Chữ viết tăt por trong book tàu là gì năm 2024

Với những người làm việc trong ngành xuất nhập khẩu, chắc chắn khái niệm Booking Note không còn gì xa lạ. Tuy nhiên, để hiểu chi tiết Booking Note là gì? Các thông tin bao gồm cũng như quy trình lấy Booking Note thì không phải ai cũng biết. Trong bài viết sau đây, hãy cùng ALS tìm hiểu chi tiết Booking Note là gì và các thông tin liên quan.

1. Booking Note là gì?

Booking Note (thỏa thuận lưu khoang) là chứng từ thể hiện việc chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu để vận chuyển hàng hóa.

Thường thì chủ hàng sẽ sử dụng các forwarder hoặc công ty logistics để tiến hành booking quá trình vận chuyển. Đối với vận chuyển bằng đường biển, chủ hàng có thể liên hệ với forwarder hoặc công ty logistics để họ xử lý việc booking với hãng tàu. Tùy thuộc vào quy trình và ưu tiên của chủ hàng, họ cũng có thể tiếp xúc trực tiếp với hãng tàu hoặc hãng hàng không để đặt chỗ vận chuyển hàng hóa.

Booking Note chứa thông tin về hàng hóa, các chi tiết liên quan đến vận chuyển như địa chỉ người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, kích thước, điều kiện vận chuyển… Nó được coi là một bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị và xác nhận việc vận chuyển hàng hóa.

2. Các thông tin có trên Booking Note

2.1. Các thông tin bao gồm trên Booking Note

Trên Booking Note cung cấp đầy đủ các thông tin bao gồm:

• Số booking (Booking no,)
• Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no)
• Dự kiến thời gian tàu chạy, tàu đến (ETD, ETA)
• Thông tin số lượng và chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến, thông tin loại hàng hóa
• Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có)
• Địa điểm lấy vỏ container rỗng, địa điểm hạ container hàng (với hàng FCL),
• Địa điểm kho đóng hàng, và thời hạn đóng hàng (với hàng LCL)
• Closing time, VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time
• Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển

2.2. Giải thích một số khái niệm trên Booking Note

• Giờ cắt máng (Closing Time): Đây là thời hạn cuối cùng mà hàng hóa phải được bàn giao cho cảng để cảng có thể xếp lên tàu. Nếu hàng hóa không được bàn giao trước thời hạn này, bạn sẽ phải chờ đến chuyến tàu sau. Việc không kịp thời bàn giao hàng hóa được gọi là "rớt tàu". Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, forwarder có thể xin phép hãng tàu cho phép chậm trễ có thời hạn nếu vì có quan hệ tốt với hãng tàu.
• VGM cut-off time: VGM là viết tắt của "Verified Gross Mass" (khối lượng tịnh xác nhận) và xuất phát từ công ước SOLAS (International Convention for the Safety of Life at Sea). Theo yêu cầu này, trước khi hàng hóa được xếp lên tàu, cần phải có xác nhận về khối lượng trong Phiếu VGM. Do đó, hàng hóa phải trình Phiếu VGM trước một thời điểm cụ thể, được gọi là VGM cut-off time. Điều này đảm bảo rằng thông tin về khối lượng của hàng hóa đã được xác nhận trước khi được xếp lên tàu.
• Shipping Instruction cut-off time: Shipping Instruction (SI) là hướng dẫn vận chuyển được gửi từ shipper (người gửi hàng) cho hãng tàu, dựa vào đó hãng tàu sẽ phát hành Vận Đơn (Bill of Lading). Thời hạn cuối cùng để gửi SI được gọi là Shipping Instruction cut-off time. Nếu SI được gửi muộn, shipper có thể bị phạt hoặc hàng hóa của họ có thể bị rớt, vì hãng tàu không thể phát hành Bill of Lading kịp thời.

3. Quy trình lấy Booking Note từ các hãng tàu

Như đã chia sẻ ở trên, việc lấy Booking Note có thể tự thực hiện hoặc cũng có thể thông qua forwarder. Tuy nhiên, cách thực hiện nhanh chóng, dễ dàng nhất được doanh nghiệp áp dụng đó chính là lấy Booking Note thông qua forwarder. Cụ thể, các bước thực hiện sẽ như sau:

Bước 1: Liên hệ với forwarder hoặc công ty logistics

Chủ hàng liên hệ với forwarder hoặc công ty logistics để thực hiện quy trình booking tàu. Chủ hàng cung cấp thông tin về cảng đi, cảng đến, số lượng hàng hóa, loại container, ngày dự kiến đi, và các yêu cầu khác liên quan đến vận chuyển.

Bước 2: Thực hiện booking request

Forwarder liên hệ với các hãng tàu để chọn chuyến tàu phù hợp và gửi booking request dựa trên thông tin từ chủ hàng. Forwarder thỏa thuận mức giá cước và gửi booking request để đặt chỗ.

Bước 3: Nhận Booking Note từ hãng tàu

Hãng tàu tiếp nhận booking request và kiểm tra sự phù hợp. Nếu có chỗ đặt hợp lý, hãng tàu cấp Booking Note và gửi booking confirmation cho forwarder. Booking Note chứa thông tin về số booking, tên tàu, cảng xuất phát, cảng đến, giờ cắt máng, và các thông tin khác liên quan.

Quy trình này cho phép chủ hàng và forwarder hoặc công ty logistics làm việc cùng nhau để thực hiện booking và đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa được chuẩn bị và xác nhận một cách hiệu quả.

4. Một số vấn đề cần lưu ý khi lấy Booking Note

Để đảm bảo quy trình lấy Booking Note diễn ra thuận lợi và giảm thiểu rủi ro trong việc vận chuyển hàng hóa của bạn. Bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Trước khi lập booking, phải đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị và sẵn sàng để vận chuyển. Kiểm tra hàng hóa để không có thiếu sót hoặc hư hỏng trước khi đặt chỗ.
• Hiểu rõ lịch trình và giờ cắt máng của chuyến tàu để hoàn thành các thủ tục xuất khẩu, đóng gói và vận chuyển hàng hóa kịp thời. Như vậy sẽ đảm bảo hàng hóa lên tàu đúng thời gian và tránh rủi ro bị rớt tàu.
• Hợp tác với forwarder hoặc công ty logistics có kinh nghiệm và đáng tin cậy để thực hiện quy trình Booking Note. Họ có kiến thức và quan hệ tốt với các hãng tàu, giúp bạn lựa chọn chuyến tàu phù hợp và book đúng thời điểm.

Mong rằng với những thông tin chia sẻ từ ALS, bạn đọc đã hiểu rõ Booking Note là gì trong xuất nhập khẩu. Đồng thời cũng hiểu rõ quy trình và những vấn đề cần lưu ý khi lấy Booking Note.

Quý bạn đọc quan tâm thêm về những xu hướng và các tin tức về thị trường Logistics mới nhất, có thể theo dõi bản tin Logistics được update trên website của ALS hàng tuần.