Theo quy định tại Khoản 2 Điều 27 và mục 3, 4 Phụ lục 01 Văn bản hợp nhất số 922/VBHN-BHXH ngày 5/4/2023 của BHXH Việt Nam hướng dẫn các trường hợp cấp lại sổ BHXH như sau:
“Điều 27. Cấp lại, đổi, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH, thẻ BHYT
1.61 Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng, gộp sổ BHXH
1.1. Thành phần hồ sơ:
- Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK1-TS].
- Gộp sổ BHXH:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK1-TS].
- Các sổ BHXH đề nghị gộp [nếu có];
1.2.62 Số lượng hồ sơ: 01 bộ”.
2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH.
2.1 Thành phần hồ sơ:
- Người tham gia:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK1-TS].
- Hồ sơ kèm theo [Mục 3,4 Phụ lục 01]
b]63 [được bãi bỏ]
2.2 Số lượng hồ sơ: 01 bộ
3. Ghi xác nhận thời gian đóng BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH và điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại nguy hiểm trước năm 1995.
Chi tiết câu hỏi
Tôi đã nhận BHXH một lần, được cấp giấy xác nhận quá trình đóng bảo hiểm thất nghiệp [BHTN], chưa hưởng BHTN. Nay tôi chuyển sang công ty khác, đóng BHXH theo mã số khác. Xin hỏi, tôi có được gộp quá trình đóng BHTN theo mã số BHXH cũ vào sổ BHXH mới không? Nếu được thì thủ tục như thế nào?
Trả lời
Bảo hiểm xã hội Việt Nam trả lời vấn đề này như sau:
Tại Tiết 2.1, Khoản 2, Điều 46 Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT quy định cấp lại sổ BHXH cho người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
Trường hợp của bà nếu khi hưởng BHXH một lần mà chưa hưởng BHTN thì cơ quan BHXH sẽ in lại tờ bìa sổ BHXH và tờ rời bảo lưu quá trình tham gia BHTN cho bà. Sau đó bà cầm tờ bìa và tờ rời đó cùng với sổ BHXH mới ra cơ quan BHXH để làm thủ tục gộp sổ BHXH.
Theo quy định tại Điều 27 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam quy định thực hiện gộp sổ BHXH, thành phần hồ sơ gộp sổ gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK1-TS];
- Các sổ BHXH đề nghị gộp [nếu có];
Theo Điểm c, Khoản 1, Điều 31 Công văn số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam quy định: Các trường hợp cấp lại, gộp sổ, điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH, thẻ BHYT; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH: kê khai hồ sơ theo quy định tại Điều 27 và nộp hồ sơ như sau:
- Người đang làm việc nộp cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH;
- Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH, nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.
Theo Khoản 2, Điều 46 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam, trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập danh sách đề nghị gộp sổ BHXH [Mẫu C18-TS] chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện:
Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.
Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: Lập Quyết định hoàn trả [Mẫu C16-TS] để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Tiết b, Điểm 3.3, Khoản 3, Điều 43.
Đối chiếu với các quy định nêu trên, đề nghị bà liên hệ đơn vị hiện đang làm việc làm thủ tục gộp sổ theo hướng dẫn trên. Nếu có thắc mắc bà vui lòng gọi đến tổng đài 1900 9068 hoặc số 024 37899999 [trong giờ hành chính] để được hỗ trợ.
Qua rà soát dữ liệu theo số CMND, CCCD mà bạn cung cấp, hiện tại bạn có 02 sổ BHXH [0200002246, 933855424].
Theo quy định của Luật BHXH và văn bản hướng dẫn, một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Do đó, trường hợp của bạn có 02 sổ BHXH thì phải thực hiện gộp sổ BHXH. Trình tự thủ tục thực hiện gộp sổ như sau:
- Về thành phần hồ sơ
Theo quy định tại tiết b điểm 1.1 khoản 1 Điều 27 Văn bản hợp nhất số 2525/VBHN-BHXH ngày 15/8/2023 của BHXH Việt Nam thì hồ sơ gộp sổ BHXH bao gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK1-TS] và các sổ BHXH đề nghị gộp [nếu có].
- Về nộp hồ sơ:
+ Người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
+ Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH [đang nghỉ việc] hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.
- Cách thức thực hiện khi người lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH
Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ HCC các cấp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Trường hợp giao dịch điện tử: cá nhân đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.
Bảo hiểm xã hội Việt Nam cung cấp thông tin chính sách để bạn biết và áp dụng vào trường hợp của mình để đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.