mẹo hay

Đề cương chi tiết kế toán nguyên vật liệu năm 2024

1. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 1 - CHƯƠNG 1:NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NVL TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp xây dựng 1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh một trong những điều kiện cần thiết không thể thiếu được đó là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá. Theo Cac Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào đối tượng lao động, như vậy nếu đối tượng lao động được con người tác động vào thì đối tượng lao động đó trở thành NVL.Đồng thời Các Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một một loại NVL nào cũng là đối tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL mà chỉ có trong điều kiện đối tượng thay đổi do lao động thì đối tượng đó mới là NVL. 1.1.2 Đặc điểm của NVL trong doanh nghiệp xây lắp Sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng là các công trình,hạng mục công trình có kết cấu phức tạp,thời gian thi công dài,giá trị công trình lớn.Do vậy NVL dùng trong doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật.Trong mỗi quá trình sản xuất,VL không ngừng chuyển hoá biến đổi về mặt hiện vật và giá trị.Về hiện vật, VL chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công công trình, bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Xét về mặt giá trị thì NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh. Khi tham gia sản xuất, VL chuyển dịch toàn bộ của chúng vào giá trị công trình mới tạo ra. 1.1.3 Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình xây lắp Mỗi quá trình thi công xây lắp đều là sự kết hợp của ba yếu tố: đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động. Vật liệu là đối tượng lao
2. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 2 - động ,vì thế chúng không thể thiếu được trong quá trình thi công xây lắp.Mặt khác trong ngành XDCB , giá trị NVL thường chiếm từ 60%đến 70% giá trị công trình. Số lượng và chất lượng công trình đều bị quyết định bởi số lượng và chất lượng VL tạo ra nó. VL có chất lượng cao,đúng quy cách,chủng loại phù hợp với công trình thì mới tạo ra những công trình có chất lượng cao. Chi phí VL thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình nên việc tiết kiệm,giảm bớt chi phí tiêu hao NVL thường vẫn phải đảm bảo chất lượng công trình,đó là yêu cầu cấp thiết của doanh nghiệp. 1.1.4 Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL trong doanh nghiệp xây dựng Trong nền kinh tế thị trường,kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị. Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn. Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ ..NVL.Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết được chất lượng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa, lãng phí hay tiết kiệm.Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực.Nếu thiếu VL thì đơn vị tổ chức mua, kiểm soát được giá cả,cố gắng làm giảm mức tiêu hao NVL sao cho không lãng phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Như vậy, kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng NVL.Song để thực hiên tốt vai trò đó trong công tác quản lý, kế toán NVL phải đảm bảo được những yêu cầu quản lý nhất định. 1.1.5 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình thi công xây lắp là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào.Vì vậy
3. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 3 - các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu trừ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Quản lý tốt các khâu trên là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí ,giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán NVL,trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm của NVL phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL. - Trong khâu thu mua: Cần quản lý về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình. Trong danh nghiệp vật liệu luôn được dự trữ ở một mức nhất định ,hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình thi công được liên tục. Do vậy,các danh nghiệp phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tách việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên NVL nào đó gây ra tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hưỏng đến tóc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình . Định mức tồn kho còn là cơ sở để xác định kế họach thu mua NVLvà kế hoạch tài chính của dânh nghiệp - Để bảo quản tốt NVLdự trữ ,giảm thiểu hư hao, mất mát các doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống kho tàng , bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật , thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện chức năng tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập - xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính toán vật tư.
4. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 4 - - Trong khâu sử dụng đòi khỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm hợp lý nếu cơ sở định mức dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạn chế các hao hụt mất mát trong thi công . 1.1.6 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế và xấut phát từ vị trí ,vai trò, yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp , kế toán NVL cần thực hiện các nhiệm vụ sau : - Tổ chức phản ánh chính xác, kịp thời trung thực về hình nhập xuất và tồn kho vật liệu.Tính ra giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thực hiện kế hoạch thu mua về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả , thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại vật liệu cho quá trình kinh danh. - Áp đụng đúng dắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi chi tiết, tình hình tăng giảm của vật liệu trong quá trình xây lắp, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp  và tính giá thành công trình. - Kiểm tra vịêc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sủ dụng vật liệu phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp sử lý các vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất.Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình thi công, xây dựng phân bố chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các công trình, hạng mục công trình. - Tham gia kiểm tra và đánh giá loại vật liệu theo chế độ nhà nuớc quy định lặp các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến hành phụ trách kinh tế quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí kinh doanh . 1.2 Phân loại và đánh giá NVL 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu NVL sử dụng trong các danh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau .Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hoạch
5. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 5 - toán chi phí từng loại từng thứ vật liệu phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức cố định . Có rất nhiều tiêu thức để phân loại NVL như dựa vào công dụng của vật liệu theo nguồn nhập vật liệu hoặc phân theo quyền sở hữu. Nhưng trong thục tế của công tác quản lý và hoạch toán ở các doanh nghiệp ,đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất - kinh doanh .Theo đặc trưng này, NVLđược phân ra các loại sau đây: - NVL chính: là loại vật liệu không thể thiếu trong quá trình thi công xây lắp NVL chíng thường chiếm tỷ trọng lớn trong thông số nguyên vật liệu của doanh nghiệp sau quá trình thi công, hình thái của nguyên vật liệu chính thay đổi hoàn toàn để hình thành công trình. - Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình thi công xây lắp, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoăc để phục vụ nhu cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý như dầu mỡ bôi trơn, dầu nhờn. - Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng, được sử dụng phục vụ cho côg nghệ SK sản phẩm, phương tiện vận tải , máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình xây lắp như: xăng, dầu, gas, củi , than, hơi đốt.. - Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụngcho hoạt động sữa chữa thay thế một số bộ phận cũa dụng cụ, máy móc, thiết bị , sản xuất ,phương tiện vận tải. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: là loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi như gỗ, sắt, thép vụn… Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và bài toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại VL được chia thành từng nhóm , thứ một cách chi
6. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 6 - tiết hơn .Cách phân loại này là xơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp. Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các TK ,chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán VL. Việc phân chia này còn giúp cho DN nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại VL trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại VL. Căn cứ vào mục đích công dụng của VL được chia hành : - Nguồn từ bên ngoài : chủ yếu là bên ngoài ,liên doanh tăng ,biến - Nguồn tự sản xuất ,gia công chế biến 1.2.2 Đánh giá NVL Đánh giá vật tư là việc xác định giá trị của vật tư ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định . Theo quy định hiện hành , kế toán NVLtồn kho phải phản ánh theo giá trị thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải phản ánh theo đúng giá trị vốn thực tế , vốn thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải phải xác định giá trị theo đúng phương pháp quy định . Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành cơ sở các chứng từ hợp lệ, hợp chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu [hay đó là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại ] . Giá trị của vật liệu phản ánh trên sổ sách kế toán tổng hợp, trên các báo cáo tài chính nhất thiết phải theo giá trị thực tế. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp sử dụng vật tư có số lượng lớn, nhiều chủng loại khác nhau, giá cả biến động, các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên, hàng ngày thì việc hạch toán theo giá trị thực tế sẽ phức tạp. Để đơn giản, giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hành ngày thì doanh nghiệp có thể sử dụng giá hoạch toán để hạch
7. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 7 - toán tình hình nhập -xuất vật liệu. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá trị thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp và lập BCTC . 1.2.2.1 Đánh giá NVL theo thực tế 1.2.2.1.1 Đánh giá NVL nhập kho theo thực tế Trị giá vốn thục tế của vật tư nhập kho đươc xác định theo từng nguồn nhập : -Đối với NVL nhập kho do mua ngoài : Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm : +giá mua +các loại thuế không đựoc hoàn loại +chi phí vỏ, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng +chi phí khác nhau liên quan đén việc mua vật tư Trong đó : Giá mua là giá bao gồm cả thuế GTGT trong trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi , các dự án …. - Nhập do tự sản xuất Trị gía vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công chế biến. - Nhập do thuê ngoài gia công chế biến Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến + số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến + các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. - Chiết khấu thương mại Giảm giá hàng mua do không đúng phẩm chất,quy cách
8. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 8 - - Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh. Trị giá vốn thực tế vật tư khi nhập kho là giá đó hợp đồng liên doanh thoả thuận cộng chi phí phát sinh khi nhận . -Nhận vật tư do được biếu tặng, được tài trợ : Trị gía vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh . 1..2.2.1.2 Đánh giá NVL thực tế xuất kho Vật tư được nhập kho từ nhiều nguồn khá nhau , ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá trị khác nhau. Do đó, khi xuất kho tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động . yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn vật thực tế vật tư xuất kho . Theo chuẩn mực kế toán, phương pháp xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho bao gồm : 1. Phương pháp tính theo giá trị đích danh . Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất nhập khẩu thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó đẻ tính trị giá vốn vật tư xuất kho . 2. Phương pháp bình quân gia quyền . Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất kho và định giá bình quân gia quyền, theo công thức : Trị giá vốn thực tế = số lượng vật tư x đơn giá bình quân Vật tư xuất khẩu xuất kho gia quyền. Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vậ tư Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ +Trị giá vốn vật tư thực tế nhập trong kỳ Đơn giá = bình quân Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ
9. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 9 - Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ[ đinh giá bình quân cố định] Đon giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập [đơn gía bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động ]. 3. Phương pháp nhập trước , xuất trước Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập . Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. 4. Phương pháp nhập sau xuất trước Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập . Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính trước những lân nhập đầu tiên . 5 Trong thực tế ngoài cac phương pháp tính giá trị vốn thực tế của vật tư theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định các doanh nghiệp còn sử dụng tính theo đơn giá tồn đầu kỳ . Phương pháp này tính vốn trị giá thực tế vật tư xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật tư xuất kho và đơn giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế Vật tư xuát kho = số lương vật tư xuất kho x đơn giá thực tế tồn đầu kỳ 1.2.2.2.Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán . Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều vật liệu, giá cả chuyển biến đông, nghiệp vụ nhập -xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do vậy để thuận tiện và đơn giản cho việc hạch toán, hàng ngày các đơn vị có thể sử dụng giá hạch toán.
10. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 10 - Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tư quy định và sử dụng thống nhất trong một thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của doanh nghiệp, có thể là giá mua của vật liệu tại một thời điểm nào đó . hàng ngày sử dụng giá hạch toán, để ghi số chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất . Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất khẩu theo hệ số giá . Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho = trị giá vật tư xuất kho x hệ số giá [H] 1.3 Kế toán chi tiết NVL Hạch toán chi tiết VT là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho, nhằm đảm bảo theo dỏi chặt chẽ số liệu hiện có và tình hình biến động từng loại,nhóm, thứ vật tư về số lượng và giá trị.Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết VT phù hợp để góp phần tăng cường quản lý vật tư. 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng . Các hoạt động nhập xuất kho NVL xẩy ra thường xuyên trong các DN sản xuất. để quản lý theo dỏi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của NVL, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Hệ số giá[H] Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ + trị giá vốn thực tế vật tư nhập trong kỳ trị giá hạch toán vật tư tồn đầu kỳ + trị giá vật tư nhập trong kỳ
11. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 11 - Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ1141/TK/QĐ/CĐKINH Tế ngày 01/11/1995 và theo QĐ885/1998/QĐ/BTC ngay 16/7/1998 của bộ trưởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư bao gồm: - Phiếu nhập kho [Mẩu 01-VT]. - Phiếu xuất kho [Mẩu 02-VT]. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ[Mẩu 03-VT]. - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá [Mẩu 08-VT]. - Hoá đơn GTGT-MS01GTKT-2LN. - Hoá đơn cước phí vận chuyển [Mẩu 03-BH]. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các DN có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẩn. - Phiếu xuất VT theo hạn mức [Mẩu 04-VT]. - Biên bản kiểm nghiệm VT [Mẩu 05-VT]. - Phiếu báo VT cuối kỳ[Mẩu 07-VT]. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng thời gian quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Mọi chứng từ về vật liệu phải dược tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận và cái nhân liên quan. 1.3.2. Sổ chi tiết VL: 1.3.3.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển * Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán:
12. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 12 - Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng,mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Hàng ngày,khi nhận được chứng từ nhập-xuất kho,kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư,chứng từ nhập riêng,chứng từ xuất riêng.Hoặc kế toán có thể lập “Bảng kê nhập”, “Bảng kê xuất”. Cuối tháng,tổng hợp số liệu từ các chứng từ[hoặc từ các bảng kê] để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” và tính ra số tồn cuối tháng. Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song [nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng]. Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát trong sơ đồ sau: Ghi chú: Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Phiếu nhập
13. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 13 - Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng 1.3.3.3 Phương pháp ghi sổ số dư * Nội dung: -Thủ kho: Vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép như hai phương pháp trên.Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư cột số lượng. “Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho,được mở cho cả năm.Trên “Sổ số dư”,vật tư được sắp xếp thứ,nhóm,loại; sau mỗi nhóm,loại có dòng cộng nhóm,cộng loại.Cuối mỗi tháng, “Sổ số dư” được gửi cho thủ kho để ghi chép. -Phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “Thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập-xuất kho.Sau đó,kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán.nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị theo từng nhóm,loại vật tư để ghi vào cột “Số tiền” trên “Phiếu giao nhận chứng từ”,số liệu này được ghi vào “Bảng kê luỹ kế nhập”và “Bảng kê luỹ kế xuất” vật tư. Cuối tháng,căn cứ vào bảng luỹ kế nhập,bảng luỹ kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư để ghi vào “Bảng kê nhập-xuất-tồn” .Đồng thời sau khi nhận được “Sổ số dư” do thủ kho gửi lên,kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền.
14. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 14 - Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “Sổ số dư” với cột trên “Bảng kê nhập-xuât-tồn”.Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập-xuất- tồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Có thể khái quát nội dung,trình tự hạch toán chi tiết VL theo phương pháp ghi sổ số dư theo sơ đồ sau:
15. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 15 - Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng 1.4. Kế toán tổng hợp NVL NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập xuất kho thường xuyên,tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau.Có doanh nghiệp Bảng kê nhập- xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho Phiếu xuất khoSổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu nhập Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập
16. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 16 - thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập-xuất kho [ mỗi lần nhập-xuất kho đều có cân ,đo,đong ,đếm] nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân,đo,đong,đếm, ước lượng NVL tồn cuối kỳ.Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên,trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thường xuyên[KKTX] và kiểm kê định kỳ [KKĐK]. 1.4.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.4.1.1 Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên,liên tục các nghiệp vụ nhập kho,xuất kho và tồn kho của các loại vật tư trên các tài khoản và sổ kế toán khi có các chứng từ nhập-xuất vật liệu. Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho.Sau khi đã tập hợp,phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoảnk và các sổ kế toán. Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho trên tài khoản,sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. -Ưu điểm: Phương pháp này có độ chính xác cao,nắm rõ được tình hình hiện có và biến động của NVL ,cung cấp kịp thời đầy đủ theo yêu cầu quản lý;rất phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. -Nhược điểm: Khối lượng công việc nhiều,tốn thời gian. 1.4.1.2 Kế toán nhập NVL *Hệ thống chứng từ sử dụng: Vật tư trong các doanh nghiệp được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau: do mua ngoài,do tự chế thuê ngoài gia công chế biến,do nhận vốn góp liên doanh,do được quyên tặng...Trong mọi trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục chứng từ để ghi vào các tài khoản,sổ kế toán tổng hợp có liên quan.
17. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 17 - Các chứng từ đó bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn như : +Phiếu nhập kho [ Mẫu 01-VT] +Biên bản kiểm kê vật tư,sản phẩm,hàng hóa [ Mẫu 08-VT] +Hoá đơn GTGT –GS01 GTKT-2LN và các chứng từ hướng dẫn như: +Biên bản kiểm nghiệm vật tư [ Mẫu 05-VT] +Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ [ Mẫu 07-VT] *Tài khoản kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên vật liệu”: Tài khoản này được dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL. Kết cấu TK 152 như sau TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp,bao gồm: -TK 1521 :NVL chính - Trị giá vốn thực tế NVL xuất trong kỳ - Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại - Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê - Số tiền giảm giá,chiết khấu hàng mua SD Nợ: phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. TK 152
18. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 18 - -TK 1522 : VL phụ -TK 1523 : Nhiên liệu -TK 1524 : Phụ tùng thay thế -TK 1525 : Thiết bị XDCB -TK 1528 : VL khác Trong từng TK cấp 2 có thể mở chi tiết các TK cấp 3.cấp 4... tới từng nhóm,từng thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Các TK liên quan: -tTK151 Hàng mua đang đi đường: phản ánh trị giá vốn thực tế vật tư,sản phẩm,hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. Kết cấu: -TK 331 : “Phải trả cho người bán”: TK này phản ánh các khoản phải thanh toán cho người bán,người nhận thầu hoặc người gia công vật tư thiết bị. TK 331 được mở chi tiết cho từng người bán, người nhận thầu cụ thể. Kết cấu: Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường Trị giá vật tư,hàng hoá đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay. TK 151 SD Nợ: phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường cuối kỳ.
19. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 19 - -TK 133 : “Thuế giá trị gia tăng [GTGT] được khấu trừ” : phản ánh số hiện có và tình hình biến động của khoản thuế GTGT được khấu trừ. Kêt cấu: TK 331 - Số tiền đã thanh toán cho người bán, người nhận thầu. - Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng đã mua theo hợp đồng. - Giá trị vật tư,hàng hoá thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại cho người bán. - CK mua hàng được người bán chấp nhận trừ vào nợ phải trả. - Số tiền ứng trước cho người bán,người nhận thầu nhưng chưa nhận hàng hoá - Số tiền phải trả cho người bán - Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của lô hàng về chưa có hoá đơn,khi có hoá đơn hoặc báo giá chính thức. Dư Nợ: Số tiền đã ứng trả trước hoặc trả thừa cho người bán, người nhận thầu. Dư Có : Số tiền cònphải trả cho người bán, cho người nhận thầu. TK 133 - Số thuế GTGT được khấu trừ khi mua vật tư, hàng hóa - Số thuế GTGT đã được khấu trừ, được hoàn trả hoặc không được khấu trừ phải tính vào giá vốn hàng bán. SD Nợ : Thuế GTGT được khấu trừ chưa được thanh toán cuối kỳ
20. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 20 - TK 133 được mở 2 TK cấp 2: TK 1331: “Thuế GTGT được khâú trừ của hàng hoá,vật tư” TK 1332: “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ” TK 133 chỉ được mở và áp dụng cho những đơn vị áp dụng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ,không áp dụng cho những đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán tổng hợp nhập VL được phản ánh vào bên Nợ TK 152 và các TK liên quan chủ yếu đến các tài khoản như TK 331,133,111,112,141,151... *Trình tự kế toán nhập vật tư -Nhập do mua ngoài: +Hàng và hoá đơn cùng về: Nợ TK152 [chi tiết] Nợ TK133 [nếu có] Có TK liên quan[111,112,331,141,151...] +Hàng về chưa có hoá đơn .Vật tư mua đã về,hoá đơn chưa về,lưu vào tập hồ sơ “Hàng về chưa có hoá đơn” khi nhận được phiếu nhập kho. .Nếu có hoá đơn về trong tháng: hạch toán như trên .Cuối tháng hoá đơn chưa về : ghi sổ theo giá tạm tính Nợ TK152 Có TK liên quan [111,112,311,141...] .Sang tháng sau khi có hoá đơn về,điều chỉnh giá thực tế bằng cách: Cách 1: Xoá bút toán đã ghi theo giá tạm tính tháng trước: căn cứ vào hoá đơn,phiếu nhập kho,ghi bình thường như trường hợp 1. Cách 2: Ghi chênh lệch giữa giá thực tế với gía tạm tính Nếu giá thực tế > giá tạm tính : ghi bình thường Nếu giá thực tế < giá tạm tính : ghi số âm
21. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 21 - +Hàng đang đi đường .Khi nhận được hoá đơn,kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ sơ “Hàng đang đi đường” .Trong tháng:hàng về nhập kho,căn cứ vào hoá đơn,phiếu nhập kho,ghi giống như trường hợp 1. .Cuối tháng hàng chưa về,căn cứ vào hoá đơn: Nợ TK151 Nợ TK133 [nếu có] Có TK liên quan [111,112,331...] .Sang tháng sau,khi hàng về nhập kho,kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho ghi: Nợ TK152 Có TK151 +Nhập khẩu vật tư .Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan khác: Nợ TK152 Có TK331 Có TK 3333 .Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu: Nợ TK133 [nếu có] Có TK3333 +Phản ánh các chi phí thu mua:vận chuyển,bốc dỡ,tiền thuê kho,bãi Nợ TK152 Có TK liên quan [111,112,141,331..] +Phản ánh các khoản chiết khấu,giảm giá,hàng mua trả lại Nợ TK331,111,112
22. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 22 - Có TK152 Có TK515 Có TK133 [giảm thuế GTGT được khấu trừ ] -Nhập vật tư do tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK152 Có TK154 -Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh: Nợ TK152 Có TK411 -Nhập vật tư do được biếu tặng Nợ TK152 Có TK711 -Nhập vật tư đã xuất ra sử dụng không hết nhập lại kho: Nợ TK152 Có TK621 Có TK627 Có TK642 -Tăng vật liệu do phát hiện thừa trong kiểm kê: +Nếu xác định là của doanh nghiệp,nhưng chưa xác định lí do: Nợ TK152 Có TK338[1] +Khi xác định được nguyên nhân: Nợ TK152 Có TK liên quan[411,331..] -Tăng vật tư do thu hồi vốn góp liên doanh: Nợ TK 152 Có TK 128,222 -Tăng do đánh giá lại: Nợ TK152 Có TK412
23. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 23 - 1.4.1.3 Kế toán tổng hợp xuất VL * Hệ thốngchứng từ sử dụng: -Chứng từ bắt buộc: +Phiếu xuất kho [Mẫu 02-VT] +Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ [ Mẫu 03-VT] +Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho [ Mẫu 02-BH ] -Các chứng từ hướng dẫn: + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức [ Mẫu 05-VT ] Các tài khoản liên quan : TK621,627,642,641,241,157,632,128... * Trình tự hạch toán xuất NVL -Xuất NVL sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm,dịch vụ,XDCB,hoặc dùng cho quản lý Nợ TK621,627,641,642,241 Có TK152 -Xuất NVL gửi đi bán hoặc xuất giao bán trực tiếp Nợ TK157 Nợ TK632 Có TK152 -Xuất NVL đi góp vốn liên doanh Nợ TK128 [trị giá vốn được đánh giá ] Nợ TK412 [chênh lệch đánh giá lại tài sản giảm] Có TK152 [trị giá vốn thực tế xuất kho ] Có TK412 [chênh lệch đánh giá lại tài sản giảm ] -Xuất NVL cho vay tạm thời Nợ TK138[8] [cho vay tạm thời các cá nhân,tập thể] Nợ TK136[8] [cho vay nội bộ ] Có TK152 -Trường hợp giảm do mất mát,thiếu hụt:
24. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 24 - +Nếu ghi chép nhầm lẫn,cân,đong,đếm sai,phải chữa sổ theo quy định Nợ TK liên quan Có TK152 +Nếu thiếu hụt trong định mức Nợ TK642 [thiếu hụt định mức tại kho ] Có TK152 [giá thực tế vật tư thiếu] +Nếu thiếu hụt ngoài định mức do người chịu trách nhiệm gây nên Nợ TK111 số bồi thường vật chất đã thu tiền Nợ TK334 trừ vào lương Nợ TK138[8] Số bồi thường phải thu Có TK152 giá thực tế vật liệu thiếu +Nếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý: Nợ TK138[1] thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Có TK152 .Khi có quyết định xử lý tuỳ trường hợp cụ thể ghi: Nợ TK liên quan Có TK138[1] -Giảm do đánh giá lại: Nợ TK412 [giá đánh lại < giá cũ ]-chênh lệch giảm Có TK2 Trình tự kế toán tổng hợp nhập xuất NVL theo phương pháp KKTX được thể hiện dưới dạng sơ đồ:
25. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 25 - [1] [9] [2] [10] [4] [11] [5] [12] [6] [13] [7] [14] [8] [15] [16] TK152TK111,112,141,331... 33 TK333 TK152 TK411 TK154 TK128,222... TK642 TK338[1] TK138[1] TK642 TK154 TK128,222 TK241[2],241[3] TK627,641,642 TK621 TK412 TK133[1] [3]
26. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 26 - [17] [1]Mua NVL [2] Mua NVL chịu thuế nhập khẩu [3] Nhập kho hàng đang đi đường [4] Nhận vốn góp liên doanh cổ phần [5] Nhập do tự chế,thuê ngoài gia công chế biến [6] Nhập do nhận lại vốn góp liên doanh [7] NVL thừa trong định mức phát hiện khi kiểm kê [8] NVL thừa qua kiểm kê chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý [9] Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất,chế tạo sản phẩm [10] Dùng cho XDCB và dùng cho sữa chữa TSCĐ [11] Xuất do tự chế,thuê ngoài gia công chế biến [12] Xuất NVL góp vốn liên doanh [13] NVL thiếu trong định mức phát hiện khi kiểm kê [14] NVL qua kiểm kê chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý [15] Đánh giá giảm NVL [16] Đánh giá tăng NVL 1.4.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 1.4.2.1 Đặc điểm phương pháp KKĐK Phương pháp KKĐK là phương pháp kế toán kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên,liên tục các nghiệp vụ nhập kho-xuất kho và tồn kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho.Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Việc xác định trị giá vốn thực của NVL xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Trị giá thực tế NVL xuất kho Trị giá thực tế NVL tồn đâu kỳ Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá thực tế NVL tồn cuối kỳ = + +
27. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 27 - Chính vì vậy trên sổ kế toán tổng hợp không thể hiện giá trị NVL xuất dùng cho từng đối tượng,cho các nhu cầu khác nhau.Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp không thể biết được số mất mát hư hỏng nếu có.Đây cũng là nhược điểm lớn nhất của phương pháp này. Phương pháp KKĐK thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư,với quy cách mẫu mã khác nhau,giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Phương pháp KKĐK có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán,nhưng độ chính xác về vật tư xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao vì nó phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, bến bãi ... 1.4.2.2 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ chủ yếu * Tài khoản sử dụng: Kế toán tổng hợp tình hình nhập xuất vật tư theo phương pháp KKĐK vẫn sử dụng TK 152.Nhưng tài khoản này không phản ánh tình hình nhập xuất vật tư trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn kho đầu kỳ,tồn kho cuối kỳ. Kết cấu: TK152 Kết chuyển trị giá vồn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ Trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ.
28. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 28 - Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611-TK mua hàng. TK này phản ánh trị giá vốn thực tế của VT tăng giảm, trong kỳ. Kết cấu TK 661 không có số dư, dược mở chi tiết theo TK cấp 2 TK6111 mua NVL, CCDC. TK6112 mua hàng hoá. Củng giống như phương pháp KKTX kế toán sử dụng các tài khoản liên quan như TK 111,112,621,641,642,331... *Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: -Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn NVL tồn đầu kỳ -Trong kỳ,nhập NVL +Nhập do mua ngoài: Nợ TK 611 Nợ TK 133 [nếu có] Có TK liên quan [111,112,331...] +Phản ánh chi phí thu mua NVL: Nợ TK 611 Có TK 333[3] +Khoản chiết khấu thương mại,giảm giá và hàng mua trả lại: Nợ TK 111,112,331 Có TK 611 [ ghi giảm giá trị hàng mua ] Có TK 133 [ghi giảm thuế GTGT hàng mua trả lại ] +Trị giá NVL nhập kho do tự nhận vốn góp liên doanh,được cấp phát: Nợ TK 611 Có TK 411 + Trị giá NVL nhập kho do nhận tự chế,thuê ngoài gia công chế biến TK611 - Kết cấu trị giá vốn thực tế của VT tồn kho định kỳ - Trị giá vốn thực tế VT - Kết cấu trị giá vốn thực tế tồn kho cuối kỳ - Trị giá vốn thực tế của VT giảm trong kỳ Nợ TK 611 Có TK 152
29. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 29 - Nợ TK 611 Có TK 331 -Cuối kỳ: kiểm kê,xác định trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ và trị giá vốn thực tế NVL xuất kho để kết chuyển vào các tài khoản liên quan. +Căn cứ kết quả kiểm kê,kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ: Nợ TK 152 Có TK 611 + Căn cứ vào kết quả tính toán trị giá vốn thực tế NVL xuất kho: Nợ TK 621,627,632,641,642 Có TK 611 Phương pháp kế toán các nghiệp chủ yếu về NVL được khái quát theo sơ đồ sau: TK152 TK111,112,3 31 TK 333 TK 411 TK 711 TK611 TK 152 TK 111,112,331 TK 621,627,642 TK 632 TK 128,222 TK13 3 TK13 3
30. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 30 - 1.4.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán. 1.4.4.1 sổ kế toán chi tiết. Tuỳ theo hoạch toán chi tiết vật tư mà doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ mở các sổ kế toán chi tiết theo phương pháp đó. - Đối với phương pháp ghi thẻ song song: hệ thống sổ kế toán chi tiết bao gồm: + Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. + Bảng kê nhập - xuất – tồn. - Đối với phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển có: + Sổ đối chiếu luân chuyển. - Đối với phương pháp sổ số dư có: + Sổ số dư + Bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất. + Bảng kê nhập - xuất – tồn. 1.4.3.2. Sổ kế toán tổng hợp. Khi hạch toán tổng hợp nhập, xuất NVL, kế toán có thể sử dụng một trong các hình thức sổ sách kế toán sau đây: 1.4.3.2.1. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái. Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký – Sổ cái: tất cả các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ duy nhất là sổ nhật ký – sổ cái. Hình thức này sử dụng các loại sổ kế toán sau: + Sổ nhật ký - Sổ cái + Các sổ – thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái được thể hiện theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký sổ cái Bảng cân đối kế toán và cân đối kế toán khác Sổ kế toán chi tiết Bảng chi tiết sổ phát sinh Sổ quỹ [2b] [3] [4] [6] [6] [1] [2a] [5] [5]
31. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 31 - 1.4.3.2.2. Hình thức kế toán chứng từ ghi số. - Đặc điểm của hình thức kế toán CTGS là: các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp số liệu, lập chứng từ ghi số, sau đó sử dụng CTGS để ghi vào Sổ cái các tài khoản. Trong hình thức này, việc ghi số theo thứ tự thời gian tách rời việc ghi số theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau. - Sổ kế toán được sử dụng: + Sổ đăng ký CTGS [ghi theo thứ tự thời gian] + Sổ cái các TK [ghi theo hệ thống] + Sổ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS được thể hiện theo sơ đồ sau: Đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Sổ quỹ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi số Sổ cái Bảng điều chỉnh sổ phát sinh Bảng chi tiết SPS Sổ kế toán chi tiết Sổ đăng ký CTGS Bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán khác [2a] [2b] [1] [4] [6] [3a] [2a] [2a]
32. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 32 - 1.4.3.2.3. Hình thức kế toán Nhật ký chung. - Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung: tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng TK đều được ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó sử dụng số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi sổ cái các TK liên quan. - Sổ kế toán sử dụng trong hình thức này: + Sổ nhật ký chung. + Sổ nhật ký chuyên dùng [Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng.] + Sổ các TK. + Sổ kế toán chi tiết. - Trình tự ghi sổ kế toán trong hình thức kế toán nhật ký chung được thể hiện theo sơ đồ sau: Đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ cái các TK Nhật ký chung Bảng điều chỉnh Sổ phát sinh Sổ quỹ Nhật ký chuyên dùng [3a ] [3b ] [7] [4] [5] [1] [2] [6][8] [6]
33. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 33 - 1.4.3.2.4. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. - Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán nhật ký – chứng từ: các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ nhật ký – chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ nhật ký – chứng từ vào các TK. - Sổ kế toán sử dụng trong hình thức này: + Sổ nhật ký – chứng từ . + Sổ cái các TK + Các bảng kê, bảng phân bố. + Sổ, thẻ chi tiết. - Trình tự ghi sổ kế toán trong hình thức kế toán nhật ký – chứng từ được thể hiện theo sơ đồ sau Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ Bảng phân bố Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng chi tiết SPS [3a ] [8][6] [6] [10 ] [10 ] [2b ] [7] [9] [1] [5] [2a ] [6]
34. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 34 -
35. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 35 - CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 9 THĂNG LONG 2.1 Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng số 9 ThăngLong - Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long do Bộ Giao Thông Vận Tải quản lý. - Công ty xây dựng số 9 Thăng Long có tiền thân là :Công ty cầu 13 Thăng Long được thành lập theo quyết định số 508/QĐ - TCCB –LĐ ngày 27/03/1993 của Bộ Giao Thông Vận Tải ,sau đó đổi tên thành Công ty xây dựng số 9 Thăng Long [ thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng Thăng Long ] theo quyết định đổi tên số 1569/1998/QĐ/BGTVT ngày 24/06/1998 của BGTVT. - Giấy phép kinh doanh số 1083343 cấp ngày 30/04/1993 [ do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ] - Trụ sở chính của công ty đặt tại xã Xuân Đỉnh-huyện Từ Liêm-Hà Nội. - Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nước được nhà nước giao tài sản tiền vốn và chịu trách nhiệm về tài sản đó. Công ty có tư cách pháp nhân và tiến hành hạch toán độc lập,được mở tài khoản tại ngân hàng [ kể cả ngân hàng Ngoại thương ]. Mối quan hệ giữa công ty và tổng công ty thực hiện theo chế độ Hợp đồng kinh tế khi nhận thi công công trình. Các công trình Tổng công ty trúng thầu giao cho các đơn vị thành viên trong Tổng công ty đều thực hiện theo hợp đồng kinh tế. Các đơn vị trong Tổng công ty quan hệ bình đẳng theo pháp luật nhà nước và luật Doanh nghiệp nhà nước.
36. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 36 - -Công ty được cấp giấy phép hành nghề số: 172/KHĐT do Bộ Giao Thông Vận Tải ký ngày 01/06/1993 với các ngành nghề chủ yếu sau: + Thi công xây dựng các công trình giao thông như : cầu,cống,bến cảng; các công trình công nghiệp, dân dụng và thuỷ lợi. + Gia công kết cấu thép, gia công các công trình xây dựng. + Sản xuất vật liệu phục vụ thi công xây dựng công trình. - Trong những năm qua cùng với sự đổi mới và đi lên của đất nước,công ty đã tham gia xây dựng nhiều cây cầu, nhà ga, bến cảng, các công trình xây dựng dân dụng như: Tham gia thi công cầu Thăng Long, cầu Gián Khẩu-Ninh Bình, cầu Yên Bái, cầu Giấy, cầu cảng Quy Nhơn, cầu Hàm Rồng-Thanh Hoá, các cầu đường sắt [ cầu Giã Viên –Huế, cầu sông Chùa, cầu Bồng Sơn – Phú Yên ], cầu Hoà Bình, cầu Vân Đồn-Quảng Ninh, cầu Cửa Đạt-Thanh Hoá, tham gia thi công dự án đường Hồ Chí Minh... Ngoài ra công ty còn tham gia xây dựng các công trình nhà xưởng công nghiệp như: Nhà máy Xi măng Lương Sơn, nhà xưởng khu chế xuất Tân Thuận- Thành phố Hồ Chí Minh, nhà xưởng công trình Chiuyi- Hà Tây, nhà xưởng công trình Pentax Gia Lâm- Hà Nội, nhà xưởng công trình Crown- Hà Tây, đúc và đóng cọc : nhà kho Ngân hàng- Hà Nội, Đại sứ quán úc, nhà ga T1 Nội Bài, Cục Lưu Trữ, trường Nghiệp vụ công nhân kỹ thuật và nhiều công trình xây dựng khác. Tất cả các công trình đều đã được đưa vào sử dụng đúng thời gian và đảm bảo chất lượng, phù hợp với mọi thông số kỹ thuật vạch ra. 2.1.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến.Đứng đầu là giám đốc,dưới giám đốc là các phó giám đốc; kế đến là các phòng chức năng; sau đó là các phân xưởng, tổ, đội sản xuất. * Giám đốc: là người có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm toàn diện và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty; là người trực tiếp chỉ đạo
37. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 37 - công tác kế hoạch tháng, quý, năm, công tác tài chính kế toán, công tác tổ chức cán bộ, công tác thanh tra, thi đua khen thưởng. * Các phó giám đốc [ phó giám đốc điều hành, phó giám đốc vật tư, phó giám đốc kỹ thuật, phó giám đốc kinh tế kế hoạch ] theo chuyên môn và chức danh của mình sẽ trợ giúp giám đốc trong các việc: điều hành kế hoạch tác nghiệp thay giám đốc khi giám đốc uỷ quyền, nghiệm thu thanh toán các công trình để thu hồi vốn, khoán thanh toán các công trình cho các đội; phụ trách công tác kỹ thuật thi công; quản lý vật tư và tài sản cố định. * Các phòng chức năng: Công ty có 6 phòng: - Phòng kinh tế kế hoạch: Tiếp cận thị trường, lập dự án, tổng hợp phân tích thông tin, cân đối lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng-quý- năm; ký kết và thanh lý hợp đồng kinh tế,lập dự toán, quyết toán nội bộ công ty; thống kê tình hình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo theo hàng tháng- quý- năm; lập và phân phối quỹ lương, thưởng; định hướng phát triển công ty, điều động và theo dõi tình hình sản xuất của các đội. - Phòng kỹ thuật: Thực hiện việc kiểm tra thanh tra đánh giá các qui trình, qui phạm công nghệ chất lượng sản phẩm, tính toán lượng tiêu hao vật tư, lao động, máy móc, quản lý chất lượng sản phẩm,giám sát thi công và an toàn lao động... - Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện công tác tổ chức cán bộ và lao động,giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động; bảo vệ nội bộ, thanh tra,phòng cháy chữa cháy; thực hiện công tác thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ hồ sơ, quản lý văn phòng công ty, quản lý nhà đất, bảo vệ sức khoẻ cho người lao động. - Phòng tài chính- kế toán: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, thu thập số liệu phản ánh vào sổ sách và cung cấp thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc. Thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình tài chính, đưa ra các biện pháp hạ giá thành, tiết kiệm chi phí,
38. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 38 - lập kế hoạch quản lý tài chính, chi tiêu hợp lý, hợp pháp làm nghĩa vụ ngân sách với Nhà nước, quản lý kế toán các đội, xưởng sản xuất, quyết toán các công trình. - Phòng vật tư: Mua và quản lý vật tư, lập thủ tục nhập- xuất vật tư, quản lý kho vật tư, tổ chức điều phối vật tư trong nội bộ công ty, ký các hợp đồng mua bán vật tư, quyết toán vật tư cho các công trình. - Phòng cơ điện: Quản lý tài sản cố định [TSCĐ] của công ty, mua sắm thiết bị mới, lập kế hoạch sữa chữa TSCĐ, điều phối TSCĐ trong nội bộ công ty, mua sắm phụ tùng sữa chữa TSCĐ. *Các đội và các xưởng sản xuất: Công ty có 9 đội sản xuất: - Đội 901,902,903,904,908,908: chuyên làm cầu, thi công hạ bệ các công trình lớn,lắp dựng các công trình nhà xưởng công nghiệp. - Đội sản xuất bê tông [905]: chuyên sản xuất bê tông các loại để phục vụ cho các đội lắp ráp và bán ra ngoài. - Đội sản xuất gia công kết cấu thép và xây lắp công trình [ 906 ]: gia công lắp dựng kết cấu thép, thi công các công trình giao thông, công nghiệp và dân dụng. - Đội máy thi công [ 907 ]: trực tiếp quản lý xe máy, thiết bị phương tiện kỹ thuật, sử dụng và vận hành máy thi công phục vụ sản xuất. Về mặt tổ chức sản xuất trực tiếp ở các đội: Các đội được xây dựng khép kín, mỗi đội thực hiện một nhiệm vụ khác nhau và tiến hành hạch toán độc lập.Mỗi đội có: một đội trưởng, một hoặc hai đội phó,một kế toán, một kỹ thuật viên, một tiếp liệu, một thủ kho, một y tá, một thủ quỹ. Giữa các đội, xưởng và các phòng có mối quan hệ chặt chẽ trong việc định hướng sản phẩm, lựa chọn phương án sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mua sắm thiết bị, vật tư, tổ chức lao động, vốn cho sản xuất.
39. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 39 - Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây dựng số 9 Thăng Long Giám đốc PGĐ điều hành PGĐ vật tư PGĐ kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng vật tư Phòng kỹ thuật Phòng cơ điện Phòng kinh tế kế hoạch Phòng tổ chức hành chính Các phòng chuyên môn Đội 901 Các đội sản xuất Đội 902 Đội 903 Đội 904 Đội sản xuất bê tông [905] Đội gia công kết cấu thép [906] Đội máy thi công [907] Đội 908 Đội 909 PGĐ kinh tế kế hoạch
40. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 40 - 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty * Đặc điểm sản phẩm: Công ty xây dựng số 9 Thăng Long hoạt động chủ yếu và xuyên suốt là sữa chữa, xây dựng, lắp đặt các công trình là cầu, cống, bến cảng, đúc móng các công trình công nghiệp và dân dụng, bên cạnh đó công ty còn sản xuất vật liệu phục vụ thi công xây dựng và gia công kết cấu thép, gia công vật liệu xây dựng để cung cấp cho các công trình đang thi công và cho thị trường. Tuy nhiên sản phẩm có thể coi là chủ đạo,đại diện cho tên tuổi của công ty là những cây cầu.Sản phẩm này có giá trị lớn, thời gian thi công kéo dài, quy mô lớn, kết cấu rất phức tạp nên về công tác quản lý kỹ thuật thì đòi hỏi tính chính xác cao,công tác quản lý tài chính thì đòi hỏi phải có tính chặt chẽ và khoa học. * Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Sau khi công ty lập dự toán tham gia đấu thầu và giành được công trình, tuỳ theo quy mô và độ phức tạp của công trình, công ty sẽ quyết định trực tiếp tổ chức thi công hay giao khoán cho các đội với từng hạng mục công trình cụ thể, khoán gọn hay chỉ khoán từng khoản mục chi phí. Các cá nhân và bộ phận được giao nhiệm vụ sẽ lên kế hoạch và tiến hành thi công, công ty có vai trò cùng với bên A giám sát tiến độ và chất lượng công trình, tiến hành nghiệm thu khi công trình hoặc từng hạng mục công trình được hoàn thành. - Quy trình công nghệ xây dựng công trình:
41. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 41 - Xi măng,cát vàng,sỏi Thép Vật liệu khác Máy trộn bê tông Gia công Thép đã gia công Công trình hoàn thành Phế liệu thu hồi Lắp ráp thi công Đúc bê tông
42. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 42 - Dưới đây là các bước cơ bản trong quá trình thi công một cây cầu hoàn chỉnh: Quy trình thi công sản phẩm chính của công ty [ Thi công cầu ] Chuẩn bị mặt bằng thi công Thi công mố Thi công trụ Thi công nhịp Hoàn thiện công trình [ thi công đường đầu cầu, hệ thống thoát nước ] Sản phẩm hoàn thành Máy thi công Nguyên vật liệu [ bê tông, thép đã gia công, cát,xi măng,sỏi, đá, gỗ, gạch, vôi .. Nhân công
43. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 43 - 2.1.2.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán công ty * Bộ máy kế toán Trong những năm qua phòng tài chính-kế toán đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình,cung cấp kịp thời và nhanh chóng thông tin kế toán-tài chính cho giám đốc.Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung.Theo hình thức này, công ty tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp,lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn công ty; ở các đội sản xuất không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán hoặc thống kê thu thập chứng từ. Theo định kỳ thì gửi về phòng kế toán công ty để hạch toán và lưu trữ. Phòng tài chính kế toán của công ty có 7 người: một kế toán trưởng, 5 cán bộ kế toán và 1 thủ quỹ.Các đội công trình có bố trí một cán bộ thống kê hoặc kế toán. - Kế toán trưởng: Thực hiện theo pháp lệnh kế toán trưởng,là người trực tiếp thông báo, cung cấp các thông tin kế toán cho ban giám đốc công ty, đề xuất các ý kiến về tình hình phát triển của công ty như chính sách huy động vốn, chính sách đầu tư vốn sao cho có hiệu quả.. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp, là người thay mặt giám đốc công ty tổ chức công tác kế toán của công ty, thực hiện các khoản đóng góp với ngân sách nhà nước. - Kế toán tổng hợp: Là người tổng hợp các số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp. Kế toán tổng hợp ở công ty đảm nhận công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.Đến kỳ báo cáo, xem xét các chỉ tiêu kế toán, lập báo cáo quyết toán tháng-quý-năm, lập sổ cái. Xem xét các chỉ tiêu kế toán có cân đối hay không và có trách nhiệm báo cáo với kế toán trưởng các báo biểu để kế toán trưởng ký và trình Giám đốc duyệt.
44. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 44 - - Kế toán tài sản [ kiêm cả kế toán vật liệu và TSCĐ ]: Theo dõi sự biến động của TSCĐ, trích lập khấu hao, xác định nguyên giá các loại tài sản đang dùng, không cần dùng, chờ thanh lý để đề xuất những ý kiến trong đầu tư quản lý tài sản; theo dõi tình hình nhập-xuất hàng tồn kho nhiên vật liệu, theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luân chuyển. - Kế toán ngân hàng: thực hiện các phần liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng, cùng thủ quỹ đi ngân hàng rút tiền,chuyển tiền, vay vốn tín dụng, kế toán ngân hàng kiêm công tác thanh toán với người tạm ứng,thanh toán cho người bán. - Kế toán lương và BHXH,KPCĐ,BHYT: Tính toán số lương phải trả cho từng cán bộ công nhân viên, trích BHXH,BHYT và KPCĐ của công nhân trên cơ sở tiền lương thực tế và tỷ lệ quy định hiện hành.Hàng tháng, lập bảng phân bổ tiền lương,kiểm tra bảng chấm công, theo dõi tình hình tăng giảm người tiền lương. Kế toán thuế : Tính toán số thuế của từng loại thuế mà doanh nghiệp phải chịu,quyết toán thuế và nộp thuế cho cơ thuế nhà nước. - Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt: Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, đi rút tiền ở ngân hàng về quỹ, đi lấy tiền của khách hàng trả bằng tiền mặt, theo dõi chi tiết tiền mặt của từng công trình về quỹ. Còn các nhân viên thống kê: theo dõi các hoạt động kinh tế phát sinh ở đội sản xuất do mình phụ trách, thu thập các chứng từ kế toán phát sinh nộp lên cho phòng Tài chính-kế toán của công ty. 2.1.2.4. Sơ bộ về tài sản của của công ty. Để có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty xây dựng số 9 Thăng Long, có thể quan sát bảng dưới đây: Kết cấu tài sản và nguồn vốn của công ty xây dựng số 9 Thăng Long [ Thời điểm 31/12/2004]
45. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 45 - Nhĩn chung quy mô sản xuất kinh doanh của công ty xây dựng số 9 Thăng Long không lớn nhưng kết cấu tài sản mang tính đặc trưng của ngành xây dựng cơ bản. Trong phần tài sản thì TSLĐ chiếm tỷ trọng lớn [ cuối quý Stt Chỉ tiêu Số đầu năm [1000đ] Số cuối kỳ [1000đ] Tỷ trọng [% ] Tốc độ[SĐ N/SC K] Đầu năm Cuối kỳ A TÀI SẢN 60 078 758 74 082 332 123,31 I TSLĐ 40 834 897 56 357 959 67,97 76,01 138,06 1 Tiền 2 295 809 3 535 574 5,62 6,27 154,00 2 Các khoản phải thu 16 991 527 22 824 914 41,61 40,50 134,39 3 Hàng tồn kho 18 497 270 25 038 464 45,30 44,41 135,36 4 Tài sản lưu động khác 3050 291 4 967 007 7,47 8,81 162,84 II TSCĐ 19 243 861 17 706 373 32,03 23,90 92,01 1 TSCĐ 17 752 585 16 032 158 92,25 90,54 90,31 2 CPXDCBDD 1 491 276 1 674 215 7.75 9,46 112,27 B NGUỒN VỐN 60 078 758 74 082 332 123,31 I Nợ phải trả 54 307 816 66 397 085 90,39 89,63 122,26 1 Nợ ngắn hạn 45 888 331 58 384 644 84,50 87,93 127,23 2 Nợ dài hạn 6 049 135 5 642 091 11,14 8,50 93,27 3 Nợ khác 2 370 350 3 370 350 4,36 3,57 100,00 II Nguồn vốn chủ sỡ hữu 5 770 942 7 685 247 9,61 10,37 133,17
46. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 46 - IV năm 2003 chiếm 67,97%, năm 2004 chiếm 76,1%], trong phần TSLĐ tỷ trọng các khoản phải thu và hàng tồn kho là chủ yếu.Trong phần nguồn vốn: nợ phải trả chiếm khoảng 90% trong đó đa phần là nợ ngắn hạn [ nợ ngắn hạn chiếm tới 80% nợ phải trả] là do doanh nghiệp hoạt động chủ yếu bằng vốn vay ngắn hạn ngân hàng. Xét về tốc độ gia tăng của các chỉ tiêu chủ yếu trên bảng cân đối kế toán thì thấy rằng chỉ tiêu tổng tài sản và nguồn vốn của công ty đầu năm so với cuối năm tăng 123,21%. Trong phần tài sản: TSLĐ tăng mạnh 138,06% nhưng TSCĐ giảm chỉ còn 92,01%. Trong phần nguồn vốn cả nợ phải trả và nguồn vốn chủ sỡ hữu đều tăng, trong nợ phải trả nợ ngắn hạn tăng 127,23%, nợ dài hạn giảm chỉ còn 93,27%. 2.1.3 Tìnhhình kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. Sự tăng trưởng của công ty được thể hiện thông qua sự gia tăng đều đặn của các chỉ số doanh thu, lợi nhuận, vốn kinh doanh và thu nhập của người lao động [ bảng dưới đây ]. Tuy quy mô sản xuất kinh doanh của công ty chưa lớn nhưng kết quả dưới đây là những dấu hiệu rất đáng khích lệ về một quá trình phát triển khá nhanh và đều của công ty xây dựng số 9 Thăng Long. Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động của công ty xây dựng số 9 Thăng Long năm 2002-2004 STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1 Sản lượng 1000đ 46 320 000 60 321 387 76 264 991 2 Doanh thu thuần 1000đ 34 295 653 43 492 569 67 708 134 3 Vốn kinh doanh bq 1000đ 41 572 083 55 367 814 67 080 545 4 Vốn cố định bình quân 1000đ 14 338 523 18 013 530 18 475 117 5 Vốn lưu động bình quân 1000đ 27 233 560 37 354 284 48 605 428 6 Tổng lợi nhuận trước thuế 1000đ 255 788 558 000 787 669 7 Thuế thu nhập DN 1000đ 63 497 139 500 220 547 8 Tổng lợi nhuận sau thuế 1000đ 191 841 418 500 567 122 9 Số lao động bình quân Người 371 401 386 10 Thu nhập bq đầu người/tháng 1000đ 1033 1100 1230
47. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 47 - 11 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/VKD % 0,418 0,722 0,845 Chỉ trong vòng 3 năm liên tiếp mà sản lượng của công ty đã tăng 65%; doanh thu tăng 97%; lợi nhuận sau thuế tăng 197%; thu nhập của người lao động tăng 19%. Nếu so sánh các tỷ lệ tăng của các chỉ tiêu cho thấy: tuy doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng khá nhanh nhưng thu nhập của người lao động chưa được cải thiện tương xứng, nguyên nhân của tình trạng này là do công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn về vốn và đang thực hiện tích luỹ nội bộ để gia tăng đầu tư tài sản. Ngoài ra tuy rằng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty là khá lớn [ năm 2004 là 3 188 000 đồng] nhưng tổng lợi nhuận của công ty khá khiêm tốn[ 787 669 000], là vì phần lớn vốn kinh doanh trong kỳ của công ty là vốn vay ngân hàng và phải trả lãi khi sử dụng [ chi phí lãi vay được tính vào chi phí hoạt động tài chính và làm giảm tổng của doanh nghiệp xuống], do đó việc tìm ra một giải pháp huy động vốn khả quan hơn để tăng nhanh lợi nhuận của doanh nghiệp là thách thức rất lớn của công ty trong thời gian tới. 2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.2.1 Đặcđiểm, phân loại,nguyên tắcđánhgiá và phương pháp tính giá NVL tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long. 2.2.1.1 Đặc điểm NVL ở công ty Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là đơn vị xây dựng cơ bản, sản phẩm là các loại cầu cống, nhà xưởng, sân bay..có quy mô lớn, kết cấu phức tạp thời gian sử dụng dài, giá trị lớn. Vì vậy mà NVL sử dụng trong công ty nói chung rất đa dang, phong phú. Mỗi loại mang một đặc thù riêng. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay không qua chế biến như các loại cát, sỏi, đá...những loại vật liệu có giá trị cao như sắt,thép, xi măng.. nhưng đòi hỏi phải bảo quản tốt, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ướt.. Có những loại vật liệu cồng kềnh gây khó khăn cản trở của việc vận chuyển...
48. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 48 - Chúng tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị công trình.Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60%-70% trong toàn bộ chi phí và trong giá thành.Vì thế chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng làm ảnh hưởng giá thành sản phẩm xây lắp. Mặt khác do sản phẩm của Công ty là các công trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lượng cao đảm bảo kỹ thuật.Do vậy NVL để thi công công trình phải được lựa chọn, bảo quản và sử dụng có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lượng lẫn chất lượng.Đây là một yêu cầu quản lý cấp thiết đặt ra cho công ty. 2.2.1.2 Phân loại NVL ở công ty. Để có thể tiến hành xây dựng, thi công sữa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu bao gồm nhiều loại vật liệu có một nội dung kinh tế và công dụng khác nhau.Điều đó đòi hỏi việc quản lý phải chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp,hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ cũng như sự tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành công trình.Xuất phát từ yêu cầu đó tại Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã phân loại NVL thành: -Nguyên vật liệu chính[1521]: Là đối tượng lao động chủ yếu để thi công xây dựng công trình,gồm có: Sắt, thép, xi măng,cát, đá, sỏi ,phụ gia..Trong đó mỗi một NVL chính lại bao gồm các loại khác nhau.Cụ thể: + Thép gồm thép gai, thép trơn, thép góc, thép mẩu, thép ống.. . Thép gai gồm: thép gai phi 10[10],12,13,14,16,20,25... .Thép góc gồm: thép góc bằng 100x100,thép góc bằng 125x125, thép góc bằng 60x60.. .Thép trơn gồm: thép trơn 5, 20A1, 71 .Thép 1 ly, thép ống 60, thép I 600, thép lưới 1 ly..
49. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 49 - +Sắt gồm sắt A1,sắt A2.. +Xi măng gồm xi măng đen, xi măng trắng, xi măng Chin-pon PC 30, xi măng Chin-pon PC 40, xi măng Bỉm Sơn.. +Đá gồm: đá hộc, đá 1x2, đá 3x4, đá dăm. +Cát gồm: cát vàng,cát đen. + Phụ gia gồm: phụ gia chống ăn mòn Placccr, phụ gia siêu dẻo 2010, phụ gia 214-11, phụ gia chương nở, phụ gia SIKA NN, phụ gia SIKA R4, phụ gia SIPAZON.. -Vật liệu phụ [1522]: Là những vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lượng công trình hoặc hoàn chỉnh,hoàn thiện công trình.. như: que hàn, oxy, đất đèn, dây thép buộc, đinh... và những vật liệu khác cần cho quá trình thi công. -Nhiên liệu [1523]: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, xây dựng công trình như xăng, dầu, ga.. cho các loại xe và máy thi công. +Xăng gồm: xăng A90, xăng A92,.. +Dầu gồm: dầu công nghiệp 90, dầu cs 46, dầu điezen, dầu HD 40 Hộp, dầu HD 50.. - Phụ tùng thay thế [1524]: Là các loại phụ tùng,chi tiết được sử dụng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải.. như xăm lốp ô tô, bu lông, vòng bi, mũi khoan, cáp, xéc măng.. -Vật liệu khác [1528]: Là các loại vật liệu đặc chủng[ ngoài các vật liệu trên] của công ty hoặc phế liệu thu hồi.Gồm : lắp + ống gang, nut neo công tác, ống tạo lỗ dầm bê tông như ống ghen tạo lỗ dầm 55, ống ghen nối 55..
50. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 50 - Ở công ty còn có loại vật tư luân chuyển như ván khuôn, đà giáo, cọc ván thép... những loại vật tư này được sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều công trình. Đối với vật tư luân chuyển, các đội phải có trách nhiệm bảo quản sử dụng và nhập lại Công ty 100%. Nếu làm mất mát, hư hỏng, Công ty sẽ trừ bằng kinh phí đã đầu tư. 2.2.1.3 Đánh giá NVL ở công ty 2.2.1.3.1 Nguyên tắc đánh giá NVL Tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã đánh giá vật liệu theo nguyên tắc: NVL hiện có ở công ty được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế của vật liệu, là toàn bộ các chi phí mà công ty đã bỏ ra để có được số vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Trị giá vốn của vật tư vật liệu tại thời điểm mua là số tiền thực tế phải trả cho người bán [ còn gọi là trị giá mua thực tế] == + + Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu tại thời điểm nhập kho. Thực tế tại công ty kế toán chỉ sử dụng giá thực tế chứ không sử dụng giá hạch toán để hạch toán. 2.2.1.3.2 Phương pháp tính giá NVL tại công ty. - Đối với NVL nhập kho: Nguồn cung cấp vật liệu của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long chủ yếu là do mua ngoài[ trong và ngoài nước ]. Ngoài ra còn có một số vật liệu thuê ngoài gia công nhưng trường hợp này ít xảy ra,và vật liệu tự gia công. Trị giá mua thực tế Số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT Các khoản giảm giá hàng bán trả lại [ nếu có] = + Trị giá vốn thực tế của vật liệu mua nhập kho Trị giá mua thực tế của vật liệu nhập kho Chi phí vận chuyển, chi phí về kiểm nhận kho,thuế nhập khẩu[nếu có] = +
51. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 51 - Tất cả các loại vật liệu dù khối lượng ít hay nhiều đều phải làm thủ tục nhập kho . Trị giá vốn thực tế NVL mua ngoài nhập kho chính là trị giá mua theo hoá đơn không tính thuế GTGT đầu vào [ vì công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ] Ví dụ: Ngày 31/12/2004 Công ty nhập đá hộc, đá 1x2 và cát vàng của DNTN Nhật Minh với số lượng và đơn giá như sau: Đá hộc: Số lượng: 88m3, đơn giá : 60 000đ Đá 1x2: Số lượng: 69,5m3, đơn giá: 110 000đ Cát vàng: Số lượng: 22m3, đơn giá : 86 200đ Biết rằng thuế GTGT đầu vào : 5%  Trị giá vốn thực tế đá hộc, đá 1x2, cát vàng nhập kho: 88 x 60 000 + 69,5 x 110 000 + 22 x 86 200 =14 821 400 đ Là một công ty xây dựng, sử dụng những vật liệu với khối lượng lớn, cồng kềnh nên thường phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản vật liệu về tới chân công trình. Thực tế tại công ty khi mua vật tư về để thi công xây dựng công trình thì thường thuê người bán phụ trách luôn cả việc vận chuyển, bốc dỡ..Do vậy các chi phí đó đều được cộng vào giá mua và số tổng cộng đó chính là trị giá vốn thực tế của vật tư mua ngoài. Trị giá vốn thực tế của vật liệu thuê ngoài gia công là giá vật liệu xuất kho + chi phí gia công theo hợp đồng + chi phí vận chuyển từ công ty đến nơi gia công và quay trở về công ty. Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho tự chế là giá vật liệu xuất kho để gia công + chi phí gia công + các chi phí gia công như tiền lương,BHXH khấu hao tài sản cho bộ phận gia công. - Đối với vật liệu xuất kho:
52. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 52 - Xuất phát từ đặc điểm của công ty là công ty xây dựng, vật liệu sau khi đã hoàn tất thủ tục nhập kho thường là xuất thẳng tới nơi thi công công trình. Do vậy kế toán đã sử dụng phương pháp giá đích danh để tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho.Tức là căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó [ chính là đơn giá nhập] để tính. Chẳng hạn: Ngày 31/12/2004 công ty xuất thép  25 cho đội xây dựng 902 do anh Sáu phụ trách để thi công Cầu Cửa Đạt-Thanh Hoá với số lượng : 4414 kg và đơn giá là 7820đ/1 kg [ đơn giá nhập của lô hàng này là 7820đ] Như vậy kế toán tính trị giá vốn thực tế thép  25 xuất kho như sau: 4414 x 7820 = 34 517 480 đ 2.3 Thực tế về kế toán NVL ở Công ty xây dựng số 9 Thăng Long. 2.3.1 Thủ tục xin mua và nhập kho Khi nhận được dự án, hợp đồng thi công xây lắp , dựa vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng , dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiêu hao. Sau đó chuyển cho phòng vật tư. Căn cứ vào đó phòng vật tư lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ công trình. Có hai hình thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp. Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán bộ phòng vật tư trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu. Cán bộ phòng vật tư có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển do công ty chịu. Sau đó làm thủ tục nhập kho, hình thức này thường áp dụng với các loại vật tư có khối lượng không lớn như các loại phụ tùng thay thế. Theo hình thức thu mua gián tiếp: Công ty và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng phải thoả thuận về loại vật liệu, kích thước,
53. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 53 - mẫu mã, số lượng, phương thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định. Công ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của người bán tới nơi giao NVL . Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật tư do đội tự mua bán với khối lượng lớn như cát, đá, sỏi, thép... Căn cứ vào hoá đơn,giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đã đủ các tiêu chuẩn như: đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, kích cỡ thì phòng vật tư mới tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Phụ trách phòng vật tư ký tên vào phiếu và chuyển cả 3 liên xuống kho làm căn cứ kiểm nghiệm vật tư. Căn cứ vào phiếu nhập kho của phòng vật tư, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng ký tên vào cả 3 liên. Trong trường hợp nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, mất phẩm chất không đúng quy cách thì thủ kho phải báo ngay cho phòngkinh doanh biết đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kê toán có chứng từ ghi sổ. Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ký của người giao hàng, nhận hàng thì phòng vật tư lưu một liên, thủ kho giữ một liên và chuyển cho kế toán vật tư, người nhập vật tư giữ một liên và chuyển cho kế toán thanh toán để thanh toán cho nhà cung cấp. Trong trường hợp vật tư nhập tại chân các công trình thì liên sau [liên 2] được chuyển cho cho kế toán vật tư vì công ty không ghi thẻ kho đối với nhập xuất tại các công trình. Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật tư nhập tại kho công ty là các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Còn đối với phần vật tư do các đội tự mua, ngoài hoá đơn bán hàng, phòng vật tư còn phải căn cứ vào giấy nhận hàng đã có đầy đủ chữ ký của hai bên nhà cung cấp và đại diện các đội thi công để làm thủ tục nhập kho. Trong tháng 12 năm 2004 căn cứ vào các chứng từ sau đây:
54. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 54 - Đơn vị bán hàng: Công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Minh Địa chỉ: 436 Đường Láng- Hà Nội Số tài khoản: 710B.12264 [ Ngân hàng công thương Đống Đa] MST : 0100851477-1 Họ tên người mua hàng: Bà Hằng Tên đơn vị: Công ty xây dựng số 9 Thăng Long Địa chỉ : Xuân Đỉnh-Từ Liêm-Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MS : 01 001 05905 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép  12 Kg 14 999 7333,33 109 992 617 2 Thép  16 Kg 16 003 7333,33 117 355 280 3 Thép  25 Kg 17 025 7333,33 124 849 943 Cộng tiền hàng 352 197 840 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 17 609 892 Tổng cộng tiền thanh toán: 369 807 732 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm sáu chín triệu tám trăm linh bảy nghìn bảy trăm ba hai đồng. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 21 tháng 12 năm 2004 Mẫu số: 01 GTKT- 3LL EH/ 2004B 000 3859 Người mua hàng [ Ký, ghi rõ họ tên ] Người bán hàng [ Ký, ghi rõ họ tên ] Thủ trưởng đơn vị [ Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên ]
55. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 55 - Sau khi nhận được hoá đơn của Công ty TNHH Hà Minh bán cho Công ty xây dựng số 9 Thăng Long, vật liệu được chuyên chở về kho của công ty. Trước khi nhập vật tư Công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, sau khi kiểm tra vật tư đúng chất lượng, đủ số lượng, chủng loại, quy cách thì cán bộ phòng vật tư mới làm thủ tục nhập kho cùng thủ kho. BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 22 tháng 12 năm 2004 Căn cứ vào hoá đơn số 0003859 ngày 21/12/2004 của Công ty TNHH Hà Minh ban kiểm nghiệm của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long gồm: 1.Ông Lê Văn Nhân : Đại diện phòng vật tư- Trưởng ban 2.Ông Nguyễn Viết Sơn : Đại diện phòng kỹ thuật - Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Hằng : Thủ kho-Uỷ viên Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho do bà Hằng nhận về. Số thứ tự Tên nhãn hiệu,quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chúSố lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Thép  12 Kg 14 999 14 999 0 đủ 2 Thép  16 Kg 16 003 16 003 0 đủ 3 Thép  25 Kg 17 025 17 025 0 đủ
56. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 56 - Kết luận của ban kiểm nghiệm: Bà Nguyễn Thị Hằng nhận về số thép 12 là 14 999 kg ; 16 là 16 003 kg ; 25 là 17 025 kg do Công ty TNHH Hà Minh bán cho Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát, thiếu hụt. Biên bản được lập thành hai bản. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban kiểm nghiệm [ Ký, họ tên ] [ Ký, họ tên ] [ Ký, họ tên ] Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư và hoá đơn mua hàng phòng vật tư làm thủ tục nhập sau:
57. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 57 - PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01-VT Ngày 21 tháng 12 năm 2004 Theo QĐ:1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Nợ TK152 Số:18 Có TK 331 Họ,tên người giao hàng : Nguyễn Thị Hằng [ Vật tư] Theo HĐ số 0003859 ngày 21/12/2004 của Công ty TNHH Hà Minh Hà Nội. Nhập tại kho: Công ty Số thứ tự Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép  12 Kg 14 999 14 999 7333,33 109 992 617 2 Thép  16 Kg 16 003 16 003 7333,33 117 355 280 3 Thép  25 Kg 17 025 17 025 7333,33 124 849 943 Cộng 352 197 840 Cộng thành tiền [ bằng chữ]: ba trăm năm mươi hai triệu một trăm chín bảy nghìn tám trăm bốn mươi đồng chẳn. Nhập ngày 21/12/2004 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho [ký,họ tên] [ký,họ tên] [ký,họ tên] [ký,họ tên]
58. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 58 - 2.3.2. Thủ tục xuất kho . Khi có nhu cầu về NVL cho thi công, các đội phải làm phiếu đề nghị xuất kho, đội trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất khovật tư và căn cứ vào biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, phòng vật tư lập phiếu xuất kho. Thực tế tại công ty không sử dụng phiếu xuất vật tư theo hạn mức mà sử dụng phiếu xuất kho thông thường. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. - Liên 1: lưu ở phòng vật tư. - Liên 2: thủ kho nhận rồi chuyển lên phòng kế toán. - Liên 3:Do đội nhận vật tư giữ Phiếu xuất kho được đưa lên thủ trưởng đơn vị ký duyệt rồi giao cho đội sản xuất, khi nhận được phiếu xuất kho thủ khu kiểm tra tính chính xác và căn cứ vào đó để xuất vật tư.
59. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 59 - PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Họ tên người đề nghị: Đổ Văn Phẩm. Địa chỉ [bộ phận] : Phòng vật tư. đề nghị xuất vật tư. TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 33 1 Xi măng chin - pon PC30 Tấn 6,35 700 000 4 445 000 Cho ông: Đổ văn phẩm. Địa chỉ[Bộ phận]:Đội xây dựng 909 [Ông Thành đội trưởng]. lý do xuất kho: Thi công cầu Vân Đồn Ngày 30/12/2004 Giám đốc Phòng vật tư Người đề nghị [ký,họ tên] [ký,họ tên] [ký,họ tên] Từ phiếu đè nghị xuất kho, phòng kinh doanh viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ NVL, hoặc chung cho nhiều loại NVL cùng loại, nhưng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình.
60. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 60 - PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02-VT Ngày 21 tháng 12 năm 2004 Theo QĐ:1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Nợ :136 Số:18 Có :152 Họ,tên người nhận hàng: Đỗ Văn Phẩm Địa chỉ[Bộ phận]:Đội xây dựng 909. Xuất tại kho: Công ty Số thứ tự Tên, nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng chin- pon pc30 Tấn 6,35 6,35 700 000 4 445 000 Cộng 4 445 000 Cộng thành tiền [ bằng chữ]: Bốn triệu bốn trăm bốn mươi lăm nghìn đồng chẳn Xuất ngày 21/12/2004
61. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 61 - Riêng đối với từng trường hợp xuất nhiên liệu, công ty phải sử dụng phiếu xuất vật liệu theo hạn mức dưới dạng đinh mức cấp phát nhiên liệu. Vì lý do đặc điểm của công ty là tất cả các loại nhiên liệu dù mua về sử dung trực tiếp hay nhập kho thì đều phải viết phiếu xuất kho, sau đó căn cư vào định mức giao khoán của các xe đề xuất. Còn đối với NVL luân chuyển công ty sử dụng phiếu xuất vật tư luân chuyển. 2..3.3 Kế toán chi tiết vật liệu tại công ty. Để quản lý, theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu; kế toán công ty đã thực hiện theo phương pháp ghi sổ số dư. Tuy vậy việc hạch toán này chỉ được tiến hành tại kho của công ty. Ở các công trình không tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Các đội chỉ mở bảng kê theo dõi số lượng NVL công ty giao và số NVL do đội tự mua. Tại kho công ty, cô Hằng là thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được phiếu nhập, phiếu xuất do phòng vật tư chuyển sang,cô Hằng sẽ xem xét, kiểm tra để ghi vào thẻ kho. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho.Cuối ngày cô Hằng tính số lượng tồn kho và ghi trên thẻ kho. Thường công ty tiến hành nhập rồi xuất thẳng, khi lập phiếu nhập cũng lập luôn cả phiếu xuất nên số dư cuối ngày bằng 0. Tuy nhiên cũng có những trường hợp nhập vật liệu trong tháng này nhưng tháng sau mới xuất nên trong tháng đó vẫn tồn .Cuối tháng, cô Hằng ghi vào “ Sổ số dư” số tồn kho của từng thứ vật tư ở cột số lượng và gửi các chứng từ nhập, xuất cho phòng tài chính kế toán. Tại phòng tài chính kế toán, cô Tuyết là kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ do cô Hằng chuyển lên và tổng hợp giá trị của từng loại vật tư để ghi vào cột “ Số tiền” trên Phiếu giao nhận chứng từ” . Số liệu này được ghi vào Bảng kê nhập, Bảng kê xuất luỹ kế từ đầu tháng đến cuối tháng.Căn cứ vào các bảng kê đó mà cô Tuyết lập Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn . Đồng thời cuối tháng cô Tuyết dựa vào “ Sổ số dư ” do cô Hằng gửi lên, căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá thực tế của từng nhóm , từng loại vật tư tương ứng để
62. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 62 - tính ra số tiền ghi vào cột số tồn cuối tháng bằng tiền,số liệu này được đối chiếu với số liệu trên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn,và nó cũng phù hợp với số liệu trên sổ chi tiết NVL và sổ cái TK 152. THẺ KHO Mẫu số 06-VT Ban hành theo QĐ Số 1864/1998/QĐ/BTC Ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính Ngày lập thẻ kho : 01/12/2004 Số thẻ: 25 Tờ số: 01 Danh điểm vật tư: Tên vật tư: Xi măng Chin-pon PC 30 Nhãn hiệu quy cách: Đơn vị tính: Tấn T hứ tự NT nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng KT kýSố Ng ày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1 18/12 PN 25 Ông Nguyễn Tiến Ngọc nhập 10 2 18/12 PX 26 Xuất cho Đội 902 thi công cầu Vân Đồn 10 3 22/12 PN 30 Ông Ngô Ngọc Thắng nhập 16,5 4 28/12 PX 35 Xuất cho Đội 909 thi công cầu Đá Vách 15 Cộng 26,5 25 1,5
63. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 63 - THẺ KHO Mẫu số 06-VT Ban hành theo QĐ Số 1864/1998/QĐ/BTC Ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính Ngày lập thẻ kho : 01/12/2004 Số thẻ: 26 Tờ số: 08 Danh điểm vật tư: Tên vật tư: Thép gai  25 Nhãn hiệu quy cách: Đơn vị tính: kg T hứ tự NT nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng KT kýSố N Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 4648200 1 21/12 PN 15 Bà Nguyễn Thị Hằng nhập 17025 2 21/12 PX 32 Xuất cho Đội 902 thi công cầu Vân Đồn 17025 .................................. Cộng 29457000 34105200 0
64. nghiệp Ngô Thị Hương Giang - 64 - SỔ SỐ DƯ: NGUYÊN VẬT LIỆU Kho : Công ty Năm: 2004 S T T Danh điểm Mã hiệu Tên vật tư Đơn vị tính Số dư đầu năm .... ... Số dư cuối tháng 12 SL TT SL TT 1 1521 NVL chính 152101 THE Thép 1521011 THEGAO Thép gai 15210111 THEGAO10 Thép gai 10 ..... ................... 152101113 THEGAO32 Thép gai 32 348900 4 465 1521012 THETRON Thép trơn 15210121 THEPTRON5 Thép trơn 5 77000 639100 .................... 2 1522 VL phụ 152201 QUEHAN Que hàn 1522011 QUEHANTIT Que hàn ti tan ..... .................... Tổng cộng 334775649 2.3.4 Phương pháp ghi chép ở các đội công trình Tại các đội công trình thực hiện hạch toán đơn, không có TK đối ứng, mà chỉ ghi chép để theo dõi sự biến động của TK 152. Khi nhận vật liệu giao từ kho của công ty, người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng và ký tên vào phiếu và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Đội trưởng đội xây dựng tập hợp các phiếu xuất này thành một quyển đến cuối tháng lập “ Bảng kê nhận vật tư từ kho công ty”.