trả trước.. thông thường việc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xáy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hoá hoặc bán hàng của các đại lý của doanh nghiệp.
Nội dung :
Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng.
- Không theo dõi khoản tiền bán hàng đã thu trực tiếp tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ bán hàng.
- Phản ánh số tiền doanh nghiệp chấp nhận giảm giá, bớt giá, chiết khấu cho khách hàng hoặc số phải trả khách hàng khi khách hàng trả lại hàng mua.
- Phản ánh tổng số phải thu của khách hàng [bao gồm số nợ gỗc và lãi trả chậm phải thu] đôí với trường hợp bán trả góp.
- Phản ánh số nợ phải thu hoặc số tiền ứng trước phải trả của tất cả các khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ và tài sản bán thanh lý khác.
Các chứng từ thường gồm :
- Hoá đơn bán hàng [hoặc hoá đơn VAT ] do doanh nghiệp lập
- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập
- Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo Có…
Tài khoản sử dụng :
TK 131- Phải thu khách hàng.
Kết cấu của tài khoản 131 :
[Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi cả hai chỉ tiêu bên tài sản và nguồn vốn. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo thời hạn thanh toán để xác định nợ phải thu khó đòi, làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi].
Phương pháp hạch toán :
Hạch toán chi tiết.
Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau :
Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131.
Hạch toán tổng hợp.
- Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ
* Trường hợp bán chịu cho khách hàng :
- Khi bán chịu vật tư, hàng hoá cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn VAT , kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu :
Nợ TK 131 : số phải thu của khách hàng
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi :
Nợ TK 131 : phải thu khách hàng
Có TK 711 : thu nhập bất thường
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 532 : giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán ra
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 635 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Căn cứ chứng từ thanh toán, kế toán ghi số nợ đã thu :
Nợ TK 111, 112 : thu tiền nợ của khách hàng
Nợ TK 311 : thu nợ và thanh toán tiền vay ngắn hạn
Có TK 131 : ghi giảm số phải thu của khách hàng
- Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng và trừ nợ hoặc ghi nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 531 : doanh thu hàng bán bị trả lại
Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán bị trả lại
Có TK 131 : ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng
* Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng.
- Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 111, 112 : số tiền khách hàng ứng trước
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 131 : tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết toán trên TK 131.
* Trường hợp bán hàng trả góp
Theo phương thức này, khách hàng thanh toán trước một phần tiền, phần còn lại chưa trả và phải chịu lãi, số lãi đó được coi là thu nhập tài chính. Doanh thu bán hàng được xác định như trong trường hợp bán hàng một lần, kế toán ghi :
Nợ TK 111, 112 : số tiền trả ngay
Nợ TK 131 : số nợ trả góp
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán [tính trên doanh thu bán hàng]
Có TK 3387 : lãi do bán trả góp.
* Trường hợp hàng đổi hàng
Hàng xuất kho mang đi đổi được coi như tiêu thụ, hàng nhận về do đổi coi như mua.
- Khi xuất hàng đem đi đổi :
Nợ TK 131 : phải thu khách hàng
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra.
- Khi nhận hàng do đổi hàng :
Nợ TK 152, 153, 211, 611
Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ
Có TK 131 : phải thu khách hàng
Số tiền thừa, thiếu do đổi hàng được xử lý trên TK 131
* Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi
Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên. Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời hạn chưa tới 2 năm, nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có dấu hiệu khác như bỏ trốn …cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi.
Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi :
Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay :
Nợ TK 642- 6426
Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập :
+ Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng
+ Nếu số số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch.