1. Tổng quan về nghề Event Planner
Event Planner có thể hiểu là người lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Tại vị trí này, Event Planner có nhiệm vụ xây dựng ý tưởng, tiến hành kế hoạch và theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án từ tiền sự kiện [pre-event] đến giai đoạn hậu sự kiện [post-event]. Trong một số trường hợp, Event Planner cũng được coi là người quản lý dự án [project manager]. Hiện nay, công việc tổ chức sự kiện có mặt ở khắp mọi nơi, từ việc tổ chức các buổi hòa nhạc, họp báo, cuộc thi, các buổi tọa đàm, các cuộc triển lãm thương mại, workshop cho đến các cuộc họp, hội nghị dành cho cán bộ cấp cao.
Cho dù được tổ chức dưới hình thức nào, một cuộc gặp mặt, hội nghị hay các buổi diễn đều có mục đích là không gian rộng lớn để mọi người cùng tiếp xúc, hòa chung không khí với nhau. Qua các sự kiện, các Event Planner phải truyền tải thông điệp mà sự kiện hướng tới và đạt được các mục đích khác theo kế hoạch của công ty. Để làm điều này, các Event Planner cần chuẩn bị gần như tất cả mọi hoạt động, cơ sở vật chất lẫn diễn giả cho chương trình.
Event Planner quan trọng đến mức, theo BrandsVietnam đưa tin, một điều tra của Bộ Lao động Hoa Kỳ cho thấy chính phủ của họ xếp công việc này dưới tên Meeting and Convention Planner [Nhân viên hoạch định các cuộc họp và hội nghị] chứng tỏ ngành nghề này được coi như một công việc thực sự. Hiện nay, sự hội nhập sâu rộng của toàn cầu hóa, thế giới càng trở nên năng động, nhu cầu gặp gỡ, giao lưu và chia sẻ các giá trị chung lại càng nhiều, đây không chỉ là mảnh đất màu mỡ cho những người yêu thích tổ chức sự kiện khai thác mà còn yêu cầu ở họ nhiều năng lực khác.
2. Bản mô tả công việc Event Planner chi tiết nhất cho các ứng tuyển viên
Công việc của Event Planner là vô cùng quan trọng và vất vả, điều này ai cũng biết nhưng chưa chắc mấy ai đã hiểu rõ. Trong đội ngũ ban tổ chức, mỗi ban chuyên môn như truyền thông, nhân sự, đối ngoại,... tất cả đều có vất vả riêng, tuy nhiên, các công việc của họ sau này đều dựa vào ý tưởng chung của người thiết lập sự kiện. Vậy cũng chẳng nói quá khi so sánh Event Planner là hạt giống - gốc rễ của mọi sự phát triển, còn những ban chuyên môn khác là nước, là đất, là ánh nắng,.. giúp hạt giống đó phát triển.
Để hiểu rõ hơn về công việc của người tổ chức sự kiện, bản mô tả công việc Event Planner dưới đây sẽ mang lại cho bạn rất nhiều thông tin chi tiết về ngành nghề này. Đặc biệt, các mục sẽ được sắp xếp theo tiến độ của một sự kiện: Tiền sự kiện [Pre - event] - Sự kiện [Event] - Hậu sự kiện [Post - event]
Việc làm event manage
2.1. Giai đoạn tiền sự kiện
Công việc đầu tiên của người tổ chức sự kiện là lên dàn nội dung cho chương trình. Việc lên nội dung chung cho chương trình là vô cùng quan trọng, bởi việc này đòi hỏi người tổ chức phải tìm kiếm hình ảnh, concept phù hợp với sự kiện của họ; thiết lập các ý tưởng sáng tạo, hấp dẫn để truyền tải thông điệp theo yêu cầu của công ty tốt hơn; xác định thời gian, địa điểm hợp lý,... Đây là những nét phác họa đầu tiên khi thực hiện công việc thiết lập kế hoạch sự kiện.
Ngay sau khi phác thảo được dàn chung cho sự kiện, các nhân viên Event Planner bắt đầu thực hiện những nhiệm vụ chi tiết, bao gồm:
Tìm kiếm diễn giả cho chương trình: Thông thường đây phải là những người có kinh nghiệm đối với lĩnh vực mà sự kiện hướng tới và có tầm ảnh hưởng lớn đối với công chúng.
Tìm kiếm và khảo sát địa điểm tổ chức: Một địa điểm thích hợp cần phải có không gian rộng, thuận tiện cho người tham gia di chuyển, gửi xe và tùy theo quy mô tổ chức có thể cung cấp thêm dịch vụ teabreak trong giờ nghỉ.
Tìm kiếm MC: Tìm kiếm MC là vô cùng cần thiết bởi một người MC có kinh nghiệm sẽ giúp hâm nóng không khí tại buổi gặp mặt và truyền đạt ý tưởng của doanh nghiệp, tổ chức tốt hơn. Không cần phải tìm kiếm MC quá chuyên nghiệp, tổ chức có thể cân nhắc để lựa chọn MC từ nhân viên của mình.
Việc làm MCsự kiện
Tìm kiếm ekip biểu diễn: Không phải sự kiện nào cũng yêu cầu Event Planner phải tìm ekip biểu diễn, nhất là khi sự kiện đó là hội nghị, cuộc họp mặt nghiêm túc diễn ra trong thời gian ngắn. Ngược lại, các hoạt động sôi nổi nhắm vào giới trẻ như các buổi hòa nhạc, những ngày lễ kỷ niệm, hội trại,... sẽ cần cân nhắc những gương mặt nổi tiếng trong giới nghệ sĩ. Thậm chí, với công việc này, Event Planner có thể nhờ ban truyền thông trưng cầu ý kiến công chúng trên mạng xã hội để đáp ứng nhu cầu của họ tốt hơn.
Lập bản dự trù kinh phí: Bất kỳ sự kiện nào cũng cần một bản dự trù kinh phí chi tiết. Điều này giúp người tổ chức hình dung rõ hơn mức phí mình phải bỏ ra cũng như có phương án phòng bị cho một số chi phí phát sinh sắp tới.
Lập bảng kế hoạch cho các ban chuyên môn khác: Ngay sau khi kế hoạch được thiết lập, Event Planner cần tổ chức một buổi gặp mặt toàn bộ nhân sự trong ban tổ chức để thông báo về sự kiện sắp tới và gửi đến từng ban bảng kế hoạch phân công công việc cụ thể và một số mục tiêu cần đạt được.
Kết hợp với nhóm Design để thiết lập proposal: Proposal một thuật ngữ mới ra đời cùng với sự phát triển của Marketing. Hiểu theo cách đơn giản, proposal là dạng nội dung trình bày toàn bộ ý tưởng xây dựng sự kiện cùng các đề xuất về phương thức cho dự án đó. Proposal trình bày ý tưởng đến khách hàng, đối tác và được trình lên cơ quan chuyên môn để được xét duyệt chương trình. Thông thường, proposal được trình bày bằng word, powerpoint hoặc cao cấp hơn là AI, Photoshop qua đội ngũ Design, bởi vậy nhiệm vụ của Event Planner là giúp người phụ trách hiểu rõ yêu cầu về việc thiết kế hình ảnh.
Việc làm thiết kế sự kiện
Đệ trình proposal cùng các giấy tờ khác lên Bộ, Sở, Ngành: Một số sự kiện cần phải có sự phê duyệt từ phía cơ quan chuyên môn mới có thể đi vào hoạt động. Điều này yêu cầu Event Planner cần đệ trình proposal - bản trần thuật chi tiết nội dung chi tiết cùng một số yêu cầu cụ thể lên phía lãnh đạo để họ hiểu rõ nguyện vọng của mình. Ví dụ, nếu bạn muốn tổ chức tuần lễ phim, người xét duyệt cho sự kiện này là Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tại địa phương [nếu mang tầm vóc quốc tế thì cần có xét duyệt của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch]. Đây là công việc hết sức quan trọng, cần thực hiện sớm bởi nếu không được cho phép, việc chuẩn bị phía trước của bạn coi như trở về con số 0.
Giữ liên lạc với công ty, ban tổ chức và khách hàng: Để đảm bảo chương trình có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất, Event Planner cần có sự phối hợp, kiểm tra sát sao những ban chuyên môn khác và liên lạc với phía khách hàng để nắm rõ những tâm tư, nguyện vọng của họ. Việc giám sát này có thể được thực hiện thông qua các buổi họp theo thuần, các báo cáo cuối theo tháng hoặc trao đổi qua email.
Ngoài ra, trong quá trình tổ chức tiền sự kiện, Event Planner cần thực hiện một số công việc khác như:
Điều phối việc thiết lập, sắp đặt các trang thiết bị và kiểm tra địa điểm tổ chức trong vòng một tuần đổ lại trước ngày sự kiện diễn ra.
Thiết kế quà tặng, kỷ niệm chương của chương trình.
Sắp xếp nơi nghỉ dưỡng dành cho khách mời, diễn giả.
Ký hợp đồng với các nhà cung cấp [nếu có].
Tổng kiểm tra mọi hoạt động có trong checklist để kịp thời sửa chữa một số vấn đề.
Mời MC và ekip biểu diễn tới khớp chương trình hai ngày trước khi sự kiện diễn ra.
Họp ban tổ chức lần cuối để điều phối công việc trong ngày diễn ra sự kiện.
2.2. Giai đoạn sự kiện được tiến hành
Để sự kiện được diễn ra, công việc của Event Planner có thể coi như thành công một nửa, 50% còn lại phụ thuộc vào sự biểu hiện của họ trong ngày quan trọng - ngày diễn ra sự kiện.
Trong thời gian này, những Event Planner cần phân chia nhau để phụ trách tình hình ở các địa điểm khác biệt đảm bảo toàn bộ đội ngũ nhân lực thực hiện đúng nhiệm vụ được giao. Nếu có vấn đề gì xảy ra, Event Planner phải là người đứng ra sắp xếp ổn thỏa các công việc này.
Việc làm truyền thông
2.3. Giai đoạn hậu sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, Event Planner thông thường sẽ là người ở lại cuối cùng tại địa điểm tổ chức để đảm bảo số lượng và chất lượng của cơ sở vật chất để bàn giao lại với nhà cung cấp. Đồng thời, những người thiết lập kế hoạch sự kiện này cũng cần đốc thúc các ban chuyên môn khác thực hiện nốt nhiệm vụ của mình, viết báo cáo để gửi cho họ.
Event Planner tổng kết sự kiện bằng cách viết báo cáo và đệ trình lên cấp trên trong buổi họp, bản báo cáo cần trình bày rõ tiến độ công việc, nhiệm vụ của từng thành viên, so sánh chi phí thực tế so với bản dự trù ban đầu, đo lường sự thành công của sự kiện dựa trên các tiêu chí định lượng và định tính.
2.4. Các công việc khác
Liệu bạn đã bao giờ thắc mắc một Event Planner sẽ làm gì trong thời gian không có sự kiện nào được tổ chức? Thông thường, các Event Planner sẽ thực hiện những nhiệm vụ sau:
Đánh giá các sự kiện và định hướng của công ty thời gian trước để đề xuất kế hoạch, cách phát triển thông điệp trong sự kiện mới.
Đào tạo nghiệp vụ và hỗ trợ cho các ứng cử viên mới để nhanh chóng thực hiện công việc.
Nghiên cứu để ký hợp đồng với các bên trung gian chuyên cung cấp cơ sở vật chất chất lượng.
Giữ liên lạc với các đối tác quan trọng.
Thực hiện các công tác khác do Giám Đốc Marketing phân công.
Làm việc thêm giờ theo yêu cầu của công ty [nếu có]
Việc làm Giám Đốc Marketing
3. Yêu cầu dành cho những Event Planner
3.1. Trình độ chuyên môn
Một Event Planner phải là người đã tốt nghiệp từ cấp bậc Cao đẳng trở lên về các chuyên ngành Báo chí, Truyền thông, Marketing, Mỹ thuật,... hoặc các nhóm ngành liên quan khác.
Nếu ứng cử viên đã từng tham gia nhiều hoạt động trong những năm học đại học và có các chứng chỉ tham gia cũng là một ưu thế để công ty cân nhắc vào làm việc.
Một số nơi yêu cầu nhân viên phải đạt trình độ ngoại ngữ nhất định theo tiêu chuẩn quốc tế hoặc vượt qua bài kiểm tra đầu vào do doanh nghiệp sắp xếp.
3.2. Kinh nghiệm
Các công ty sẽ ưu tiên ứng cử viên đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực tương đương tối thiểu một năm, kể cả ở vị trí thực tập sinh.
3.3. Các kỹ năng chuyên sâu
Để trở thành một Event Planner, bạn bắt buộc phải nắm vững kiến thức chuyên sâu về thiết lập, phát triển ý tưởng và việc trang trí. Ngoài ra, một Event Planner phải biết cách sắp xếp địa điểm, nguyên tắc đón tiếp và phục vụ khách mời; cách sản xuất các ấn phẩm, tài liệu; quản trị rủi ro,.. cùng các dịch vụ khác.
Event Planner cũng được kỳ vọng là người nắm vững kỹ năng tin học văn phòng [Powerpoint, Excel, Word] thành thạo. Nếu như biết sử dụng Photoshop hoặc các công cụ chỉnh ảnh khác sẽ là một lợi thế lớn trong lĩnh vực này.
Các Event Planner cũng phải là người có khiếu thẩm mỹ, tư duy sáng tạo để phát hiện các ý tưởng mới bắt trend áp dụng vào sự kiện của mình; nhanh nhẹn, nắm bắt công việc tốt; có khả năng tùy cơ ứng biến đối với bất cứ tình huống phát sinh nào; yêu thích và có sự gắn bó với công việc; có khả năng sắp xếp, quản lý, làm nhiều công việc cùng một lúc; kiên trì, có kinh nghiệm và đúng giờ;...
4. Quyền lợi của các Event Planner
4.1. Mức lương
Mức lương của một Event Planner sẽ phụ thuộc vào quy mô của công ty và hình thức sự kiện tổ chức. Theo một khảo sát của VietnamSalary tổng hợp từ nhiều nơi tuyển dụng, mức lương của một Event Planner sẽ xếp theo bậc từ thấp đến cao nhất.
Ở vị trí bậc thấp, một Event Planner có mức lương trung bình 8 triệu. Sau một thời gian làm việc, mức lương có thể tăng lên theo các mức 10 triệu, 12 triệu hoặc 15 triệu. Tại các doanh nghiệp cao cấp, thậm chí mức lương của Event Planner có thể cao hơn 20 triệu.
Việc làm Trưởng phòng truyền thông
4.2. Các phúc lợi khác
Ngoài các phúc lợi cơ bản như hưởng chế độ bảo hiểm của công ty, lương thưởng tháng 13, tăng lương sau một thời gian quy định hay các phụ cấp khác, các Event Planner sẽ có nhiều cơ hội trong việc học hỏi và thăng tiến.
Bởi hiếm có công việc nào có môi trường làm việc tiếp xúc sâu rộng như người thiết lập Event, bạn có cơ hội gặp gỡ nhiều người nổi tiếng và hiểu sâu về các vị trí khác trong ban tổ chức. Nếu may mắn, bạn có thể được luân chuyển tới những nơi làm việc nổi tiếng hoặc được đi thực tập tại nước ngoài theo yêu cầu của công ty. Vì vậy, một Event Planner cũng xây dựng được tầm nhìn sâu sắc hơn đối với mỗi hoạt động được tổ chức.
Như vậy, bản mô tả công việc Event Planner đã cung cấp các thông tin chi tiết nhất về ngành nghề này. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có sự hiểu biết sâu hơn đối với công việc này để có định hướng tốt hơn trong tương lai. Ngoài ra, timviec365.vn đang cung cấp rất nhiều nơi tuyển dụng vị trí Event Planner đủ để đáp ứng nguyện vọng của người ứng tuyển. Hãy truy cập vào website ngay hôm nay để không bỏ lỡ bất cứ cơ hội nào nhé.